Kuvailuprosessi
Aineiston kuvailuprosessin yksityiskohdissa on eroja käytettävästä kirjastojärjestelmästä riippuen. Alla kuvailuprosessin kulku on kuvattu kaaviona Aleph- ja Aurora-järjestelmissä sekä Koha-TäTi-kuvailussa.
Tiedonhaku
Kuvailuprosessi alkaa aina tiedonhaulla. On ensiarvoisen tärkeää selvittää ensimmäiseksi huolellisesti, onko kuvailtavalle nimekkeelle jo olemassa tietuetta, tai voidaanko esimerkiksi teoksen vanhempien painosten tietueita hyödyntää kuvailun pohjana. Ennen uuteen kuvailuun ryhtymistä tulee saatavuus tarkistaa usealla eri hakuelementteihin perustuvalla haulla. Ensimmäinen haku on hyvä tehdä ISBN-tunnuksen tai vastaavan yksilöivän tunnisteen perusteella. Mikäli tämä ei tuota osumia, voidaan käyttää muita hakutapoja kuten tekijä- ja nimekehakua.
Tiedonhausta voidaan saada seuraavat tulokset:
| Hakutulos | Toimenpiteet |
|---|---|
| Yksi tietue | Mikäli esimerkiksi ISBN-haku tuottaa yhden osuman, se tarkistetaan ja poimitaan sitten paikalliskantaan joko sellaisenaan tai muokaten. |
| Hankinta- tai ennakkotietue | Kuvailtaessa vasta ilmestynyttä nimekettä haun tuloksena voi olla myös kirjaston hankinta- tai kustantajan ennakkotietue. Tällöin tämä tietue toimii kuvailun pohjana. Melindan ennakko- ja hankintatietueita voi vapaasti muokata. Erillistä tietuetta ei missään tapauksessa tule tehdä, jos minitietue on saatavilla, sillä tämä johtaisi tuplatietueiden syntymiseen. Minitietueiden täydentämisessä kannattaa hyödyntää tallennusalustoja. |
| Useita osumia | Tiedonhaun tuloksena voi olla jossain tapauksissa useita samaan nimekkeeseen viittaavia tietueita, erityisesti luetteloitaessa aineistoa, joka on julkaistu ennen ISBN-tunnusten käyttöönottoa. Yleensä nämä tapaukset ovat syntyneet, kun uusia tietokantoja on yhdistetty Melindaan. Jos kyseessä on tuplatietue eli samaan nimekkeeseen viittaavia tietueita on kaksi tai enemmän, voit lisätä tietokantatunnuksen yhteen niistä ja yhdistää tietueet selaimessa toimivalla Merge-ohjelmalla. Huolehdi kuitenkin ennen yhdistämiseen ryhtymistä, että hallitset kuvailusääntöjen säädökset niistä tilanteista, joissa kuuluu tehdä uusi kuvailu nimekkeelle. Näistä tärkeimmät ovat:
Tietueiden yhdistelyssä tulee olla erittäin huolellinen, sillä väärin yhdistyneiden tietueiden erottelu on hankala ja aikaa vievä prosessi. |
| Vanhempia painoksia tai sarjan muita osia | Jos Melindasta ei löydy valmista tietuetta kuvailtavalle nimekkeelle mutta sen sijaan löytyy teoksen muita painoksia tai sarjajulkaisun aiempia osia, näitä voi käyttää uuden nimekkeen pohjana. |
| Ei osumia | Mikäli usean eri hakuelementteihin perustuvan haun jälkeen todetaan, ettei nimekettä ole vielä kuvailtu Melindaan, tulee luoda uusi tietue. |
Tietueen hakeminen ulkoisista tietokannoista
Jos luetteloitavalle nimekkeelle ei löydy tietuetta Melindasta, tietuetta kannattaa etsiä ulkoisista tietokannoista.
Luo tietue
Uusi tietue voidaan luoda Melindaan joko poimimalla se ulkoisesta tietokannasta tai primaariluetteloimalla.Poimintaluetelointi
Tietueen konvertointi
Vaikka metatietovarannossa käytettävä MARC 21 -formaatti on laajassa kansainvälisessä käytössä, poikkeavat eri maiden kuvailukäytännöt toisistaan niin paljon että ulkomaisista tietokannoista poimitut tietueet on ajettava konversion läpi ennen tuontia Melindaan. Lisäksi poimitut tietueet voivat käyttää eri merkistöä, joka vaatii muunnoksen ennen tallennusta. Tietueiden konvertointi tapahtuu USEMARCON-ohjelmalla, jonka yhteydessä voi halutessaan käyttää graafista USEMARCON GUI -käyttöliittymää.
USEMARCONilla voidaan ajaa erilaisia konversioita, joita jaellaan ns. konversiopaketteina. Ohjelman käyttämiä konversiosääntöjä voi muokata myös itse verrattain helposti, tähän ohjeita tarjoaa ohjelman manuaali (PDF).
Melindassa voidaan käyttää seuraavia Kansalliskirjaston tarjoamia konversioita:
- BookWhere-konversio (GitHubissa): siivoaa ulkomaisista tietokannoista poimittujen tietueiden ylimääräisiä kenttiä, suomentaa funktiokoodeja ja tekee muita suomalaisen luettelointikäytännön mukaisia muunnoksia.
- Kyrilliikkakonversiot : translitteroivat kyrillisillä kirjaimilla tallennetut kentät latinalaisille aakkosille omiin kenttiinsä, säästäen näin luetteloijan vaivoja ja aikaa. Näin käsitellyt tietueet ovat löydettävissä sekä kyrillisin kirjaimin että latinitsaksi tehtävillä hauilla. Itse tallennetuille ja muualta poimituille kyrilliikkatietueille on erilliset konversiot. Primaariluetteloidut kyrilliikkatietueet konvertoidaan Melindaan luetteloitaessa serverillä eli Usemarconia tai konversiopakettia ei tarvitse käyttää. Poimitut kyrilliikkatietueet sen sijaan ajetaan normaalisti USEMARCON-konversion läpi.
- Ebrary-tietueille ja SFX-lehtien minitietueille on omat konversionsa (GitHubissa)
- USEMARCON & USEMARCON GUI: ohjelmat sekä ohjeita niiden asennukseen ja käyttöön
Poimitun tietueen ja minitietueen yhdistäminen
Mikäli ulkomaisesta tietokannasta poimitulle tietueelle on olemassa jo minitietue, tulee täydellinen tietue yhdistää minitietueeseen. Tämä tapahtuu seuraavasti:
Toinen tapa minitietueen ja poimitun tietueen yhdistämiseen on tallentaa poimittu tietue ensin Melindaan ja yhdistää tietueet sitten Merge-ohjelmalla.
Ulkoisista tietokannoista haetun tietueen käsittely
Primaarikuvailu
Uutta nimekettä primaariluetteloitaessa on tavallisesti järkevintä käyttää kuvailun pohjana soveltuvaa vanhaa tietuetta tai tallennusalustaa. Tällainen työskentelytapa säästää aikaa ja vaivaa sekä vähentää virhemahdollisuuksia.Tietueen kopioiminen luetteloinnin pohjaksi
Jos tietokannassa on tietue esimerkiksi kuvailtavan nimekkeen vanhemmalle painokselle, moniosaisen teoksen aikaisemmalle osalle, samassa sarjassa julkaistulle aiemmalle nimekkeelle tai vastaavalla tavalla samantyyppiselle teokselle, kannattaa kuvailu tehdä tällaisen tietueen pohjalle. Toimi tällaisessa tapauksessa näin:
Tarkasta ja muokkaa
Lähtökohtana Melinda-tietueiden käsittelyssä on yksinkertainen ohje: tarkasta tietue huolellisesti läpi, katso että siitä löytyvät tarvittavat tiedot ja ne ovat oikein. Mikäli tiedoissa on virheitä tai puutteita, korjaa ja täydennä ne. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan muille kuvailijoille voy-cat-listalla (ohjeet alla).
Mitä saa muuttaa?
Melindassa olevia tietueita saa muokata, erityisesti virheiden korjaaminen on tärkeää ja sisällönkuvailun rikastaminen suotavaa. Tietoja saa poistaa tietueista vain silloin, kun voidaan olla täysin varmoja siitä, että kenttien sisältämä tieto on tarpeetonta tai virheellistä. Jos olet epävarma asiasta tai siitä, mihin kenttää ylipäätään tarvitaan, älä poista sitä. Ongelmatilanteissa kollegoilta saa nopeasti apua sähköpostilistoilla voy-cat[at]helsinki.fi tai me-luetteloijat[at]helsinki.fi (liittymisohjeet täällä).
Yksi peukalosääntö on, että kenttiä, joihin liittyy muiden tietokantojen tunnuksia, ei saa poistaa. Näistä esimerkkinä ovat tilastointimerkinnät (XLUETTELOITU) ja kentät, joihin on liitetty muiden tietokantojen ohjauskomentoja (alakentät $5 ja $9). Lisätietoja esim. täältä.
Melindan tietuetta päivitettäessä pitää olla tarkkana, ettei muuta kiinteämittaisen kentän merkitsevää arvoa "tyhjä" muuksi. Esimerkkinä merkitsevästä tyhjästä ovat Fennican kuvailutaso 000/17, 008/18-21 "ei kuvitusta" tai 28 "ei virallisjulkaisu".
Sarja-aineiston oikea nimen muoto (auktorisoitu nimi kenttään 830) tarkistetaan sarjan oman kuvailutietueen 245-kentästä. Kotimaiset sarja-aineistot tarkistetaan Fennicasta tai Melindan Fennica-tietueesta ja ulkomaiset vastaavista kansallisbibliografiatietokannoista, esim. Kongressin kirjastosta. Kannattaa kiinnittää huomiota isoihin ja pieniin kirjaimiin ja numerotiedon merkitsemiseen.
Kansalliskokoelmien tietueet
Kansalliskokoelmiin kuuluvat mm. Fennica ja Viola. Kansallisbibliografia Fennicaa on kuvailtu Melindaan tammikuusta 2014 lähtien ja Viola-kansallisdiskografian tietueet tuotiin Melinda-tietokantaan vuonna 2019. Kokoelmien tietueet tehdään muiden tiedontuottajien tapaan suoraan Melindaan, josta ne sitten replikoituvat Kansalliskirjaston kokoelmien tietokantaan Fikkaan. Melindassa oleva tietue on myös Kansalliskirjaston kokoelmien osalta ensisijainen. Kansalliskirjaston kokoelmien kuvailussa noudatetaan kansallisbibliografista kuvailutasoa.
Tunnistaminen
Kansalliskirjaston kokoelmien tietueet tunnistaa seuraavista piirteistä:
- Nimiön merkkipaikassa 17 on kansallisbibliografian ja -diskografian tunnuksena tyhjämerkki.
- 040‡a-osakentässä on uudemmissa tietueissa ISIL-tunnus FI-NL
- 042‡a-osakentässä on uudemmissa tietueissa tunnus finb (Fennica-kansallisbibliografia) ja finbd (Viola-kansallisdiskografia)
- LOW-tag: FENNI / VIOLA / FIKKA
Yleensä FENNI<KEEP>-merkitty UDK-luokitus 080-kentässä
- ISBN-tunnuksettomilla kansallisbibliografiatietueilla on NBN-tunnus kentässä 015.
Muokkaaminen
Kansallisbibliografian tietueet eivät ole muihin tietokantoihin nähden erityisasemassa, vaan nekin ovat yhteisiä. Fennican tietueita saa siis tarpeen vaatiessa korjata ja täydentää. Kuten muissakin tietueissa, tietueen tunnisteita ei kuitenkaan tule muuttaa tai tietoja poistaa, mikäli niissä ei ole selvää virhettä. Tärkeää on huomioida erityisesti seuraavat seikat:
- Älä muuta Fennica-tietueiden ISBN- tai ISSN-tunnistenumeroita. Nämä ovat keskeisiä Kansalliskirjaston antamia elementtejä kansallisbibliografiassa. Jos Fennica-tietueiden tunnistenumeroissa on korjattavaa, ilmoita asiasta ISBN- tai ISSN-keskukseen (isbn-keskus[at]helsinki.fi, issn-keskus[at]helsinki.fi).
- Älä muuta Melindassa kansallisbibliografian tietueiden tasokoodia. Tasokoodin voi haluttaessa muuttaa replikointivaiheessa automaattisesti omaan kantaan.
- Älä muuta / poista kansallisbibliografian tai -diskografian ohjauskomentoja. Ne ovat muotoa ‡9 FENNI / VIOLA<KEEP> / <DROP>
- Älä muuta / poista organisaatiokohtaisia kenttiä, joissa on osakenttä ‡5 FENNI / VIOLA .
- Älä poista 594-kentässä olevaa merkintää ENNAKKOTIETO. Kansallisbibliografia korjaa merkinnän aikanaan osana omia prosessejaan.
- Kansalliskokolemien tietueissa on omia 9XX-kenttiä, joita ei tule poistaa tai editoida. Nämä kentät sisältävät poimintakoodeja ja tilastointiin liittyviä tunnisteita sekä vastaavia vain kansalliskokoelmien käyttämiä funktioita.
Kopiominen
Jos kopioit Fikka-tietueen oman tietueesi pohjaksi, tulee kaikki Fennicaan tai Violaan viittaavat tunnisteet poistaa. Poikkeuksen muodostaa LOW-tag, joka ei kopioidu uuteen tietueeseen.
Kansallisbibliografia-kenttien merkitykseen ja Fennican kuvailuperiaatteisiin voi tutustua julkaisuarkisto Doriassa olevien dokumenttien avulla.
Hybriditietue
Hybriditietueet ovat RDA-konversiossa muokattuja tietueita, joissa on sekä ISBD- että RDA-tietueiden piirteitä. Hybriditietueen tunnistaa siitä että 040-kentässä ei ole e-osakentässä merkintää rda ja julkaisutiedot ovat 260-kentissä. Kuvailukäytännöt voivat olla ISBD-sääntöjen mukaisia, mm. päähakuelementit voivat poiketa RDA-periaatteista. Vanhoja konversion läpikäyneitä tietueita ei tarvitse yleensä muuttaa RDA:ksi. Kirjoitusvirheiden yms. korjaamista ja tuplakenttien poistamista sekä tietueen siivoamista voi tehdä niin kuin ennenkin muuttamatta tietuetta kuitenkaan RDA-tietueeksi.
- Ohjeita hybriditietueiden käsittelyyn: Tietueiden käsittely RDA-konversion jälkeen sekä esitys Talonmiehen tuokiossa
Ilmoita voy-cat-listalla
- Tietueisiin tehdyistä merkittävistä korjauksista, kuten hakuelementtien muutoksesta, ilmoitetaan muille kirjastoille sähköpostilistalla (voy-cat[at]helsinki.fi, liittymisohjeet täällä). Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit voi lähettää suoraan ao. kirjastoille. Väärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan lomakkeella Kansalliskirjastolle.
Käytännössä "merkittävät korjaukset" tarkoittavat muutoksia kentissä:
100, 110, 111, 130
240, 245
700, 710, 711, 730
800, 810, 811, 830
Luokituskentät
Voy-cat-listalla ilmoitetaan pääasiassa vain niistä muutoksista, jotka koskevat useita kirjastoja. Voy-cat-listalle laitettavan viestin otsikkoon suositellaan laitettavaksi tietueessa olevat LOW tagit. Vain yhtä tai muutamaa kirjastoa koskevat korjaukset tai yksittäiset LOW-tagien poistopyynnöt lähetetään suoraan kirjastoille. Pienistä korjauksista tietueisiin ei tarvitse ilmoittaa ollenkaan, esim. siitä jos 856 kentän linkki korjataan.
Tallenna tietue
Tietueen poistaminen
Metatietovarannossa tietue poistetaan kokonaan ainoastaan silloin, kun se on alun perin jollain tapaa virheellinen tai puutteellinen.
Muissa tapauksissa itse bibliografinen tietue saa aina jäädä Melindaan, vaikka sillä ei enää olisi yhtään omistavaa kirjastoa. Tuplatietuetta ei saa suoraan poistaa, vaan tietueet yhdistetään Merge-ohjelmalla.
Kun nimeke poistetaan kirjaston kokoelmista, Melindassa toimenpiteeksi riittää tietokantatunnuksen poistaminen tietueesta. Melindan viimeisen tietokantatunnuksen poistamiseen ei liity mitään erityistoimenpiteitä. Toki tällöin on hyvä harkita tulisiko nimeke lähettää Varastokirjastoon. Aikaisemman suosituksen mukaista 500-kentän X-merkintää ei enää tarvitse tehdä Varastokirjastoa varten, vaan tietue saa jäädä Melindaan sellaisenaan.
Jos kerralla poistettavia tietueita on kymmeniä tai satoja, tietokantatunnusten massapoisto voidaan ajaa kirjaston toivomuksesta myös Kansalliskirjastossa. Tähän tarvitaan lista oman tietokannan tietueiden bib-id-tunnuksista sekä Melindan puolella 035-kentissä olevista tunnisteista. Tähän liittyen paras yhteydenottokanava on palveluosoite melinda-posti[at]helsinki.fi.
