Massaeditointityökalulla voidaan tehdä metadatamuokkauksia ja tietueiden siirtoja isoille massoille kerrallaan. Editointi tapahtuu LibreOfficen Calc-ohjelmalla, joka vastaa Microsoftin Exceliä. Muokattavat tiedostot ovat CSV-muotoisia. Julkaisuarkistosta voi exportoida CSV-tiedoston kokoelmittain tai yhteisöittäin ja hakutuloksiin perustuen. Exportilla saadaan CSV-tiedosto, jossa jokainen tietue on omalla rivillään ja sarakkeissa puolestaan ovat kaikki julkaisuarkistossa käytössä olevat Dublin Core -metadatakentät. Ideana on, että taulukkolaskentaohjelman (Calc) toimintoja käyttäen voidaan muokata metadataa tehokkaasti, esim. muuttaa jokin arvo replace-toiminnolla tai lisätä uusi metadata jokaiseen tietueeseen nopeasti sarakkeen kopiointitoiminnolla. Vain taulukkolaskentaohjelman rajat määrittävät muokkausmahdollisuudet. Kun muokkaus on valmis, CSV-tiedosto importoidaan takaisin DSpaceen käyttöliittymästä löytyvällä "importoi metadata" -toiminnolla. Tämän jälkeen DSpace näyttää raportin muutettavista asioista ja käyttäjän hyväksyttyä ne tietueet päivitetään vastaamaan CSV:ssä tehtyjä muutoksia. Massaeditorin käyttö vaatii pääkäyttäjätunnuksia ja sen kanssa täytyy luonnollisesti olla huolellinen.

Alla on ohjeet massaeditorin käytöstä. Niissä opastetaan massaeditorin yleisimpiin toimintoihin ruutukaappausten kera.

Hakemisto

 

Massaeditoinnin toimintaperiaate

  • Kokoelman tai hakutuloksen tietueet (itemit) voidaan eksportoida CSV-tiedostona omalle tietokoneelle taulukkomuodossa

  • CSV:tä muokataan AINA LibreOfficen Calc-ohjelmalla, Microsoftin Excel-ohjelma ei avaa tiedostoa oikein

  • Muokattu CSV importoidaan takaisin DSpaceen ja siellä olevat tietueet päivittyvät vastaamaan CSV:ssä tehtyjä muutoksia

  • Massaeditoinnilla voi:

    • Muokata, lisätä ja poistaa metadataa

    • Lisätä, poistaa tai siirtää tietueita (lisäyksessä vain metadata)

    • Hakea kokoelman tai hakutuloksen metadatan taulukkomuodossa, esim. raportointia varten

  • Ennen CSV:n importointia tulevat muutokset vahvistetaan

    • DSpace luo raportin siitä, miten on tulkinnut CSV:tä ja mitä on muuttamassa julkaisuarkiston metadatassa

    • Muutokset voi vielä perua tässä kohtaa, jos näyttää siltä, että importoitava CSV muuttaakin jotain muuta kuin mitä oli tarkoitus

  • Jos muutokset hyväksytään, massaeditointi suoritetaan tietokantaan/julkaisuarkistoon

    • Importoinnin jälkeen DSpace luo raportin tehdyistä muutoksista

  • Metadata editoidaan siis kokonaan DSpacen ulkopuolella

  • Ideana on, ettei pyörää keksitä uudelleen, vaan käytetään editoinnissa jo hyväksi havaittua tapaa, eli taulukkolaskentaohjelmaa

  • Editoinnissa voi käyttää taulukkolaskentaohjelman tarjoamia työkaluja:

    • Etsi ja korvaa, (arvojen uudelleenjärjestäminen?)

    • Tyhjien solujen täyttäminen samoilla vakioarvoilla

    • Suuren massan muokkaus on nopeampaa kuin web-pohjaisella syöttölomakkeella


Käytön rajoitteita

  • Vain pääkäyttäjät voivat exportoida ja importoida CSV-tiedostoja

    • Muut voivat käyttää massaeditointia pyytämällä sopivan CSV:n ja lähettämällä sen editoinnin jälkeen takaisin importoitavaksi

  • Maksimimäärä editoitavia tietueita per importointi on 1000 kpl

    • Voidaan kiertää pilkkomalla suurempi tiedosto pienempiin osiin, joissa max. 1000 riviä/tiedosto

    • Rajoitus on käytössä vain käyttöliittymän kautta käytettäessä, suoraan palvelimella importoitaessa rajaa ei ole

  • HUOM: Massaeditoinnissa on riskinsä, jolla voi saada aikaan paljon tuhoa julkaisuarkistossa! Käyttö vaatii aina koulutuksen!


Metadatan eksportointi julkaisuarkistosta

  • Poimi sopiva joukko tietueita, joita haluat muokata
  • Toiminnon nimi riippuu siitä, millaista metadataa haluat eksportoida (eksportointi voi kestää hetken)
  • Kokoelmatasolla:

     

  • Hakutuloksissa (toimii vain pääkäyttäjätunnuksilla): 


 

CSV-tiedoston asetukset

  • CSV-tiedostoa avatessa (tai ohjelmallisesti generoitaessa) LibreOfficella on ensin tarkistettava CSV-tiedoston asetukset

  • Itse CSV-tiedoston sarakkeiden erotinmerkkinä toimii pilkku (,) ja tekstin erotinmerkkinä lainausmerkki (“)

    • Valittava erikseen Calc-ohjelmassa tiedostoa avatessa!

  • Tiedosto pitää avata UTF-8 -muodossa:

    • Character set: Unicode (UTF-8)

    • Myös tallennus tehtävä UTF-8 -muodossa

      • Tallennusmuoto on automaattisesti oikein, jos tiedosto on avattu ohjeen mukaan



  • HUOM: jos saat alla olevan kaltaisen virheilmoituksen, valitse aina CSV-tiedostomuoto!



CSV-tiedoston rakenne

  • Taulukon 1. rivi:

    • 1. sarake: tietueen ID

    • 2. sarake: kokoelman handle

    • Loput sarakkeet: metadatakenttien nimet

  • Yksi rivi vastaa yhden julkaisuarkistoon tallennetun tietueen koko kuvailua / metadataa

  • Metadatakentän kieliversiot hakasuluissa [ ] nimen perässä

    • Saman metadatakentän eri kieliversioille on oma sarakkeensa (voi hämätä aluksi)

    • Esim: dc.title[], dc.title[fi], dc.title[en] jne.

  • Toistuvan kentän eri arvot erotetaan metadatassa toisistaan kaksoisputkella: ||

  • Sarakkeista tärkein on ID-kenttä, koska sen avulla rivi yhdistyy tiettyyn tietueeseen

    • Kenttää ei saa poistaa taulukosta!

    • Poikkeuksena uuden metadatan lisääminen, jolloin id-sarakkeessa on plusmerkki (+)


Ennen CSV-tiedoston muokkausta

  • Ota CSV:stä varmuuskopio 

    • ÄLÄ muokkaa eksportoitua tiedostoa, vaan sen kopioita

    • NIMEÄ kopiot erikseen, esim. voit lisätä julkaisuarkiston lyhenteen tiedoston nimen loppuun

  • Älä käytä Microsoft Exceliä

    • Vaikka Excel on virallisesti tuettu, CSV-tiedoston avaaminen on vaikeaa ja versiosta riippuvaa.

    • Jos Excel on ainoa vaihtoehto, tee vain editointi sillä, mutta älä tallenna lopullista importoitavaa versiota. (Copy-Paste Calciin hoitaa asian viimeistelyvaiheessa)

  • Poista tiedostosta kaikki ne sarakkeet, joita ei muokata

    • Poista myös mahdolliset ylimääräiset rivit

  • HUOM: Säilytä aina vähintään ID-sarake muokattavilla riveillä!

  • Taulukon toisessa sarakkeessa olevaa kokoelman handlea ei sen sijaan ole pakko säilyttää

    • Handle tarvitaan vain, jos olet siirtämässä tietuetta toiseen kokoelmaan


Metadatan muokkaus Calc-ohjelmalla

  • Tietyn metadatakentän muokkaus:

    • Poista kaikki muut sarakkeet, paitsi ID ja muokattava sarake

      • Säilytä myös jokin sarake, jolla tunnistat tietueen, esim. title

    • Tee muokkaukset sarakkeeseen

  • Tietueen lisäys (vain metadataa voi lisätä):

    • Ota jokin samaan kokoelmaan kuuluva tietue malliksi

    • SÄILYTÄ ylin rivi, jossa on sarakkeiden otsikot

    • Lisää ID-sarakkeeseen plusmerkki +

    • Täytä rivin sarakkeet halutulla metadatalla

      • Erota toistuvat kentät solussa kaksoisputkella ||

  • Tietueen siirto toiseen kokoelmaan:

    • Vaihda riville sen kokoelman handle, johon tietue halutaan siirtää

    • HUOM: Tietueen voi mäpätä myös useampaan kokoelmaan antamalla useamman handlen erottamalla ne toisistaan kaksoisputkella ||

      • Ensimmäinen on omistava kokoelma

    • Pyri välttämään item-mäppäystä, jos se vain on suinkin mahdollista

  • Metadatan poisto:

    • Tyhjennä haluttu solu

    • HUOM: älä poista ID-solua


Muokatun CSV:n importointi

  • Kun metadatan muokkaus on valmis, tallenna CSV ja importoi se takaisin DSpaceen (toimii vain pääkäyttäjätunnuksilla)
  •  “Importoi metadata” -toimintoa klikkaamalla avautuu sivu, jossa voit ladata CSV-tiedoston


  • Hae muokkaamasi tiedosto tietokoneeltasi painamalla Choose file -nappia

  • Tarkista DSpacen luoma raportti siitä, mitä olet muuttamassa
  • Hyväksy importointi vain jos raportin tiedot vastaavat sitä mitä oli tarkoitus saada aikaiseksi

  • Odota ilmoitusta importoinnin onnistumisesta

    • HUOM: Käyttöliittymä voi mennä sekaisin isompien tiedostojen importoinnissa ja päätyä ikävän näköiseen virheeseen.

      • Näissä tapauksissa loppuyhteenvetoa ei tule, mutta importointi kyllä onnistuu käyttöliittymän toiminnasta huolimatta

     


  • No labels