Alephissa on mahdollista hakea tietueen kenttiin ja osakenttiin sisältöjä sekä omasta tietokannasta että auktoriteettitietokannoista (tai mahdollisesti muista tietokannoista). Omasta tietokannasta haettaessa voidaan tarkistaa, mitä otsikkomuotoja muissa tietokannan tietueissa on käytetty. Auktoriteettitietokantoja käyttämällä voidaan varmistaa, että käytetään auktorisoitua otsikkomuotoa.

Melindan otsikkomuotohauissa on itse Melindan lisäksi käytössä auktoriteettitietokanta Asteri, jonka sanastoista (FIN10) löytyvät ajantasaiset YSA ja Allärs, sekä nimistä (FIN11) Fennican tuottamat yhteisö- ja henkilö- ja kokousauktoriteetit sekä Violan tuottamat yhteisöauktoriteetit. 

Otsikkomuotojen hakeminen ja täydentäminen onnistuvat seuraavilla neljällä toiminnolla:

  • *Edit Actions* > *Search Field Headings of Current Base* (pikanäppäinkomento *F3*)täydentää kentän oman tietokannan otsikkoindeksistä
  • *Edit Actions* > *Search Field Headings of Other Base* (pikanäppäinkomento *Ctrl-F3*)  täydentää kentän auktoriteettitietokannan otsikkoindeksistä
  • *Edit Actions* > *Search Subfield Headings of Current Base*  (pikanäppäinkomento *F4* ) - täydentää osakentän oman tietokannan otsikkoindeksistä
  • *Edit Actions* > *Search Subfield Headings of Other Base*  (pikanäppäinkomento  *Ctrl-F4* ) - täydentää osakentän auktoriteettitietokannan otsikkoindeksistä

Se, mihin otsikkoindeksiin otsikkomuotohaku minkäkin kentän tai osakentän kohdalla suuntautuu, on määritelty Alephin palvelinasetuksissa, joita voidaan tarvittaessa täydentää ja korjata. Otamme mielellään vastaan täydennysehdotuksia palveluosoitteessa melinda-posti (at) helsinki.fi.

Ohjeet otsikkomuotohaun käyttöön

Seuraavassa ohjeessa on käytetty esimerkkinä kokonaisen asiasanakentän täydentämistä Asterin asiasanastoista.

  • Kursori viedään kenttään, jonka sisältöä halutaan täydentää ja / tai tarkistaa auktoriteettikannasta

  • Valitaan * Edit Actions * > * Search Field Headings of Other Base * (pikanäppäinkomento *Ctrl-F3*)
 
  • Aleph avaa otsikkomuotolistan siitä kohdasta, johon kenttään kirjoitettu teksti kuuluisi 

    • HUOM: Jos bib-tietueen kentässä on tietoja, jotka eivät sisälly auktoriteettitietueeseen, ei Aleph välttämättä osaa avata listaa oikealta kohdin. Tyypillistä on kursorin päätyminen oikeaa muotoa seuraavalle riville esim. silloin, kun bib-tietueen kentässä on replikoinnin ohjauskomento.

  • listassa pääsee liikkumaan normaaleilla selaustoiminnoilla (nuolinäppäimet, Page Up/Down, ikkunan vierityspalkki jne.)





 


  • *Jump to* -painikkella pääsee siirtymään haluamaansa kohtaan listaa.

  • tämä on erityisen käytännöllinen toiminto silloin, kun bibliografisen tietueen kentässä on haluttua otsikkomuotoa edeltäviä auktorisoimattomia tietoja (esim osakenttä $3 tai $i), eikä Aleph löydä oikeaa kohtaa otsikkomuotolistasta.

 

Kunkin otsikkomuodon kohdalla *Auth Info* -sarake näyttää seuraavat tiedot:

  • tietokannan, jonka indeksistä otsikkomuoto haetaan (Asteri SUB)
  • auktoriteettitietueen kentän, josta otsikkomuoto on indeksoitu (150)
    • 1XX -kenttä = ohjeellinen muoto
    • 4XX-kenttä = ei-ohjeellinen muoto
  • auktoriteettitietueen, josta otsikkomuoto on indeksoitu, kentän 008 merkkipaikat 14-15
    • soveltuuko otsikkomuoto pää/lisäkirjaukseksi, a=kyllä, b=ei (b)
    • soveltuuko otsikkomuoto asiasanaksi, a=kyllä, b=ei (a)
    • soveltuuko otsikkomuoto sarjalisäkirjauksksi, a=kyllä, b=ei (b)

  • auktoriteettitietueen UPD -kentän arvon (UPD=Y)
    • siirretäänkö otsikkomuotolistasta valitun ei-ohjeellisen muodon sijaan bib-tietueeseen ohjeellinen muoto

 

 
  • *OK* -painikkeella siirretään listasta valittu otsikkomuoto käsiteltävään kenttään

    • jos otsikkomuoto on ohjeellinen muoto (peräisin auktoriteettitietueen 1XX-kentästä), se siirtyy sellaisenaan bib-tietueen käsiteltävään kenttään
       
    • jos otsikkomuoto on ei-ohjeellinen eli viittausmuoto (peräisin auktoriteettitietueen 4XX-kentästä), siirtyy bib-tietueen käsiteltävään kenttään kyseistä ei-ohjeellista otsikkomuotoa vastaava ohjeellinen muoto

 

 

Kaikissa otsikkomuodoissa:

    • käsiteltävään kenttään siirtyvät ne kaikki osakentät, jotka löytyvät auktoriteettitietueen otsikkomuodosta (esimerkiksi asiasanoissa myös asiasanastolyhenne osakenttään $2 ja nimissä Asteri-ID osakenttään $0)

    • HUOM! asiasanojen lisämääreitä (osakentät $x, $y, $z) sisältäviä asiasanaketjuja käsiteltäessä on syytä olla varovainen - jollei myös poimittava otsikkomuoto sisällä lisämääreitä, ne katoavat käsiteltävästä kentästä. (Jos näin kuitenkin pääsee käymään, *Edit Text* > *Undo* (*Ctrl-Z*) auttaa)

    • Yksittäisiin osakenttiin voi hakea sisältöjä omasta tietokannasta *Edit Actions* > *Search Subfield Headings of Current Base*  (pikanäppäinkomento *F4*) -toiminnolla, mutta auktoriteettikannasta näiden haku ei (ainakaan toistaiseksi) onnistu.

    • jos käsiteltävässä kentässä on ennestään $9-osakenttiä (esimerkiksi replikoinnin ohjauskomentoja), tai nimien kohdalla $4- tai $e-osakenttiä, tai nimikentissä kentän nimekeosaan kuuluvia tietoja, ne kuitenkin säilyvät, vaikka otsikkomuotohaulla tuotava sisältö muuten korvaisikin kentän alkuperäisen sisällön
 

 

  • otsikkomuotolistauksesta pääsee tarkastelemaan listauksesta valitun otsikkomuodon sisältävää auktoriteettitietuetta *Expand* -painiketta painamalla
    • auktoriteettitietueen saa suljettua *Cancel* -painikkeella
    • auktoriteettitietueen saa avattua luettelointitilaan katseltavaksi *Select* -painikkeella 
    • auktoriteettitietueet eivät kuitenkaan ole muokattavissa eivätkä tallennettavissa ilman erityisoikeuksia

 

 

 

  • otsikkomuotolistauksen *View Docs* -painike näyttää otsikkomuodon sisältävät bibliografiset tietueet. Jos tietueita on useampia, ne näytetään Brief List -listauksena.

  • bibliografisen tietueen saa katseltavaksi kokonaisen *View Full* -painikkeella
  • kokotietueen näytössä voi siirtyä tietueesta toiseen Prev. Record ja Next Record -painikkeilla

  • *Select* -painike avaa valitun bibliografisen tietueen luettelointitilaan

 

  • Huom: Nimien osalta bibliografisista tietueista näytetään ne, jotka on linkattu Asteriin Asteri-ID:llä. Asiasanojen osalta puolestaan näytetään vain ne bib-tietueet, joissa asiasana esiintyy sellaisenaan, ei niitä, joissa se esiintyy ketjun osana. Lisää tietoa Asteri-linkkauksista löytyy Linkit Asterin toimijakuvailuun -ohjeesta.

 

  • Huom:#Docs -sarakkeessa on nimimuotoja Asterista poimittaessa aina luku 1 - tämä lukumäärä on niiden Asteri-tietueiden määrä, joissa nimimuoto esiintyy. Linkattujen bibliografisten tietueiden määrää ei ole listauksessa näkyvillä. Linkatun bibliografisen tietueen kokonäytön otsikkopalkissa linkattujen tietueiden kokonaismäärä on näkyvissä.

 

 

 

 

  • No labels