Versions Compared

Old Version 1

changes.mady.by.user Unknown User ([email protected])

Saved on

compared with

New Version 97

changes.mady.by.user Unknown User ([email protected])

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.


borderColorblack
Panelsection


Column
width
bgColorwhite
borderStyledashed
60

Kuvailuprosessi

Aineiston kuvailuprosessi on eri kirjastojärjestelmissä erilainen

Kuvailuprosessi Melindassa

Aineiston kuvailuprosessin yksityiskohdissa on eroja käytettävästä kirjastojärjestelmästä riippuen Aurorassa Koha-TäTissä

. Alla kuvailuprosessin kulku on kuvattu kaaviona Aleph-, Alma- ja Aurora-järjestelmissä sekä Koha-TäTi-kuvailussa.

Section


Expand
titleKuvailuprosessi Alephissa

Prosessikaavio kuvailuprosessin kulusta Aleph-luettelointiklientillä.Image Modified

(Klikkaamalla kuvaa saat sen suuremmaksi.)


Expand
titleKuvailuprosessi
Almassa

Alman Melinda-prosessi

Image Removed


Expand
titleKuvailuprosessi
Aurorassa

Image Removed

Prosessikaavio kuvailuprosessin kulusta Auroran luettelointiohjelmallaImage Added


(Klikkaamalla kuvaa saat sen suuremmaksi.)


Expand
titleKuvailuprosessi TäTissä

Prosessikaavio kuvailuprosessin kulusta Koha-luettelointiohjelmalla.Image Added

(Klikkaamalla kuvaa saat sen suuremmaksi.) 






Column
width40


Panel
borderStylesolid
titleKuvailuprosessi

Table of Contents
maxLevel3




Panel

Tiedonhaku

Aloita kuvailutyö tutkimalla, onko jo joku ehtinyt kuvailla julkaisun Melindaan tai johonkin muuhun tietokantaan, josta voisit sen poimia omaan käyttöösi.

Tiedonhaku Melindasta

Aloita kuvailu tiedonhaulla Melindasta.

  • Kokeile hakua eri hakuelementillä: ISBN- tai muu standarditunnus, tekijä, nimeke.
    • Onko julkaisulle jo olemassa tietuetta, jonka voit poimia?
    • Tai voitko hyödyntää julkaisun vanhempien painosten tietueita kuvailun pohjana?

Tarvittavat toimenpiteet riippuvat hakutuloksesta

Panel
borderColorblack
bgColorwhite
borderStyledashed

Tietueen hakeminen

Kuvailuprosessi alkaa aina tiedonhaulla. On ensiarvoisen tärkeää selvittää ensimmäiseksi huolellisesti, onko kuvailtavalle nimekkeelle jo olemassa tietuetta, tai voidaanko esimerkiksi teoksen vanhempien painosten tietueita hyödyntää kuvailun pohjana. Ennen uuteen kuvailuun ryhtymistä tulee saatavuus tarkistaa usealla eri hakuelementteihin perustuvalla haulla. Ensimmäinen haku on hyvä tehdä ISBN-tunnuksen tai vastaavan yksilöivän tunnisteen perusteella. Mikäli tämä ei tuota osumia, voidaan käyttää muita hakutapoja kuten tekijä- ja nimekehakua.

Tiedonhausta voidaan saada seuraavat tulokset:

HakutulosToimenpiteet
Yksi tietueMikäli esimerkiksi ISBN-haku tuottaa vain yhden osuman, se tarkistetaan ja poimitaan sitten paikalliskantaan tarkista tietue ja poimi se paikalliseen tietokantaan joko sellaisenaan tai muokaten.
Hankinta- tai ennakkotietueKuvailtaessa vasta ilmestynyttä nimekettä

Vasta ilmestynyt julkaisu: haun tuloksena voi olla myös kirjaston hankinta- tai kustantajan ennakkotietue.

Tällöin tämä tietue toimii

. 

  • Käytä hankinta- tai ennakkotietuetta kuvailun pohjana.
  • Voit muokata Melindan ennakko- ja hankintatietueita
voi vapaasti muokata. Erillistä tietuetta ei missään tapauksessa tule tehdä, jos minitietue on saatavilla, sillä tämä johtaisi tuplatietueiden syntymiseen. Minitietueiden täydentämisessä kannattaa hyödyntää tallennusalustoja

Useita osumia

Tiedonhaun tuloksena voi joskus olla jossain tapauksissa useita samaan nimekkeeseen viittaavia tietueita, erityisesti luetteloitaessa aineistoa, joka on julkaistu useita saman manifestaation tietueita.

  • Tuplatietueita on erityisesti julkaisuista, jotka ovat ilmestyneet ennen ISBN-tunnusten käyttöönottoa.
Yleensä nämä tapaukset ovat syntyneet
  • Tuplatietueita on tullut, kun uusia tietokantoja on yhdistetty
Melindaan
  • Melinda-tietokantaan.

Jos kyseessä on tuplatietue eli samaan nimekkeeseen samaan julkaisuun viittaavia tietueita on kaksi tai enemmän, voit lisätä tietokantatunnuksen yhteen niistä ja yhdistää tietueet :

Tee uusi tietue:Huolehdi kuitenkin ennen yhdistämiseen ryhtymistä, että hallitset kuvailusääntöjen säädökset niistä tilanteista, joissa kuuluu tehdä uusi kuvailu nimekkeelle. Näistä tärkeimmät ovat: 

  • Mikäli ISBN-tunnus muuttuu uudessa painoksessa
    • , tehdään uusi kuvailu
  • .
  • Julkaisun
    • jokaisesta ilmiasusta (esim.
  • eri ilmiasuista on omat tietueensa (painettu ja elektroninen)
    • tehdään erilliset kuvailutietueet
  • Voit tehdä uuden tietueen, jos Melindassa on Varastokirjaston tietue, jossa yhdelle tietueelle on kuvailtu useita sarjan osia.
    • Varastokirjastolla on
    • heidän käyttämäänsä
    • matalamman tarkkuuden
    • kuvailutasoon liittyviä muista poikkeavia käytäntöjä, esimerkiksi moniosaisten teosten kuvailua yhdellä tietueella.

Tietueiden yhdistelyssä tulee olla erittäin huolellinen, sillä väärin yhdistyneiden tietueiden erottelu on hankala ja aikaa vievä prosessi.

    • kuvailutaso ja muista poikkeavia kuvailukäytäntöjä.
Vanhempia painoksia tai sarjan muita osia

Jos Melindasta ei löydy valmista tietuetta kuvailtavalle nimekkeelle julkaisulle, mutta sen sijaan löytyy teoksen muita painoksia tai sarjajulkaisun aiempia osia, näitä voi käyttää uuden nimekkeen voit käyttää niitä kuvailtavana olevan julkaisun tietueen pohjana. 

Ei osumiaMikäli usean eri hakuelementteihin perustuvan haun jälkeen todetaan, ettei nimekettä Jos julkaisua ei ole vielä kuvailtu Melindaan, tulee luoda luo uusi tietue.  
Tietueen hakeminen ulkoisista

Tiedonhaku muista tietokannoista

 Jos luetteloitavalle nimekkeelle julkaisulle ei löydy tietuetta Melindasta, tietuetta kannattaa etsiä ulkoisista etsi myös muista tietokannoista.

Expand
titleOhje AlephilleUlkoiset tietokannat Alephissa

Poimi tietueita Tämän voi tehdä BookWhere-ohjelmalla tai suoraan Alephilla. Huomaa, että Alephilla ulkomailta poimitut tietueet joutuu muokkaamaan käsin suomalaisten luettelointikäytäntöjen mukaisesti, sillä Alephissa ei ole sisäänrakennettua konversiota.

  • BookWhere-poiminta onkin yleensä käytännössä suoraa poimintaa vaivattomampaa ja
myös
  • nopeampaa. Lisäksi konversio tarkistaa ja tarvittaessa muuntaa
myös
  • poimittujen tietueiden merkistön.

Mikäli kirjastolla ei ole BookWhere-lisenssiä, myös Voyagerin etäyhteystoiminnolla voi poimia tietueita. Voyagerista tallennetut tietueet voidaan sitten ajaa BookWhere-konversion läpi.

  • Bookwhere-ohje Metatietotyöryhmän wikissä: BookWhere.
  • Alephilla ulkomailta poimitut tietueet joudut muokkaamaan käsin suomalaisten luettelointikäytäntöjen mukaisiksi, sillä Alephissa ei ole sisäänrakennettua konversiota.
  • Ohje poimittujen tietueiden siirtämiseksi
  • Bookwhere-ohje Metatietotyöryhmän wikissä: BookWhere
  • Ohje poimittujen tietueiden tuomiseen Alephiin: MARC 21 -tietueiden tuominen Alephiin.
  • Alephin etäkantahakuohje Melinda-asiakaswikissä: Haku Alephissa muista tietokannoista.


Panel

Ohje AuroralleUlkoiset tietokannat Aurorassa


Panel

Ulkoiset tietokannat Koha-TäTissä - ohje tulossa



Panel

Anchor
Luo tietue
Luo tietue
Uusi tietue

Voit tehdä uuden tietueen kuvailun kohteena olevalle julkaisulle joko poimimalla valmiin tietueen toisesta tietokannasta tai kuvailemalla julkaisun itse eli primaarikuvailemalla.
Voit tehdä Melindaan sekä emo- että osakohdetietueita.

Poiminta

Poiminnalla tarkoitetaan tietueen hakemista toisesta tietokannasta omaan tietokantaan. Etenkin ulkomaisista tietokannoista poimittuja tietueita pitää usein muokata ennen tallennusta Melindaan.

Aleph-kirjastojärjestelmää käyttävät kirjastot voivat konvertoida poimitut tietueet RDA-tietueiksi "Bookwhere-RDA”-konversiolla ja tuoda ne sitten Melindaan uusiksi tietueiksi.

Poimitun tietueen konvertointi

Aja ulkomaisista tietokannoista poimitut tietueet konversion läpi ennen tuontia Melindaan, koska käytetty formaatti, sen sovellukset, kuvailusäännöt ja käytetyt merkistöt poikkeavat maittain.

Konvertoi tietueet USEMARCON-ohjelmalla. USEMARCONin yhteydessä voit

borderColorblack
bgColorwhite
borderStyledashed

Tietueen luominen Melindaan

Uusi tietue voidaan luoda Melindaan joko poimimalla se ulkoisesta tietokannasta tai primaariluetteloimalla.

Poimintaluettelointi

Tietueen konvertointi

Vaikka metatietovarannossa käytettävä MARC 21 -formaatti on laajassa kansainvälisessä käytössä, poikkeavat eri maiden kuvailukäytännöt toisistaan niin paljon että ulkomaisista tietokannoista poimitut tietueet on ajettava konversion läpi ennen tuontia Melindaan. Lisäksi poimitut tietueet voivat käyttää eri merkistöä, joka vaatii muunnoksen ennen tallennusta. Tietueiden konvertointi tapahtuu USEMARCON-ohjelmalla, jonka yhteydessä voi halutessaan käyttää graafista USEMARCON GUI -käyttöliittymää.

USEMARCONilla voidaan voit ajaa erilaisia konversioita, joita jaellaan ns. ; ne jaetaan konversiopaketteina. Ohjelman Voit muokata USEMARCONn käyttämiä konversiosääntöjä voi muokata myös itse verrattain helposti, tähän ohjeita tarjoaa ohjelman manuaali , ohjeet löydät käyttöoppaasta: User's Manual(PDF).

Melindassa voidaan käyttää seuraavia Kansalliskirjaston tarjoamia konversioitakäytössä olevat Kansalliskirjaston tarjoamat konversiot:

  • BookWhere-konversio (GitHubissa): siivoaa
    • Siivoaa ulkomaisista tietokannoista poimittujen tietueiden ylimääräisiä kenttiä, suomentaa funktiokoodeja ja tekee muita suomalaisen
    luettelointikäytännön
    • kuvailukäytännön mukaisia muunnoksia.
  • Kyrilliikkakonversiot :
    • Kyrilliikkakonversiot translitteroivat kyrillisillä kirjaimilla tallennetut kentät latinalaisille aakkosille omiin kenttiinsä
    , säästäen näin luetteloijan vaivoja ja aikaa. Näin käsitellyt tietueet ovat löydettävissä sekä kyrillisin kirjaimin että latinitsaksi tehtävillä hauilla.
    • .
    • Käsitellyt tietueet löytyvät tiedonhaussa sekä kyrillisillä että latinalaisilla kirjaimilla.
    • Itse tallennetuille ja muualta poimituille kyrilliikkatietueille on erilliset konversiot
    . Primaariluetteloidut
    • .
    • Poimitut kyrilliikkatietueet ajetaan normaalisti USEMARCON-konversion läpi.
    • Primaarikuvaillut kyrilliikkatietueet konvertoidaan
    Melindaan luetteloitaessa serverillä eli Usemarconia
    • koneellisesti palvelimella Melindaan kuvailtaessa, joten USEMARCONia tai konversiopakettia ei tässä tapauksessa tarvitse käyttää
    . Poimitut kyrilliikkatietueet sen sijaan ajetaan normaalisti USEMARCON-konversion läpi
    • .
  • Ebrary-tietueille ja SFX-lehtien minitietueille on omat konversionsa (Kansalliskirjaston GitHubissa).
  • USEMARCON & USEMARCON GUI: ohjelmat -sivulla ovat ohjelmien asennuspaketit sekä ohjeita niiden asennukseen ja käyttöön käyttöön. 

Varmista, että konversiopakettisi on ajan tasalla:

  • Konversiopaketteja päivitetään aika ajoin
, varmista että käytössäsi on viimeisin versio
  • .
  • Päivityksien julkaisuista tiedotetaan
voy
  • melinda-cat [at] helsinki.fi-sähköpostilistalla.

Poimitun tietueen

ja minitietueen

yhdistäminen Melindan minitietueeseen

Mikäli ulkomaisesta tietokannasta poimitulle tietueelle on olemassa jo minitietue, tulee täydellinen tietue yhdistää minitietueeseen. Tämä tapahtuu seuraavasti:

Yhdistä toisesta tietokannasta poimimasi täydellinen tietue Melindassa jo olevaan minitietueeseen, jos sellainen on. Alla eri kuvailuohjelmien ohjeet tietueiden yhdistelyyn.

  • Vaihtoehto: poimi täydellinen tietue tuplatietueeksi Melindaan ja yhdistä tietueet Merge-ohjelmalla.
Expand
titleYhdistäminen Alephissa
  • Avaa molemmat tietueet (esim. hankintatietue ja poimittu täydellinen tietue) Alephissa.
  • Kopioi täydellinen tietue leikepöydälle klikkaamalla se aktiiviseksi ja valitsemalla valikoista Edit text... - Copy record (tai Ctrl+D).
  • Klikkaa minitietue aktiiviseksi. Liitä kopioitu tietue sen päälle valitsemalla Edit text ... - Paste Record (tai Alt+D). Kohdetietueen tunniste (tietue-ID kentässä 001) säilyy, samoin tietokantatunnukset SID- ja LOW-kentissä, varsinainen bibliografinen tieto tulee kopioidusta tietueesta.
  • Tallenna muutokset. Jos lähdetietue (esim. BookWherestä) on välillä tallennettu, muista poistaa se Melindasta.


Panel

Yhdistäminen Aurorassa

Toinen tapa minitietueen ja poimitun tietueen yhdistämiseen on tallentaa poimittu tietue ensin Melindaan ja yhdistää tietueet sitten Merge-ohjelmalla.

Ulkoisista tietokannoista haetun tietueen käsittely


Panel

Yhdistäminen Koha-TäTissä - ohje tulossa

Poimittujen tietueiden käsittely

Alla eri kuvailuohjelmien ohjeet tietueiden käsittelyyn Melindassa.

Expand
titleOhje AlephilleKäsittely Alephissa

Kopioi Alephilla etäkannasta haettu tietue pitää kopioida tietue  Cataloguing-valikon Duplicate Record-kohdasta (pikanäppäin Ctrl-N). Sen jälkeen se on käsiteltävissä kuten normaali uusi tietue, ja saa Melindan tietuenumeron, kun se tallennetaan.Etäpoiminnassa syntyneet
Käsittele tietue kuten normaalisti uusi tietue käsitellään.
Poista etäpoiminnassa tulleet SID-kentät tulee poistaa tietueesta ennen tallentamista. Alla esimerkkitapaus:

SID   ‡‡aZ39 ‡‡b TILDA ‡‡c

Tietue saa Melindan tietuenumeron, kun tallennat sen. $$aZ39 $$b TILDA $$c


Panel

Ohje AuroralleKäsittely Aurorassa

Primaariluettelointi

Uutta nimekettä primaariluetteloitaessa on tavallisesti järkevintä


Panel

Käsittely Koha-TäTissä - ohje tulossa

Primaarikuvailu

Kun luot uuden tietueen, voit käyttää kuvailun pohjana

soveltuvaa

joko vanhaa tietuetta tai

tallennusalustaa. Tällainen työskentelytapa säästää aikaa ja vaivaa sekä vähentää virhemahdollisuuksia.
Tietueen kopioiminen luetteloinnin pohjaksi

Jos tietokannassa on  tietue esimerkiksi kuvailtavan nimekkeen vanhemmalle painokselle, moniosaisen teoksen aikaisemmalle osalle, samassa sarjassa julkaistulle aiemmalle nimekkeelle tai vastaavalla tavalla samantyyppiselle teokselle, kannattaa kuvailu tehdä tällaisen tietueen pohjalle. Toimi tällaisessa tapauksessa näin: 

Expand
titleOhje Alephille
  • Avaa pohjana käytettävä tietue näytölle
  • Tee tietueesta kopio klikkaamalla Alephin palkista Cataloging - Duplicate Record (tai Ctrl+N)
  • Perkaa kopioidusta tietueesta kaikki tunnistekentät, tilastointimerkinnät ja tietokantatunnukset. Näitä ovat esimerkiksi kentät 010, 015, 020, 022, 035, 579 ja SID.
  • Muokkaa kopiota tarpeen mukaan, tallenna ja lisää LOW-tag normaalisti.
Panel

Ohje Auroralle

Tallennusalustojen/luettelointipohjien käyttö
Kun nimeke kuvaillaan alusta alkaen itse, on yleensä hyvä käyttää jotain tallennusalustaa. Luettelointiohjelmissa on käytettävissä valmiita tallennusalustoja erityyppisille aineistoille, minkä lisäksi niitä voi luoda myös itse paikalliseen käyttöön. Omiin tallennusalustoihin voi esitäyttää oman organisaation käytäntöjen mukaista sisältöä.

KUMEA-työryhmä on tehnyt esimerkkejä RDA-tallennusalustoista eri aineistotyypeille, ks. RDA-tallennusalustoja.

Minitietueen ja tallennusalustan yhdistäminen

Kuten alusta asti tehtävässä primaariluetteloinnissa, myös hankinta- tai ennakkotietueen täydentämisessä kannattaa käyttää apuna tallennusalustoja. Tämä toimii seuraavasti:

Expand
titleOhje Alephille
  • Avaa minitietue näytölle muokattavaksi.
  • Valitse Edit Actions - Expand from Template (tai Ctrl+E)
  • Valitse avautuvasta luettelosta sopiva tallennusalusta joko palvelimelta tai omalta kovalevyltäsi.
Valittu tallennusalusta avautuu siten, että minitietueen kenttien sisältö säilyy.
Panel
Ohje Auroralle
Muuntaja-ohjeman käyttö tietueiden muuttamiseksi aineistotyypistä toiseen

Muuntaja on Kansalliskirjastossa kehitetty ohjelma tietueiden muuntamiseen aineistotyypistä toiseen. Tämä Aleph-ohjelmaan liittyvä apuohjelma tuottaa e-aineistojen tietueita painetun version tietueista ja painetun version tietueita e-aineiston tietueista. Tarkemmat ohjeet löytyvät Melinda-wikin sivulta Muuntaja-ohjelma.

Muuntajaa käytetään verkkoselaimella (Chrome tai Firefox) osoitteessa https://muuntaja.melinda.kansalliskirjasto.fi. Kirjautuminen tapahtuu Melinda-tunnuksilla.

Auktorisoitujen hakumuotojen käyttö

Henkilö- ja yhteisönnimistä sekä asiasanoista käytetään hakukentissä (mm. 100/600/700-kentät) auktorisoituja hakumuotoja. Suoraan julkaisusta kuvailukenttiin jäljennettävät tiedot (esim. kenttään 245 ja 264), eivät välttämättä ole auktorisoituja muotoja.

Melindassa on käytössä auktoriteettitietokanta Asteri, jonka sanastoista löytyvät tällä hetkellä ajantasaiset YSA, Allärs, Musa ja Cilla sekä nimistä Fennican tuottamat henkilönimi- ja yhteisöauktoriteetit. Asiasana-, yhteisö- ja henkilökenttiä syötettäessä on tärkeää muistaa tehdä aina auktoriteettitarkistus Asterista, jotta hakumuodot tulevat tietokantaan oikein ja yhdenmukaisella tavalla.

Vaikka Asterissa on lähinnä kotimaisia nimiä, myös ulkomaiset nimet kannattaa tarkistaa. Eri maiden kansalliskirjastojen tietokannat ovat hyviä lähteitä. Muutama esimerkkilinkki:

  • Kongressin kirjasto http://authorities.loc.gov/
  • VIAF - The Virtual International Authority File https://viaf.org/
    • ISNI-keskus http://www.isni.org/
    Expand
    titleOhje hakumuotojen käyttöön Alephissa

    Mikäli työasemallasi ei ole Asteria asennettuna, saat sen asennettua seuraavan ohjeen avulla: 

    Panel

    Ohje hakumuotojen käyttöön Aurorassa

    Metatietosanasto ja vakiofraasit

    Melindassa käytetään yleisiä huomautuksia ja vakiofraaseja, joita löytyy Metatietosanastosta. Yhdenmukaisten termien käyttö on tärkeää, koska se mahdollistaa tiedon automaattisen käsittelyn ja käännökset eri kielille. Metatietosanasto on kuvailijan työkalu aineiston kuvailussa ja hauissa tarvittavien termien valinnassa. Metatietosanasto on jäsennelty RDA-rakenteen mukaisesti. Sanastoa täydennetään jatkuvasti.

    Expand
    titleOhje Alephille

    Asterista poimittavien auktorisoitujen nimimuotojen ja asiasanojen lisäksi Alephissa myös monien muiden kenttien sisältö voidaan poimia valmiista vaihtoehdoista. Tällaisia vaihtoehtolistoja löytyy esimerkiksi erilaisille koodeille ja vakiofraaseille. Sisältövaihtoehdot liittyvät Metatietosanaston termeihin ja fraaseihin, MARC 21 -formaattiin, sen suomalaisiin soveltamiskäytäntöihin sekä Alephin toiminnallisuuteen.

    Expand
    titleOhje Auroralle
    •  Aurorassa on poimittavissa valmiita sisältövaihtoehtoja eräissä kentissä (mm. suhdetermit) ja luettelointipohjiin voi laittaa fraaseja valmiiksi.
    Panel
    borderColorblack
    bgColorwhite
    borderStyledashed

    Tietueen tarkastaminen ja muokkaaminen

    Lähtökohtana Melinda-tietueiden käsittelyssä on yksinkertainen ohje: tarkasta tietue huolellisesti läpi, katso että siitä löytyvät tarvittavat tiedot ja ne ovat oikein. Mikäli tiedoissa on virheitä tai puutteita, korjaa ja täydennä ne. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan muille kuvailijoille voy-cat-listalla (ohjeet alla).

    Mahdolliset ja kielletyt muutokset tietueisiin

    Melindassa olevia tietueita saa muokata, erityisesti virheiden korjaaminen on tärkeää ja sisällönkuvailun rikastaminen suotavaa. Tietoja saa poistaa tietueista vain silloin, kun voidaan olla täysin varmoja siitä, että kenttien sisältämä tieto on tarpeetonta tai virheellistä. Jos olet epävarma asiasta tai siitä, mihin kenttää ylipäätään tarvitaan, älä poista sitä. Ongelmatilanteissa kollegoilta saa nopeasti apua sähköpostilistoilla voy-cat[at]helsinki.fi tai me-luetteloijat[at]helsinki.fi (liittymisohjeet täällä).

    Yksi peukalosääntö on, että kenttiä, joihin liittyy muiden tietokantojen tunnuksia, ei saa poistaa. Näistä esimerkkinä ovat tilastointimerkinnät (XLUETTELOITU) ja kentät, joihin on liitetty muiden tietokantojen ohjauskomentoja (alakentät $5 ja $9). Lisätietoja esim. täältä.

    Melindan tietuetta päivitettäessä pitää olla tarkkana, ettei muuta kiinteämittaisen kentän merkitsevää arvoa "tyhjä" muuksi. Esimerkkinä merkitsevästä tyhjästä ovat Fennican kuvailutaso 000/17, 008/18-21 "ei kuvitusta" tai 28 "ei virallisjulkaisu".

    Sarja-aineiston oikea nimen muoto (auktorisoitu nimi kenttään 830) tarkistetaan sarjan oman kuvailutietueen 245-kentästä. Kotimaiset sarja-aineistot tarkistetaan Fennicasta tai Melindan Fennica-tietueesta ja ulkomaiset vastaavista kansallisbibliografiatietokannoista, esim. Kongressin kirjastosta. Kannattaa kiinnittää huomiota isoihin ja pieniin kirjaimiin ja numerotiedon merkitsemiseen.

    Kansalliskirjaston kokoelmien (Fennica ja Viola) tietueiden käsittely

    Kansallisbibliografia Fennicaa on kuvailtu Melindassa tammikuusta 2014 lähtien ja Viola-kansallisdiskografian tietueet tuotiin Melinda-tietokantaan vuonna 2019. Kansalliskirjaston kokoelmien tietueet siis tehdään muiden tiedontuottajien tapaan suoraan Melindaan, josta ne sitten replikoituvat Kansalliskirjaston kokoelmien tietokantaan Fikkaan. Melindassa oleva tietue on näin ollen myös Kansalliskirjaston kokoelmien osalta ensisijainen. Kansalliskirjaston kokoelmien kuvailussa noudatetaan kansallisbibliografista kuvailutasoa.

    Kansalliskirjaston kokoelmien tietueissa on seuraavat tunnisteet:

    • Nimiön merkkipaikassa 17 on kansallisbibliografian ja -diskografian tunnuksena tyhjämerkki.
    • 040‡a-osakentässä on uudemmissa tietueissa ISIL-tunnus FI-NL
    • 042‡a-osakentässä on uudemmissa tietueissa tunnus finb (Fennica-kansallisbibliografia) ja finbd (Viola-kansallisdiskografia)
    • LOW-tag: FENNI / VIOLA / FIKKA

    • Yleensä FENNI<KEEP>-merkitty UDK-luokitus 080-kentässä

    • ISBN-tunnuksettomilla kansallisbibliografiatietueilla on NBN-tunnus kentässä 015.

    Kansallisbibliografian tietueet eivät ole muihin tietokantoihin nähden erityisasemassa, vaan nekin ovat yhteisiä. Fennican tietueita saa siis tarpeen vaatiessa korjata ja täydentää. Kuten muissakin tietueissa, tietueen tunnisteita ei kuitenkaan tule muuttaa tai tietoja poistaa, mikäli niissä ei ole selvää virhettä. Tärkeää on huomioida erityisesti seuraavat seikat:

    • Älä muuta Fennica-tietueiden ISBN- tai ISSN-tunnistenumeroita. Nämä ovat keskeisiä Kansalliskirjaston antamia elementtejä kansallisbibliografiassa. Jos Fennica-tietueiden tunnistenumeroissa on korjattavaa, ilmoita asiasta ISBN- tai ISSN-keskukseen (isbn-keskus[at]helsinki.fi, issn-keskus[at]helsinki.fi).
    • Älä muuta Melindassa kansallisbibliografian tietueiden tasokoodia. Tasokoodin voi haluttaessa muuttaa replikointivaiheessa automaattisesti omaan kantaan.
    • Älä muuta / poista kansallisbibliografian tai -diskografian ohjauskomentoja. Ne ovat muotoa ‡9 FENNI / VIOLA<KEEP> / <DROP> 
    • Älä muuta / poista organisaatiokohtaisia kenttiä, joissa on osakenttä  ‡5 FENNI / VIOLA .
    • Älä poista 594-kentässä olevaa merkintää ENNAKKOTIETO. Kansallisbibliografia korjaa merkinnän aikanaan osana omia prosessejaan.
    • Kansalliskokolemien tietueissa on omia 9XX-kenttiä, joita ei tule poistaa tai editoida. Nämä kentät sisältävät poimintakoodeja ja tilastointiin liittyviä tunnisteita sekä vastaavia vain kansalliskokoelmien käyttämiä funktioita.

    Jos kopioit Fikka-tietueen oman tietueesi pohjaksi, tulee kaikki Fennicaan tai Violaan viittaavat tunnisteet poistaa. Poikkeuksen muodostaa LOW-tag, joka ei kopioidu uuteen tietueeseen.

    Kansallisbibliografia-kenttien merkitykseen ja Fennican kuvailuperiaatteisiin voi tutustua julkaisuarkisto Doriassa olevien dokumenttien avulla.

    Hybriditietueet Melindassa

    Hybriditietueet ovat RDA-konversiossa muokattuja tietueita, joissa on sekä ISBD- että RDA-tietueiden piirteitä. Hybriditietueen tunnistaa siitä että 040-kentässä ei ole e-osakentässä merkintää rda ja julkaisutiedot ovat 260-kentissä. Kuvailukäytännöt voivat olla ISBD-sääntöjen mukaisia, mm. päähakuelementit voivat poiketa RDA-periaatteista. Vanhoja konversion läpikäyneitä tietueita ei tarvitse yleensä muuttaa RDA:ksi. Kirjoitusvirheiden yms. korjaamista ja tuplakenttien poistamista sekä tietueen siivoamista voi tehdä niin kuin ennenkin muuttamatta tietuetta kuitenkaan RDA-tietueeksi.

    Tietueiden muutoksista ilmoittaminen voy-cat-listalla

    • Tietueisiin tehdyistä merkittävistä korjauksista, kuten hakuelementtien muutoksesta, ilmoitetaan muille kirjastoille sähköpostilistalla (voy-cat[at]helsinki.fi, liittymisohjeet täällä). Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit voi lähettää suoraan ao. kirjastoille. Väärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan lomakkeella Kansalliskirjastolle.

    Käytännössä "merkittävät korjaukset" tarkoittavat muutoksia kentissä:

    100, 110, 111, 130

    240, 245

    700, 710, 711, 730

    800, 810, 811, 830

    Luokituskentät

    Voy-cat-listalla ilmoitetaan pääasiassa vain niistä muutoksista, jotka koskevat useita kirjastoja. Voy-cat-listalle laitettavan viestin otsikkoon suositellaan laitettavaksi tietueessa olevat LOW tagit. Vain yhtä tai muutamaa kirjastoa koskevat korjaukset tai yksittäiset LOW-tagien poistopyynnöt lähetetään suoraan kirjastoille. Pienistä korjauksista tietueisiin ei tarvitse ilmoittaa ollenkaan, esim. siitä jos 856 kentän linkki korjataan.

    tallennusalustaa.
    Elementtejä ei tarvitse olla paljon – myöhemmin voi täydentää tietoja. Muista hakutietojen tarkistus, kuvailusäännöt, kuvailun kieli, kuvailutaso sekä sisällönkuvailun periaatteet.

    Hakutiedot

    Tarkista, että hakutiedot ovat oikein, katso Auktorisoitujen hakumuotojen käyttö.

    Kuvailusäännöt: RDA

    Merkitse osakenttään 040‡a kirjastosi ISIL-tunnus, osakenttään 040‡b kuvailun kieli ja osakenttään 040‡e kuvailusäännöt.

    • 040 ## ‡a FI-NL ‡b fin ‡e rda

    Kuvailukieli

    Kuvailukieli voi olla suomi tai ruotsi, poimituissa tietueissa myös useita kieliä merkitsevä koodi 'mul'.
    Fennica-kokoelmaan kuuluvien tietueiden kuvailukieli on aina suomi, myös ruotsinkielisessä aineistossa, ja kuvailukieli muutetaan tarvittaessa ruotsista suomeksi.
    Kuvailu on joko ruotsinkielinen tai suomenkielinen: jos tietue on ruotsinkielinen (040‡b swe) ja kuvailua rikastetaan, käytetään ruotsinkielisiä termejä. Melindasta löytyy kuitenkin myös monikielisiä kuvailuja ja ne suvaitaan, esimerkiksi huomautuksia voi tietueella olla sekä suomeksi että ruotsiksi.
    Kuvailun kielestä lisää RDA toolkit -sivustolla luvuissa 0.11.2 ja 1.4.

    Kuvailutaso

    Tietueiden kuvailutaso ilmaistaan MARC 21 -formaatissa nimiön merkkipaikalla 17 (MARC 21 -formaatti, Nimiö). Melinda-tietueiden suositeltava kuvailutaso on nk. kansallinen kuvailutaso:

    • nimiön merkkipaikan 17 (000/17) arvo on 4 = välitaso, jolloin tietueelle on RDA:n ydinelementit ja suomalaisten linjausten mukaiset lisäydinelementit lukuun ottamatta kansallisbibliografian ydinelementtejä.

    Kansallisbibliografian tietueissa kuvailutaso on täydellinen taso (#), älä muuta sitä!

    Suomalaisten kirjastojen linjaukset (SKL) mainitaan kunkin RDA-kappaleen kohdalla RDA-toolkitissä, katso esimerkiksi RDA-tookit, Linjaukset kohtaan 2.9.4.3

    Ydin ja lisäydinelementit merkitty MARC 21 –sovellusohje (RDA) -oppaaseen kunkin kentän kohdalle, esimerkiksi kenttä 100:

    100 - Pääkirjaus - henkilönnimi (ET)
    Ydinelementti - Henkilö tai suku, joka on vastuussa teoksen sisällön luomisesta

    Sisällönkuvailu

    Voit käyttää kaikkia auktorisoituja asiasanastoja ja luokituksia.

    Tallenna omat asiasanat eli kontrolloimattomat hakutermit kenttään 653.

    Noudata sisällönkuvailussa Sisällönkuvailuoppaan ohjeita.

    Anchor
    Vanhan tietueen kopiointi pohjaksi
    Vanhan tietueen kopiointi pohjaksi
    Vanhan tietueen kopiointi pohjaksi

    Poimi vanha tietue pohjaksi, jos tietokannassa on jo tietue 

    • Julkaisun vanhemmalle painokselle
    • Moniosaisen teoksen aiemmalle osalle
    • Samassa sarjassa ilmestyneelle aiemmalle julkaisulle
    • Saman tyyppiselle julkaisulle

    Siinä tapauksessa toimi näin: 

    Expand
    titleKopiointi Alephissa
    • Avaa pohjana käytettävä tietue näytölle.
    • Kopioi tietue klikkaamalla Alephin palkista Cataloging - Duplicate Record (tai Ctrl+N).
    • Karsi kopioidusta tietueesta pois kaikki tunnistekentät, tilastointimerkinnät ja tietokantatunnukset.
      • Karsittavia kenttiä ovat esimerkiksi 010, 015, 020, 022, 035, 579 ja SID.
    • Muokkaa kopiota tarpeen mukaan, tallenna ja lisää LOW-tag.


    Panel

    Kopiointi Aurorassa


    Panel

    Kopiointi Koha-TäTissä - ohje tulossa



    Panel

    Muokkaa ja tarkista tietue

    Tarkista tietue:

    • Kirjastosi käyttämään kuvailutasoon vaadittavat tiedot ovat tietueella.
    • Hakutiedot ovat oikein.

    Ilmoita merkittävistä muutoksista muille kirjastoille melinda-cat-listalla.

    Mitä tietueella saa muuttaa?

    Saat muokata Melindassa olevia tietueita, erityisesti virheiden korjaaminen ja sisällönkuvailun rikastaminen on tärkeää.

    Vältä kuitenkin tarpeettomia muutoksia – vaikka tekisit itse jotain toisin, tietue voi silti olla oikein luetteloitu. Jokainen tietueelle tehty muutos käynnistää replikoinnin.

    Poista tietoja tietueista silloin, kun kenttien sisältämä tieto on tarpeetonta tai virheellistä. Ongelmatilanteissa kollegoilta saat nopeasti apua sähköpostilistoilla melinda-cat [at] helsinki.fi tai me-luetteloijat [at] helsinki.fi (liittymisohjeet Melinda-wikin Sähköpostilistat ja palvelupostit -sivulla).

    Älä poista kenttiä, joihin liittyy muiden tietokantojen tunnuksia: kentät, joiden lopussa ohjauskomentoja osakentissä ‡5 ja ‡9. 

    000-008 – kiinteämittaiset kentät

    Melinda-tietueen kiinteämittaisten kenttien merkitseviä "tyhjä" (#) -arvoja ei tietyissä tapauksissa saa muuttaa.

    • Esimerkkejä merkitsevästä tyhjästä arvosta ovat Kansalliskokoelmien kuvailutaso nimiön merkkipaikassa 000/17 ja Fennican merkinnät merkkipaikassa 008/18-21 "ei kuvitusta" tai 008/28 "ei virallisjulkaisu".

    040-kenttä

    Muokatun tietueen kenttään 040‡d merkitään muokkaajan ISIL-tunnus:

    040 ## ‡aFI-E ‡bfin ‡e rda ‡d FI-NL ‡d FI-Keski

    035-kentät

    Tietueella voi olla useita 035-kenttiä, ne kertovat tietueen historiasta:

    • ‡a = tietueiden yhdistelyssä syntyneen uuden tietueen voimassa oleva ID-tunnus
    • ‡z = nykyiseen tietueeseen liitettyjen tietueiden ID-tunnukset
      • Älä poista ‡z-kenttiä Melinda-tietueelta, omaan tietokantaan niitä ei tarvitse ottaa. 

    505, 700 tai osakohteet – julkaisun sisältö

    Joissain tietueissa julkaisun sisältö on kerrottu 505- ja/tai 700-kentässä sekä vielä osakohteinakin.
    Jätä kaikki eri vaihtoehdot Melinda-tietueelle, koska eri kirjastoissa on erilaiset käytännöt merkitä manifestaation sisältö.

    590-599-kentät

    Kentät 590-599 ovat kirjastokohtaisia kenttiä - eri tietokannoissa niillä voi olla eri käyttötarkoitus.
    Melinda-kuvailussa näihin kenttiin merkitään oman organisaation tietokantatunnus tai ISIL-tunnus osakenttään ‡5.
    Älä tallenna Melinda-tietokantaan sellaisia kenttiä, jotka ovat tarpeen vain paikallisesti.

    830-kenttä

    Tarkista sarja-aineiston 830-kentässä käytettävä nimen muoto eli yhtenäistetty nimeke (auktorisoitu) koko sarjaa kuvaavan tietueen 245-kentästä.

    • Kotimaisen sarja-aineiston nimi tarkistetaan Kansalliskirjaston hakupalvelusta (Kansallisbibliografia) tai Melindan Fennica-tietueesta.
    • Ulkomaiset sarja-aineistot vastaavista kansallisbibliografiatietokannoista, esimerkiksi Kongressin kirjastosta.

    Kiinnitä huomiota sarjan nimen kirjoitusasuun, kuten kirjainten kokoon, ja sarjan numerotiedon merkitsemistapaan.

    Osakenttä ‡5

    Älä poista tietueelta sellaista kenttää, jonka lopussa on osakenttä ‡5. Omaan tietokantaan kenttää tai osakenttää ‡5 ei tarvitse ottaa.

    Osakentässä ‡5 ilmaistaan se organisaatio, johon kyseisen kentän tiedot pätevät:

    • Kentässä on tietoa,  joka koskee vain sitä kirjastoa tai tietokantaa, jonka tietokantatunniste tai ISIL-on osakentässä ‡5.
    • Käytetään esimerkiksi huomautuskentissä.

    Kenttä merkitään ”omaksi” kirjaamalla osakenttään ‡5 kirjaston LOW-tagin tai ISIL-tunnuksen.

    Kenttä replikoituu ainoastaan siihen tietokantaan, jonka ISIL- tai tietokantatunnus on osakentässä ‡5

    591 ## ‡d B1 ‡h Sosiologia ‡i 5141 ‡5 ARTO

    Osakenttä ‡9 <KEEP> / <DROP>

    Älä poista tietueelta sellaista kenttää, jonka lopussa on osakenttä ‡9. Omaan tietokantaan kenttää tai osakenttää ‡9 ei tarvitse ottaa.

    Osakenttä ‡9 sisältää replikoinnin ohjauskomennon ja tietokantatunnuksen

    084 ## ‡a 30.16 ‡2 ykl ‡9 FENNI<KEEP>

    500 ## ‡a Huomautus ‡9 ALMA<DROP>

    LOW-, SID-, SYS- ja muut Alephin sisäisessä käytössä olevat kentät

    LOW = (Local OWner) kertoo omistavan kirjaston tietokantatunnuksen
    SID = kertoo sen, mihin paikalliskannan tietueeseen Melinda-tietue on kytketty
    SYS = Melinda-tietueen ID-tunnus

    LOW  ‡a VASKI
    SID    ‡c     (ANDL100001)3579298 ‡b vaski
    SYS    010864899

    Kentät poistuvat tietueelta automaattisesti tallennettaessa tietuetta omaan tietokantaan.

    Anchor
    KB
    KB
    Kansalliskokoelmien tietueet

    Kansalliskokoelmiin kuuluvat mm. Fennica- ja Viola-kokoelmat. Kansallisbibliografia Fennicaa on kuvailtu Melindaan tammikuusta 2014 lähtien ja Viola-kansallisdiskografian tietueet tuotiin Melinda-tietokantaan vuonna 2019. Kokoelmien tietueet kuvaillaan suoraan Melindaan, josta ne replikoituvat Kansalliskirjaston kokoelmatietokantaan Fikkaan. Melindassa oleva tietue on myös Kansalliskirjaston kokoelmien osalta ensisijainen.

    Kansalliskokoelman tietueen tunnistaminen

    Kansalliskirjaston kokoelmien tietueet tunnistat seuraavista piirteistä:

    • 000 (Nimiö) merkkipaikka 17 koodaustasona tyhjämerkki #, kansallisbibliografian taso, täydellinen MARC-tietue
    • 015 (National Bibliography Number) – ISBN-tunnuksettomilla kansallisbibliografiatietueilla on NBN-tunnus 

    015 ## ‡a f20112425 ‡q rengaskirja ‡2 skl 

    • 040‡a / ‡d(Luetteloiva organisaatio) – osakentässä on uudemmissa tietueissa ISIL-tunnus FI-NL

    040 ## ‡a FI-NL ‡b fin ‡e rda
    040 ## ‡a FI-E ‡b fin ‡e rda ‡d FI-NL ‡d FI-Jo

    • 042‡a (Autentikointikoodi) – osakentässä on uudemmissa tietueissa tunnus 
      • finb (Fennica-kansallisbibliografia) tai
      • finbd (Viola-kansallisdiskografia)

    042 ## ‡afinb

    • 080-kentässä yleensä FENNI<KEEP>-merkitty UDK-luokitus

    0801‡a 894.541 ‡x -3 ‡2 1974/fin/fennica ‡9 FENNI<KEEP>

    • LOW-tag: FENNI / VIOLA / FIKKA

    Kansalliskokoelman tietueen muokkaaminen

    Kansallisbibliografian tietueet eivät ole muihin tietokantoihin nähden erityisasemassa, vaan nekin ovat yhteisiä.

    Fennican tietueita saa tarpeen mukaan korjata ja täydentää. Kuten muissakin tietueissa, tietueen tunnisteita ei kuitenkaan tule muuttaa tai tietoja poistaa, mikäli niissä ei ole selvää virhettä.

    Huomaa (warning):

    • Älä muuta Fennica-tietueiden ISBN- tai ISSN-tunnistenumeroita. Nämä ovat keskeisiä Kansalliskirjaston antamia elementtejä kansallisbibliografiassa.
      • Jos Fennica-tietueiden tunnistenumeroissa on korjattavaa, ilmoita asiasta ISBN- tai ISSN-keskukseen (isbn-keskus [at] helsinki.fi, issn-keskus [at] helsinki.fi).
    • Älä muuta Melindassa Kansallisbibliografian tietueiden tasokoodia.
      • Tasokoodin voi halutessa muuttaa replikointivaiheessa automaattisesti omaan tietokantaan.
    • Älä muuta/poista Kansallisbibliografian tai -diskografian ohjauskomentoja. Ne ovat muotoa ‡9 FENNI / VIOLA / FIKKA <KEEP> / <DROP>.
    • Älä muuta/poista organisaatiokohtaisia kenttiä, joissa on osakenttä ‡5 FENNI / VIOLA / FIKKA.
    • Älä poista 594-kentässä olevaa merkintää ENNAKKOTIETO.
      • Kansallisbibliografia korjaa merkinnän aikanaan osana omia prosessejaan.
    • Älä muuta/poista kansalliskokoelmien tietueissa olevia omia 9XX-kenttiä.
      • Nämä kentät sisältävät poimintakoodeja ja tilastointiin liittyviä tunnisteita sekä vastaavia, vain kansalliskokoelmien käyttämiä, funktioita.

    Kansalliskokoelman tietueen kopioiminen pohjaksi

    Jos kopioit Fikka-tietueen oman tietueesi pohjaksi, poista kaikki Fennicaan tai Violaan viittaavat tunnisteet tietueelta.
    Poikkeuksen muodostaa LOW-tag-kenttä, joka ei kopioidu uuteen tietueeseen, vaan putoaa pois tietueelta automaattisesti kopioitaessa.

    Hybriditietueet

    Hybriditietueet ovat RDA-konversiossa muokattuja tietueita, joissa on sekä ISBD- että RDA-tietueiden piirteitä.
    Hybriditietueessa toteutuvat seuraavat:

    • 040-kentässä ei ole ‡e-osakentässä merkintää rda.
    • Julkaisutiedot ovat 260-kentissä.
    • Kuvailukäytännöt voivat olla ISBD-sääntöjen mukaisia.
    • Päähakuelementit voivat poiketa RDA-periaatteista.

    Vanhoja konversion läpikäyneitä tietueita ei yleensä tarvitse muuttaa RDA-kuvailusääntöjä noudattaviksi tietueiksi. Kirjoitus- ja muita virheitä voi korjata, poistaa kenttien tuplatoistumia ja muutenkin siivota tietueita muuttamatta kuitenkaan tietuetta RDA-tietueeksi.

    Ohjeita hybriditietueiden käsittelyyn: Tietueiden käsittely RDA-konversion jälkeen.

    Anchor
    Voycat
    Voycat
    Ilmoita muutoksista

    Ilmoita tietueelle tekemistäsi merkittävistä korjauksista muille kirjastoille melinda-cat-listalla (melinda-cat [at] helsinki.fi) . Merkittävät korjaukset tarkoittavat muutoksia etenkin hakutietoja sisältävissä kentissä:

    • luokituskentät
    • 100, 110, 111, 130
    • 240, 245
    • 700, 710, 711, 730
    • 800, 810, 811, 830

    Ilmoita myös silloin, kun lisäät osakohteita emotietueelle.

    Jos muutos koskee useita kirjastoja

    • Ilmoita muille kirjastoille melinda-cat-sähköpostilistalla. Liittymisohjeet sähköpostilistalle ovat Melinda-wikissä sivulla Sähköpostiosoitteet ja palvelupostit.
    • Laita melinda-cat-listalle lähtevän viestin otsikkoon tietueella olevat eri kirjastojen LOW-tagit, jotta julkaisua omistavat kirjastot huomaavat viestin:

    Esimerkki viestin Aihe-kentästä: Melinda id 5329070: Nimeke korjattu (Alma, Fenni, Fikka, Oula, Piki, Volte)

    Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit

    Väärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan Melinda-postiin (melinda-posti [at] helsinki.fi).

    Pienistä korjauksista tietueisiin ei tarvitse ilmoittaa lainkaan, esimerkiksi jos 856-kentän linkki korjataan.


    Panel

    Tallenna tietue

    Expand
    titleTallentaminen Alephissa

    Tallenna valmis tietue ensin Melindaan. Kun lisäät tietueelle oman kirjastosi tietokantatunnuksen eli LOW-tagin, tietue replikoituu oman kirjastosi tietokantaan

    Panel
    borderColorblack
    bgColorwhite
    borderStyledashed

    Tietueen tallentaminen

    Expand
    titleTallentaminen Alephissa

    Valmis tietue tallennetaan ensin Melindaan. Kun siihen lisätään oma tietokantatunnus eli LOW-tag, tietue replikoituu paikalliskantaan.

    Tehdyt muutokset ja täydennykset tallennetaan tietokantaan valinnalla Cataloging - Save on Server and Local Drive (Ctrl+L). Tallentaessa Aleph tarkistaa tietueen muodollisen oikeellisuuden. Melinda-asiakaswikin Aleph-osiossa on listattu tarkemmin tietuetta tallennettaessa tehtävät tarkistukset. Lisäksi Aleph vertaa tietuetta Tag table -tiedostoon, jossa on määritelty sallitut ja vaadittavat kentät.

    Käy aina kaikki Kaikki Alephin antamat huomautukset tietuetta tallentaessa antamat huomautukset tarkasti läpi varmistuaksesion käytävä aina tarkasti, jotta voidaan olla varmoja, ettei tietueeseen jää virheitä. Vihreällä Punaisella tekstillä ilmaantuvat merkityt huomautukset ovat ohitettavissa, punaiset on välttämättä korjattava jotta tallentaminen onnistuisi, jotta tallentaminen onnistuisi, vihreät ovat ohitettavissa. Osa huomautuksista voi olla aiheettomiakin, esimerkiksi samankaltaisuudet tallennettavassa tietueessa ja Melindan indekseissä voivat antaa väärän hälytyksen tuplatietueesta. Useat varoitukset tietueessa ovat kuitenkin merkki siitä, että jotain on vialla.

    Tietokantatunnus eli LOW-tag lisätään Alephin valikosta Edit Actions - View Local Owner - Add. LOW-tagin lisäämisen jälkeen tietue kopioituu kirjaston määrittelemien replikointisääntöjen mukaisena mukaisesti paikalliskantaan, jossa siihen voidaan liittää kokoelma- ja nidekohtaiset tietueet.


    Panel

    Tallentaminen Aurorassa

    ...


    Panel

    Tallentaminen Koha-TäTissä - ohje tulossa



    Panel

    Poista tietue

    Metatietovarannossa tietue poistetaan kokonaan ainoastaan silloin, kun se on

    ...

    jollain tapaa virheellinen tai puutteellinen.

    ...

    Muissa tapauksissa

    ...

    bibliografinen tietue saa aina jäädä Melindaan, vaikka

    ...

    missään kirjastossa ei enää olisi

    ...

    kyseisen julkaisun niteitä.

    Älä poista tuplatietuetta suoraan vaan tietueet yhdistetään Merge-ohjelmalla.

    Kun

    ...

    poistat julkaisun kirjastosi kokoelmista ja sen tietueen omasta tietokannastasi, riittää, että poistat oman tietokantasi tietokantatunnuksen (LOW-tag) Melinda-tietueesta. Melinda-tietueen viimeisen tietokantatunnuksen poistamiseen ei liity mitään erityistoimenpiteitä.

    ...

    Kun poistat viimeistä LOW-tagia Melinda-tietueelta, harkitse, kannattaako julkaisu lähettää Varastokirjastoon.

    • Aikaisemman suosituksen mukaista 500-kentän X-merkintää ei enää tarvitse tehdä Varastokirjastoa varten

    ...

    • vaan tietue saa jäädä Melindaan sellaisenaan.
    • Joillain kirjastoilla on oikeus lisätä Varastokirjaston LOW-tag tietueelle, kun sieltä lähetetään nide Varastokirjastoon.

    Jos kerralla poistettavia tietueita on kymmeniä tai satoja, tietokantatunnusten massapoisto voidaan ajaa kirjaston toivomuksesta

    ...

    Kansalliskirjastossa.

    ...

    • Ota lista oman tietokannan tietueiden bib-id-tunnuksista sekä Melindan puolella 035-kentissä olevista

    ...

    • tunnuksista ja lähetä se Melinda-postiin (melinda-posti [at] helsinki.fi

    ...

    • )
    Expand
    titleTietueen poistaminen Alephissa
    • Poista aina ensimmäiseksi tietokantasi LOW-tag - ja varmista, että se oli tietueen viimeinen.
    Tämän
    • Tietue poistuu kokonaan tämän jälkeen valitsemalla valikosta Edit text - Delete Record from Server (Ctrl+R)
    tietue poistuu kokonaan
    • .
    • Toinen poistamistapa on lisätä STA
    $aDELETED
    sitten
    • tietue. Tietue poistuu Melindasta ja kaikista hakuindekseistä, mutta se on tarvittaessa palautettavissa kunhan sen tietuenumero tunnetaan.


    Note

    Huom! Delete-valikon kautta voi poistaa vain tietueen, jossa ei ole enää yhtään LOW-tagia, kun taas STA-kenttää käytettäessä vastaavaa tarkistusta ei tehdä.



    Panel

    Tietueen poistaminen Aurorassa


    Panel

    Tietueen poistaminen Koha-TäTissä - ohje tulossa