Massaeditointityökalulla voidaan tehdä metadatamuokkauksia ja tietueiden siirtoja isoille massoille kerrallaan. Editointi tapahtuu LibreOfficen Calc-ohjelmalla, joka vastaa Microsoftin Exceliä. Muokattavat tiedostot ovat CSV-muotoisia. Julkaisuarkistosta voi exportoida CSV-tiedoston kokoelmittain tai yhteisöittäin ja hakutuloksiin perustuen. Exportilla saadaan CSV-tiedosto, jossa jokainen tietue on omalla rivillään ja sarakkeissa puolestaan ovat kaikki julkaisuarkistossa käytössä olevat Dublin Core -metadatakentät. Ideana on, että taulukkolaskentaohjelman (Calc) toimintoja käyttäen voidaan muokata metadataa tehokkaasti, esim. muuttaa jokin arvo replace-toiminnolla tai lisätä uusi metadata jokaiseen tietueeseen nopeasti sarakkeen kopiointitoiminnolla. Vain taulukkolaskentaohjelman rajat määrittävät muokkausmahdollisuudet. Kun muokkaus on valmis, CSV-tiedosto importoidaan takaisin DSpaceen käyttöliittymästä löytyvällä "importoi metadata" -toiminnolla. Tämän jälkeen DSpace näyttää raportin muutettavista asioista ja käyttäjän hyväksyttyä ne tietueet päivitetään vastaamaan CSV:ssä tehtyjä muutoksia. Massaeditorin käyttö vaatii pääkäyttäjätunnuksia ja sen kanssa täytyy luonnollisesti olla huolellinen.
Ohessa on koulutustarkoitukseen laaditut ohjeet massaeditorin käytöstä pdf-muodossa. Siinä opastetaan massaeditorin yleisimpiin toimintoihin ruutukaappausten kera: Massaeditorikoulutus_2015_12_08.pdf. Samat tiedot alla selailtavassa muodossa (HUOM: Siirto vielä kesken, 10.4.2018).
Hakemisto
Massaeditoinnin toimintaperiaate
Kokoelman tai hakutuloksen tietueet (itemit) voidaan eksportoida CSV-tiedostona omalle tietokoneelle taulukkomuodossa
CSV:tä muokataan AINA LibreOfficen Calc-ohjelmalla, Microsoftin Excel-ohjelma ei avaa tiedostoa oikein
Muokattu CSV importoidaan takaisin DSpaceen ja siellä olevat tietueet päivittyvät vastaamaan CSV:ssä tehtyjä muutoksia
Massaeditoinnilla voi
muokata, lisätä ja poistaa metadataa
lisätä, poistaa tai siirtää tietueita (lisäyksessä vain metadata)
hakea kokoelman tai hakutuloksen metadatan taulukkomuodossa, esim. raportointia varten
Ennen CSV:n importointia tulevat muutokset vahvistetaan
DSpace luo raportin siitä, miten on tulkinnut CSV:tä ja mitä on muuttamassa julkaisuarkiston metadatassa
Muutokset voi vielä perua tässä kohtaa, jos näyttää siltä, että importoitava CSV muuttaakin jotain muuta kuin mitä oli tarkoitus
Jos muutokset hyväksytään, massaeditointi suoritetaan tietokantaan/julkaisuarkistoon
Importoinnin jälkeen DSpace luo raportin tehdyistä muutoksista
Metadata editoidaan siis kokonaan DSpacen ulkopuolella
Ideana on, ettei pyörää keksitä uudelleen, vaan käytetään editoinnissa jo hyväksi havaittua tapaa, eli taulukkolaskentaohjelmaa
Editoinnissa voi käyttää taulukkolaskentaohjelman tarjoamia työkaluja
etsi ja korvaa, (arvojen uudelleenjärjestäminen?)
tyhjien solujen täyttäminen samoilla vakioarvoilla
suuren massan syöttö nopeampaa kuin web-pohjaisella syöttölomakkeella
Käytön rajoitteita
Vain pääkäyttäjä voi exportoida ja importoida CSV-tiedostoja
muut voivat käyttää massaeditointia pyytämällä sopivan CSV:n ja lähettämällä sen editoinnin jälkeen takaisin importoitavaksi
Maksimimäärä editoitavia tietueita per importointi on 1000 kpl
voidaan kiertää pilkkomalla suurempi tiedosto pienempiin osiin, joissa max. 1000 riviä/tiedosto
rajoitus on käytössä vain käyttöliittymän kautta käytettäessä, suoraan palvelimella importoitaessa rajaa ei ole
HUOM: Massaeditoinnissa on riskinsä, jolla voi saada aikaan paljon tuhoa julkaisuarkistossa! Käyttö vaatii aina koulutuksen
