Melindan toimintaohje on kuvailuprosessin mukaan jäsennelty kokoelma yleisiä ohjeita Melinda-ympäristössä toimimiseen. Siihen on koottu linkit luetteloijan tarvitsemiin muihin ohjeisiin ja resursseihin. Se on tarkoitettu kaikkien Melinda-kirjastojen käyttöön, kuitenkin esimerkiksi kansallisbibliografian tai Varastokirjaston osalta kuvailuprosessin yksityiskohdissa voi olla eroja.
Toimintaohjeessa on lisäksi yksityiskohtaisia ohjeita Aleph- ja Aurora-kirjastojärjestelmällä kuvaileville kirjastoille.
Melindan työskentelykäytäntöjä ja apuvälineitä kehitetään jatkuvasti. Lisäksi Melindaan tulee mukaan uusia kokoelmia ja tiedontuottajia aika ajoin. Näistä syistä myös toimintaohjetta päivitetään tarpeen vaatiessa.
Ohjeeseen liittyvää palautetta voi lähettää osoitteeseen melinda-posti[at]helsinki.fi.
Melindassa työskentelyn periaatteet
Ohjeistukset ja standardit
Kuvailun perustana Melindassa ovat:
- RDA-kuvailuohjeet (aiemmin Kirjastoaineistojen kuvailusäännöt / ISBD Consolidated)
- MARC 21 -formaatin suomennos / MARC 21 på svenska / MARC 21 Format for Bibliographic Data (Kongressin kirjasto)
- Ohjeita formaatin soveltamiseen annetaan KUMEAn (Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmä) laatimassa MARC 21 -sovellusohjeessa.
- KUMEA on laatinut myös aineistokohtaisia RDA-ohjeita eri aineistojen kuvailun avuksi.
- Sisällönkuvailussa ohjeena on Sisällönkuvailun asiantuntijaryhmän (Sisku) tekemä Sisällönkuvailuopas. Opas on yksikielinen, mutta sisältää kaikki esimerkit sekä suomeksi että ruotsiksi.
- Aleph-järjestelmän käyttämiseen kuvailussa löytyy ohjeita Aleph-luettelointioppaasta (PDF, vaatii kirjautumisen Linnea2-intraan)
- Aurora-järjestelmän ohjeistus löytyy Aurora-wikistä (vaatii kirjautumisen Axiellin asiakastunnuksilla)
Kaikkia virallisia asiasanastoja ja luokituksia voi käyttää. Samoin on mahdollista käyttää omia asiasanoja eli kontrolloimattomia hakutermejä MARC 21 -formaatin kentässä 653. Oman kirjaston luettelointikieltä saa käyttää eikä poimittujen tietueiden luettelointikieltä tarvitse muuttaa. Kuvailussa käytetään RDA-ohjeiden mukaisia ydinelementtejä ja suomalaisten kirjastojen sopimia lisäydinelementtejä. Melindassa voi olla myös kirjastojen hankintatietueita ja kustantajien ennakkotietoja, joiden kuvailun taso voi olla Melindassa suositeltua kuvailutasoa (4) matalampi.
Melindaan vietävä aineisto. Kaikenlaista kirjastoaineistoa voi kuvailla Melindaan. Melindaan voi kuvailla kaikkia aineistotyyppejä ja myös osakohteita. Myös paikallis- ja erikoiskokoelmiin kuuluvan aineiston kuvailu Melindaan on suotavaa. Pois jätetään yleensä kuitenkin paikalliskäyttöiset esineet, joita ei kuvailla bibliografisesti, kuten sateenvarjot tai ompelukoneet.
Yhteinen data, yhtenäiset käytännöt. Metatietovarannossa työskentelyn lähtökohta on laadukkaan datan tuottaminen yhteiskäyttöön yhtenäisin periaattein. Melindaan tallennettavan bibliografisen metatiedon tulee olla käytettävissä yleisesti, nyt ja tulevaisuudessa. Paikallistietokantaan tästä yleistietueesta voidaan suodattaa oman organisaation tarpeiden mukainen kokonaisuus erilaisin asetuksin (replikointi- ja filtteriasetukset, ohjauskomennot, näyttöluettelon asetukset). Sama tietue voikin näyttää varsin erilaiselta metatietovarannossa ja paikallistietokannassa kirjaston valitsemista asetuksista riippuen. Puhtaasti kokoelma- tai nidekohtainen informaatio tulee sijoittaa paikallistietokannan tietoihin.
Metatietovarantoajattelu. Metatietovarannossa bibliografista metatietoa kartutetaan ja kehitetään keskitetysti yhteistyössä kansallisesti käytettäväksi. Kantavana ajatuksena on pyrkimys tehokkaaseen yhteistyöhön, päällekkäisyyksien välttämiseen ja jo tehdyn työn maksimaaliseen hyödyntämiseen. Tavoitteena on, että jokainen nimeke kuvaillaan metatietovarantoon ainoastaan kerran, yhdenmukaisin periaattein ja laadukkaasti. Tämänhetkisten kokoelmien kuvailun lisäksi metatietoa tuotetaan myös tulevaisuuden tarpeita varten. Tiedonhakijaa metatietovaranto auttaa paikantamisen lisäksi selvittämään, millaista aineistoa on ylipäätään olemassa. Käytännössä metatietovarantoajattelusta seuraa, että Melindassa säilytetään jatkossa metatiedot sellaisestakin aineistosta, jota ei enää ole minkään metatietovarantoon kuuluvan kirjaston kokoelmissa. Tehtyä työtä ei siis poisteta, ellei kyseessä ole suoranaisesti virheellinen tai päällekkäinen data kuten tuplatietueet.
Ammattitaitoinen työskentely ja toisten tekemän työn kunnioitus. Melindan kuvailun perusperiaatteena on, että toisten työ hyväksytään ja sitä kunnioitetaan. Havaitut virheet tulee korjata ja tietueita saa rikastaa esimerkiksi sisällönkuvailulla. Merkittävistä korjauksista, kuten hakuelementtien muutoksesta, ilmoitetaan muille kirjastoille sähköpostilistalla (voy-cat[at]helsinki.fi, liittymisohjeet täällä). Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit voi lähettää suoraan ao. kirjastoille. Tuplatietueita voi itse yhdistää Merge-ohjelmalla. Väärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan Kansalliskirjaston palveluosoitteeseen melinda-posti[at]helsinki.fi. Huolehdi myös oman työsi laadusta ja osaamisesi päivittämisestä.
Yksi tietue nimekkeelle. Pääsääntöisesti metatietovarannossa jokaista nimekettä kohden tulee olla vain yksi bibliografinen tietue. Keskeinen vaihe aineiston kuvailuprosessissa onkin huolellinen tiedonhaku ennen uuden tietueen tekemistä tai poimintaa Melindaan, jotta tuplatietueita ei pääse syntymään. Sääntöön on kuitenkin myös poikkeuksia (ks. kohta Tietueen hakeminen).
Kansallisbibliografian kuvailuun on erityisiä linjauksia.
Melindan ja paikallistietokannan työnjako
Alla olevassa kaaviossa on kuvattu yleisellä tasolla Melindassa ja paikallistietokannassa tehtävät toimenpiteet Alephia käyttävissä kirjastoissa.
Bibliografisten tietueiden luetteloinnin suhteen pääsääntö on, että kaikki kokoelmakohtaiset tiedot sijoitetaan paikalliskantaan. Esimerkiksi organisaatiokohtaiset huomautukset, kuten omistushistoria- tai nidekohtaiset huomautukset merkitään kirjaston omaan tietokantaan.
Jos Melindan tietueeseen on merkittävä organisaatiokohtainen huomautus, siihen merkitään kirjaston ISIL-tunnus tai tietokantatunnus osakenttään $5. Tällaisista tapauksista esimerkkejä löytyy MARC 21 -formaatin sovellusohjeesta.
Replikointi
Replikointi tarkoittaa tietueiden päivittymistä Melindasta paikalliskantoihin. Tietokantakohtaiset replikointisäännöt määrittelevät yleisesti, millaisina Melindan tietueet kopioituvat paikalliskantaan ja millaiset niihin tehtävät muutokset päivittyvät myös omaan tietokantaan.
Replikoinnin ohjauskomennot
Ohjauskomentoja käyttämällä replikointisääntöjä voidaan tarvittaessa ohittaa, esimerkiksi ottaa mukaan replikoinnissa normaalisti karsittava kenttä tai poistaa säännössä mukaan otettava kenttä.Replikoinnin ohjauskomentojen käyttö luetteloinnissa
Hyödyllisiä linkkejä
Alephin tallennusalustat: Tallennusalustat Alephissa
Aurora-wiki: Aurora-järjestelmän ohjeistus (vaatii kirjautumisen Axiellin asiakastunnuksilla)
BookWhere-ohje: BookWhere
Kansalliskirjastossa laadittuja ohjeita ja linjauksia koskien kansallisbibliografian kuvailua: Kuvailuohjeet
Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmän (KUMEA) ohjeita ja suosituksia: Ohjeita ja suosituksia
Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmän (KUMEA) RDA-ohjeita: RDA-ohjeita
Kuvailusääntöpalvelun ohjesivu: Ohjeet ja mappaukset
Kuvailusääntöpalvelun koulutukset: Tapahtumat ja koulutukset
MARC 21 -luettelointiformaatti: MARC 21 -yhtenäisformaatti
MARC21 Bib -sovellusohje Melinda-kirjastoille: MARC 21 -sovellusohje (RDA)
Metatietosanasto: Metatietosanasto
Merge-ohje: Tietueiden yhdistäminen uudella Merge-käyttöliittymällä
Osakohteiden ohjeita: Osakohdeaineistot Melindaan
RDA-kuvailuohjeet, Kuvailusääntöpalvelun tiedotussivut
USEMARCON & USEMARCON GUI -konversio-ohjelmat
Alephin tallennusalustat: Tallennusalustat Alephissa
Aurora-wiki: Aurora-järjestelmän ohjeistus (vaatii kirjautumisen Axiellin asiakastunnuksilla)
BookWhere-ohje: BookWhere
Kansalliskirjastossa laadittuja ohjeita ja linjauksia koskien kansallisbibliografian kuvailua: Kuvailuohjeet
Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmän (KUMEA) ohjeita ja suosituksia: Ohjeita ja suosituksia
Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmän (KUMEA) RDA-ohjeita: RDA-ohjeita
Kuvailusääntöpalvelun ohjesivu: Ohjeet ja mappaukset
Kuvailusääntöpalvelun koulutukset: Tapahtumat ja koulutukset
MARC 21 -luettelointiformaatti: MARC 21 -yhtenäisformaatti
MARC21 Bib -sovellusohje Melinda-kirjastoille: MARC 21 -sovellusohje (RDA)
Metatietosanasto: Metatietosanasto
Merge-ohje: Tietueiden yhdistäminen uudella Merge-käyttöliittymällä
Osakohteiden ohjeita: Osakohdeaineistot Melindaan
RDA-kuvailuohjeet, Kuvailusääntöpalvelun tiedotussivut
USEMARCON & USEMARCON GUI -konversio-ohjelmat
Kuvailuprosessi Melindassa
Aineiston kuvailuprosessin yksityiskohdissa on eroja käytettävästä kirjastojärjestelmästä riippuen. Alla kuvailuprosessin kulku on kuvattu kaaviona Aleph- ja Aurora-järjestelmissä sekä Koha-TäTi-kuvailussa.
Tietueen hakeminen
Kuvailuprosessi alkaa aina tiedonhaulla. On ensiarvoisen tärkeää selvittää ensimmäiseksi huolellisesti, onko kuvailtavalle nimekkeelle jo olemassa tietuetta, tai voidaanko esimerkiksi teoksen vanhempien painosten tietueita hyödyntää kuvailun pohjana. Ennen uuteen kuvailuun ryhtymistä tulee saatavuus tarkistaa usealla eri hakuelementteihin perustuvalla haulla. Ensimmäinen haku on hyvä tehdä ISBN-tunnuksen tai vastaavan yksilöivän tunnisteen perusteella. Mikäli tämä ei tuota osumia, voidaan käyttää muita hakutapoja kuten tekijä- ja nimekehakua.
Tiedonhausta voidaan saada seuraavat tulokset:
| Hakutulos | Toimenpiteet |
|---|---|
| Yksi tietue | Mikäli esimerkiksi ISBN-haku tuottaa yhden osuman, se tarkistetaan ja poimitaan sitten paikalliskantaan joko sellaisenaan tai muokaten. |
| Hankinta- tai ennakkotietue | Kuvailtaessa vasta ilmestynyttä nimekettä haun tuloksena voi olla myös kirjaston hankinta- tai kustantajan ennakkotietue. Tällöin tämä tietue toimii kuvailun pohjana. Melindan ennakko- ja hankintatietueita voi vapaasti muokata. Erillistä tietuetta ei missään tapauksessa tule tehdä, jos minitietue on saatavilla, sillä tämä johtaisi tuplatietueiden syntymiseen. Minitietueiden täydentämisessä kannattaa hyödyntää tallennusalustoja. |
| Useita osumia | Tiedonhaun tuloksena voi olla jossain tapauksissa useita samaan nimekkeeseen viittaavia tietueita, erityisesti luetteloitaessa aineistoa, joka on julkaistu ennen ISBN-tunnusten käyttöönottoa. Yleensä nämä tapaukset ovat syntyneet, kun uusia tietokantoja on yhdistetty Melindaan. Jos kyseessä on tuplatietue eli samaan nimekkeeseen viittaavia tietueita on kaksi tai enemmän, voit lisätä tietokantatunnuksen yhteen niistä ja yhdistää tietueet selaimessa toimivalla Merge-ohjelmalla. Huolehdi kuitenkin ennen yhdistämiseen ryhtymistä, että hallitset kuvailusääntöjen säädökset niistä tilanteista, joissa kuuluu tehdä uusi kuvailu nimekkeelle. Näistä tärkeimmät ovat:
Tietueiden yhdistelyssä tulee olla erittäin huolellinen, sillä väärin yhdistyneiden tietueiden erottelu on hankala ja aikaa vievä prosessi. |
| Vanhempia painoksia tai sarjan muita osia | Jos Melindasta ei löydy valmista tietuetta kuvailtavalle nimekkeelle mutta sen sijaan löytyy teoksen muita painoksia tai sarjajulkaisun aiempia osia, näitä voi käyttää uuden nimekkeen pohjana. |
| Ei osumia | Mikäli usean eri hakuelementteihin perustuvan haun jälkeen todetaan, ettei nimekettä ole vielä kuvailtu Melindaan, tulee luoda uusi tietue. |
Tietueen hakeminen ulkoisista tietokannoista
Jos luetteloitavalle nimekkeelle ei löydy tietuetta Melindasta, tietuetta kannattaa etsiä ulkoisista tietokannoista.
Tietueen luominen Melindaan
Uusi tietue voidaan luoda Melindaan joko poimimalla se ulkoisesta tietokannasta tai primaariluetteloimalla.Poimintaluettelointi
Tietueen konvertointi
Vaikka metatietovarannossa käytettävä MARC 21 -formaatti on laajassa kansainvälisessä käytössä, poikkeavat eri maiden kuvailukäytännöt toisistaan niin paljon että ulkomaisista tietokannoista poimitut tietueet on ajettava konversion läpi ennen tuontia Melindaan. Lisäksi poimitut tietueet voivat käyttää eri merkistöä, joka vaatii muunnoksen ennen tallennusta. Tietueiden konvertointi tapahtuu USEMARCON-ohjelmalla, jonka yhteydessä voi halutessaan käyttää graafista USEMARCON GUI -käyttöliittymää.
USEMARCONilla voidaan ajaa erilaisia konversioita, joita jaellaan ns. konversiopaketteina. Ohjelman käyttämiä konversiosääntöjä voi muokata myös itse verrattain helposti, tähän ohjeita tarjoaa ohjelman manuaali (PDF).
Melindassa voidaan käyttää seuraavia Kansalliskirjaston tarjoamia konversioita:
- BookWhere-konversio (GitHubissa): siivoaa ulkomaisista tietokannoista poimittujen tietueiden ylimääräisiä kenttiä, suomentaa funktiokoodeja ja tekee muita suomalaisen luettelointikäytännön mukaisia muunnoksia.
- Kyrilliikkakonversiot : translitteroivat kyrillisillä kirjaimilla tallennetut kentät latinalaisille aakkosille omiin kenttiinsä, säästäen näin luetteloijan vaivoja ja aikaa. Näin käsitellyt tietueet ovat löydettävissä sekä kyrillisin kirjaimin että latinitsaksi tehtävillä hauilla. Itse tallennetuille ja muualta poimituille kyrilliikkatietueille on erilliset konversiot. Primaariluetteloidut kyrilliikkatietueet konvertoidaan Melindaan luetteloitaessa serverillä eli Usemarconia tai konversiopakettia ei tarvitse käyttää. Poimitut kyrilliikkatietueet sen sijaan ajetaan normaalisti USEMARCON-konversion läpi.
- Ebrary-tietueille ja SFX-lehtien minitietueille on omat konversionsa (GitHubissa)
- USEMARCON & USEMARCON GUI: ohjelmat sekä ohjeita niiden asennukseen ja käyttöön
Poimitun tietueen ja minitietueen yhdistäminen
Mikäli ulkomaisesta tietokannasta poimitulle tietueelle on olemassa jo minitietue, tulee täydellinen tietue yhdistää minitietueeseen. Tämä tapahtuu seuraavasti:
Toinen tapa minitietueen ja poimitun tietueen yhdistämiseen on tallentaa poimittu tietue ensin Melindaan ja yhdistää tietueet sitten Merge-ohjelmalla.
Ulkoisista tietokannoista haetun tietueen käsittely
Primaariluettelointi
Uutta nimekettä primaariluetteloitaessa on tavallisesti järkevintä käyttää kuvailun pohjana soveltuvaa vanhaa tietuetta tai tallennusalustaa. Tällainen työskentelytapa säästää aikaa ja vaivaa sekä vähentää virhemahdollisuuksia.Tietueen kopioiminen luetteloinnin pohjaksi
Jos tietokannassa on tietue esimerkiksi kuvailtavan nimekkeen vanhemmalle painokselle, moniosaisen teoksen aikaisemmalle osalle, samassa sarjassa julkaistulle aiemmalle nimekkeelle tai vastaavalla tavalla samantyyppiselle teokselle, kannattaa kuvailu tehdä tällaisen tietueen pohjalle. Toimi tällaisessa tapauksessa näin:
Tallennusalustojen/luettelointipohjien käyttö
Kun nimeke kuvaillaan alusta alkaen itse, on yleensä hyvä käyttää jotain tallennusalustaa. Luettelointiohjelmissa on käytettävissä valmiita tallennusalustoja erityyppisille aineistoille, minkä lisäksi niitä voi luoda myös itse paikalliseen käyttöön. Omiin tallennusalustoihin voi esitäyttää oman organisaation käytäntöjen mukaista sisältöä.KUMEA-työryhmä on tehnyt esimerkkejä RDA-tallennusalustoista eri aineistotyypeille, ks. RDA-tallennusalustoja.
Minitietueen ja tallennusalustan yhdistäminen
Kuten alusta asti tehtävässä primaariluetteloinnissa, myös hankinta- tai ennakkotietueen täydentämisessä kannattaa käyttää apuna tallennusalustoja. Tämä toimii seuraavasti:
Muuntaja-ohjeman käyttö tietueiden muuttamiseksi aineistotyypistä toiseen
Muuntaja on Kansalliskirjastossa kehitetty ohjelma tietueiden muuntamiseen aineistotyypistä toiseen. Tämä Aleph-ohjelmaan liittyvä apuohjelma tuottaa e-aineistojen tietueita painetun version tietueista ja painetun version tietueita e-aineiston tietueista. Tarkemmat ohjeet löytyvät Melinda-wikin sivulta Muuntaja-ohjelma.
Muuntajaa käytetään verkkoselaimella (Chrome tai Firefox) osoitteessa https://muuntaja.melinda.kansalliskirjasto.fi. Kirjautuminen tapahtuu Melinda-tunnuksilla.
Auktorisoitujen hakumuotojen käyttö
Henkilö- ja yhteisönnimistä sekä asiasanoista käytetään hakukentissä (mm. 100/600/700-kentät) auktorisoituja hakumuotoja. Suoraan julkaisusta kuvailukenttiin jäljennettävät tiedot (esim. kenttään 245 ja 264), eivät välttämättä ole auktorisoituja muotoja.
Melindassa on käytössä auktoriteettitietokanta Asteri, jonka sanastoista löytyvät tällä hetkellä ajantasaiset YSA, Allärs, Musa ja Cilla sekä nimistä Fennican tuottamat henkilönimi- ja yhteisöauktoriteetit. Asiasana-, yhteisö- ja henkilökenttiä syötettäessä on tärkeää muistaa tehdä aina auktoriteettitarkistus Asterista, jotta hakumuodot tulevat tietokantaan oikein ja yhdenmukaisella tavalla.
Vaikka Asterissa on lähinnä kotimaisia nimiä, myös ulkomaiset nimet kannattaa tarkistaa. Eri maiden kansalliskirjastojen tietokannat ovat hyviä lähteitä. Muutama esimerkkilinkki:
- Kongressin kirjasto http://authorities.loc.gov/
- VIAF - The Virtual International Authority File https://viaf.org/
- ISNI-keskus http://www.isni.org/
Metatietosanasto ja vakiofraasit
Melindassa käytetään yleisiä huomautuksia ja vakiofraaseja, joita löytyy Metatietosanastosta. Yhdenmukaisten termien käyttö on tärkeää, koska se mahdollistaa tiedon automaattisen käsittelyn ja käännökset eri kielille. Metatietosanasto on kuvailijan työkalu aineiston kuvailussa ja hauissa tarvittavien termien valinnassa. Metatietosanasto on jäsennelty RDA-rakenteen mukaisesti. Sanastoa täydennetään jatkuvasti.
Tietueen tarkastaminen ja muokkaaminen
Lähtökohtana Melinda-tietueiden käsittelyssä on yksinkertainen ohje: tarkasta tietue huolellisesti läpi, katso että siitä löytyvät tarvittavat tiedot ja ne ovat oikein. Mikäli tiedoissa on virheitä tai puutteita, korjaa ja täydennä ne. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan muille kuvailijoille voy-cat-listalla (ohjeet alla).
Mahdolliset ja kielletyt muutokset tietueisiin
Melindassa olevia tietueita saa muokata, erityisesti virheiden korjaaminen on tärkeää ja sisällönkuvailun rikastaminen suotavaa. Tietoja saa poistaa tietueista vain silloin, kun voidaan olla täysin varmoja siitä, että kenttien sisältämä tieto on tarpeetonta tai virheellistä. Jos olet epävarma asiasta tai siitä, mihin kenttää ylipäätään tarvitaan, älä poista sitä. Ongelmatilanteissa kollegoilta saa nopeasti apua sähköpostilistoilla voy-cat[at]helsinki.fi tai me-luetteloijat[at]helsinki.fi (liittymisohjeet täällä).
Yksi peukalosääntö on, että kenttiä, joihin liittyy muiden tietokantojen tunnuksia, ei saa poistaa. Näistä esimerkkinä ovat tilastointimerkinnät (XLUETTELOITU) ja kentät, joihin on liitetty muiden tietokantojen ohjauskomentoja (alakentät $5 ja $9). Lisätietoja esim. täältä.
Melindan tietuetta päivitettäessä pitää olla tarkkana, ettei muuta kiinteämittaisen kentän merkitsevää arvoa "tyhjä" muuksi. Esimerkkinä merkitsevästä tyhjästä ovat Fennican kuvailutaso 000/17, 008/18-21 "ei kuvitusta" tai 28 "ei virallisjulkaisu".
Sarja-aineiston oikea nimen muoto (auktorisoitu nimi kenttään 830) tarkistetaan sarjan oman kuvailutietueen 245-kentästä. Kotimaiset sarja-aineistot tarkistetaan Fennicasta tai Melindan Fennica-tietueesta ja ulkomaiset vastaavista kansallisbibliografiatietokannoista, esim. Kongressin kirjastosta. Kannattaa kiinnittää huomiota isoihin ja pieniin kirjaimiin ja numerotiedon merkitsemiseen.
Kansalliskirjaston kokoelmien (Fennica ja Viola) tietueiden käsittely
Kansallisbibliografia Fennicaa on kuvailtu Melindassa tammikuusta 2014 lähtien ja Viola-kansallisdiskografian tietueet tuotiin Melinda-tietokantaan vuonna 2019. Kansalliskirjaston kokoelmien tietueet siis tehdään muiden tiedontuottajien tapaan suoraan Melindaan, josta ne sitten replikoituvat Kansalliskirjaston kokoelmien tietokantaan Fikkaan. Melindassa oleva tietue on näin ollen myös Kansalliskirjaston kokoelmien osalta ensisijainen. Kansalliskirjaston kokoelmien kuvailussa noudatetaan kansallisbibliografista kuvailutasoa.
Kansalliskirjaston kokoelmien tietueissa on seuraavat tunnisteet:
- Nimiön merkkipaikassa 17 on kansallisbibliografian ja -diskografian tunnuksena tyhjämerkki.
- 040‡a-osakentässä on uudemmissa tietueissa ISIL-tunnus FI-NL
- 042‡a-osakentässä on uudemmissa tietueissa tunnus finb (Fennica-kansallisbibliografia) ja finbd (Viola-kansallisdiskografia)
- LOW-tag: FENNI / VIOLA / FIKKA
Yleensä FENNI<KEEP>-merkitty UDK-luokitus 080-kentässä
- ISBN-tunnuksettomilla kansallisbibliografiatietueilla on NBN-tunnus kentässä 015.
Kansallisbibliografian tietueet eivät ole muihin tietokantoihin nähden erityisasemassa, vaan nekin ovat yhteisiä. Fennican tietueita saa siis tarpeen vaatiessa korjata ja täydentää. Kuten muissakin tietueissa, tietueen tunnisteita ei kuitenkaan tule muuttaa tai tietoja poistaa, mikäli niissä ei ole selvää virhettä. Tärkeää on huomioida erityisesti seuraavat seikat:
- Älä muuta Fennica-tietueiden ISBN- tai ISSN-tunnistenumeroita. Nämä ovat keskeisiä Kansalliskirjaston antamia elementtejä kansallisbibliografiassa. Jos Fennica-tietueiden tunnistenumeroissa on korjattavaa, ilmoita asiasta ISBN- tai ISSN-keskukseen (isbn-keskus[at]helsinki.fi, issn-keskus[at]helsinki.fi).
- Älä muuta Melindassa kansallisbibliografian tietueiden tasokoodia. Tasokoodin voi haluttaessa muuttaa replikointivaiheessa automaattisesti omaan kantaan.
- Älä muuta / poista kansallisbibliografian tai -diskografian ohjauskomentoja. Ne ovat muotoa ‡9 FENNI / VIOLA<KEEP> / <DROP>
- Älä muuta / poista organisaatiokohtaisia kenttiä, joissa on osakenttä ‡5 FENNI / VIOLA .
- Älä poista 594-kentässä olevaa merkintää ENNAKKOTIETO. Kansallisbibliografia korjaa merkinnän aikanaan osana omia prosessejaan.
- Kansalliskokolemien tietueissa on omia 9XX-kenttiä, joita ei tule poistaa tai editoida. Nämä kentät sisältävät poimintakoodeja ja tilastointiin liittyviä tunnisteita sekä vastaavia vain kansalliskokoelmien käyttämiä funktioita.
Jos kopioit Fikka-tietueen oman tietueesi pohjaksi, tulee kaikki Fennicaan tai Violaan viittaavat tunnisteet poistaa. Poikkeuksen muodostaa LOW-tag, joka ei kopioidu uuteen tietueeseen.
Kansallisbibliografia-kenttien merkitykseen ja Fennican kuvailuperiaatteisiin voi tutustua julkaisuarkisto Doriassa olevien dokumenttien avulla.
Hybriditietueet Melindassa
Hybriditietueet ovat RDA-konversiossa muokattuja tietueita, joissa on sekä ISBD- että RDA-tietueiden piirteitä. Hybriditietueen tunnistaa siitä että 040-kentässä ei ole e-osakentässä merkintää rda ja julkaisutiedot ovat 260-kentissä. Kuvailukäytännöt voivat olla ISBD-sääntöjen mukaisia, mm. päähakuelementit voivat poiketa RDA-periaatteista. Vanhoja konversion läpikäyneitä tietueita ei tarvitse yleensä muuttaa RDA:ksi. Kirjoitusvirheiden yms. korjaamista ja tuplakenttien poistamista sekä tietueen siivoamista voi tehdä niin kuin ennenkin muuttamatta tietuetta kuitenkaan RDA-tietueeksi.
- Ohjeita hybriditietueiden käsittelyyn: Tietueiden käsittely RDA-konversion jälkeen sekä esitys Talonmiehen tuokiossa
Tietueiden muutoksista ilmoittaminen voy-cat-listalla
- Tietueisiin tehdyistä merkittävistä korjauksista, kuten hakuelementtien muutoksesta, ilmoitetaan muille kirjastoille sähköpostilistalla (voy-cat[at]helsinki.fi, liittymisohjeet täällä). Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit voi lähettää suoraan ao. kirjastoille. Väärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan lomakkeella Kansalliskirjastolle.
Käytännössä "merkittävät korjaukset" tarkoittavat muutoksia kentissä:
100, 110, 111, 130
240, 245
700, 710, 711, 730
800, 810, 811, 830
Luokituskentät
Voy-cat-listalla ilmoitetaan pääasiassa vain niistä muutoksista, jotka koskevat useita kirjastoja. Voy-cat-listalle laitettavan viestin otsikkoon suositellaan laitettavaksi tietueessa olevat LOW tagit. Vain yhtä tai muutamaa kirjastoa koskevat korjaukset tai yksittäiset LOW-tagien poistopyynnöt lähetetään suoraan kirjastoille. Pienistä korjauksista tietueisiin ei tarvitse ilmoittaa ollenkaan, esim. siitä jos 856 kentän linkki korjataan.
Tietueen tallentaminen
Tietueen poistaminen
Metatietovarannossa tietue poistetaan kokonaan ainoastaan silloin, kun se on alun perin jollain tapaa virheellinen tai puutteellinen.
Muissa tapauksissa itse bibliografinen tietue saa aina jäädä Melindaan, vaikka sillä ei enää olisi yhtään omistavaa kirjastoa. Tuplatietuetta ei saa suoraan poistaa, vaan tietueet yhdistetään Merge-ohjelmalla.
Kun nimeke poistetaan kirjaston kokoelmista, Melindassa toimenpiteeksi riittää tietokantatunnuksen poistaminen tietueesta. Melindan viimeisen tietokantatunnuksen poistamiseen ei liity mitään erityistoimenpiteitä. Toki tällöin on hyvä harkita tulisiko nimeke lähettää Varastokirjastoon. Aikaisemman suosituksen mukaista 500-kentän X-merkintää ei enää tarvitse tehdä Varastokirjastoa varten, vaan tietue saa jäädä Melindaan sellaisenaan.
Jos kerralla poistettavia tietueita on kymmeniä tai satoja, tietokantatunnusten massapoisto voidaan ajaa kirjaston toivomuksesta myös Kansalliskirjastossa. Tähän tarvitaan lista oman tietokannan tietueiden bib-id-tunnuksista sekä Melindan puolella 035-kentissä olevista tunnisteista. Tähän liittyen paras yhteydenottokanava on palveluosoite melinda-posti[at]helsinki.fi.
