Tämä ohje opastaa tietueiden syöttö- ja muokkaustoimintoihin Kansalliskirjaston Dspace-pohjaisissa julkaisuarkistoissa (Doria, Theseus,Julkari, TamPub, Jukuri, Fenno-Ugrica, Fragmenta membranea).
Tietueen muokkaaminen aloitetaan kirjautumalla järjestelmään ja siirtymällä muokattavaan tietueeseen. Muokattavaan tietueseen siirrytään joko hakemalla tai selaamalla tietuetta arkistosta.
- Haku: Voit suorittaa haun antamalla yhden tai useamman sanan tai fraasin, (fraasi annetaan "lainausmerkkien sisällä"). Haku noudattaa Lucenen hakusyntaksia, joten hienostuneempiakin hakutapoja on tarvittaessa käytössä, kuten kenttä- ja boolean-haku ja niiden yhdistelmät. Kenttähakua varten kunkin julkaisuarkiston käytössä olevan hakualiakset ovat tämän dokumentin lopussa omissa taulukoissaan.
- Selaus: Voit siirtyä kokoelmahierarkiassa alaspäin klikkailemalla kokoelmia. Vaihtoehtoisesti voit käyttää oikeasta laidasta löytyvää sivukartta-linkkiä. Selauskriteerit ovat nähtävillä myös oikeassa reunassa, kuten otsikko, julkaisupäivä, syöttöpäivä (eli uusimmat), tekijät yms. Selauskriteerit kohdistuvat aina siihen kokoelmaan ja sen alikokoelmiin, jossa ollaan. Jos siis haluat selauksen kohdistuvan koko arkistoon, siirry ensin pääsivulle. Julkaisuarkiston yläosassa, hakulaatikon alapuolella löytyy "trail" eli kokoelmapolku. Se näyttää, missä parhaillaan olet kokoelmahierarkiassa ja pääset siirtymään sen avulla haluttua kokoelmaa klikkaamalla ylemmälle tasolle hierarkiassa.
Huom! Kaikki alla esitetyt toiminnot vaativat sisäänkirjautumista. Tietueen syöttäminen vaatii vähintään syöttöoikeuksia syötettävään kokoelmaan, muut alla esitetyt toiminnot vaativat vähintään kokoelma-admin oikeuksia.
Tietueen syöttäminen
Navigoi haluttuun kokoelmaan ja klikkaa kokoelman otsikon alta löytyvää Tallenna tähän kokoelmaan -linkkiä. Tämä avaa syöttölomakkeen. Sivun oikealta laidalta löytyvästä tallennukset-linkistä voit jatkaa keskeneräistä syöttölomaketallennustasi jos sellaisia on, mutta uuden tallennus aloitetaan aina kokoelman otsikon alta löytyvän linkin avulla. Syöttölomake voi vaihdella kokoelmasta toiseen, riippuen mikä syöttölomake kokoelmalle on määritelty. Yhdellä lomakkeella voi olla vain yksi syöttölomake.
Tietueen kuvailutietojen (Dublin Core -metadatan) muuttaminen
Etsi muokattava tietue ja klikkaa sitä, jolloin saat tietueen perusnäkymän auki. Perusnäkymässä näytetään keskeisiä kuvailutietoja kuten otsikko ja tekijät, sekä tietueeseen liittyvät tiedostot, käytännössä useimmiten yksi kokotekstin sisältävä pdf-tiedosto. Kun olet kirjautuneena sisään ja sinulla on muokkausoikeudet tietueen kokoelmaan, näet oikealla toiminnot-valikossa linkin muokkaa tietuetta.
- Klikkaa muokkaa tietuetta -linkkiä toiminnot-valikosta oikealta navigoituasi muokattavan tietueen perusnäkymään
- Klikkaa tietueen metadata -välilehteä
- Jo olemassa olevan Dublin Core arvon vaihtaminen: Muokkaa suoraan tekstikenttää, jossa arvo on ja paina päivitä -nappia.Uuden Dublin Core arvon asettaminen: Valitse alasvetovalikosta Dublin Core kenttä, johon arvo asetetaan, kirjoita arvo alla olevaan kenttään ja paina vielä Lisää uusi metada -nappia.
- Paina lopuksi palaa-nappia palataksesi tietueen perunäkymään. Jos arvo ei näy perusnäkymässä, voit tarkistaa arvon Näytä kaikki kuvailutiedot -linkistä.
Tietueen tiedoston lisääminen, poistaminen ja vaihtaminen
Huom! Tietue korvataan toisella yksinkertaisesti poistamalla ensin vanha ja lisäämällä sitten uusi. Varsinaista korvaa tiedosto-toimintoa ei siis ole
- Klikkaa muokkaa tietuetta -linkkiä toiminnot -valikosta oikealta navigoituasi muokattavan tietueen perusnäkymään
- Klikkaa Tietueen tiedostot -välilehteä
- Lisää tietueelle uusi tiedosto tallenna uusi tiedosto -linkkiä klikkaamalla ja painamalla choose file -nappia, jolloin voit selata halutun tiedoston työasemasi tiedostojärjestämästä. Voit myös antaa tiedostolle lyhyen kuvailun napin alla olevaan kenttään, mutta tämä ei ole pakollista.
- Tiedoston voi tuhota tietueen tiedostot- välilehdellä ollessasi merkkaamalla tuhottavan tiedoston nimen vasemmalla puolella olevan pienen laatikon, eli "checkboxin" klikkaamalla ja painamalla tämän jälkeen Tuhoa tiedosto -nappia.
Tietueen siirtäminen toiseen kokoelmaan
- Klikkaa muokkaa tietuetta -linkkiä toiminnot -valikosta oikealta navigoituasi muokattavan tietueen perusnäkymään
- Klikkaa Siirrä... -nappia, valitse kokoelma johon haluat tietueen siirtää ja paina siirrä-nappia. Periytymistoimintatavat-kohtaan ei tarvitse välttämättä laittaa ruksia.
Tietueen poistaminen
- Klikkaa muokkaa tietuetta -linkkiä toiminnot -valikosta oikealta navigoituasi muokattavan tietueen perusnäkymään
- Klikkaa poista pysyvästi -nappia. Huom! Tietue, sen kuvailutiedot ja metadata poistuvat pysyvästi, eikä niitä voi enää palauttaa. Jos on tarve vetää tietue pois internetistä ja mahdollisesti tarkoitus palauttaa se myöhemmin takaisin, voit hätätapauksessa käyttäävedä tietue pois -toimintoa. Nappi löytyy samalta sivulta kuin poistonappikin. Tarvitaan kuitenkin pääkäyttäjänä oikeudet palauttamaan poisvedetty tietue, joten tietueen vetämistä pois ei kannata käyttää yleisenä arkistointitapana.
Kenttähaun käytössä olevat hakualiakset (katso julkaisuarkistokohtaiset aliakset täältä)
Kenttähaussa voidaan kohdistaa haku tiettyyn tai tiettyihin dc-kenttiin. Esim. Doriassa haku author:Virtanen and title:järvi etsii dokumentteja, joissa tekijän nimessä esiintyy merkkijono virtanen ja otsikossa merkkijono järvi. Aliashaussa voi käyttää myös fraaseja, esim. abstract:"Lorem ipsum dolor sit amet". Toiveita indeksoitavista kentistä voi esittää meille ja niitä lisätään harkinnan mukaan. Hakualiakset löytyvät julkaisuarkistoittain listattuna täältä.
