Tälle sivulle lisätään kokouksissa ja muissa yhteyksissä esiin nousseet Melinda-Alma-integraatioon ja kuvailuyhteistyöhön liittyvät avoimet kysymykset ja niiden ratkaisut.

Viestintä ja ohjeistus

Työryhmän toiminta

  • Kansalliskirjastolla päävastuu yhteistyön varmistamisessa.
  • Ryhmän osallistujat vaihtuvat osittain keväällä 2020 ensimmäisen aallon valmistuttua ja toisen aallon käyttöönoton alkaessa.
  • Työryhmä toimii nykyisessä koossa mahdollisimman käytännönläheisesti ja päättää pienistä asioista keskenään.
  • Kokousten järjestäminen
    • Kerran kuussa
    • Zoom-etäyhteydellä
  • Suuremmat linjanvedot lähetetään Alma-ohjausryhmälle.

Sovituista asioista viestintä ja tiedottaminen laajemmin Alma-kirjastoille

  • Asioista viestitään Suomen Alma-kirjastojen ohjausryhmän kautta muille Alma-kirjastoille, Eija Kylmäniemi Tampereen yliopiston kirjastosta toimii ohjausryhmän sihteerinä
  • Melinda-palveluun viestit melinda-postin (@helsinki.fi) kautta, ei suoraan yksittäisille asiantuntijoille

Viestintäsuunnitelma, ohjeistus

Yhteiset webinaarit

  • Alma-kuvailijoille järjestetään ainakin kaksi kahden tunnin webinaaria, joissa kerrotaan tarkemmin miten Melindaan kuvailu muuttuu.
  • Tarjotaan tila vertaistuelle, yhteistyökuvioiden suunnittelulle ja kokemusten jakamiselle.

Asiakastukimalli

  • Asiakastuen toimintamalli Alma-kirjastoille
  • Melinda-yhteistyö muuttuu yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastojen kanssa sektoripohjaisesta jaottelusta järjestelmäpohjaiseksi
  • Jatkossa kirjastokohtaisia erillisratkaisuja ei enää tehdä Melindassa Alma-järjestelmää käyttäville kirjastoille
    • Sama käytäntö on myös muiden, eri kirjastojärjestelmää käyttävien kirjastojen kanssa
  • Jatkossa Ex Libris on Alma-kirjastojen ensisijainen yhteydenottojen vastaanottaja kaikissa kuvailutyökaluun liittyvissä asioissa
  • Melindan toimintoihin liittyvissä asioissa kannattaa ottaa edelleen yhteyttä melinda-postiin
  • Alma-yhteyshenkilö Melindassa on Kaija Kovanen
    • Yhteydenotot melinda-postin (@helsinki.fi) kautta
  • Alma-kirjastojen yhteysosoite: alma-yhteyshenkilot@helsinki.fi.
  • Alma-kirjastojen kuvailijat tavoittaa osoitteesta alma-resources@helsinki.fi

Tietoturva

Nykyisten Aleph-käyttäjätunnusten kohtalo

  • Aleph-käyttäjätunnukset jäävät kaikille Alma-kirjastoille käyttöön, vaikka varsinainen kuvailu tehdäänkin käyttöönoton jälkeen Almassa
    • Myös Alephin voi säilyttää asennettuna koneella Alman käyttöönoton jälkeen
  • GDPR:n mukaan vanhentuneita tai käyttämättömiä tunnuksia saa säilyttää 1-3 vuotta
    • Muistutetaan kirjastoja, että ylimääräiset tunnukset tulisi poistaa käytöstä määräajassa
  • Melinda-tallennukset tulevat Almasta kirjastokohtaisella tunnuksella, henkilökohtaiset tunnukset eivät käyttöönoton jälkeen enää näy Melindassa
    • Melinda-palvelut huolehtivat kirjastokohtaisten tunnusten toiminnasta
  • Melinda-Alma-tekninen työryhmä varmistaa suojatut yhteydet järjestelmien välille

Kuvailukysymykset

Alma-kuvailijan toimintaohjeet

  • https://wiki.helsinki.fi/display/LUM/Ohjeita+kuvailijalle
  • Alma-toimintaohjeiden vastuuhenkilöt:
    • Katja Hyvärinen (Itä-Suomen yliopisto)
    • Ville Huhtala (Helsingin yliopisto)
    • Antti Impivaara (Turun yliopisto) → ei enää mukana ryhmässä (31.7.2020)
    • Maria Kovero (Helsingin yliopisto)
    • Anne-Mari Salmela (Turun yliopisto)
  • HUOM: nykyinen tallennuspaikka ei ole lopullinen, linkit Melindan toimintaohjeeseen on lisätty, ja nämä linkit päivitetään, kun ohjeet on siirretty lopulliseen tallennuspaikkaan.

Kenttien mäppäykset

  • Kenttien muutokset on dokumentoitava, jos jokin kenttä tarkoittaa eri asiaa Almassa kuin Melindassa, esim. 09x-kenttien käyttö
    • Almassa MARC:n suomalaiset 9-alkuiset ja numeron 9 sisältävät kentät 019, 039, 049, 509 ja 930 mäppäytyvät Almassa kenttiin 920, 921, 923, 924, 929
  • Tietueen tason määrittely Almassa ei vaikuta Melinda-yhteistyöhön
    • Leaderin merkkipaikka 17:n koodit ovat voimassa riippumatta Almassa tehdystä määrittelystä
  • Paikallisten tietokantojen tietoja sisältävät 5- ja 9-osakentät
    • Tarpeellisia Melindan replikoinneissa, mutta tarpeettomia Almassa ja muiden kirjastojen tietokannoissa
    • Osakentät ovat välttämättömiä Melindassa, joten niitä ei voi muuttaa/poistaa Melindasta
    • Esim. 505 ja 520 -kenttien 9-osakentät
  • 084-kentän 2-osakentän tiedot (erityisesti Taideyliopistossa)
  • 6XX- ja 7XX-kenttien otsikon artikkelin ohitus kulmasuluilla
    • Käytetty Taideyliopistossa lähinnä musiikkiaineistossa ja ohitus näyttää toimivan Almassa
    • Testattava toimiiko samoin Alephissa, esimerkkejä tulisi lähettää Minttu Hurmeelle tutkittavaksi
  • Melindasta Almaan tuonnissa syntyy 024-kenttä, jota ei pidä poistaa (toimii checkerinä Melindassa)
    • Kentässä on $a-osakentässä tietueen Melinda-ID ja $d-osakentässä Melindan tietueen viimeisen päivityksen aikaleima - tällä varmistetaan, että Almasta Melinda-tietuetta päivitettäessä Alman tietue ei korvaa tuoreempaa Melinda-tietuetta
    • Kentässä voi myös lukea "Deleted record, do not use", joka näytetään Almassa, jos etsii tietuetta, joka on poistettu Melindasta (STA DELETED ei näy Almassa, 024-kentän ilmoitus korvaa sen)

E-aineistot

  • E-aineistoihin liittyvät asiat etenevät 2. aallossa
  • Yksittäisten e-kirjojen tietueet kannattaa hakea External Sourcesin kautta ja muokata omassa tietokannassa, Community Zonen tietueissa paljon korjattavaa
  • Holdingsittomien ja portfoliottomien e-tietueiden low-tagien toiminta
    • Jos Alman bib-tietueessa on Melinda-ID, ja joko painetun, e-aineiston tai digi-aineiston holding tai portfolio, se kuuluu low-publishing -settiin, eli sen tietokantatunnukset päivittyvät Melindaan
    • Jos holdingsia/portfoliota ei ole, myöskään tietokantatunnukset eivät päivity

Kuvailuprosessi

Kuvailijan näkökulma: Mikä konkreettisesti muuttuu ja mikä pysyy samana Melinda-yhteistyössä?

  • Jatkossa Alma-kirjastoissa käytetään kuvailuun Almaa, ei Alephia
  • Melindan toimintaohjeeseen on päivitetty Alman kuvailuprosessi Melindan suhteen, kuten muidenkin kirjastojärjestelmien osalta
  • Alman normalisointisääntöihin liittyvä MARC 21 Extensions -paketti löytyy Almasta
    • Normalisointi ja duplikaattien tarkistus -säännöt valmiit
  • Almasta Melindaan siirtyvä tietue ei saa korvata Melindassa olevia olennaisia tietoja (korjaukset pitäisi saada tulemaan), vaikka Almassa tietueesta poistettaisiin kenttiä tai osakenttiä
  • Melindan OPAC:n saatavuustiedot: Primoa käyttävien kirjastojen tietoihin lisätään tieto "Katso tiedot kirjaston tietokannasta" ja linkki tietokannan etusivulle
    • Primon käyttöönottavien kirjastojen tulee lähettää osoitelinkki melinda-posti (at) helsinki.fi:hin
  • Linkit suomalaisiin sovellusohjeisiin (Kansalliskirjaston kiwi-sivuilla) voi itse lisätä Alman Metadata Editorin Field informationeihin. Lisäksi kuvailuapuohje linkittää tässä sovellusohjeisiin ja kuvailuformaattiin.

Kuvailuprosessi

  • Ennen kuvailun aloittamista on ensin tarkistettava, onko tietue jo Melindassa
    • Tietueet kulkevat Almasta Melindaan ExLibriksen x-server rajapinnan kautta, jossa ei ole tuplakontrollia 
      • Alman Community Zonelta poimittu tietue on tarkistettava Melindasta ennen kuin klikkaa "Contribute to Central Catalog" → siirtää tietueen Melindaan
  • Vanhojen tietueiden kohdalla Melindasta tuoreemman tietueen tarkistaminen
    • Tarkistus tehdään 024-kentän aikaleiman avulla
  • Melindasta Almaan siirrettäessä tuplakontrolli toimii
    • Varoittaa tuplista, voi ilmoittaa myös eri versioista
    • Tuplakontrolliin voi tehdä määrityksen siitä, millä tiedoilla tuplia tarkistetaan
  • Jos Almassa korjaa FENNI KEEP -kentän, se tuplaantuu Melindassa
    • Almassa ei näy mikä kenttä on merkitty FENNI KEEPillä
    • KUMEA selvittää voiko 9-osakentän KEEP ja DROP -komentojen käytäntöjä muuttaa, jonka jälkeen Melindan dataa voidaan siistiä
      • Käynnissä
  • 008 merkkipaikka 39: luetteloiva organisaatio yleensä c, Fennicalla tyhjä → voi olla myös ennakkotietueissa tyhjä
  • 040 $a FI-BTJ jätetään ja lisätään oma koodi d-osakenttään, jos täydentää valmista kuvailua
  • Osakohteet Almassa
    • Melindasta Almaan siirto kokonaisuutena onnistuu MarcEditin kautta
    • Almasta Melindaan osakohteita kohdellaan kuten mitä tahansa yksittäistä tietuetta
  • "Fix a Melinda record before saving"-toimintoa EI tarvitse enää käyttää
  • 6XX-kenttien auktorisoitujen muotojen tallennus
    • Voiko erilaisia kuvailumuotoja tulla Melindaan tai Almaan? Tehty pikafiksaus Alephin asetuksissa 6XX-kenttien auktorisoituihin toimijamuotoihin Melindan ja Alman välille, jotta tiedot vastaavat järjestelmien vaatimuksia
      • Muunnossäännöt Alephin puolella:
        • Melindasta Almaan liikenteessä 6XX-kentät, joissa 2. indikaattori '4' ja $0-osakentässä Asteri-ID muutetaan niin, että niissä on 2. indikaattori '7' ja sanastolähdeosakenttä $2 'finaf'
        • Almasta Melindaan liikenteessä 6XX-kenttä, joissa 2. indikaattori '7' ja sanastolähdeosakenttä $2 'finaf' muutetaan niin, että niissä on 2. indikaattori '4' ja sanastolähdeosakenttä poistetaan
        • Huom: jos Alman tietueessa, joka päivitetään Melindasta on vanhastaan Melinda-muotoisia 6XX-kenttiä, kyseiset kentät tuplaantuvat, kun Melindasta tuodaan Alma-muotoisiksi muutetut vastineet. Tällöin kuvailijan on syytä poistaa Melinda-muotoiset kentät Alma-tietueesta.
    • Päätettävä miten asiat halutaan tehdä
      • Lisätään uusi normalisointisääntö: 2-indikaattoriin 7 ja 2-osakenttään finaf
      • Pitäisikö ja voiko 100- ja 700-kentissä olla 2-osakenttä?
      • Poistetaanko indikaattori ja osakenttä haun jälkeen Almassa?
  • Termien ja fraasien lisäys Almassa (esim. 337-kenttään) toimii, ohjelma tarjoaa kokonaista fraasia, kun aloittaa kirjoittamisen
  • Alman Brief Level -säännöt ja niihin liittyvät hakutoiminnot otettu käyttöön
  • Alephin kenttäkohtainen merkkirajoitus (2000 merkkiä)
    • Kentän tiedot jaetaan kentän toistumiin, luodaan 9-osakenttä, jossa tieto yllä olevaan kenttään yhdistämisestä
    • Erityisesti 505- ja 520-kentissä
    • Alephissa yhdistäminen korjattu niin, että pitkiä kenttiä käsitellään kokonaisuuksina
    • EL:ltä saatu korjaus (30.7. kokous), joka vaatii vielä säätämistä (muut replikoinnin ohjauskomennot vaikuttavat)
  • Valmiit sisältövaihtoehdot (Controlled Vocabulary) 7XX-kentissä: sanastossa kirjoitusvirheitä
    • Sisältövaihtoehtoja voi korjata itse poistamalla olemassa olevan ja lisäämällä uuden
  • Kausijulkaisut ja lehtipaketit, varsinkin elektroniset: käyttöoikeushuomautukset tietueisiin
    • 506-kenttä bib-tietueissa näkyy hyvin Primossa
    • 540-kentän lisenssitieto kokoelmatietoihin

Tietokantatunnukset (Low publishing / LOW-tag) Almassa

  • Järjestelmä päivittää tietokantatunnukset automaattisesti Melindan suuntaan kerran vuorokaudessa
    • Low publishing ei vaadi toimintaa kuvailijalta eikä Enhance record -toiminnon käyttöä suositella testaamiseen!
  • Lisäykset ja poistot ovat molemmat automaattisia toimintoja
  • Huom: jos kuvailun tekee Alephissa, low-tag kannattaa lisätä samalla, jotta Melindassa näkyy mistä kirjastosta nimeke löytyy
  • Low publishing e-julkaisujen portfolioissa ja digi-holdingseissa
    • Tämän hetkisen informaation mukaan e-portfoliot ja digi-holdingsit toimivat samoin kuin painetun aineiston holdingsit
  • Low publishingia varten tarvittava ssh-public key luodaan sftp-integraatioprofiilin luonnissa Alman asetuksissa

Kuvailijan apuohjelmien (Muuntaja, Merge, Cyrillux, jne) käyttö

  • Apuohjelmilla pystyy edelleen muokkaamaan Melinda-tietueita (toimivat ilman Alephia)
  • Muutosten saamiseksi Almaan kuvailija voi käydä poimimassa tietueen Melindasta "External sources"-toiminnolla
    • Lisäksi tietueet päivittyvät Almaan replikoinnin kautta, jos se on käytössä
  • Almassa oma duplikaattien yhdistämistoiminto ja myös tietueen muuntamismahdollisuus, esim. elektronisesta painetuksi
    • Nämä toimivat vain Alma-tietueilla, eivät muuta Melindan tietueita

Bookwheren käyttö

  • Ohjelmaa voi käyttää edelleen, sopimus voimassa vuoden 2020 loppuun: HY, TY, TAY, ÅA, UEF (tarkista oman kirjastosi tilanne)
  • Ohjelmaa ei voi ladata käytettäväksi Almassa
  • Tietueita pystynee poimimaan omalta koneelta tai kierrättämään Melindan kautta Almaan
  • Kumeassa pohditaan olisiko Bookwheren online-versio toimivampi kuin nykyinen konekohtainen lisenssi
    • Tultiin johtopäätökseen, ettei online-versio ole yhtä toimiva.

Terminologia Almassa

  • Normalisointi = Usemarconin korvaaja, määrittää tietueen muutokset Alman sääntöjen mukaiseksi
  • Central Catalog = Melinda metatietovaranto
  • Community zone = Kaikkien Alma-kirjastojen yhteinen metatietovaranto
  • External sources = Alman ulkoiset lähteet, esim. Melinda, Kongressin kirjasto, Bookwhere
  • On boarding = Käyttöönottovaihe
  • Go live = Tuotantoon siirtyminen
  • Downstream = Melindasta Almaan (siirrot, säännöt jne.)
  • Upstream = Almasta Melindaan (siirrot, säännöt jne.)
  • Export = paikallistietokannasta ulos
  • Import = paikallistietokantaan sisään
  • Alman Merge = duplikaattien yhdistämistoiminto
  • VST-prosessi = Replikointi vapaakappaleaineistoille
  • Portfolio = e-aineiston holdings-tietue Almassa
  • Muita?

Replikointi

  • Toimii jatkossa hieman hitaammin, tiheimmillään tietueet replikoituvat tunnin (1 h) välein
  • Replikoituminen Melindasta Almaan ajastetaan toimimaan Almasta käsin
  • Filtteröinti Alman työkaluilla
  • Replikoinnissa halutaan vain omat ja Kansalliskirjaston tekemät uudet tietueet ja päivitykset
    • Vapaakappaleaineistojen metatiedot tuodaan Almaan VST-prosessin kautta
    • Replikointi rajataan 042-kentän finb-tiedon avulla
  • Reaaliaikaiset saatavuustiedot eivät enää näy Melindan OPAC:ssa, vaan sivuilla on linkki paikallistietokantaan
  • Selvitettävä kirjoittaako Fennican tietue oman kannan tietoja yli
    • Toimii samalla säännöllä kuin Melindasta haetuissa tietueissa (eli kirjoittaa yli esim. ruotsinkielisen henkilönimen, jos Melindassa suomenkielinen)
  • Paikalliskannan kenttien turvaaminen 5-osakentällä
    • 5-osakentissä pitäisi lukea FI-Vapaa (on voinut olla myös esim. FENNI), korjausajot on tehty
    • Ensin pitää kuitenkin selvittää mitkä kentät koskevat vapaakappalekirjastoja (540, 856 ainakin)
  • VST-replikoinnin voi ajaa filtteröitynä pelkille Fennica-tietueille vain päivittämällä manuaalisesti import profilen, tekemällä ajot ja päivittämällä import profilen ennalleen. Jos filtteröinti on päällä import profilessa, se filtteröi myös silloin, kun niitä yritetään poimia Melindasta Metadata editorissa.

Asteri

  • Toimija-auktoriteettien kuvailutyö tehdään edelleen Alephissa, sitä ei voi tehdä Almassa
  • Auktoriteetin lisäämisen yhteydessä voi lisätä myös bib-tietueen Alephissa
    • Tietueen voi käydä poimimassa Almaan, ellei se replikoidu automaattisesti
  • Toimija-auktoriteetit haravoidaan Asterista Almaan kuuden tunnin (6 h) välein, sanastot kerran viikossa (lauantaisin)
  • Tekijään/toimija-auktoriteettiin voi olla vain yksi auktoriteettitietokanta kiinnittyneenä, joka päivittyy
  • Käytössä on useampi auktoriteettitietokanta, joista Alma tarkistaa auktoriteetteja kuvailun yhteydessä
    • Ainakin LoC:n auktoriteetit ja Ruotsin Regina-tietokanta
  • Mahdollista valita vahingossa "väärä" auktoriteetti
    • Toimijakuvailuun ilmoitettava puutteista
    • Voi hakea sekä Asterista että LoC:sta. Asterin tietueista Asteri-ID
  • Local-auktoriteetit mahdollisia Almassa
    • Kuvailuintegraatiolla ei voi käsitellä auktoriteettitietueita 
    • Selvitettävä korvaako Asteri-auktoriteetti poistetun local-auktoriteetin automaattisesti tietueissa(?)
      • Paikalliset auktoriteetit voi määrittää ensisijaisiksi
  • Teos-auktoriteetit Taideyliopistossa: selvitetään erikseen
    • Erityisesti musiikkikirjastot toivovat teos-auktoriteettien lisäämistä Asteriin
    • Violan teos-auktoriteetteja testattu hiukan → Taideyliopistossa ulkomaista
  • Syntymäajan näkyminen d-osakentässä: Data retrieval Z39.50 -konfiguraatiossa pitää olla fin01alma, ei pelkkä fin01
  • 0-osakentät näkyvät nyt Almassa (31.7.2020) → koskee muitakin kuin Asteri-auktoriteetteja
  • Almassa asiasanoissa ollut piste lopussa ja osakentät numerojärjestyksessä (pitäisi olla: $2 $0) → asia kunnossa
    • Ville Huhtala on kehitellyt sääntöjä, joilla pisteet saisivat olla Almassa ja pisteettömät Melindassa
      • Myös osakenttäjärjestykselle kehitetty sääntöjä (Almassa $0, $2; Melindassa $2, $0)
  • LoC:n termit muuttaneet Asterin termejä ja toisinpäin (muistiot 16.6.2020 ja 30.7.2020) → korjattu?
  • Sekä toimija- että sanastoauktoriteettien osalta myös poistot haravoituvat Alman Community Zonelle
  • Sanastoauktoriteeteissa päivitys Fintosta Asteriin useamman viikon välillä (toistaiseksi manuaalinen prosessi), joka johtaa viiveeseen myös Almaan päivittymisessä

Finto

  • YSO- ja SLM-sanastot päivittyvät Asterin kautta Alman Community Zonelle
  • Metatietosanaston haravointi ei onnistu suoraan Fintosta
    • Kirjastojen pitää lisätä suhdetermivaihtoehdot (100- ja 700-kenttiin) omaan tietokantaansa itse
      • Projektipäälliköille voi esittää toiveen Alman kehittämisestä

Almaan liittyvät määrittelyt MARC 21 -formaatissa

Tietueen tason määrittely Almassa

Almassa voi määritellä tietueen tason näin: “Ten levels of brief records can be defined from 01 through 10 where 01 represents the most brief record and 10 represents a full record.” Tasot vaikuttavat Alman sisäisiin importointi- ja merge-sääntöihin, varoituksiin ja prosesseihin. Ne kannattaa määritellä tarkkaan (mutta toisaalta voi jättää kokonaan määrittelemättäkin). Lisätietoja: https://knowledge.exlibrisgroup.com/@api/deki/files/72692/Resource_Management_-_Brief_record_levels_functionality_in_Alma_ELUNA_2019_Knowledge_Days.pptx?revision=2

Päätös: Elokuun 2019 Kumea-ryhmän sähköpostikeskustelussa päädyttiin siihen tulokseen, että tämä ei vaikuta Melinda-yhteistyöhön. Leaderin mp17:n koodit ovat voimassa riippumatta tästä määrittelystä.

Tietokanta- tai järjestelmäkohtaiset kentät

MARC-formaatissa on 9-alkuisia ja numeron 9 sisältäviä kenttiä, jotka on määritelty kansallisesti. Näitä ovat 019, 039, 049, 509 ja 930. Osa kentistä on varsin laajassa käytössä, sekä Alma-kirjastoissa, että muualla. Almassa kenttiä voi käyttää ja ne näkyvät, mutta vain 9-alkuiset on indeksoitu. Helsingin yliopiston kirjasto pyysi Alma-kirjastojen puolesta Almassa tarvittavia tärkeimpiä kenttiä varten uusia 9-alkuisia kenttiä formaattiin. MARCin suomalaiset kentät säilyvät ennallaan formaatissa, niin Melindassa kuin ei-Alma-tietokannoissa, ja Alma-kirjastoissa tehtäisiin tarvittavat konversiot vastaaviin 9-alkuisiin kenttiin. 30.8.2019 Ulla Ikäheimo Kansalliskirjastosta lupasi 92-alkuiset vapaat kentät tähän käyttöön.

Päätös: Tarvittavat kentät (920, 921, 923, 924, 929) lisättiin marraskuussa 2019 MARC 21 -sovellusohjeeseen: https://www.kiwi.fi/x/2IAOAw

Sisällysluettelo

  • No labels