Luonnos

Sisältö:

Yleiskuva
Projektin tavoite
Projektin tehtävät
Projektin lopputulokset
Projektin liiketoimintaperuste (Business Case)
Projektin Sisältö (Scope)
Projektin rajaus
Projektin ympäristö
Sidosryhmät
Lopputuloksen ympäristö
Riippuvuudet muista projekteista
Projektiorganisaatio ja resurssit
Ohjausmenettelyt
Projektiorganisaatio kansalliskirjastossa
Projektin suoritustapa ja työmenetelmät
Dokumentointi ja työmenetelmät
Laadunvarmistus
Projektin seuranta
Muutoksen hallinta
Viestintä
Projektin työpaketit
Projektin työpaketit
Projektin riskit ja niihin varautuminen, luonnos
Liitteet:
Liite 1: Työpakettisuunnitelmat ja edistymisen seuranta

Versiohistoria

15.5.2013          versio 0.1        Ensimmäinen luonnos, kommentoitavaksi projektiryhmä, lähiohjausryhmä, UKJ-ohjausryhmä

23.8.2013          versio 0.2        Toinen luonnos, kommentoitavaksi projektiryhmä, lähiohjausryhmä,

Sanasto

Yleiskuva

Hankkeen tavoite

Uusi kirjastojärjestelmähanke (UKJ) on monivuotinen kehittämishanke, jonka tarkoitus on tarjota kaikkien kirjastosektorien kirjastojärjestelmätarpeet täyttävä palvelukokonaisuus Suomen kirjastoille. UKJ-hanke on käynnistynyt keväällä 2011 kirjastokentän aloitteesta vuoden 2012 lopussa päättyneellä valmisteluvaiheella, jossa määritettiin hankkeen päätavoitteet.

Tarve hankkeelle on tullut seuraavista havainnoista:

• useat kirjastojen vanhat, integroidut järjestelmät alkavat olla elinkaarensa loppuvaiheessa
• kirjastojen toimintaympäristö on muuttunut ja muuttuu edelleen
• aineistot ja asiakkaiden toimintatavat ovat erilaiset kuin nykyisten järjestelmien suunnitteluvaiheessa

Järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun lähtökohtana ovat kirjastojen ja niiden asiakkaiden tarpeet. Suunnittelussa pyritään kokonaisuuden yleiseen kustannustehokkuuteen ja tarvittavien uusien järjestelmien yhteensopivuuteen olemassa olevien järjestelmien kanssa. Lisäksi otetaan huomioon tietohallintolaki ja siinä esitetty kokonaisarkkitehtuuri.

UKJ-hankkeen strategiset perusvalinnat

Avoin lähdekoodi

Avoimen lähdekoodin käyttö on modulaarisen uusiutumiskyvyn perusta. Se takaa standardisoitujen rajapintojen käytön ja sitä kautta järjestelmän osien liittymisen toisiinsa myös jatkossa. Avoin lähdekoodi edesauttaa myös rajapintojen kehitystä ulkoisiin järjestelmiin liittymistä varten siinä tapauksessa, että ulkoinen järjestelmä ei tarjoa standardeja rajapintoja. Avoimen lähdekoodin käytössä noudatetaan Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurissa määriteltyjä Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteita sekä JHS 169 -suositusta "Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa".

Avoimen lähdekoodin käytön seurauksena kaikki tuotettava dokumentaatio ja koodi on vapaasti hyödynnettävissä muissa kansallisissa ja kansainvälisissä hankkeissa.

Integroituminen muuhun kansalliseen palvelukokonaisuuteen

Uusi kirjastojärjestelmä tukeutuu Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliittymä Finnaan ja kirjastojen kansalliseen metatietovaranto Melindaan. Rakenteilla oleva kansallinen ontologiapalvelu ONKI liittyy myös kansalliseen palvelukokonaisuuteen. UKJ ei sisällä asiakaskäyttöliittymää vaan tukeutuu standardinmukaisten rajapintojen kautta ulkoisiin asiakaskäyttöliittymiin. Asiakaskäyttöliittymä toteutetaan Finna-hankkeessa. Erillisistä kirjastojärjestelmien asiakaskäyttöliittymistä luopuminen pienentää palvelukokonaisuuden ylläpitoon tarvittavaa työaikaa merkittävästi sekä kirjastoissa että Kansalliskirjastossa. Melindan käyttö metatiedon tallentamiseen vähentää päällekkäistä luettelointityötä. Yhteistyö parantaa myös luetteloinnin laatua, ja sitä tukee myös metatietovarantoon liittyvä auktoriteettitietokanta Asteri.

Tiedon yhteiskäyttöisyys

Uusi kirjastojärjestelmä -hanke hyödyntää Tietohallintolain mukaisesti olemassa olevaa tietoa. Järjestelmässä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan väestörekisterin ja yhteisötietojärjestelmän tietoja, kirjastojen taustayhteisöjen tietojärjestelmiä (esimerkiksi taloushallinto, henkilöstötietojärjestelmät, opiskelijatietojärjestelmät, opinto- ja tutkimushallinnon järjestelmät), kirjastojen muita tietojärjestelmiä (esim. julkaisuarkistot ja rekisterit), ulkoisia kirjasto- ja auktoriteettitietokantoja sekä kustantajien ja aineiston välittäjien järjestelmiä. Yhteinen metatietovaranto tarjoaa avointa linkitettyä dataa myös muille toimijoille.

Moduulirakenne

Tavoitteena on, että uusi kirjastojärjestelmä on rakenteeltaan modulaarinen. Se muodostuu useista itsenäisistä toiminnallisista kokonaisuuksista, jotka toimivat yhdessä rajapintojen kautta. Tämän vuoksi järjestelmää voidaan kehittää ja uusia osittain. Kirjastojärjestelmän tehtäväalueen yhä laajentuessa koko järjestelmän uusiminen kerralla olisi aina vain hankalampaa ja kalliimpaa. Modulaarisuus merkitsee myös sitä, että kirjastojen ei ole pakko käyttää järjestelmän niitä osia, mitä se ei tarvitse. Myös kehitystyö voi olla jakautunut eri organisaatioihin joustavasti osa kerrallaan.

Kirjastojen yhteistyö

Uuden järjestelmän määritteleminen ja jatkokehittäminen yhteistyössä laajassa asiantuntijaverkostossa tuo hankkeeseen merkittävän määrän osaamista ja asiantuntemusta erilaisista kirjastoista, asiakasryhmistä, palvelutarpeista ja toimintakulttuureista. Yhteisesti niistä voidaan tunnistaa ja kehittää parhaita käytäntöjä tukemaan kaikkien kirjastojen perustehtäviä.

Eri kirjastoilla on erilaiset perustehtävät, siksi usein yksi henkilö on monen eri kirjaston asiakas. Asiakkaiden helppo liikkuvuus eri kirjastojen palveluitten välillä tuo huomattavaa etua asiakkaille nykyiseen tilanteeseen nähden. Aineiston tehokas yhteiskäyttö parantaa asiakkaiden saamaa palvelua ja tuo kustannustehokkuutta turhien päällekkäishankintojen poistuessa.

Hankkeen vaiheet

Valmisteluvaihe 2011 - 2012

UKJ-hanke alkoi vuonna 2011 ilman erityistä rahoitusta toteutetulla valmisteluvaiheella. Ammattikorkeakoulujen kirjastojärjestelmäkonsortiot AMKIT ja Linnea2 asettivat yleiskokouksissaan huhtikuussa valmisteluryhmän, johon pyydettiin ja saatiin myös yleisten ja erikoiskirjastojen neuvostojen asettamat ehdokkaat.

Valmisteluryhmän tavoitteena oli määritellä kaikille kirjastosektoreille sopiva järjestelmäkokonaisuus, ja tuottaa projektisuunnitelma 31.12.2012 mennessä. Sen pohjalta oli tarkoitus päättää erikseen hankinta- ja käyttöönottoprojektien käynnistämisestä.
Valmisteluryhmä asetti syksyllä 2011 seitsemän työryhmää, joissa työskenteli yli 50 kirjastokentän asiantuntijaa. Ryhmät työstivät kukin omalta alaltaan uuden järjestelmän kokonaisarkkitehtuuria. Vuoden 2012 lopussa ryhmien työt koostettiin UKJ-hankkeen valmisteluraportiksi, jossa pääpaino oli toiminta- ja tietoarkkitehtuureissa.

Koska kirjastojen asiantuntijoiden oman toimensa ohella tehtävän työn varassa UKJ-hanketta ei voitu jatkaa valmistelua pitemmälle, haki Kansalliskirjasto kaikkien kirjastosektoreitten valtuuttamana 4.12.2012 valmisteluraportin pohjalta rahoitusta Opetus- ja kulttuuriministeriöltä UKJ:n vaatimusmäärittelyn ja projektisuunnitelman laatimiseen. Kansalliskirjasto haki 500 000 € kehittämispäällikön ja neljän tietojärjestelmäasiantuntijan palkkaamiseksi työhön. OKM myönsi 17.12.2012 hankkeeseen erityisavustuksen haetun mukaisesti käytettäväksi 31.12.2013 mennessä.

Suunnitteluvaihe 2013

Suunnitteluprojektin varsinainen tehtävä on hankittavan uuden kirjastojärjestelmän määrittely valmisteluraportin pohjalta. Vaatimusmäärittely ja projektisuunnitelma tehdään siitä lähtökohdasta, että hankittavaa järjestelmää ei ole tarkoitus hankkia sellaisenaan kolmannelta osapuolelta, vaan järjestelmä koostuu useista rajapintojen kautta toisiinsa liittyvistä osista. Osat voidaan hankkia tarvittaessa eri lähteistä, teettää tai tehdä itse, ja uusia yksitellen.

Suunnitteluprojektissa tehdään

1. Uuden järjestelmän laaja kuvaus, vaatimusmäärittely
   

Valmisteluvaiheessa on lähdetty siitä, että uusi kirjastojärjestelmä on modulirakenteinen ja perustuu avoimen lähdekoodin käyttöön. Tämän vuoksi perinteinen, kaupallisen tuotteen ostamiseen tähdätty vaatimusmäärittely ei ole riittävä. Kuvauksen tekotapa ja ja sen sisältämät dokumentit kerrotaan Projektin lopputulokset -kohdassa.

2. Projektisuunnitelma

UKJ-hankkeen hankintavaihetta varten laaditaan projektisuunnitelma, jossa määritellään toteutuksen tapa ja vaiheistus. Projektisuunnitelman tarkempi sisältö kuvataan Projektin lopputulokset -kohdassa.

Toteuttamisvaihe 2014 eteenpäin

Mikäli hankintaprojektiin saadaan riittävä rahoitus, se aloitetaan vuonna 2014. Toteuttamisvaiheen projektisuunnitelma valmistuu syksyn 2013 aikana. Järjestelmän modulaarisuus ja asiakaslähtöinen määrittely ovat pohjana ketterälle kehitykselle.

Käyttöönottovaihe

Käyttöönottoprojekti limittyy toteuttamisprojektin kanssa. Käyttöönotto tapahtuu vaiheittain: eri moduulit valmistuvat eri aikoina ja niitä voidaan ottaa käyttöön kirjastoissa tarpeen mukaan. Iteratiivisessa ketterässä kehityksessä pilottikirjastoilta saatavaa palautetta hyödynnetään järjestelmän suunnittelussa ja toteutuksessa.

Projektin lopputulokset

Projektin päättyessä toteutusprojektin projektisuunnitelma ja toteutettavan järjestelmän kuvaus sekä vaatimusmäärittely ovat valmiina toteutusprojektin käynnistämistä varten.

Suunnitteluprojektin aikana laaditaan kokonaisarkkitehtuurimallia soveltaen järjestelmän toiminnallisuuden ja teknisen rakenteen riittävä kuvaus toteuttamisvaihetta varten. Kuvaus koostuu seuraavista dokumenteista:

• toiminta-arkkitehtuurin kuvaus 
  
  • järjestelmän sanasto
  • toimintojen kuvaukset
  • standardien ja rajapintojen kuvaukset
• tietoarkkitehtuurin kuvaus
  
  • käsitteellinen malli
  • järjestelmän käsittelemien tietojen kuvaukset
  • tietovarantojen kuvaukset
• tietojärjestelmäarkkitehtuurin kuvaus
  
  • tietorakenteiden kuvaukset
  • moduulien kuvaukset
  • järjestelmäarkkitehtuurin kuvaus
• teknologia-arkkitehtuurin kuvaus
  
  • laitteisto- ja ohjemistoympäristön kuvaus.
• järjestelmän yleiset vaatimukset

Lisäksi tuotetaan seuraavat kartoitukset:

• avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmien kartoitus
• muiden hyödynnettävissä olevien avoimen lähdekoodin ohjelmistojen kartoitus
• muualla käynnissä olevien kirjastojärjestelmähankkeiden kartoitus.

Toteutuvaihe on monivuotinen hanke, jonka suunnitelma kuvaa toteutusprojektin sisällön ja vaiheistuksen. Hanke on asiakasorganisaatioiden kanssa yhteystyössä toteutettava iteratiivinen prosessi, jonka aikana suunnitelmat täsmentyvät.

Toteutusvaiheen projektisuunnitelma tulee sisältämään seuraavat osat: 

• aikataulutus
• vaiheistus
• järjestelmän osat ja niiden hankintamalli
• tarvittavat resurssit

Suunnitteluprojektin hyväksyminen

Hankkeen ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman, kuvauksen ja vaatimusmäärittelyn. Suunnittelu- ja määrittelytyön tueksi kootaan asiantuntijaryhmät, joissa on edustajia eri kirjastosektoreilta ja kirjastojen kehysorganisaatioista. Asiantuntijaryhmien tehtävänä on varmistaa, että projektissa tehtyjen suunnitelmien pohjalta tehty ohjelmisto soveltuu kirjastokentän käyttöön.

  Hankkeen rajaus

 

Kyseessä on monivuotinen hanke, joka koostuu useista projekteista. Vuonna 2013 toteutetaan suunnitteluprojekti, joka tekee järjestelmän kuvauksen (vaatimusmäärittelyn) ja toteutuksen projektisuunnitelmaan sekä vaiheistuksen laatimiseen.

Määriteltävä järjestelmä rajataan kirjastokentän tarpeisiin. Järjestelmä käsittää laajasti ajateltuna aineiston hankinnan, kuvailun ja aineiston käytön hallinnan, mutta ei asiakasliittymää. Uuden kirjastojärjestelmän ytimen muodostava metatietovaranto toteutetaan RDA-säännöstön pohjalta.

Lisäksi on tarkennettava rajanvedot seuraavien UKJ:n rinnalla etenevien projektien kanssa:

• KDK-hankkeen asiakasliittymä Finna
• KDK-hankkeen pitkäaikaissäilytys PAS
• metatietovaranto Melinda
• auktoriteettitietokanta Asteri
• ontologiapalvelu Onki
• RDA-projekti

Hankkeen rajaus tehdään työpaketissa 5.

 

Projektin ympäristö

Keskeiset toimijat ja sidosryhmät

Uusi kirjastojärjestelmä -hankkeen keskeisiä toimijoita ovat Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) sekä eri kirjastosektoreitten toimielimet:

• Yliopistokirjastojen neuvosto
• AMKIT-konsortio
• Yleisten kirjastojen neuvosto
• Yhteiskirjastojen verkosto
• Erikoiskirjastojen neuvosto
• Yliopistojen IT-johtajien verkosto FUCIO
• Ammattikorkeakoulujen IT-johtajien verkosto AAPA
• Kuntien IT-johtajat

Sisäiset

• rinnakkaiset projektit
  
  • Finna
  • Melinda
  • RDA
  • Asteri
  • Onki
  • Artiva
• Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluiden ja tutkimuskirjaston asiantuntijat eri aihealueilta
  
  • metatieto ja -formaatit
  • standardit
  • kansallisbibliografia ja -diskografia
  • kuvailusäännöt
  • digitointi- ja konservointikeskuksen asiantuntijat digitoidun aineiston metatiedon osalta

Kansainväliset yhteisöt?

 

• Lopputuloksen ympäristö

Uusi kirjastojärjestelmä suunnitellaan kaikkien kirjastosektoreitten käyttöön järjestelmän modulaarisuudella pyritään takaamaan sen sovitettavuus kaikkien tarpeisiin. Uuden kirjastojärjestelmän ytimenä ovat kuitenkin sellaiset toiminnot, jotka palvelevat kaikkia:

• metatietovaranto
• asiakasrekisteri
• lainarekisteri/aineiston käyttörekisteri
• aineiston välityksen logistiikkajärjestelmä
  
• hankintajärjestelmä

Sovittaminen eri tarpeisiin toteutetaan käyttöliittymien säädettävyydellä ja vaihtoehtoisilla moduleilla. (MKi muokannut) Moduulirakenne mahdollistaa sen, että järjestelmä voidaan ottaa vaiheittain käyttöön ja kirjasto voi ottaa käyttöön vain niitä järjestelmän osia, joita tarvitsee. 

Yhteisellä metatietovarannolla tullaan säästämään kuvailutyön resursseja kuvailun vaativuuden kasvaessa samanaikaisesti. Yhteinen metatietovaranto pienentää myös lisenssi- ym. maksuja kokonaisuutena. Yhteisillä toiminnoilla pyritään yhtenäiseen kuvailuun ja päällekkäisen kuvailutyön poistoon, aineiston tehokkaaseen yhteiskäyttöön ja asiakkaiden yksinkertaiseen asioimiseen eri kirjastoissa niin fyysisesti kuin verkkopalveluiden kautta.

Riippuvuudet muista projekteista

Tällä projektilla on liityntäkohtia Kansalliskirjaston Finna-asiakasliittymä- ja Melinda-metatietovaranto-, Asteri-auktoriteetti-, ONKI-ontologia- ja RDA-kuvailuprojekteihin.

Projektiorganisaatio ja resurssit

Ohjausmenettelyt

UKJ-ohjausryhmä

Kansalliskirjaston koolle kutsuma UKJ-ohjausryhmä toimii projektin ylimpänä johtoryhmänä. Ryhmässä ovat edustettuina projektin omistaja (Kansalliskirjasto), Opetus- ja kulttuuriministeriö, eri käyttäjätahot (kirjastosektorit) ja tärkeimmät sidosryhmät.

Ryhmän kokoonpano, tehtävät ja säännöt on kuvattu UKJ-suunnittelun wiki-sivustolla:
https://www.kiwi.fi/display/ukjsuunnittelu/

Projektinhallintaryhmä

UKJ-suunnittelun projektinhallintaryhmään ("lähiory") kuuluvat:

• Kristiina Hormia-Poutanen, puheenjohtaja
• Ari Ahlqvist, projektipäällikö
• Markku Heinäsenaho, Tietojärjestelmät-toimintayksikön esimies
• Nina Hyvönen, Tietovarannot-toimintayksikön esimies
• Petteri Kivimäki, sihteeri

Projektin asiantuntijoita kutsutaan tarvittaessa esittelemään asioita projektinhallintaryhmän kokouksiin. Projektinhallintaryhmä kokoontuu vähintään kerran kuukaudessa. Kokouksissa on käytössä vakioagenda ja niistä tehdään pöytäkirjat, jotka ovat UKJ-suunnittelun wikissä. 

Ryhmän tehtävänä on (muutetaanko vastuiksi?)

• Seurata projektin edistymistä siten, että projektin kustannukset, aikataulu ja sisältö ovat hyväksyttävissä rajoissa.
• Huolehtia projektin riittävästä resursoinnista.
• Seurata, että riskit ovat hallinnassa ja laatu on riittävällä tasolla.
• Käsitellä ja hyväksyä muutokset (issuet) tai edelleen eskaloida ne UKJ-ohjausryhmän käsiteltäväksi.

Asiantuntijaryhmät

UKJ-ohjausryhmä asettaa kirjastokentän edustajista muodostetut neljä toimintokohtaista asiantuntijaryhmää.

• Kuvailu ja kokoelmien hallinta
• Hankinta
• Aineistonkäytön hallinta
• Rajapinnat ulkoisiin järjestelmiin

Asiantuntijaryhmät toimivat kansalliskirjaston UKJ-projektiorganisaation tukena suunnittelutyössä. Ryhmien tehtävä on varmistaa, että suunnitteilla oleva kirjastojärjestelmä täyttää kaikkien kirjastosektorien tarpeet.

Projektiorganisaatio kansalliskirjastossa

 

Kirjastoverkkopalveluissa on projektiryhmässä vajaa 5 htv:tä. Kirjastoverkolta hankittavaan asiantuntijatyöhön on käytettävissä 2 htkk. Kansalliskirjastossa on hankkeen käytössä yhteensä 4,5 htkk. Kirjastoverkkopalveuiden asiantuntijatyöpanos on 2,5 htkk ja Tutkimuskirjaston 2 htkk.

Lisäksi tilaisuuksien järjestämiseen ja etäosallistumiseen 1 htkk. Kirjastoverkko osallistuu asiantuntijatyöpanoksella n. ? htv

Projektin suoritustapa ja työmenetelmät

Dokumentointi ja työmenetelmät (Käydään läpi vielä kun projektiryhmä on koossa)

Hankkeeseen liittyvä julkinen kaikille avoin aineisto löytyy hanketta varten perustetusta UKJ-suunnittelu -wikistä:
https://www.kiwi.fi/display/ukjsuunnittelu/  ja https://www.kiwi.fi/display/ukjkuvaus/ 
UKJ-suunnittelu -wikissä voi olla valmisteluvaiheessa olevia sivuja, jotka vaativat erilliset käyttöoikeudet. Materiaalin tuottaminen sivuille vaatii myös käyttöoikeuksia.
Kirjastoverkkopalveluiden sisäisenä projektin työhakemistona ja keskeneräisten dokumenttien työstöpaikkana toimii ryhmähakemisto:
P:_h981_kvp\UKJ\

Projektiorganisaation sisäiseen kommunikointiin ja yhteydenpitoon käytetään mikrobloggauspalvelu Yammeriin perustettua yksityistä UKJ-ryhmää. Ryhmän jäseneksi pääsevät ainoastaan ylläpitäjien hyväksymät henkilöt ja ryhmän työalueen sisällöt ovat ainoastaan jäsenten nähtävillä.

Laadunvarmistus

Projektin yleiset laatutavoitteet on esitetty alla olevassa taulukossa. (viite? tarkista JHS)

Laadunvarmistuksen tavoitteena on saavuttaa sekä projektiorganisaation että eri sidosryhmien luottamus laatutavoitteiden toteutumiseen. Laadunvarmistus kohdistuu hankkeen aikana tuotettuun projektinhallinta-, järjestelmän määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatioon. 

Hankkeessa tuotetun määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatioon laadunvarmistus toteutetaan dokumenttien läpikäynnin ja katselmoinnin avulla, joiden tavoitteena on dokumenttien verifiointi ja validointi. Läpikäynti tapahtuu yhden tai useamman projektiorganisaatioon kuuluvan henkilön toimesta ja sen tarkoituksena on käydä läpi projektin tuotoksia ja kirjata ylös niistä löytyneet virheet ja ongelmat. Dokumenttien katselmointi toteutetaan sekä projektiorganisaation että sidosryhmien edustajista muodostuvien asiantuntijaryhmien avulla ja sen tarkoituksena on käydä huolellisesti läpi ja tarkastaa projektin tuotokset sekä löytää niissä olevat virheet ja puutteet. Katselmusten materiaali jaetaan osallistujille etukäteen. Tilaisuudessa osallistujat antavat kommentteja. Kommenteista ja tehdyistä päätöksistä tehdään pöytäkirja. Tarkastettavat asiakirjat joko hyväksytään, hyväksytään kommentein tai hylätään.

Validoinnin eli kelpoistamisen tarkoituksena on varmistaa, että dokumentaatio sisältää sidosryhmien kaikki järjestelmälle asettamat vaatimukset. Verifioinnin eli todentamisen tarkoituksena on puolestaan varmistaa, että dokumentit ovat sekä edeltävissä että rinnakkaisissa työvaiheissa tehtyjen määritysten mukaisia, eivätkä ole ristiriidassa keskenään. Verifioinnin ja validoinnin avulla pyritään varmistamaan asiakasvaatimusten jäljitettävyys, jonka avulla voidaan seurata vaatimusten tarkentumista ja lopulta todeta niiden toteutuminen. Käytännössä sekä verifiointi että validointi tehdään dokumenttien läpikäyntien ja katselmusten yhteydessä.

Kirjastojen asiantuntijoista koottujen neljän toimintokohtaisen ryhmän vastuulla on kunkin osaltaan varmistaa, että dokumentaatiossa kuvattu järjestelmä on kirjastoissa käyttöön otettavissa... Järjestelmän kuvausta käydään ryhmien kanssa läpi vaiheittain.

Mitä dokumentoidaan ? Projektinhallinta, järjestelmien määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatio ?
Dokumenttien laadunvarmistus (katselmoinnit, hyväksymiset)
Versionhallinta – ensimmäinen luonnos on versio 0.1, hyväksytty on versio 1.0, jatkoversiot 1.1 ->

Lopputuotetta koskeva laatu, mittarien ja tunnuslukujen määrittely

Projektin seuranta

Projektin seuranta tapahtuu usealla eri tasolla:

Projektiryhmän (projektiin palkatut henkilöt) kokouksia pidetään vähintään kahdesti viikossa. Niissä käsitellään yhteisiä koko projektia koskevia työn alla tai tulossa olevia asioita sekä työpakettien tilannetta. Kokoonkutsujana toimii kehittämispäällikkö. Palaverien muistiinpanot ovat UKJ-suunnittelu -wikissä.

 Resursointipalavereja pidetään tarvittaessa Tietojärjestelmien teknisten asiantuntijoiden kanssa ja erikseen Tietovarantojen sisältöasiantuntijoiden kanssa. Kummassakin palaverissa on kehittämispäällikön lisäksi mukana aihealueen tietojärjestelmäpäällikkö (esimies). Palavereista tehdään muistio.

Resurssoinnin tavoitteena on

• töiden ja resurssien tasapainottaminen
  
  • yli/alikuorman välttäminen
• resurssien joustava allokointi priorisoiduille töille
  
  • aikatauluissa pysyminen
• osaamisen kasvattaminen ja jakaminen henkilöiden välillä
  
  • varahenkilöjärjestelyt

Palaverissa käydään läpi

• hankkeeseen ja palveluihin liittyvien töiden erottelu
• töiden priorisointi seuraavan jakson (kahden viikon) osalta henkilöittäin
• priorisoitujen töiden työmääräarviot vrs. käytettävissä oleva työaika henkilöittäin

Projektinhallintaryhmän ("lähioryn") kokouksissa seurataan projektin kokonaistilannetta ja siellä käsitellään UKJ-ohjausryhmään menevät projektia koskevat asiat ja sieltä tulevat asiat. Lähiohjausryhmän toiminta on kuvattu tarkemmin luvussa ohjausmenettelyt.

UKJ-ohjausryhmä on projektin ylimmän tason johtoryhmä, jossa seurataan ja käsitellään projektiin liittyviä päälinjauksia ja isoja kysymyksiä. UKJ-ohjausryhmän toiminta on kuvattu tarkemmin luvussa ohjausmenettelyt.
Lisäksi pidetään tarvittaessa kokouksia asiakasorganisaatioiden ja kirjastosektoreiden kanssa esimerkiksi käyttöönottoprojektien tilanteesta.
Seurantaraportoinnin perusyksikkö on työpakettitaso (ks. liite 1). Sen pohjalta koostetaan ylempien tasojen kuten koko hankkeen seurantaraportti.

Muutoksenhallinta

 

Projektin aikatauluihin, kustannuksiin ja sisältöön vaikuttavat merkittävät muutokset, jotka eivät ole sallituissa rajoissa käsitellään hallitusti muutoksenhallintaprosessin kautta.  Projektiryhmä, työpakettivastaava tai projektin asiantuntija tuo muutoksen/pulman (issue) tiedoksi kehityspäällikölle, joka vie asian edelleen lähiohjausryhmän käsiteltäväksi. Lähiohjausryhmä hyväksyy muutoksen/pulman (issue), mikäli se on sen vastuualueen rajoissa tai välittää sen edelleen (eskaloi) UKJ-ohjausryhmälle käsiteltäväksi. 

Määriteltävä periaatteet - versionhallinta? dokumentointi?

Viestintä

UKJ-hankkeen viestinnän vastuutaulukko löytyy Kiwistä:   UKJ-hankkeen viestinnän vastuutaulukko (luonnos) Pitikö tätä olla ollenkaan tässä muodossa? Tuota ei ole ainakaan päivitetty viestintäpalaverin jälkeen.

Yllämainitussa dokumentissa käydään läpi hankeviestinnän keskeiset tavoitteet, kohderyhmät, kanavat/välineet ja vastuuhenkilöt. Tarkennetussa viestintäsuunnitelmassa kuvataan aikataulutetut toimenpiteet vuonna 2013.

Projektin työpaketit

Pääprojektin (hankkeen) työ organisoidaan työpaketeiksi.

Tavoitteena on tehostaminen ja läpinäkyvyyden lisääminen kuten

• Hankkeen rakenteen selkiyttäminen
• Päällekäisen työn minimointi
• Hankkeeseen liittyvän työn tunnistaminen ja rajaaminen
• Työn pilkkominen kokonaisuuksiin, joita voidaan suunnitella, toteuttaa ja seurata

Työpaketteja on kahdenlaisia:

• Yhteiset tukityöpaketit: Koko projektin läpi menevät työpaketit, jotka palvelevat muita työpaketteja. Kesto on tyypillisesti koko pääprojektin ajan. Näihin työpaketteihin kerätään yhteinen työ ja yhteisten prosessien/osien kehitys.
• Erilliset selvitys- ja määrittelytyöpaketit: Tiettyjen asioiden selvittämistä ja määrittelyä edistävät työpaketit. Näitä voi verrata entisiin osa/alaprojekteihin. Kesto on tietyn määräajan.

Kullakin työpaketilla on vastuuhenkilö (työpakettivastaava) ja nimettyjä muita resursseja. Aiheeseen kuuluva työ kerätään työpaketin alle, pilkotaan kokonaisuuksiin ja nämä kokonaisuudet jaetaan tehtäviin. Tehtäviin liitetään tuotokset, tekijät, aikataulu- ja työmääräarviot. Työpaketit on lueteltu alla olevassa taulukossa.

Projektin riskit ja niihin varautuminen

Asteikko

1.  = erittäin pieni
2.  = pieni
3.  = huomattava
4.  = suuri
5.  = erittäin suuri

 

Tähän yhteenveto riskeistä

 

Liitteet:

Liite 1: Työpakettisuunnitelmat ja edistymisen seuranta