Melindassa työskentelyn periaatteet
Metatietovarantoajattelu
Melinda-metatietovarannossa bibliografista metatietoa kartutetaan ja kehitetään yhteistyössä keskitetysti käytettäväksi koko maan laajuisesti. Kantavana ajatuksena on pyrkimys tehokkaaseen yhteistyöhön, päällekkäisyyksien välttämiseen, ja jo tehdyn työn maksimaaliseen hyödyntämiseen. Tavoitteena on, että jokainen nimeke kuvaillaan metatietovarantoon vain kerran laadukkaasti ja noudattaen yhdenmukaisia periaatteita.
Tämänhetkisten kokoelmien kuvailun lisäksi metatietoa tuotetaan myös tulevaisuuden tarpeita varten. Tiedonhakijaa metatietovaranto auttaa paikantamisen lisäksi selvittämään, millaista aineistoa on ylipäätään olemassa. Käytännössä metatietovarantoajattelusta seuraa, että Melindassa säilytetään metatiedot sellaisestakin aineistosta, jota ei enää ole minkään metatietovarantoon kuuluvan kirjaston kokoelmissa. Tehtyä työtä ei siis poisteta, ellei kyseessä ole suoranaisesti virheellinen tai päällekkäinen tieto, kuten tuplatietueet.
Melindaan kuvailtava aineisto
Melindaan voi kuvailla kaikkia aineistotyyppejä ja aineistojen osakohteita. Myös paikallis- ja erikoiskokoelmiin kuuluvan aineiston kuvailu Melindaan on suotavaa.
Melindasta jätetään pois yleensä paikalliskäyttöisten esineiden, kuten lainattavien polkupyörien tai ompelukoneiden tietueet, sillä tällaisten esineiden bibliografinen kuvailu on vaikeaa / metatietovarantoon ei ole tarkoituksenmukaista.
Yhteinen data, yhtenäiset käytännöt
Metatietovarannossa työskentelyn lähtökohta on laadukkaan metatiedon tuottaminen yhteiskäyttöön yhdenmukaisin periaattein.
Paikallistietokantaan Melindassa olevasta yleistietueesta voidaan suodattaa oman organisaation tarpeiden mukainen kokonaisuus erilaisin asetuksin (replikointi- ja filtteröintiasetukset, ohjauskomennot, näyttöluettelon asetukset). Siksi sama tietue voi näyttää varsin erilaiselta metatietovarannossa ja paikallistietokannassa kirjaston valitsemista asetuksista riippuen.
Puhtaasti kokoelma- tai nidekohtainen informaatio tulee sijoittaa vain paikallistietokannan tietoihin.
Ammattitaitoinen työskentely ja toisten tekemän työn kunnioitus
Melindan kuvailun perusperiaatteena on, että toisten työ hyväksytään ja sitä kunnioitetaan. Havaitut virheet tulee korjata ja tietueita saa rikastaa, esimerkiksi sisällönkuvailulla. Merkittävistä korjauksista, kuten hakuelementtien muutoksesta, ilmoitetaan muille kirjastoille sähköpostilistalla (voy-cat [at] helsinki.fi, liittymisohjeet sivulla: Sähköpostilistat ja palvelupostit). Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit voi lähettää suoraan ao. kirjastoille, joiden yhteystiedot löytyvät sivulta Sähköpostilistat ja palvelupostit.
Tuplatietueita voi itse yhdistää Merge-ohjelmalla.
Väärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan Kansalliskirjaston palveluosoitteeseen melinda-posti [at] helsinki.fi.
Huolehdi myös oman työsi laadusta ja osaamisesi päivittämisestä esimerkiksi seuraamalla kuvailun muutoksista tiedottavia kanavia.
Yksi tietue nimekkeelle
Pääsääntöisesti metatietovarannossa jokaista nimekettä kohden tulee olla vain yksi bibliografinen tietue. Keskeinen vaihe aineiston kuvailuprosessissa onkin huolellinen tiedonhaku ennen uuden tietueen tekemistä tai poimintaa Melindaan, jotta tuplatietueita ei pääse syntymään. Sääntöön liittyy kuitenkin poikkeuksia, katso sivu: Kuvailuprosessi, Tiedonhaku.
Kansallisbibliografian ja -diskografian kuvailu
Kansallisbibliografian ja -diskografian kuvailuun on erityisiä linjauksia, katso esimerkiksi Doriaan tallennetut ohjeet.
Ohjeistukset ja standardit
Melindan kuvailu perustuu sääntöihin
- RDA-kuvailuohjeet RDA-toolkit -palvelussa (vaatii kirjautumisen). Aiemmin käytössä olleet säännöt: Kirjastoaineistojen kuvailusäännöt / ISBD Consolidated)
- MARC 21 -formaatin suomennos / MARC 21 på svenska / MARC 21 Format for Bibliographic Data (Kongressin kirjasto)
- Ohjeita formaatin soveltamiseen annetaan KUMEAn ohjeessa MARC 21 -sovellusohje (RDA)
- KUMEA on laatinut myös aineistokohtaisia RDA-ohjeita eri aineistojen kuvailun avuksi.
- Sisällönkuvailussa ohjeena on Sisällönkuvailun asiantuntijaryhmän (Sisku) tekemä Sisällönkuvailuopas. Opas on yksikielinen, mutta sisältää kaikki esimerkit sekä suomeksi että ruotsiksi.
- Aleph-järjestelmän käyttämiseen kuvailussa löytyy ohjeita Aleph-luettelointioppaasta (PDF, vaatii kirjautumisen Linnea2-intraan)
- Aurora-järjestelmän ohjeistus löytyy Aurora-wikistä (vaatii kirjautumisen Axiellin asiakastunnuksilla)
- Koha-Suomen ohjeistus tulossa lähiaikoina
Kaikkia virallisia asiasanastoja ja luokituksia voi käyttää. Samoin on mahdollista käyttää omia asiasanoja, eli kontrolloimattomia hakutermejä MARC 21 -formaatin kentässä 653.
Oman kirjaston luettelointikieltä saa käyttää eikä poimittujen tietueiden luettelointikieltä tarvitse muuttaa.
Kuvailussa käytetään RDA-ohjeiden mukaisia ydinelementtejä ja suomalaisten kirjastojen sopimia lisäydinelementtejä.
Melindassa voi olla myös kirjastojen hankintatietueita ja kustantajien ennakkotietoja, joiden kuvailun taso voi olla Melindassa suositeltua kuvailutasoa (4) matalampi.
