You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 7 Next »

Suositus / ohje. LUONNOS 9.11.2017

 

Johdanto

Mitä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen pitää tehdä opinnäytteiden sähköisen arkistoinnin eteen - ja mistä niiden ei tarvitse huolehtia? Tämä ohje pyrkii vastaamaan näihin kysymyksiin. Ohjeistuksen taustalla ovat Arkistolaitoksen (nykyisen Kansallisarkiston) päätökset

  • Päätös 16.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014) ammattikorkeakoulujen ja ammatillisten oppilaitosten opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä
  • Päätös 29.9.2016 (AL/11085/07.01.01.03.02/2016) yliopistojen opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä sähköisessä muodossa

Tässä ohjeistuksessa annetaan ohje säilytysaikapäätösten tulkinnasta, kerrotaan julkaistujen opinnäytteiden pitkäaikaissäilytyksestä ja keskustellaan myös julkaisemattomien opinnäytteiden arkistoinnista, yhteistyömahdollisuuksista ja hyvistä käytännöistä.

 

Arkistolaitoksen (nyk. Kansallisarkiston) päätökset

Päätös yliopistojen opinnäytteistä 29.9.2016

Lainaus päätöksestä: ”Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 ja 11 §:n nojalla pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa yliopistojen (558/2009) sekä Maanpuolustuskorkeakoulun (402/1974 sekä 668/1992) ylempään korkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat. Pysyvään säilytykseen määrätyt yliopistojen korkeakoulututkintoihin liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa siitä lähtien kun niitä on sähköisessä muodossa. Pysyvään säilytykseen määrätyt, yksinomaan paperimuodossa olevat lopputyönä laaditut opinnäytetyöt voidaan säilyttää pysyvästi paperimuodossa, ellei yliopisto digitoi niitä sähköiseen muotoon. Opinnäytetöiden metatiedot tulee säilyttää xml-rakenteessa. Opinnäytetyöt tulee säilyttää pysyvästi PDF/A-muodossa. Opinnäytetöiden liiteaineistoille suositellaan seuraavia pitkäaikaissäilytykseen sopivia tiedostomuotoja:---”

Päätös ammattikorkeakoulujen opinnäytteistä 16.9.2014

Lainaus päätöksestä: "--- Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 §:n nojalla pysyvään säilytykseen ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat, opinnäytetöiksi (352/2003 § 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset. Ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, muut kuin lopputyönä laadittavat opinnäytetöiksi (352/2003 § 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset ovat määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Pysyvään säilytykseen määrätyt ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa siitä lähtien kun niitä on sähköisessä muodossa. Pysyvään säilytykseen määrätyt yksinomaan paperimuodossa olevat ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt voidaan säilyttää pysyvästi paperimuodossa, ellei ammattikorkeakoulu digitoi niitä sähköiseen muotoon. ---"

Päätösten keskeinen sisältö ja nykyinen soveltaminen:

Kansallisarkiston tekemän arvonmäärityksen perusteella opinnäytteet ovat niin arvokasta yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen tehtävissä syntyvää tietoa, että opinnäytteet on syytä säilyttää pysyvästi.

Tiedostomuodot

Tiedostomuotojen osalta sovelletaan KDK-PAS määrityksiä - säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot: http://www.kdk.fi/fi/pitkaaikaissailytys/maeaerittely-ja-dokumentit/5-suomi/pitkaeaikaissaeilytys/141-kdkn-saeilytys-ja-siirtokelpoiset-tiedostomuodot

Esimerkiksi PDF on siirtokelpoinen tiedostomuoto, mutta PDF/A säilytyskelpoinen. Tämä tarkoittaa sitä, että jos aineisto lähetetään PAS-palveluun PDF-muodossa, se lähtökohtaisesti muunnetaan säilytystä varten PDF/A-muotoon. Muunnoksen ja sisällön säilyvyyden onnistuminen riippuu kuitenkin siitä, kuinka PDF-tiedosto on muodostettu! Suositeltavaa olisikin, että tiedostot tallennettaisiin jo julkaisuarkistoihin säilytyskelpoisissa tiedostoformaateissa, esim. PDF/A.

Vuoden 2017 lopussa, ennen varsinaisten PAS-siirtojen alkamista testataan kuitenkin myös erilaisten PDF-tiedostojen PDF/A-muunnosten onnistumista PAS-palvelussa mm. Kansalliskirjaston ja CSC:n yhteistyönä.

Verkossa avoimesti julkaistut opinnäytteet

Vuosien 2014 ja 2016 päätöksissä ei otettu kantaa pitkäaikaissäilytyksen toteuttamiseen. Tällä hetkellä suurin osa opinnäytteistä hallinnoidaan erilaisissa julkaisuarkistoissa (AMK-sektorilla Theseus, yliopistoilla muita julkaisuarkistoja).

Kansalliskirjasto kerää Kulttuuriaineistolain nojalla verkkoaineistoja pysyvästi säilytettäväksi. Saman lain nojalla Kansalliskirjasto tulee haravoimaan säännöllisesti myös avoimissa julkaisuarkistoissa julkaistujen opinnäytteiden digitaaliset kopiot talteen. 

Syksyllä 2017 Kansalliskirjasto sai OKM:ltä lisää tallennustilaa CSC:n PAS-palvelusta, mikä mahdollistaa mm. Kulttuuriaineistolain nojalla kerättyjen julkaisuarkistoaineistojen lähettämisen Kansalliskirjaston toimesta pitkäaikaissäilytykseen. PAS-siirrot käynnistyvät 2017/2018 aiemmin kerätyillä aineistoilla. Kaikkien jo kertyneiden aineistojen paketointi ja siirto vie kuitenkin aikaa. Aineistoissa voi tulla vastaan odottamattomia ongelmia, mm. virheellisiä tiedostoja, joiden validointi ei ainakaan heti onnistu. Näiden selvittely voi viedä aikaa.

Metatiedot ja pysyvät tunnisteet

Metatiedoissa suositellaan noudatettavan Kansalliskirjaston ylläpitämää Metadatasuositusta julkaisuarkistojen tekstiaineistolle.

Julkaisuisuarkistoissa julkaistuissa aineistoissa suositellaan käytettäväksi myös pysyviä tunnisteita. URN-tunnus on verkkojulkaisun ainutkertainen ja pysyvä tunniste. Suomessa Kansalliskirjasto tarjoaa palveluna keskitetyn URN-tunnusrekisterin ja resolvointipalvelun. Kansalliskirjaston URN-palvelu käy haravoimassa URN/URL-parien tiedot esimerkiksi julkaisuarkistojen metatiedoista. Ohjeita ja lisätietoa URN-asiakaswikissä. URN-tunnuksia hyödynnetään myös pitkäaikaissäilytyksessä: niiden perusteella voidaan esimerkiksi muodostaa säilytyspakettien tunnisteet, selvittää onko joku tietty aineisto säilytyksessä ja myöhemmin tarvittaessa yhdistää PAS-palvelusta tuotu julkaisu sen kattavampiin kuvailutietoihin.

Rajaukset ja mitä tulee huomioida

  • Edellyttää, että opinnäytteet on julkaistu avoimessa julkaisuarkistossa, sieltä haravoitavissa (avoimet OAI-PMH -rajapinnat) ja tiedostot ovat sellaisenaan vähintään PAS-siirtokelpoisia, mieluiten myös suoraan säilytyskelpoisia (PDF→PDF/A -muunnoksen onnistumista ei voida aina taata, mutta asiaa testataan).
  • Opinnäyte on riittävän pitkän ajan julkaisuarkistossa esillä, jotta se ehditään haravoida
  • Jos opinnäytteeseen tulee muutoksia tai se poistetaan julkaisuarkistosta, korkeakoulun velvollisuus on varmistaa, että opinnäyte on kuitenkin arkistoitunut. Kansalliskirjaston pitkäaikaissäilytykseen lähettämistä aineistoista pyritään saamaan lokitiedot mm. julkaisuarkistojen ylläpitäjien ja asiakasorganisaatioiden saataville.
  • Julkaisuarkistoon opinnäytteitä ja muuta sisältöä tallentava korkeakoulu vastaa julkaisujen sisällöstä
  • Opinnäytejulkaisun metatiedoissa on riittävät perustiedot (tekijä, ajankohta, korkeakoulu), joiden avulla esim. tutkintoon/opiskelijaan liittyvät muut arkistoitavat tiedot voidaan löytää muista tietojärjestelmistä. Tarvittaessa julkaisuarkistoissa olevia metatietoja voidaan kehittää, ottaa käyttöön eri tietojärjestelmissä ja arkistoissa olevat tiedot yhdistävä tunniste tms.
  • Jos ehdot täyttyvät, voidaan olettaa, että opinnäytteiden arkistointi ja pitkäaikaissäilytys hoituu Kansalliskirjaston kautta.
  • Opinnäytteeseen/tutkintoon liittyvät tiedot voidaan tallentaa muualle, mutta ne olisi hyvä pystyä linkittämään esim. tunnisteen avulla varsinaiseen opinnäytetyöhön
§Lopullinen versio ja mahdolliset muutokset?
§Kuinka pian julkaisun jälkeen aineisto kannattaa (aikaisintaan) lähettää pitkäaikaissäilytykseen, jotta julkaisusta saadaan yleensä kerralla lopullinen versio, jota ei yleensä enää muokata (päivittyvät julkaisut asia erikseen)?
§Dublin Core -metatiedot?
§Dublin Coren käytössä eroja eri julkaisuarkistoissa ja esim. OAI-PMH-haravointi ei tuo täydellisiä metatietoja (dc.contributor-tarkenteet saattavat puuttua yms.)
§Metatietojen myöhempiä muutoksia ei välttämättä lisätä aiemmin pitkäaikaissäilytykseen lähetettyihin PAS-paketteihin
§PDF-formaatti?
§PDF on siirtokelpoinen tiedostomuoto, joka nykymääritysten mukaan muunnetaan säilytyksessä PDF/A:ksi.
§Validointi saattaa epäonnistua, jos PDF jo itsessään epävalidi
§Muunnoksessa voidaan menettää joitain PDF:n ominaisuuksia
§Ohjeet ja hyvät käytänteet tallentamiseen PDF- tai PDF/A-muodossa, tarjotaanko mahdollisuus validoida tiedostomuoto (esim. http://verapdf.org/)

Arkistoinnin kattavuuden varmistaminen

  • Alustava suunnitelma: KK haravoi avoimet julkaisuarkistot omalle ”vapaakappale-instanssille” (käytössä vapaakappaletyöasemilla)
  • Kuinka usein julkaisuarkistot kannattaa haravoida?
  • Kuinka pitkään opinnäytteitä säilytetään julkaisuarkistoissa? (”Pysyvästi” vai ei?)
  • Miten menetellään julkaisuarkistoista poistettavien opinnäytteiden kanssa? (Kerran verkossa julkaistu opinnäyte voidaan lähtökohtaisesti tarjota asiakaskäyttöön vapaakappaletyöasemilla ja lähettää pitkäaikaissäilytykseen)
Opinnäytteiden arkistointivastuu viime kädessä korkeakoululla. Miten arkistoitumisen PAS-palvelussa voi tarkistaa?
§PAS-siirtopakettien lähetyslokit julkisiksi/korkeakoulujen käyttöön?
§Tieto yksittäisten lähetettyjen siirtopakettien tunnisteista (tunnisteet muodostetaan lähtökohtaisesti URNin tai muun pysyvän tunnisteen pohjalta) ja aikaleimat (haravointiaika, lähetetty/vastanotettu PAS-palveluun) (CSC/KK?)
§Varsinkin alkuvaiheessa tieto PAS-palveluun lähetyistä kokoelmista/julkaisuarkistoista ja pvm (KK)
§Ainoastaan KK:lla oikeus hakea lähettämiään aineistoja tai niiden metatietoja PAS-palvelusta. Saatavilla olevat lokitiedot mahdollistaisivat sen, ettei rutiinikyselyjä tarvitsisi lähettää KK:n kautta

Pitkäaikaissaatavuus

§KDK:n PAS-palvelua ei ole suunniteltu ensisijaisesti käyttöä varten
§Ainoastaan lähettävä organisaatio (tässä tapauksessa Kansalliskirjasto) voi hakea aineistoja PAS-palvelusta
§Paljon käytetystä aineistosta tarvitaan käytännössä vielä käyttökopio taustajärjestelmässä (vapaakappalekopio käytössä vain vapaakappaletyöasemilla)
§Jos käyttökopio ja sen varmuuskopiot tuhoutuvat, oikeuksienhaltijalle (tai häntä edustavalle organisaatiolle) on mahdollista luovuttaa PAS-kopio.
§Miten käytännössä tapahtuu (erityisesti muut kuin KK:n ylläpitämät julkaisuarkiistot)?
§Ovatko julkaisuluvan/-sopimuksen ehdot riittävät?
§Entä jos jos tekijältä julkaisuluvan saanut organisaatio lakkaa olemasta?

 

 

Opinnäytteet, joita ei julkaista verkossa

Opinnäytteet, joita ei julkaista verkossa (salassa pidettävät, ei tekijän suostumusta jne.)

  • Lähtökohtana on, että yliopistot ja ammattikorkeakoulut voisivat hyödyntää ei-julkaistujen opinnäytteiden hallinnassa mahdollisimman paljon niitä tietojärjestelmiä, joita organisaatioissa on tällä hetkellä.
  • Käydään keskustelua siitä, millaisia operatiivisia tietojärjestelmiä korkeakouluilla on käytössään (eri julkaisuarkistot, asiankäsittelyjärjestelmät, säilytysjärjestelmät ym. mahdolliset ratkaisut) ja mitä toiminnallisuuksia tarvitaan ei-julkaistujen opinnäytteiden hallintaan. Miten nykyiset tietojärjestelmät tukevat julkaisemattomien opinnäytteiden hallintaa?

 

  • No labels