Kuvailuprosessi
Aineiston kuvailuprosessin yksityiskohdissa on eroja käytettävästä kirjastojärjestelmästä riippuen. Alla kuvailuprosessin kulku on kuvattu kaaviona Aleph- ja Aurora-järjestelmissä sekä Koha-TäTi-kuvailussa.
(Klikkaamalla kuvaa saat sen suuremmaksi.) → Alt text kirjoitettava
(Klikkaamalla kuvaa saat sen suuremmaksi.) → Alt text kirjoitettava
(Klikkaamalla kuvaa saat sen suuremmaksi.) → Alt text kirjoitettava
Tiedonhaku
Kuvailuprosessi alkaa aina tiedonhaulla Melindasta. On ensiarvoisen tärkeää selvittää ensin huolellisesti, onko kuvailtavalle nimekkeelle jo olemassa tietuetta, tai voidaanko esimerkiksi teoksen vanhempien painosten tietueita hyödyntää kuvailun pohjana. Ennen uuteen kuvailuun ryhtymistä nimekkeen puuttuminen tulee tarkistaa usealla, eri hakuelementteihin perustuvalla haulla. Ensimmäinen haku on hyvä tehdä ISBN-tunnuksen tai vastaavan yksilöivän tunnisteen perusteella. Mikäli tämä ei tuota osumia, voidaan käyttää muita hakutapoja, kuten tekijä- tai nimekehakua.
Tiedonhausta voidaan saada seuraavat tulokset:
| Hakutulos | Toimenpiteet |
|---|---|
| Yksi tietue | Mikäli esimerkiksi ISBN-haku tuottaa yhden osuman, se tarkistetaan ja poimitaan sitten paikalliskantaan joko sellaisenaan tai muokaten. |
| Hankinta- tai ennakkotietue | Kuvailtaessa vasta ilmestynyttä nimekettä haun tuloksena voi olla myös kirjaston hankinta- tai kustantajan ennakkotietue. Silloin tätä tietuetta käytetään kuvailun pohjana. Melindan ennakko- ja hankintatietueita voi vapaasti muokata. Missään tapauksessa ei tule tehdä erillistä tietuetta, jos minitietue on saatavilla, sillä se johtaisi tarpeettomien tuplatietueiden syntymiseen. Minitietueiden täydentämisessä kannattaa hyödyntää tallennusalustoja. (ankkuri puuttuu.) |
| Useita osumia | Tiedonhaun tuloksena voi joissain tapauksissa olla useita samaan nimekkeeseen viittaavia tietueita, erityisesti kuvailtaessa aineistoa, joka on julkaistu ennen ISBN-tunnusten käyttöönottoa. Yleensä nämä tapaukset ovat syntyneet, kun uusia tietokantoja on yhdistetty Melindaan. Jos kyseessä on tuplatietue, eli samaan nimekkeeseen viittaavia tietueita on kaksi tai enemmän, voit lisätä tietokantatunnuksen yhteen niistä ja yhdistää tietueet selaimessa toimivalla Merge-ohjelmalla. Huolehdi kuitenkin ennen kuin ryhdyt yhdistämään tietueita, että hallitset kuvailusääntöjen ohjeistukset sellaisissa tilanteissa, joissa kuuluu tehdä uusi kuvailu nimekkeelle. Näistä tärkeimmät ovat:
Tietueiden yhdistelyssä tulee olla erittäin huolellinen, sillä väärin yhdistyneiden tietueiden erottelu on hankalaa ja vie paljon aikaa. |
| Vanhempia painoksia tai sarjan muita osia | Jos Melindasta ei löydy valmista tietuetta kuvailtavalle nimekkeelle, mutta sen sijaan löytyy teoksen muita painoksia tai sarjajulkaisun aiempia osia, niitä voi käyttää kuvailtavan nimekkeen pohjana. (ankkuri puuttuu.) |
| Ei osumia | Mikäli usean, eri hakuelementteihin perustuvan haun jälkeen todetaan, ettei nimekettä ole vielä kuvailtu Melindaan, tulee luoda (ankkuri puuttuu.) uusi tietue. |
Ulkoiset tietokannat
Jos luetteloitavalle nimekkeelle ei löydy tietuetta Melindasta, tietuetta kannattaa etsiä ulkoisista tietokannoista.
Ulkoiset tietokannat Koha-TäTissä - ohje tulossa
Luo tietue
Uusi tietue voidaan luoda Melindaan joko poimimalla se ulkoisesta tietokannasta tai kuvailemalla se itse eli primaarikuvailemalla. Melindaan voi kuvailla niin emo- kuin osakohdetietueitakin.Poiminta
Konvertointi
Vaikka metatietovarannossa käytettävä MARC 21 -formaatti on laajassa kansainvälisessä käytössä, poikkeavat eri maiden kuvailukäytännöt toisistaan niin paljon, että ulkomaisista tietokannoista poimitut tietueet kannattaa ajaa konversion läpi ennen tuontia Melindaan. Lisäksi poimitut tietueet voivat käyttää eri merkistöä, joka vaatii muunnoksen ennen tallennusta. Tietueiden konvertointi tapahtuu USEMARCON-ohjelmalla, jonka yhteydessä voi halutessaan käyttää graafista USEMARCON GUI -käyttöliittymää.
USEMARCONilla voidaan ajaa erilaisia konversioita, joita jaetaan ns. konversiopaketteina. Ohjelman käyttämiä konversiosääntöjä voi muokata myös itse verrattain helposti, tähän ohjeita löytyy käyttöoppaasta: User's Manual (PDF).
Melindassa voidaan käyttää seuraavia Kansalliskirjaston tarjoamia konversioita:
- BookWhere-konversio (GitHubissa): siivoaa ulkomaisista tietokannoista poimittujen tietueiden ylimääräisiä kenttiä, suomentaa funktiokoodeja ja tekee muita suomalaisen kuvailukäytännön mukaisia muunnoksia.
- Kyrilliikkakonversiot: translitteroivat kyrillisillä kirjaimilla tallennetut kentät latinalaisille aakkosille omiin kenttiinsä säästäen kuvailijan työtä ja aikaa. Käsitellyt tietueet ovat löydettävissä sekä kyrillisillä, että latinalaisilla kirjaimilla tehdyillä hauilla. Itse tallennetuille ja muualta poimituille kyrilliikkatietueille on erilliset konversiot. Primaarikuvaillut kyrilliikkatietueet konvertoidaan koneellisesti palvelimella Melindaan kuvailtaessa, joten USEMARCONia tai konversiopakettia ei tässä tapauksessa tarvitse käyttää. Poimitut kyrilliikkatietueet sen sijaan ajetaan normaalisti USEMARCON-konversion läpi.
- Ebrary-tietueille ja SFX-lehtien minitietueille on omat konversionsa Kansalliskirjaston GitHubissa
- USEMARCON & USEMARCON GUI: sivulla ohjelmien asennuspaketit sekä ohjeita niiden asennukseen ja käyttöön
Yhdistely
Mikäli ulkomaisesta tietokannasta poimitulle tietueelle on olemassa jo minitietue, tulee täydellinen tietue yhdistää minitietueeseen. Alla eri kuvailuohjelmien ohjeet.
Yhdistäminen Koha-TäTissä - ohje tulossa
Vaihtoehtoinen tapa minitietueen ja poimitun tietueen yhdistämiseen on tallentaa poimittu tietue ensin Melindaan ja yhdistää tietueet sitten Merge-ohjelmalla. → mietin pitäisikö tämä siirtää alun esittelyyn, nyt tuntuu hukkuvan tänne alas.
Käsittely
Alla eri kuvailuohjelmien ohjeet tietueiden käsittelyyn Melindassa.
Käsittely Koha-TäTissä - ohje tulossa
Primaarikuvailu
Uutta nimekettä primaarikuvailtaessa on useimmiten järkevintä käyttää kuvailun pohjana soveltuvaa vanhaa tietuetta tai tallennusalustaa. Tämä työskentelytapa säästää aikaa ja vaivaa sekä vähentää virheiden mahdollisuutta.Kopiointi pohjaksi
Jos tietokannassa on jo tietue kuvailtavan nimekkeen vanhemmalle painokselle, moniosaisen teoksen aiemmalle osalle, samassa sarjassa julkaistulle aiemmalle nimekkeelle tai vastaavalla tavalla samantyyppiselle teokselle, kuvailu kannattaa tehdä tällaisen tietueen pohjalta. Siinä tapauksessa toimi näin:
Kopiointi Koha-TäTissä - ohje tulossa
Muokkaa ja tarkista
Tietueet tulee tarkistaa huolellisesti läpi ja katsoa, että niistä löytyvät tarvittavat tiedot ja ne ovat oikein. Mikäli tiedoissa on virheitä tai puutteita, ne tulee korjata tai täydentää. Merkittävistä muutoksista on ilmoitettava muille kuvailijoille voy-cat-listalla (ohjeet alla).
Mitä saa muuttaa?
Melindassa olevia tietueita saa muokata, erityisesti virheiden korjaaminen on tärkeää ja sisällönkuvailun rikastaminen suotavaa.
Tietoja saa poistaa tietueista vain silloin, kun ollaan täysin varmoja siitä, että kenttien sisältämä tieto on tarpeetonta tai virheellistä. Epävarmoissa tilanteissa, tai silloin kun ei ole tietoa mihin kenttää ylipäätään tarvitaan, kenttää ei saa poistaa. Ongelmatilanteissa kollegoilta saa nopeasti apua sähköpostilistoilla voy-cat [at] helsinki.fi tai me-luetteloijat [at] helsinki.fi (liittymisohjeet Melinda-wikin Sähköpostilistat ja palvelupostit -sivulla).
Kenttiä, joihin liittyy muiden tietokantojen tunnuksia, ei saa poistaa. Näistä esimerkkinä ovat tilastointimerkinnät (XLUETTELOITU) ja kentät, joihin on liitetty muiden tietokantojen ohjauskomentoja (osakentät $5 ja $9). Lisätietoja esimerkiksi Melinda-wikistä sivuilta Yksittäisen kentän tai kenttäryhmän replikoiminen Melindasta paikalliskantaan tai Replikoinnin ohjauskomentojen käyttö luetteloinnissa.
Melinda-tietueen kiinteämittaisten kenttien merkitseviä arvoja "tyhjä" (#) ei tietyissä tapauksissa saa muuttaa. Esimerkkejä merkitsevästä tyhjästä arvosta ovat Fennican kuvailutaso nimiön merkkipaikassa 000/17 ja merkkipaikkojen 008/18-21 "ei kuvitusta" tai 008/28 "ei virallisjulkaisu".
Sarja-aineiston oikea nimen muoto (auktorisoitu nimi kenttään 830) tarkistetaan koko sarjan oman kuvailutietueen 245-kentästä. Kotimaiset sarja-aineistot tarkistetaan Fennicasta (onko tämä vielä mahdollista?) tai Melindan Fennica-tietueesta ja ulkomaiset sarja-aineistot vastaavista kansallisbibliografiatietokannoista, esimerkiksi Kongressin kirjastosta. Tarkistuksessa kannattaa kiinnittää huomiota isoihin ja pieniin kirjaimiin ja numerotiedon merkitsemiseen.
Kansalliskokoelmien tietueet
Kansalliskokoelmiin kuuluvat mm. Fennica ja Viola. Kansallisbibliografia Fennicaa on kuvailtu Melindaan tammikuusta 2014 lähtien ja Viola-kansallisdiskografian tietueet tuotiin Melinda-tietokantaan vuonna 2019. Kokoelmien tietueet tehdään muiden tiedontuottajien tapaan suoraan Melindaan, josta ne sitten replikoituvat Kansalliskirjaston kokoelmatietokantaan. Melindassa oleva tietue on myös Kansalliskirjaston kokoelmien osalta ensisijainen. Kansalliskirjaston kokoelmien kuvailussa noudatetaan kansallisbibliografista kuvailutasoa. (linkki vie Doriaan 2013 tallennettuun tiedostoon, onko edelleen voimassa?)
Tunnistaminen
Kansalliskirjaston kokoelmien tietueet tunnistaa seuraavista piirteistä:
- Nimiön (000) merkkipaikassa 17 on kansallisbibliografian ja -diskografian tunnuksena tyhjämerkki #.
- 040‡a-osakentässä on uudemmissa tietueissa ISIL-tunnus FI-NL
- 042‡a-osakentässä on uudemmissa tietueissa tunnus finb (Fennica-kansallisbibliografia) ja finbd (Viola-kansallisdiskografia)
- LOW-tag: FENNI / VIOLA / FIKKA
080-kentässä yleensä FENNI<KEEP>-merkitty UDK-luokitus
015-kentässä ISBN-tunnuksettomilla kansallisbibliografiatietueilla on NBN-tunnus (esimerkki/tunnuksen alku?)
Muokkaaminen
Kansallisbibliografian tietueet eivät ole muihin tietokantoihin nähden erityisasemassa, vaan nekin ovat yhteisiä. Fennican tietueita saa siis tarpeen mukaan korjata ja täydentää. Kuten muissakin tietueissa, tietueen tunnisteita ei kuitenkaan tule muuttaa tai tietoja poistaa, mikäli niissä ei ole selvää virhettä. Tärkeää on huomioida erityisesti seuraavat seikat:
- Älä muuta Fennica-tietueiden ISBN- tai ISSN-tunnistenumeroita. Nämä ovat keskeisiä Kansalliskirjaston antamia elementtejä kansallisbibliografiassa. Jos Fennica-tietueiden tunnistenumeroissa on korjattavaa, ilmoita asiasta ISBN- tai ISSN-keskukseen (isbn-keskus [at] helsinki.fi, issn-keskus [at] helsinki.fi).
- Älä muuta Melindassa kansallisbibliografian tietueiden tasokoodia. Tasokoodin voi halutessa muuttaa replikointivaiheessa automaattisesti omaan kantaan.
- Älä muuta/poista kansallisbibliografian tai -diskografian ohjauskomentoja. Ne ovat muotoa ‡9 FENNI / VIOLA / FIKKA <KEEP> / <DROP>.
- Älä muuta/poista organisaatiokohtaisia kenttiä, joissa on osakenttä ‡5 FENNI / VIOLA / FIKKA.
- Älä poista 594-kentässä olevaa merkintää ENNAKKOTIETO. Kansallisbibliografia korjaa merkinnän aikanaan osana omia prosessejaan.
- Älä muuta/poista kansalliskokoelmien tietueissa olevia omia 9XX-kenttiä. Nämä kentät sisältävät poimintakoodeja ja tilastointiin liittyviä tunnisteita sekä vastaavia, vain kansalliskokoelmien käyttämiä, funktioita.
Kopioiminen
Jos kopioit Fikka-tietueen oman tietueesi pohjaksi, tulee kaikki Fennicaan tai Violaan viittaavat tunnisteet poistaa. Poikkeuksen muodostaa LOW-tag, joka ei kopioidu uuteen tietueeseen. (joka pitää lisätä? vai josta ei tarvitse välittää? en ymmärrä)
Kansallisbibliografia-kenttien merkitykseen ja Fennican kuvailuperiaatteisiin voi tutustua julkaisuarkisto Doriassa olevien dokumenttien avulla. (linkin takana vanhaa tietoa, korvattava sillä toisella josta puhuttiin kokouksessa.)
Hybriditietueet
Hybriditietueet ovat RDA-konversiossa muokattuja tietueita, joissa on sekä ISBD- että RDA-tietueiden piirteitä. Hybriditietueen tunnistaa siitä, että 040-kentässä ei ole ‡e-osakentässä merkintää rda ja julkaisutiedot ovat 260-kentissä. Kuvailukäytännöt voivat olla ISBD-sääntöjen mukaisia, mm. päähakuelementit voivat poiketa RDA-periaatteista. Vanhoja konversion läpikäyneitä tietueita ei yleensä tarvitse muuttaa RDA-kuvailusääntöjä noudattaviksi tietueiksi. Kirjoitus- ja muita virheitä voi korjata, poistaa kenttien tuplatoistumia ja muutenkin siivota tietueita muuttamatta kuitenkaan tietuetta RDA-tietueeksi.
- Ohjeita hybriditietueiden käsittelyyn: Tietueiden käsittely RDA-konversion jälkeen sekä 21.4.2016 Talonmiehen tuokiossa pidetty esitys. → onko olennaista säilyttää 2016 pidetty esitys tässä?
Ilmoita voy-cat-listalla
Tietueisiin tehdyistä merkittävistä korjauksista, kuten hakuelementtien muutoksista, ilmoitetaan muille kirjastoille sähköpostilistalla (voy-cat [at] helsinki.fi, liittymisohjeet Melinda-wikissä sivulla Sähköpostiosoitteet ja palvelupostit). Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit voi lähettää suoraan ao. kirjastoille, joiden yhteystiedot löytyvät Melinda-wikistä sivulta Sähköpostiosoitteet ja palvelupostit (linkki edellä).
Väärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan Melinda-postiin (melinda-posti [at] helsinki.fi).
Käytännössä "merkittävät korjaukset" tarkoittavat muutoksia kentissä:
- Luokituskentät
- 100, 110, 111, 130
- 240, 245
- 700, 710, 711, 730
- 800, 810, 811, 830
Voy-cat-listalla ilmoitetaan pääasiassa vain niistä muutoksista, jotka koskevat useita kirjastoja. Voy-cat-listalle lähetettävän viestin otsikkoon tulisi kirjata tietueessa olevat LOW tagit. Vain yhtä tai muutamaa kirjastoa koskevat korjaukset tai yksittäiset LOW-tagien poistopyynnöt lähetetään suoraan ao. kirjastoille. Pienistä korjauksista tietueisiin ei tarvitse ilmoittaa lainkaan, esimerkiksi jos 856-kentän linkki korjataan.
Poista tietue
Metatietovarannossa tietue poistetaan kokonaan ainoastaan silloin, kun se on jollain tapaa virheellinen tai puutteellinen. Muissa tapauksissa bibliografinen tietue saa aina jäädä Melindaan, vaikka missään kirjastossa ei enää olisi kyseisen nimekkeen niteitä. Tuplatietuetta ei saa suoraan poistaa, vaan tietueet yhdistetään Merge-ohjelmalla. (linkki johtaa editointitilassa olevaan kiwi-sivuun. Miksei linkki ole sininen?)
Kun nimeke poistetaan kirjaston kokoelmista, riittää, että oman tietokannan tietokantatunnus (LOW-tag) poistetaan Melinda-tietueesta. Melinda-tietueen viimeisen tietokantatunnuksen poistamiseen ei liity mitään erityistoimenpiteitä.
Poistettaessa viimeistä LOW-tagia tietueelta on hyvä harkita, tulisiko nimeke lähettää Varastokirjastoon. Aikaisemman suosituksen mukaista 500-kentän X-merkintää ei enää tarvitse tehdä Varastokirjastoa varten, vaan tietue saa jäädä Melindaan sellaisenaan. Joillain kirjastoilla on oikeus lisätä Varastokirjaston LOW-tag tietueelle, kun sieltä lähetetään nide Varastokirjastoon.
Jos kerralla poistettavia tietueita on kymmeniä tai satoja, tietokantatunnusten massapoisto voidaan ajaa kirjaston toivomuksesta Kansalliskirjastossa. Tähän tarvitaan lista oman tietokannan tietueiden bib-id-tunnuksista sekä Melindan puolella 035-kentissä olevista tunnuksista. Tähän liittyen paras yhteydenottokanava on palveluosoite melinda-posti [at] helsinki.fi.
Tietueen poistaminen Koha-TäTissä - ohje tulossa
