Tilannetietoa Melinda-Alma-yhteistyöstä

Kansalliskirjasto on työstänyt Melinda-Alma-integraatiota yhteistyössä Suomen Alma-kirjastojen ja Ex Libriksen kanssa. Integraation perustoiminnallisuudet ovat toiminnassa, mutta joidenkin lisätoimintojen osalta on vielä kehitettävää (mitä?). Kansalliskirjasto lähetti Melinda-Alma-integraation palautekyselyt 1. aallon kirjastoille toukokuussa 2020, 2. aallon kirjastoille marraskuussa 2020 ja Aalto-yliopistolle 2021. Palautekyselyiden vastauksista on tehty raportti, jonka tuloksista kerrotaan tarkemmin tässä tiedotteessa.

Melinda-Alma-toimintamallityöryhmän toiminta jatkuu

Toimintamallityöryhmä on kokoontunut kerran kuukaudessa käsittelemään Alman ja Melindan välisiä kuvailun yksityiskohtia ja käytännön asioita. Käsiteltyjä asioita kootaan aiheittain Melindan asiakaswikiin Yhteisesti sovittavat asiat -sivulle. Ryhmässä on mukana niin ensimmäisen kuin toisen aallon Alma-kirjastojen kuvailijoita, sekä Kansalliskirjaston Melinda-palvelusta Alma-integraation tekninen vastuuhenkilö Minttu Hurme ja Alma-yhteyshenkilö Kaija Kovanen. Kokoukset on koettu hyödyllisiksi, koska Alma-kirjastojen edustajat ovat päässeet jakamaan kokemuksia ja hyviä käytäntöjä uuden järjestelmän kanssa toimimisesta. Seuraava kokous järjestetään toukokuussa 2021.

Alma-kirjastojen kuvailijoista muodostettu työryhmä on koonnut Helsingin yliopiston wikisivuille Ohjeita Alma-kuvailijoille. Almaan liittyvät toimintaohjeet on linkitetty Melindan toimintaohjeeseen.

Toimintamallityöryhmän kokousmuistiot päivitetään kokouksen aikana Melindan avoimeen asiakaswikiin, josta ne kannattaa käydä lukaisemassa tuoreeltaan.

Palautekyselyiden tulokset

Palautekysely Melinda-Alma-integraatiosta tehtiin ensimmäisessä aallossa Alma-kirjastojärjestelmään siirtyneille kirjastoille touko-kesäkuussa 2020, toisessa aallossa siirtyneille marras-joulukuussa 2020 ja Aalto-yliopistolle tammikuussa 2021. Kaikkien palautekyselyiden vastaukset on koottu yhteiseen raporttiin, jossa ensimmäisen ja toisen aallon vastaukset on eritelty toisistaan. Aalto-yliopiston vastaukset käsiteltiin raportissa toisen aallon vastausten yhteydessä. Kaiken kaikkiaan vastauksia saatiin ensimmäiseen kyselyyn 15 kappaletta ja toiseen kyselyyn 12. Lisäksi Aalto-yliopistolta tuli yksi yhteinen koontivastaus.

Melinda-Alma-integraation onnistumista koskevat vastaukset vaihtelivat kyselyissä melko kriittisistä positiivisiin. Alun vaikeuksien jälkeen integraatioon oltiin tyytyväisempiä ja toiseen kyselyyn vastanneiden kommentit olivat hieman positiivisempia kuin ensimmäiseen kyselyyn vastanneiden. Keskeneräiset asiat vaikuttivat jonkin verran vastaajien päivittäiseen työhön, mutta toiseen kyselyyn vastanneiden kesken keskeneräisiä asioita koettiin olevan vähemmän. Tähän on vaikuttanut se, että integraation rakentaminen aloitettiin ensimmäisen aallon käyttöönottovaiheessa. Kuvailuintegraation perustoiminnallisuudetkin saatiin vaiheittain käyttöön maaliskuussa 2020. Toisen aallon kohdalla puolestaan perustoiminnallisuudet olivat käytössä jo Alman käyttöönottovaiheessa. Termipoiminta auktoriteeteista bibliografisiin tietueisiin alkoi toimia tyydyttävästi kesäkuussa 2020.

Melinda-Alma-toimintamallityöryhmän toiminta ei ollut kaikille vastaajille tuttua, mutta työryhmän järjestämistä webinaareista oli koettu olevan suurta hyötyä ja niitä toivottiin järjestettävän jatkossakin. Alma-toimintaohje kuvailijoille koettiin hyödylliseksi ja siihen oltiin osittain tyytyväisiä, mutta monissa kommenteissa ohjeistuksessa koettiin olevan puutteita. Lisäksi ohjeistuksen selkeydessä ja löydettävyydessä katsottiin olevan parantamisen varaa.

Kuvailukäytäntöjen muutoksia koskien ensimmäisen kyselyn vastauksista kävi ilmi, että Melindaan kuvaillun aineiston määrä ei ole juuri muuttunut, paitsi elektronisissa aineistoissa, joita poimitaan Alma-järjestelmän sisäisestä metatietovarannosta Community Zonelta. Lisäksi ensimmäiseen kyselyyn vastanneet kertoivat yhtä poikkeusta lukuun ottamatta siirtyneensä käyttämään Alman Metadata Editoria kuvailussa Melindan Aleph-järjestelmän sijaan. Toiseen kyselyyn vastanneiden kesken sen sijaan oli enemmän hajontaa asian suhteen, ja useampi vastaaja kertoi käyttävänsä kuvailussa edelleen Aleph-järjestelmää. Ohjeistukseen ja tukipyyntöjen käsittelyyn Kansalliskirjastossa oltiin pääosin tyytyväisiä. Vastaajille ei kuitenkaan vaikuttanut olevan täysin selvää, minkä organisaation asiakastuen puoleen kääntyä missäkin asiassa. Vastuutusta siitä, kenen vastuulla mikäkin asia on, tulee edelleen tarkentaa. Selkeästi määritelty asiakastukimalli helpottaa kirjastojen kuvailijoiden työtä arkipäivän ongelmatilanteissa.

Vastaukset olivat monissa kysymyksissä positiivisempia toisen aallon kyselyn vastanneiden kesken kuin ensimmäisen aalloin kyselyyn vastanneilla. Tähän vaikuttaa luultavasti se, että toisen aallon kohdalla monista asioista oli jo enemmän kokemusta ja monia asioita oli saatu jo ratkaistuakin. Ensimmäisen aallon kohdalla integraatio oli kokonaisuudessaan kaikille osapuolille uusi asia.

Kyselyiden perusteella voidaan katsoa, että kirjastojärjestelmän muutos ei näytä vaikuttaneen haluun jatkaa yhteisen metatietovarannon rakentamista tai vähentäneen halua olla mukana kansallisessa kuvailuyhteistyössä. Melinda-yhteistyön jatkuminen näyttää olevan vastanneiden mielessä hankaluuksista huolimatta, ja ongelmia toivotaan jatkossakin ratkottavan yhteistyössä.

Tekninen tilannekatsaus