Tälle sivulle lisätään kokouksissa ja muissa yhteyksissä esiin nousseet Melinda-Alma-integraatioon ja kuvailuyhteistyöhön liittyvät avoimet kysymykset ja niiden ratkaisut.

Viestintä ja ohjeistus

Työryhmän toiminta

  • Kansalliskirjastolla päävastuu yhteistyön varmistamisessa
  • Ryhmän osallistujat vaihtuvat osittain keväällä ensimmäisen aallon valmistuttua ja toisen aallon käyttöönoton alkaessa
  • Työryhmä toimii nykyisessä koossa mahdollisimman käytännönläheisesti ja päättää pienistä asioista keskenään
  • Kokousten järjestäminen
    • Vähintään kahden viikon välein
    • Zoom-etäyhteydellä
    • Kokouksia järjestetään osin laajemmalle ryhmälle, johon kutsutaan mukaan Alma-kirjastojen johtajia ja Kansalliskirjaston esimiehistöä/päälliköitä
  • Suuremmat linjanvedot lähetetään Alma-ohjausryhmälle

Sovituista asioista viestintä ja tiedottaminen laajemmin Alma-kirjastoille

  • Asioista viestitään Suomen Alma-kirjastojen ohjausryhmän kautta muille Alma-kirjastoille, Jussi Piipponen HULibista toimii ohjausryhmän sihteerinä
  • Melinda-palveluun viestit melinda-postin (@helsinki.fi) kautta, ei suoraan yksittäisille asiantuntijoille

Viestintäsuunnitelma, ohjeistus

Yhteiset webinaarit

  • Alma-kuvailijoille järjestetään ainakin kaksi kahden tunnin webinaaria, joissa kerrotaan tarkemmin miten Melindaan kuvailu muuttuu
    • Keväällä ensimmäisen aallon kirjastoille, johon myös toisen aallon kirjastojen edustajat ovat tervetulleita
    • Syksyllä toisen aallon kirjastoille, johon myös ensimmäisen aallon kirjastojen edustajat ovat tervetulleita
      • Alustava ajankohta syys-lokakuun vaihde
  • Tarjotaan tila vertaistuelle, yhteistyökuvioiden suunnittelulle ja kokemusten jakamiselle

Asiakastukimalli

  • Melinda-yhteistyö muuttuu yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastojen kanssa sektoripohjaisesta jaottelusta järjestelmäpohjaiseksi
  • Jatkossa kirjastokohtaisia erillisratkaisuja ei enää tehdä Melindassa Alma-järjestelmää käyttäville kirjastoille
    • Sama käytäntö on myös muiden, eri kirjastojärjestelmää käyttävien kirjastojen kanssa
  • Jatkossa Ex Libris on Alma-kirjastojen ensisijainen yhteydenottojen vastaanottaja kaikissa kuvailutyökaluun liittyvissä asioissa
  • Melindan toimintoihin liittyvissä asioissa kannattaa ottaa edelleen yhteyttä melinda-postiin
  • Alma-yhteyshenkilö Melindassa on Tanja Vienonen
    • Yhteydenotot melinda-postin (@helsinki.fi) kautta

Tietoturva

Nykyisten Aleph-käyttäjätunnusten kohtalo

  • Aleph-käyttäjätunnukset jäävät kaikille Alma-kirjastoille käyttöön, vaikka varsinainen kuvailu tehdäänkin käyttöönoton jälkeen Almassa
    • Myös Alephin voi säilyttää asennettuna koneella Alman käyttöönoton jälkeen
  • GDPR:n mukaan vanhentuneita tai käyttämättömiä tunnuksia saa säilyttää 1-3 vuotta
    • Muistutetaan kirjastoja, että ylimääräiset tunnukset tulisi poistaa käytöstä määräajassa
  • Melinda-tallennukset tulevat Almasta kirjastokohtaisella tunnuksella, henkilökohtaiset tunnukset eivät käyttöönoton jälkeen enää näy Melindassa
    • Melinda-palvelut huolehtivat kirjastokohtaisten tunnusten toiminnasta
  • Melinda-Alma-tekninen työryhmä varmistaa suojatut yhteydet järjestelmien välille

Kuvailukysymykset

Alma-kuvailijan toimintaohjeet

  • https://wiki.helsinki.fi/display/LUM/Ohjeita+kuvailijalle
  • Alma-toimintaohjeiden vastuuhenkilöt:
    • Katja Hyvärinen (Itä-Suomen yliopisto)
    • Ville Huhtala (Helsingin yliopisto)
    • Antti Impivaara (Turun yliopisto) → ei enää mukana ryhmässä (31.7.2020)
    • Maria Kovero (Helsingin yliopisto)
    • Anne-Mari Salmela (Turun yliopisto)
  • HUOM: nykyinen tallennuspaikka ei ole lopullinen, linkit Melindan toimintaohjeeseen lisätään, kun ohjeet on siirretty
  • Ainakin metadataeditorin päivityksen vuoksi ohjeisiin tulee muutoksia

Kenttien mäppäykset

  • Kenttien muutokset on dokumentoitava, jos jokin kenttä tarkoittaa eri asiaa Almassa kuin Melindassa, esim. 09x-kenttien käyttö
    • Almassa MARC:n suomalaiset 9-alkuiset ja numeron 9 sisältävät kentät 019, 039, 049, 509 ja 930 mäppäytyvät Almassa kenttiin 920, 921, 923, 924, 929
  • Tietueen tason määrittely Almassa ei vaikuta Melinda-yhteistyöhön
    • Leaderin merkkipaikka 17:n koodit ovat voimassa riippumatta Almassa tehdystä määrittelystä
  • Paikallisten tietokantojen tietoja sisältävät 5- ja 9-osakentät
    • Tarpeellisia Melindan replikoinneissa, mutta tarpeettomia Almassa ja muiden kirjastojen tietokannoissa
    • Osakentät ovat välttämättömiä Melindassa, joten niitä ei voi muuttaa/poistaa Melindasta
    • Esim. 505 ja 520 -kenttien 9-osakentät
  • 084-kentän 2-osakentän tiedot (erityisesti Taideyliopistossa)
  • 6XX- ja 7XX-kenttien otsikon artikkelin ohitus hakasuluilla
    • Käytetty Taideyliopistossa lähinnä musiikkiaineistossa ja ohitus näyttää toimivan Almassa
    • Testattava toimiiko samoin Alephissa, esimerkkejä tulisi lähettää Minttu Hurmeelle tutkittavaksi
  • Melindasta Almaan tuonnissa syntyy 024-kenttä, jota ei pidä poistaa (toimii checkerinä Melindassa)
    • Kentässä on $a-osakentässä tietueen Melinda-ID ja $d-osakentässä Melindan tietueen viimeisen päivityksen aikaleima - tällä varmistetaan, että Almasta Melinda-tietuetta päivitettäessä Alman tietue ei korvaa tuorempaa Melinda-tietuetta
    • Kentässä voi myös lukea "Deleted record, do not use", joka näytetään Almassa, jos etsii tietuetta, joka on poistettu Melindasta (STA DELETED ei näy Almassa, 024-kentän ilmoitus korvaa sen)

E-aineistot

  • E-aineistoihin liittyvät asiat etenevät 2. aallossa
  • Yksittäisten e-kirjojen tietueet kannattaa hakea External Sourcesin kautta ja muokata omassa tietokannassa, Community Zonen tietueissa paljon korjattavaa
  • Holdingsittomien ja portfoliottomien e-tietueiden low-tagien toiminta
    • Jos Alman bib-tietueessa on Melinda-ID, ja joko painetun, e-aineiston tai digi-aineiston holding tai portfolio, se kuuluu low-publishing -settiin, eli sen tietokantatunnukset päivittyvät Melindaan
    • Jos holdingsia/portfoliota ei ole, myöskään tietokantatunnukset eivät päivity

Kuvailuprosessi

Kuvailijan näkökulma: Mikä konkreettisesti muuttuu ja mikä pysyy samana Melinda-yhteistyössä?

  • Jatkossa Alma-kirjastoissa käytetään kuvailuun Almaa, ei Alephia
  • Melindan toimintaohjeeseen päivitetään Alman kuvailuprosessi Melindan suhteen, kuten muidenkin kirjastojärjestelmien osalta
  • Alman normalisointisääntöihin liittyvä MARC 21 Extensions -paketti löytyy Almasta
    • Normalisointi ja duplikaattien tarkistus -säännöt valmiit
  • Almasta Melindaan siirtyvä tietue ei saa korvata Melindassa olevia olennaisia tietoja (korjaukset pitäisi saada tulemaan), vaikka Almassa tietueesta poistettaisiin kenttiä tai osakenttiä
  • Melindan OPAC:n saatavuustiedot: Primoa käyttävien kirjastojen tietoihin lisätään tieto "Katso tiedot kirjaston tietokannasta" ja linkki tietokannan etusivulle
    • Primon käyttöönottavien kirjastojen tulee lähettää osoitelinkki melinda-posti (at) helsinki.fi:hin
  • Linkit suomalaisiin sovellusohjeisiin (Kansalliskirjaston kiwi-sivuilla) Alman Metadata Editorin Field informationeihin?

Kuvailuprosessi

  • Ennen kuvailun aloittamista on ensin tarkistettava, onko tietue jo Melindassa
    • Tietueet kulkevat Almasta Melindaan ExLibriksen x-server rajapinnan kautta, jossa ei ole tuplakontrollia 
      • Alman Community Zonelta poimittu tietue on tarkistettava Melindasta ennen kuin klikkaa "Contribute to Central Catalog" → siirtää tietueen Melindaan
  • Vanhojen tietueiden kohdalla Melindasta tuoreemman tietueen tarkistaminen
    • Tarkistus tehdään 024-kentän aikaleiman avulla
  • Melindasta Almaan siirrettäessä tuplakontrolli toimii
    • Varoittaa tuplista, voi ilmoittaa myös eri versioista
    • Tuplakontrolliin voi tehdä määrityksen siitä, millä tiedoilla tuplia tarkistetaan
  • Jos Almassa korjaa FENNI KEEP -kentän, se tuplaantuu Melindassa
    • Almassa ei näy mikä kenttä on merkitty FENNI KEEPillä
    • KUMEA selvittää voiko 9-osakentän KEEP ja DROP -komentojen käytäntöjä muuttaa, jonka jälkeen Melindan dataa voidaan siistiä
      • Käynnissä
  • 008 merkkipaikka 39: luetteloiva organisaatio yleensä c, Fennicalla tyhjä → voi olla myös ennakkotietueissa tyhjä
  • 040 $a FI-BTJ jätetään ja lisätään oma koodi d-osakenttään, jos täydentää valmista kuvailua
  • Osakohteissa ongelmia Almassa
    • Melindasta Almaan siirto kokonaisuutena ei onnistu, osakohteet pitää tuoda yksitellen
    • Almasta Melindaan osakohteita kohdellaan kuten mitä tahansa yksittäistä tietuetta
    • Asiaan paneudutaan myöhemmin (käyttöönottojen jälkeen)
  • "Fix a Melinda record before saving"-toimintoa EI tarvitse enää käyttää
  • 6XX-kenttien auktorisoitujen muotojen tallennus
    • Voiko erilaisia kuvailumuotoja tulla Melindaan tai Almaan? Tehty pikafiksaus Alephin asetuksissa 6XX-kenttien auktorisoituihin toimijamuotoihin Melindan ja Alman välille, jotta tiedot vastaavat järjestelmien vaatimuksia
      • Muunnossäännöt Alephin puolella:
        • Melindasta Almaan liikenteessä 6XX-kentät, joissa 2. indikaattori '4' ja $0-osakentässä Asteri-ID muutetaan niin, että niissä on 2. indikaattori '7' ja sanastolähdeosakenttä $2 'finaf'
        • Almasta Melindaan liikenteessä 6XX-kenttä, joissa 2. indikaattori '7' ja sanastolähdeosakenttä $2 'finaf' muutetaan niin, että niissä on 2. indikaattori '4' ja sanastolähdeosakenttä poistetaan
        • Huom: jos Alman tietueessa, joka päivitetään Melindasta on vanhastaan Melinda-muotoisia 6XX-kenttiä, kyseiset kentät tuplaantuvat, kun Melindasta tuodaan Alma-muotoisiksi muutetut vastineet. Tällöin kuvailijan on syytä poistaa Melinda-muotoiset kentät Alma-tietueesta.
    • Päätettävä miten asiat halutaan tehdä
      • Lisätään uusi normalisointisääntö: 2-indikaattoriin 7 ja 2-osakenttään finaf
      • Pitäisikö ja voiko 100- ja 700-kentissä olla 2-osakenttä?
      • Poistetaanko indikaattori ja osakenttä haun jälkeen Almassa?
  • Termien ja fraasien lisäys Almassa (esim. 337-kenttään) toimii, ohjelma tarjoaa kokonaista fraasia, kun aloittaa kirjoittamisen
  • Alman Brief Level -säännöt ja niihin liittyvät hakutoiminnot otetaan käyttöön myöhemmin (käyttöönottojen jälkeen)
  • Alephin kenttäkohtainen merkkirajoitus (2000 merkkiä)
    • Kentän tiedot jaetaan kentän toistumiin, luodaan 9-osakenttä, jossa tieto yllä olevaan kenttään yhdistämisestä
    • Erityisesti 505- ja 520-kentissä
    • Alephissa yhdistäminen korjattu niin, että pitkiä kenttiä käsitellään kokonaisuuksina
    • EL:ltä saatu korjaus (30.7. kokous), joka vaatii vielä säätämistä (muut replikoinnin ohjauskomennot vaikuttavat)
  • Valmiit sisältövaihtoehdot (Controlled Vocabulary) 7XX-kentissä: sanastossa kirjoitusvirheitä
    • Sisältövaihtoehtoja voi korjata itse poistamalla olemassa olevan ja lisäämällä uuden
  • Kausijulkaisut ja lehtipaketit, varsinkin elektroniset: käyttöoikeushuomautukset tietueisiin
    • 506-kenttä bib-tietueissa näkyy hyvin Primossa
    • 540-kentän lisenssitieto kokoelmatietoihin

Tietokantatunnukset (Low publishing / LOW-tag) Almassa

  • Järjestelmä päivittää tietokantatunnukset automaattisesti Melindan suuntaan kerran vuorokaudessa
    • Low publishing ei vaadi toimintaa kuvailijalta eikä Enhance record -toiminnon käyttöä suositella testaamiseen!
  • Lisäykset ja poistot ovat molemmat automaattisia toimintoja
  • Huom: jos kuvailun tekee Alephissa, low-tag kannattaa lisätä samalla, jotta Melindassa näkyy mistä kirjastosta nimeke löytyy
  • Low publishing e-julkaisujen portfolioissa ja digi-holdingseissa
    • Tämän hetkisen informaation mukaan e-portfoliot ja digi-holdingsit toimivat samoin kuin painetun aineiston holdingsit
  • Low publishingia varten tarvittava ssh-public key luodaan sftp-integraatioprofiilin luonnissa Alman asetuksissa

Kuvailijan apuohjelmien (Muuntaja, Merge, Cyrillux, jne) käyttö

  • Apuohjelmilla pystyy edelleen muokkaamaan Melinda-tietueita (toimivat ilman Alephia)
  • Muutosten saamiseksi Almaan kuvailija voi käydä poimimassa tietueen Melindasta "External sources"-toiminnolla
    • Lisäksi tietueet päivittyvät Almaan replikoinnin kautta, jos se on käytössä
  • Almassa oma duplikaattien yhdistämistoiminto ja myös tietueen muuntamismahdollisuus, esim. elektronisesta painetuksi
    • Nämä toimivat vain Alma-tietueilla, eivät muuta Melindan tietueita

Bookwheren käyttö

  • Ohjelmaa voi käyttää edelleen, sopimus voimassa vuoden 2020 loppuun: HY, TY, TAY, ÅA, UEF (tarkista oman kirjastosi tilanne)
  • Ohjelmaa ei voi ladata käytettäväksi Almassa
  • Tietueita pystynee poimimaan omalta koneelta tai kierrättämään Melindan kautta Almaan
  • Kumeassa pohditaan olisiko Bookwheren online-versio toimivampi kuin nykyinen konekohtainen lisenssi

Terminologia Almassa

  • Normalisointi = Usemarconin korvaaja, määrittää tietueen muutokset Alman sääntöjen mukaiseksi
  • Central Catalog = Melinda metatietovaranto
  • Community zone = Kaikkien Alma-kirjastojen yhteinen metatietovaranto
  • External sources = Alman ulkoiset lähteet, esim. Melinda, Kongressin kirjasto, Bookwhere
  • On boarding = Käyttöönottovaihe
  • Go live = Tuotantoon siirtyminen
  • Downstream = Melindasta Almaan (siirrot, säännöt jne.)
  • Upstream = Almasta Melindaan (siirrot, säännöt jne.)
  • Export = paikallistietokannasta ulos
  • Import = paikallistietokantaan sisään
  • Alman Merge = duplikaattien yhdistämistoiminto
  • VST-prosessi = Replikointi vapaakappaleaineistoille
  • Portfolio = e-aineiston holdings-tietue Almassa
  • Muita?

Replikointi

  • Toimii jatkossa hieman hitaammin, tiheimmillään tietueet replikoituvat tunnin (1 h) välein
  • Replikoituminen Melindasta Almaan ajastetaan toimimaan Almasta käsin
  • Filtteröinti Alman työkaluilla
  • Replikoinnissa halutaan vain omat ja Kansalliskirjaston tekemät uudet tietueet ja päivitykset
    • Vapaakappaleaineistojen metatiedot tuodaan Almaan VST-prosessin kautta
    • Replikointi rajataan 042-kentän finb-tiedon avulla
  • Reaaliaikaiset saatavuustiedot eivät enää näy Melindan OPAC:ssa, vaan sivuilla on linkki paikallistietokantaan
  • Selvitettävä kirjoittaako Fennican tietue oman kannan tietoja yli
    • Voi olla että toimii samalla säännöllä kuin Melindasta haetuissa tietueissa (eli kirjoittaa yli esim. ruotsinkielisen henkilönimen, jos Melindassa suomenkielinen)
  • Paikalliskannan kenttien turvaaminen 5-osakentällä
    • 5-osakentissä pitäisi lukea FI-Vapaa (nyt voi olla myös esim. FENNI), näille voisi olla syytä tehdä korjausajo
    • Ensin pitää kuitenkin selvittää mitkä kentät koskevat vapaakappalekirjastoja (540, 856 ainakin)

Asteri

  • Toimija-auktoriteettien kuvailutyö tehdään edelleen Alephissa, sitä ei voi tehdä Almassa
  • Auktoriteetin lisäämisen yhteydessä voi lisätä myös bib-tietueen Alephissa
    • Tietueen voi käydä poimimassa Almaan, ellei se replikoidu automaattisesti
  • Toimija-auktoriteetit haravoidaan Asterista Almaan kuuden tunnin (6 h) välein, sanastot kerran viikossa (lauantaisin)
  • Tekijään/toimija-auktoriteettiin voi olla vain yksi auktoriteettitietokanta kiinnittyneenä, joka päivittyy
  • Käytössä on useampi auktoriteettitietokanta, joista Alma tarkistaa auktoriteetteja kuvailun yhteydessä
    • Ainakin LoC:n auktoriteetit ja Ruotsin Regina-tietokanta
  • Pitää selvittää, onko mahdollista valita vahingossa "väärä" auktoriteetti
  • Local-auktoriteetit mahdollisia Almassa → voisiko näitä siirtää rajapinnan kautta Asteriin, olisiko siitä hyötyä?
    • Kuvailuintegraatiolla ei voi käsitellä auktoriteettitietueita 
    • Selvitettävä korvaako Asteri-auktoriteetti poistetun local-auktoriteetin automaattisesti tietueissa(?)
  • Teos-auktoriteetit Taideyliopistossa: selvitetään erikseen
    • Erityisesti musiikkikirjastot toivovat teos-auktoriteettien lisäämistä Asteriin
    • Violan teos-auktoriteetteja testattu hiukan → Taideyliopistossa ulkomaista
  • Syntymäajan näkyminen d-osakentässä: Data retrieval Z39.50 -konfiguraatiossa pitää olla fin01alma, ei pelkkä fin01
  • 0-osakentät näkyvät nyt Almassa (31.7.2020) → koskee muitakin kuin Asteri-auktoriteetteja
  • Asterin toimintojen kehittäminen Almassa etenee 2. aallossa
  • Almassa asiasanoissa piste lopussa ja osakentät numerojärjestyksessä (pitäisi olla: $2 $0)
    • Ville Huhtala on kehitellyt sääntöjä, joilla pisteet saisivat olla Almassa ja pisteettömät Melindassa
      • Myös osakenttäjärjestykselle kehitetty sääntöjä (Almassa $0, $2; Melindassa $2, $0)
  • LoC:n termit muuttaneet Asterin termejä ja toisinpäin (muistiot 16.6.2020 ja 30.7.2020)
  • Auktoriteettien poistoissa havaittu ongelmia Almassa (30.7.2020), selvityksessä

Finto

  • YSO- ja SLM-sanastot päivittyvät Asterin kautta Alman Community Zonelle
  • Metatietosanaston haravointi ei onnistu suoraan Fintosta
    • Kirjastojen pitää lisätä suhdetermivaihtoehdot (100- ja 700-kenttiin) omaan tietokantaansa itse
      • Projektipäälliköille voi esittää toiveen Alman kehittämisestä

Almaan liittyvät määrittelyt MARC 21 -formaatissa

Tietueen tason määrittely Almassa

Almassa voi määritellä tietueen tason näin: “Ten levels of brief records can be defined from 01 through 10 where 01 represents the most brief record and 10 represents a full record.” Tasot vaikuttavat Alman sisäisiin importointi- ja merge-sääntöihin, varoituksiin ja prosesseihin. Ne kannattaa määritellä tarkkaan (mutta toisaalta voi jättää kokonaan määrittelemättäkin). Lisätietoja: https://knowledge.exlibrisgroup.com/@api/deki/files/72692/Resource_Management_-_Brief_record_levels_functionality_in_Alma_ELUNA_2019_Knowledge_Days.pptx?revision=2

Päätös: Elokuun 2019 Kumea-ryhmän sähköpostikeskustelussa päädyttiin siihen tulokseen, että tämä ei vaikuta Melinda-yhteistyöhön. Leaderin mp17:n koodit ovat voimassa riippumatta tästä määrittelystä.

Tietokanta- tai järjestelmäkohtaiset kentät

MARC-formaatissa on 9-alkuisia ja numeron 9 sisältäviä kenttiä, jotka on määritelty kansallisesti. Näitä ovat 019, 039, 049, 509 ja 930. Osa kentistä on varsin laajassa käytössä, sekä Alma-kirjastoissa, että muualla. Almassa kenttiä voi käyttää ja ne näkyvät, mutta vain 9-alkuiset on indeksoitu. Helsingin yliopiston kirjasto pyysi Alma-kirjastojen puolesta Almassa tarvittavia tärkeimpiä kenttiä varten uusia 9-alkuisia kenttiä formaattiin. MARCin suomalaiset kentät säilyvät ennallaan formaatissa, niin Melindassa kuin ei-Alma-tietokannoissa, ja Alma-kirjastoissa tehtäisiin tarvittavat konversiot vastaaviin 9-alkuisiin kenttiin. 30.8.2019 Ulla Ikäheimo Kansalliskirjastosta lupasi 92-alkuiset vapaat kentät tähän käyttöön.

Päätös: Tarvittavat kentät (920, 921, 923, 924, 929) lisättiin marraskuussa 2019 MARC 21 -sovellusohjeeseen: https://www.kiwi.fi/x/2IAOAw

Sisällysluettelo

  • No labels