Yleisten kirjastojen liittyminen Melindaan

Tälle sivulle kootaan tietoa yleisten kirjastojen liittymisestä Melinda-palveluun. Sivu on suunnattu sekä niille kirjastoille, joille liittyminen on ajankohtaista, että liittymisen edellytyksiä vasta tutkiville.

Taustaa

Kansallinen metatietovaranto -hankkeen ensimmäisessä vaiheessa vuosina 2013-2014 Melindan tiedontuottajiksi liittyi valtaosa Suomen ammattikorkeakoulukirjastoista. Hankkeen toinen aalto tuo Melindaan yleiset kirjastot: pilotteina toimivat Pirkanmaan PIKI-kirjastot ja Keski-Pohjanmaan Anders-kirjastot. Pilottikirjastojen kokemusten perusteella on kartoitettu yleisten kirjastojen erityistarpeita sekä luotu liittymisprosessi ja tukimateriaaleja seuraavia Aurora-kirjastojärjestelmää käyttäviä kirjastoja varten.

Vuonna 2017 mukaan tulivat Varsinais-Suomen Vaski-kirjastot, Kuopion kaupunginkirjasto aloitti tietueiden tuottamisen Melindaan tammikuussa 2018 ja saman vuoden syksyllä yhteistyöhön liittyvät myös Eepos-kirjastot Etelä-Pohjanmaalta. Kaikki edellä mainitut kirjastot tulivat mukaan yhteistyöhön ns. "isolla räätälillä" eli lähes kaikki tietueet haravoitiin Melinda-metatietovarantoon. Keski-kirjastot aloitti Melinda-kuvailun ensimmäisenä "pikku räätäli" -mallilla mukaan tulleena kimppana tammikuussa 2019. Kesällä 2020 Satakirjastot alkoivat tuottaa metatietoa Melindaan. Helmet-kirjastojen tietueiden siirto Melindaan aloitettiin erätuontijärjestelmän avulla  kesäkuussa 2019. 

Yleisten kirjastojen Melinda-yhteistyöhön liittyy huomattavasti enemmän huomioon otettavia asioita kuin aiemmin mukaan tulleiden ammattikorkeakoulukirjastojen tapauksessa, joiden kohdalla prosessi oli teknisesti verrattain suoraviivainen. Yleisten kirjastojen aineistokokoelmat, metatieto ja kirjastojärjestelmät saattavat olla hyvin erilaisia muihin Melinda-kirjastoihin verrattuna. Miten nämä eroavuudet näkyvät käytännön liittymisprosessia valmisteltaessa:

  • Kokoelmien erilainen profiili: Yleisten kirjastojen tietueista suuri osa tuli Melindaan uusina tietueina: niille ei ollut metatietovarannossa valmiita vastintietueita, joihin ne olisivat yhdistyneet. Tällaisia aineistoja ovat esimerkiksi ulkomainen kaunokirjallisuus, populaarimusiikki sekä AV-aineisto.
    Metatietovarannon kate laajenee nopeasti yleisten kirjastojen liittymisten myötä. Osakohdetietueiden määrä kokoelmissa on yleisissä kirjastoissa keskimäärin huomattavasti vanhoja Linda-kirjastoja suurempi.

  • Erilainen metadata: Yleisten kirjastojen metadata ei yleensä ole kaikkien Melindassa käytettävien standardien mukaista. Kirjastojen oma metatieto on ennen siirtoa yhdenmukaistettava Melindan käytäntöjen kanssa ottamalla käyttöön RDA-kuvailuohjeet sekä YSO-ontologia ja konvertoitava tietokanta uusien standardien mukaiseksi.
  • Kirjastojärjestelmien erot: Kirjastoissa käytettävät kirjastojärjestelmät, kuten Aurora, Koha ja Mikromarc, on saatava keskustelemaan Melindan kirjastojärjestelmän Alephin kanssa.
    Erilaiset täysipainoisen työskentelyn edellyttämät rajapinnat järjestelmien välillä tulee saada toimimaan.
    Ensimmäisenä on rakennettu tuki Aurora-kirjastojärjestelmälle yhteistyössä Axiell Finlandin kanssa. Parhaillaan yhteyksiä kehitetään Koha-järjestelmään yhdessä Koha-Suomen kirjastojen kanssa. Myös Helmet-kirjastojen Sierra-kirjastojärjestelmään on rakennettu rajapinnat, joiden avulla voidaan hakea tietueita Melindaan.

Tulossa

Pilottikirjastojen kanssa on luotu prosessi ja tekniset valmiudet yleisten kirjastojen liittymiselle ja näitä kokemuksia hyödynnetään erityisesti muiden Aurora-kirjastojärjestelmää käyttävien kirjastojen kanssa: vuonna 2020 mukaan tulevat Heili- ja Satakirjastot "isolla räätälillä" ja Lastu-kirjastot kevyellä liittymismallilla.

Koha-Suomen kirjastojen kanssa valmistellaan Melindan ja TäTi-tietokannan integraatiota. Mikromarc-kirjastojen Melindaan mukaantuloa aletaan valmistella.

Miten Melindaan?

Yleiset kirjastot voivat liittyä Melindaan kirjasto- tai kirjastokimppa kerrallaan. Liittymisen suunnittelu ja aikataulu laaditaan kirjaston tai kirjastokimpan ja Kansalliskirjaston yhteisessä suunnittelupalaverissa.

Melindaan liittyminen on kirjastoille Kansalliskirjaston osalta maksutonta. Liittymisen kustannukset muodostuvat kirjastojärjestelmän toimittajan ohjelmistolaajennuksista tai työstä perimistä kuluista. Valmisteluihin kuluu myös liittyvältä kirjastolta työaikaa.

Melindaan voi liittyä kolmella erilaisella mallilla: iso räätäli, pikku räätäli tai kevyt liittymismalli. Ne poikkeavat toisistaan liittymisprosessin keston, työläyden ja saavutettavien etujen suhteen. Liittymismalleista on tarkempaa tietoa Liittymismallit ja -prosessi -sivulla.

Mikäli kirjastosi on kiinnostunut Melindaan liittymisestä tai haluat tietää asiasta lisää, ota yhteyttä Melinda-palvelun koordinaattoriin Eeva-Riitta Peltoseen (eeva-riitta.peltonen [at] helsinki.fi tai Melinda-palveluosoitteeseen (melinda-posti [at] helsinki.fi).

Tukea mukaantuloon

Kynnystä tulla mukaan Melinda-yhteistyöhön on madallettu mm. uusimalla Melinda-kuvailijoiden koulutusta. Uusi koulutuskonsepti sisältää seuraavat osat:

  1. RDA-teoriakoulutus, 2 h webinaari / Kansalliskirjasto, Kuvailusääntöpalvelu (ks. Kuvailusääntöpalvelun RDA-webinaarit)
  2. RDA-käytännönkoulutus, 5 h paikan päällä tai webinaari  / Kansalliskirjasto, Kirjastoverkkopalvelut

Lisäksi kirjastoille järjestetään Melinda-työskentelystä koulutusta:

  1. Koulutus Melindan toimintaohjeista ja apuohjelmista, 2 h paikan päällä tai webinaarina / Kansalliskirjasto
  2. Melinda-osaamistaan voi lisätä myös itseopiskeluaineistolla MOOC-ympäristössä. Ohjelma vaatii kirjautumisen.

Aurora-kirjastoille vielä:

  1. Auroran Melinda-asetukset järjestelmänvalvojille, 1 h webinaari / Axiell Finland
  2. Auroran Melinda-toiminnot kuvailijoille, 2 h paikan päällä tai webinaari / Axiell Finland

Kansalliskirjaston koulutukset ovat kirjastoille maksuttomia ja Axiell Finlandin koulutuksen kustannukset sisältyvät Auroran Melinda-pakettiin.

Kaudelle 2017-2020 palkattu uutta henkilökuntaa liittymisprosessin sujuvoittamiseksi.

Sivun sisällys

Koottuja linkkejä

Kirjastopäivät Seinäjoella 2015
Kirjastopäivillä Seinäjoella vuonna 2015.
Kuvassa Ulla Ikäheimo, Melinda-palvelut ja Minna Kantanen, BTJ

Liittymisen edellytyksiä

Avainkysymyksiä kirjastojen liittymiselle Melindan tiedontuottajiksi ovat metadatan ja kirjastojärjestelmien yhteentoimivuus.

Datan piirre

Selite
Standardinmukaisuus

Melindan bibliografinen kuvailu perustuu sääntöihin: RDA-kuvailuohje sekä MARC 21 -luettelointiformaatti. Melindaan siirrettävien tietokantojen sisällön tulee olla näiden standardien mukaista. FINMARC-formaattiin pohjautuvat tietokannat on konvertoitava MARC 21 -formaattiin ennen niiden yhdistämistä Melinda-tietokantaan. Tähän on olemassa valmiita konversio-ohjelmia. Yleensä formaatin vaihtaminen edellyttää siirtymistä myös uuteen kirjastojärjestelmään.

MARC 21 -formaatissa olevan Suomalaisten luettelointisääntöjen mukaan luodun datan konvertointi ISBD-kuvailusääntöjen mukaiseksi on kevyempi toimenpide, johon on niin ikään olemassa valmis konversiosääntö. Tämän jälkeen data on vielä konvertoitava RDA-kuvailuohjeiden mukaiseksi RDA-konversiolla. Aurora-kirjastojärjestelmässä näille molemmille konversioille on vain yksi "konversiopaketti", jossa molemmat konversiot tehdään yhdellä kertaa tietokantaan.

Laatu

Paikallistietokannan datan tulisi olla mahdollisimman hyvässä kunnossa ennen siirtoa Melindaan. Liittymisen valmisteluvaiheessa on hyvä tutkia tietokannan tilaa ja siivota tietokantaa järjestelmällisesti.

Millainen data sitten on valmista Melindaan vietäväksi? Tarkkaa vastausta on vaikea antaa. Melindaan toivotaan luonnollisesti mahdollisimman hyvälaatuisia metatietoja, mutta täysin virheetöntä tietokantaa tuskin on olemassakaan. Huomiota tulee kiinnittää ennen kaikkea tiedonhakuun ja tietueiden tuplakontrolliin vaikuttaviin asioihin. Valmistelussa on hyvä tehdä esimerkiksi seuraavia toimenpiteitä:

  • Tuplatietueiden yhdistely
  • Tunnisteiden, kuten ISBN ja ISSN, sekä pääkirjauskenttien korjaaminen
  • Merkistötarkistukset
  • Osakohde- ja emotietueiden väliset linkitykset: erityisesti emoon kiinnittymättömien "orpopoikasten" kartoittaminen
  • Puuttuuko pakollisia kenttiä? Esimerkiksi 245, 260/264, 300, 336/337/338
  • Kiinteämittaisten kenttien sisältö, kuten julkaisuvuodet 008-kentässä: puuttuuko vuosia tai onko mukana selkeästi vääriä arvoja?
  • Onko mukana tyhjiä (osa)kenttiä?
  • Tulisiko joitain aineistoja poistaa?
  • Onko tietokannassa systemaattisia virheitä, jotka voidaan korjata massakorjauksin?
Osakohteiden toteutustapa

Julkaisuihin sisältyvien osakohteiden kuten musiikkikappaleiden kuvailuun on olemassa erilaisia käytäntöjä. Niitä on luetteloitu esimerkiksi erillisinä osakohdetietueina, nimekelisäkirjauksina 7XX-kentissä sekä kirjaamalla sisällystietoja huomautuskenttään 505. Eri kuvailutapoja voi esiintyä historiallisista tai perustelluista käytännön syistä myös saman tietokannan sisällä.

Melindassa lähtökohtana on oletus, että nimekkeeseen sisältyvät osakohteet kuvaillaan emotietueeseen linkitettävinä osakohdetietueina. Muutkin kuvailutavat ovat mahdollisia, mutta liittymisiä suunniteltaessa tutkitaan tapauskohtaisesti, olisiko esimerkiksi lisäkirjauksista mahdollista generoida Melindaan osakohdetietueita. Melinda-asiakaswikin osakohdesivulla on aiheesta lisätietoa.

Omistusoikeus

Mikäli kirjasto on hankkinut metatietoja ulkopuolisilta toimijoilta, tulee ennen Melindaan siirtymistä varmistaa, että sopimusehdot sallivat näiden tietueiden näyttämisen yhteisessä metatietovarannossa. Kirjastopalvelun laatimista tietueista on olemassa yhteiskäytön mahdollistava sopimus, mahdollisten muiden toimijoiden osalta asia tulee varmistaa erikseen.

Mikäli tietueissa on yksittäisiä elementtejä, joiden käyttöoikeudet yhteistietokannassa ovat epäselviä, nämä voidaan suodattaa pois Melindaan ladattavasta aineistosta. Esimerkkitapauksia tällaisista elementeistä ovat tietueiden rikastelinkit, jotka vievät tietueen toimittajan palvelimella oleviin kansikuviin tai tiivistelmäteksteihin.

Kirjastojärjestelmän ominaisuus

Kirjastojärjestelmän yleinen soveltuvuus

Yleisten kirjastojen Melindaan liittyminen pyritään toteuttamaan ilman toisen kirjastojärjestelmän käyttöönottoa siten, että kytketään kirjaston käyttämä kirjastojärjestelmä tietokantoineen Melindaan rajapintojen avulla.

Jotta kirjastojärjestelmällä voidaan työskennellä Melindassa, sen tulee tukea MARC 21 -formaattia ja tiedonsiirtoa ulkoiseen tietokantaan. Axiell Aurora -kirjastojärjestelmä on kytketty Melindaan niin, että kuvailu Melindaan onnistuu Auroran omalla luettelointiohjelmalla. Myös muiden kirjastojärjestelmien kuten Koha ja Mikromarc integraatio pyritään toteuttamaan samoin.

Kaikkiin maassamme tällä hetkellä käytettäviin kirjastojärjestelmiin ei voida toteuttaa tarvittavia rajapintoja tai niiden kehittäminen ei ole esimerkiksi kustannussyistä järkevää.

Rajapinnat

Melindan ja paikallisen tietokannan välisten rajapintojen toiminta on Melindaan liittymisen keskeisimpiä teknisiä kysymyksiä. Rajapinnoilla tarkoitetaan määriteltyä tapaa, jolla ohjelmistot kytkeytyvät toisiinsa eli käytännössä vaihtavat tietoa keskenään. Kukin rajapinta vaihtaa tavallisesti vain yhdenlaista tietoa. Melindassa työskentely ja tiedonsiirto Melindan ja paikallisen tietokannan välillä edellyttävät monenlaista tiedonsiirtoa, joten rajapintojakin tarvitaan useampia. Alla on listattuna ja lyhyesti kuvattuna Axiell Aurora -järjestelmässä käytettävät rajapinnat, joita Melinda-työskentelyssä hyödynnetään.

  • Hakurajapinta mahdollistaa tiedonhaun Melindasta Aurora-järjestelmällä. Noudettuja tietueita pystyy selailemaan ja muokkaamaan suoraan Aurorassa. Hakurajapinta perustuu SRW/U-standardiin.
  • Luettelointirajapinta mahdollistaa Aurorassa muokattujen tai luotujen tietueiden tallentamisen Melindaan.
  • Replikointirajapinta huolehtii Melindan ja paikallistietokannan välisestä tiedonsiirrosta: kun Melinda-tietuetta muokataan, muutos siirtyy replikointirajapinnan kautta paikallistietokantaan.

Yllä listatut rajapinnat ovat Melindassa työskentelyn kannalta välttämättömiä, minkä vuoksi niistä puhutaan yleistermillä Melinda-rajapinnat. Niissä kyse on bibliografisten tietueiden liikuttelusta sisään ja ulos Melindasta ns. Alephin X-serverin kautta. Ainakin Aurora-kirjastojen kohdalla hyödynnetään näiden lisäksi muitakin rajapintoja:

  • Haravointirajapinta: tämän kautta kirjaston tietueet saadaan liittymisvaiheessa poimittua ulos paikalliskannasta ja syötettyä sitten Melindaan. Haravointi perustuu OAI-PMH-standardiin.
  • Verkkopalvelurajapinta: hakee Melindan näyttöluetteloon paikalliskannasta nimekkeiden reaaliaikaiset saatavuustiedot. Axiell-järjestelmien tapauksessa verkkopalvelurajapintana toimii Axiell Web Service -rajapinta.

Viimeksi mainittuja rajapintoja käytetään myös Finnassa näytettävien aineistojen ja niiden saatavuustietojen hakuun. Haravointi- ja verkkopalvelurajapinnat eivät ole samalla tavalla kriittisiä Melindaan liittymiselle: paikalliskannan sisällön poimintaan on tarpeen vaatiessa muitakin mahdollisuuksia eikä saatavuustietojen tuominen Melindan näyttöluetteloon ole välttämätöntä, jos kirjasto ei niin halua. Pilottikirjastojen tapauksessa nämä kuitenkin kuuluvat rajapintakokonaisuuteen.