Melindan toimintaohje on kuvailuprosessin mukaan jäsennelty kokoelma yleisiä ohjeita Melinda-ympäristössä toimimiseen. Siihen on koottu linkit luetteloijan tarvitsemiin muihin ohjeisiin ja resursseihin. Se on tarkoitettu kaikkien Melinda-kirjastojen käyttöön, kuitenkin esimerkiksi kansallisbibliografian tai Varastokirjaston osalta kuvailuprosessin yksityiskohdissa voi olla eroja.
Toimintaohjeessa on lisäksi yksityiskohtaisia ohjeita Aleph- ja Aurora-kirjastojärjestelmällä kuvaileville kirjastoille.
Melindan työskentelykäytäntöjä ja apuvälineitä kehitetään jatkuvasti. Lisäksi Melindaan tulee mukaan uusia kokoelmia ja tiedontuottajia aika ajoin. Näistä syistä myös toimintaohjetta päivitetään tarpeen vaatiessa.
Ohjeeseen liittyvää palautetta voi lähettää osoitteeseen melinda-posti[at]helsinki.fi.
Melindassa työskentelyn periaatteet
Melindan aineisto
Kaikenlaista kirjastoaineistoa voi kuvailla Melindaan. Melindaan voi kuvailla kaikkia aineistotyyppejä ja myös osakohteita. Myös paikallis- ja erikoiskokoelmiin kuuluvan aineiston kuvailu Melindaan on suotavaa. Pois jätetään yleensä kuitenkin paikalliskäyttöiset esineet, joita ei kuvailla bibliografisesti, kuten sateenvarjot tai ompelukoneet.
Yhteinen data, yhtenäiset käytännöt
Metatietovarannossa työskentelyn lähtökohta on laadukkaan datan tuottaminen yhteiskäyttöön yhtenäisin periaattein. Melindaan tallennettavan bibliografisen metatiedon tulee olla käytettävissä yleisesti, nyt ja tulevaisuudessa. Paikallistietokantaan tästä yleistietueesta voidaan suodattaa oman organisaation tarpeiden mukainen kokonaisuus erilaisin asetuksin (replikointi- ja filtteriasetukset, ohjauskomennot, näyttöluettelon asetukset). Sama tietue voikin näyttää varsin erilaiselta metatietovarannossa ja paikallistietokannassa kirjaston valitsemista asetuksista riippuen. Puhtaasti kokoelma- tai nidekohtainen informaatio tulee sijoittaa paikallistietokannan tietoihin.
Metatietovarantoajattelu
Metatietovarannossa bibliografista metatietoa kartutetaan ja kehitetään keskitetysti yhteistyössä kansallisesti käytettäväksi. Kantavana ajatuksena on pyrkimys tehokkaaseen yhteistyöhön, päällekkäisyyksien välttämiseen ja jo tehdyn työn maksimaaliseen hyödyntämiseen. Tavoitteena on, että jokainen nimeke kuvaillaan metatietovarantoon ainoastaan kerran, yhdenmukaisin periaattein ja laadukkaasti. Tämänhetkisten kokoelmien kuvailun lisäksi metatietoa tuotetaan myös tulevaisuuden tarpeita varten. Tiedonhakijaa metatietovaranto auttaa paikantamisen lisäksi selvittämään, millaista aineistoa on ylipäätään olemassa. Käytännössä metatietovarantoajattelusta seuraa, että Melindassa säilytetään jatkossa metatiedot sellaisestakin aineistosta, jota ei enää ole minkään metatietovarantoon kuuluvan kirjaston kokoelmissa. Tehtyä työtä ei siis poisteta, ellei kyseessä ole suoranaisesti virheellinen tai päällekkäinen data kuten tuplatietueet.
Ammattitaitoinen työskentely ja toisten tekemän työn kunnioitus
Melindan kuvailun perusperiaatteena on, että toisten työ hyväksytään ja sitä kunnioitetaan. Havaitut virheet tulee korjata ja tietueita saa rikastaa esimerkiksi sisällönkuvailulla. Merkittävistä korjauksista, kuten hakuelementtien muutoksesta, ilmoitetaan muille kirjastoille sähköpostilistalla (voy-cat[at]helsinki.fi, liittymisohjeet täällä). Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit voi lähettää suoraan ao. kirjastoille. Tuplatietueita voi itse yhdistää Merge-ohjelmalla. Väärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan Kansalliskirjaston palveluosoitteeseen melinda-posti[at]helsinki.fi. Huolehdi myös oman työsi laadusta ja osaamisesi päivittämisestä.
Yksi tietue nimekkeelle
Pääsääntöisesti metatietovarannossa jokaista nimekettä kohden tulee olla vain yksi bibliografinen tietue. Keskeinen vaihe aineiston kuvailuprosessissa onkin huolellinen tiedonhaku ennen uuden tietueen tekemistä tai poimintaa Melindaan, jotta tuplatietueita ei pääse syntymään. Sääntöön on kuitenkin myös poikkeuksia (ks. kohta Tietueen hakeminen).
Kansallisbibliografian ja -diskografian kuvailu
Kansallisbibliografian ja -diskografian kuvailuun on erityisiä linjauksia.
Ohjeistukset ja standardit
Melindan kuvailu perustuu sääntöihin
- RDA-kuvailuohjeet (aiemmin Kirjastoaineistojen kuvailusäännöt / ISBD Consolidated)
- MARC 21 -formaatin suomennos / MARC 21 på svenska / MARC 21 Format for Bibliographic Data (Kongressin kirjasto)
- Ohjeita formaatin soveltamiseen annetaan KUMEAn (Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmä) laatimassa MARC 21 -sovellusohjeessa.
- KUMEA on laatinut myös aineistokohtaisia RDA-ohjeita eri aineistojen kuvailun avuksi.
- Sisällönkuvailussa ohjeena on Sisällönkuvailun asiantuntijaryhmän (Sisku) tekemä Sisällönkuvailuopas. Opas on yksikielinen, mutta sisältää kaikki esimerkit sekä suomeksi että ruotsiksi.
- Aleph-järjestelmän käyttämiseen kuvailussa löytyy ohjeita Aleph-luettelointioppaasta (PDF, vaatii kirjautumisen Linnea2-intraan)
- Aurora-järjestelmän ohjeistus löytyy Aurora-wikistä (vaatii kirjautumisen Axiellin asiakastunnuksilla)
Kaikkia virallisia asiasanastoja ja luokituksia voi käyttää. Samoin on mahdollista käyttää omia asiasanoja eli kontrolloimattomia hakutermejä MARC 21 -formaatin kentässä 653. Oman kirjaston luettelointikieltä saa käyttää eikä poimittujen tietueiden luettelointikieltä tarvitse muuttaa. Kuvailussa käytetään RDA-ohjeiden mukaisia ydinelementtejä ja suomalaisten kirjastojen sopimia lisäydinelementtejä. Melindassa voi olla myös kirjastojen hankintatietueita ja kustantajien ennakkotietoja, joiden kuvailun taso voi olla Melindassa suositeltua kuvailutasoa (4) matalampi.
