Mitä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen pitää tehdä opinnäytteiden sähköisen arkistoinnin eteen - ja mistä niiden ei tarvitse huolehtia? Tämä ohje pyrkii vastaamaan näihin kysymyksiin. Ohjeistuksen taustalla ovat Arkistolaitoksen (nykyisen Kansallisarkiston) päätökset
Tässä ohjeistuksessa annetaan ohje säilytysaikapäätösten tulkinnasta, kerrotaan julkaistujen opinnäytteiden pitkäaikaissäilytyksestä ja keskustellaan myös julkaisemattomien opinnäytteiden arkistoinnista, yhteistyömahdollisuuksista ja hyvistä käytännöistä.
Lainaus päätöksestä: ”Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 ja 11 §:n nojalla pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa yliopistojen (558/2009) sekä Maanpuolustuskorkeakoulun (402/1974 sekä 668/1992) ylempään korkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat. Pysyvään säilytykseen määrätyt yliopistojen korkeakoulututkintoihin liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa siitä lähtien kun niitä on sähköisessä muodossa. Pysyvään säilytykseen määrätyt, yksinomaan paperimuodossa olevat lopputyönä laaditut opinnäytetyöt voidaan säilyttää pysyvästi paperimuodossa, ellei yliopisto digitoi niitä sähköiseen muotoon. Opinnäytetöiden metatiedot tulee säilyttää xml-rakenteessa. Opinnäytetyöt tulee säilyttää pysyvästi PDF/A-muodossa. Opinnäytetöiden liiteaineistoille suositellaan seuraavia pitkäaikaissäilytykseen sopivia tiedostomuotoja:---”
Lainaus päätöksestä: "--- Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 §:n nojalla pysyvään säilytykseen ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat, opinnäytetöiksi (352/2003 § 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset. Ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, muut kuin lopputyönä laadittavat opinnäytetöiksi (352/2003 § 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset ovat määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Pysyvään säilytykseen määrätyt ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa siitä lähtien kun niitä on sähköisessä muodossa. Pysyvään säilytykseen määrätyt yksinomaan paperimuodossa olevat ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt voidaan säilyttää pysyvästi paperimuodossa, ellei ammattikorkeakoulu digitoi niitä sähköiseen muotoon. ---"
Kansallisarkiston tekemän arvonmäärityksen perusteella opinnäytteet ovat niin arvokasta yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen tehtävissä syntyvää tietoa, että opinnäytteet on syytä säilyttää pysyvästi.
Tiedostomuotojen osalta sovelletaan KDK-PAS määrityksiä - säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot: http://www.kdk.fi/fi/pitkaaikaissailytys/maeaerittely-ja-dokumentit/5-suomi/pitkaeaikaissaeilytys/141-kdkn-saeilytys-ja-siirtokelpoiset-tiedostomuodot
Esimerkiksi PDF on siirtokelpoinen tiedostomuoto, mutta PDF/A säilytyskelpoinen. Tämä tarkoittaa sitä, että jos aineisto lähetetään PAS-palveluun PDF-muodossa, se lähtökohtaisesti muunnetaan säilytystä varten PDF/A-muotoon. Muunnoksen ja sisällön säilyvyyden onnistuminen riippuu kuitenkin siitä, kuinka PDF-tiedosto on muodostettu! Suositeltavaa olisikin, että tiedostot tallennettaisiin jo julkaisuarkistoihin säilytyskelpoisissa tiedostoformaateissa, esim. PDF/A.
Vuoden 2017 lopussa, ennen varsinaisten PAS-siirtojen alkamista testataan kuitenkin myös erilaisten PDF-tiedostojen PDF/A-muunnosten onnistumista PAS-palvelussa mm. Kansalliskirjaston ja CSC:n yhteistyönä.
Vuosien 2014 ja 2016 päätöksissä ei otettu kantaa pitkäaikaissäilytyksen toteuttamiseen. Tällä hetkellä suurin osa opinnäytteistä hallinnoidaan erilaisissa julkaisuarkistoissa (AMK-sektorilla Theseus, yliopistoilla muita julkaisuarkistoja).
Syksyllä 2017 Kansalliskirjasto sai OKM:ltä lisää tallennustilaa CSC:n PAS-palvelusta, mikä mahdollistaa mm. Kulttuuriaineistolain nojalla kerättyjen julkaisuarkistoaineistojen lähettämisen Kansalliskirjaston toimesta pitkäaikaissäilytykseen. PAS-siirrot käynnistyvät 2017/2018 aiemmin kerätyillä aineistoilla. Kaikkien jo kertyneiden aineistojen paketointi ja siirto vie kuitenkin aikaa. Aineistoissa voi tulla vastaan odottamattomia ongelmia, mm. virheellisiä tiedostoja, joiden validointi ei ainakaan heti onnistu. Näiden selvittely voi viedä aikaa.
Metatiedoissa suositellaan noudatettavan Kansalliskirjaston ylläpitämää Metadatasuositusta julkaisuarkistojen tekstiaineistolle.
Julkaisuisuarkistoissa julkaistuissa aineistoissa suositellaan käytettäväksi myös pysyviä tunnisteita. URN-tunnus on verkkojulkaisun ainutkertainen ja pysyvä tunniste. Suomessa Kansalliskirjasto tarjoaa palveluna keskitetyn URN-tunnusrekisterin ja resolvointipalvelun. Kansalliskirjaston URN-palvelu käy haravoimassa URN/URL-parien tiedot esimerkiksi julkaisuarkistojen metatiedoista. Ohjeita ja lisätietoa URN-asiakaswikissä. URN-tunnuksia hyödynnetään myös pitkäaikaissäilytyksessä: niiden perusteella voidaan esimerkiksi muodostaa säilytyspakettien tunnisteet, selvittää onko joku tietty aineisto säilytyksessä ja myöhemmin tarvittaessa yhdistää PAS-palvelusta tuotu julkaisu sen kattavampiin kuvailutietoihin.
Opinnäytteet, joita ei julkaista verkossa (salassa pidettävät, ei tekijän suostumusta jne.)