Versiohistoria

15.5.2013          versio 0.1        Ensimmäinen luonnos, kommentoitavaksi projektiryhmä, projektinhallintaryhmä, UKJ-ohjausryhmä

23.8.2013          versio 0.2        Toinen luonnos, kommentoitavaksi projektiryhmä

26.8.2013          versio 1.0        Projektisuunnitelma hyväksytty UKJ-ohjausryhmässä 6.9.2013

 

Sanasto

Hankkeet ja projektit

KDK-asiakasliittymä 

Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliittymä-hanke kehittää kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteinen helppokäyttöistä verkkopalvelua, joka tarjoaa pääsyn muistiorganisaatioiden kaikkiin aineistoihin ja palveluihin.

Kansallinen metatietovaranto

Kansallisen metatietovarantohankkeen kehittää yhteistä kuvailuympäristöä (Melinda) kaikille Suomen kirjastoille.

ONKI

ONKI-projekti on opetus- ja kulttuuriministeriön, valtiovarainministeriön ja Kansalliskirjaston yhteisprojekti, tavoitteena on luoda keskitetty kansallinen ontologiapalvelu, jonka kautta ontologioita voidaan julkaista ja ottaa käyttöön eri sovelluksissa.

UKJ - Uusi kirjastojärjestelmä

Uusi kirjastojärjestelmähanke (UKJ) on monivuotinen kehittämishanke, jonka tarkoitus on tarjota kaikkien kirjastosektorien kirjastojärjestelmätarpeet täyttävä palvelukokonaisuus Suomen kirjastoille.

Tietovarannot

Melinda:

Yhteinen metatietovaranto Suomen kirjastoille. Melinda periytyy Lindasta, yliopistokirjastojen ja eräiden erikoiskirjastojen yhteisluettelosta. Se sisältää Suomen kansallisbibliografian sekä viitetiedot yliopistokirjastojen, yhteiskirjastojen, Eduskunnan kirjaston, Varastokirjaston ja Tilastokirjaston tietokantoihin sisältyvistä aineistoista. Vuosina 2013-2014 mukaan tulevat kaikki amk-kirjastot. Yleisten kirjastojen ensimmäiset pilotit ovat Kokkolan kaupunginkirjasto ja Tampereen kaupunginkirjasto. Melindasta muodostuu kaikkien suomalaisten kirjastojen yhteinen metatietovaranto.

 Asteri:

Auktoriteettitietokanta, joka on integroitu Melindaan.

Fennica:

Suomen kansallisbibliografia, suomalaisen julkaisutuotannon luettelo: se sisältää tietoja kirjoista vuodesta 1488 lähtien, lehdistä vuodesta 1771, sarjajulkaisuista, kartoista sekä audiovisuaalisesta ja elektronisesta aineistosta.

Viola:

Suomen kansallisdiskografia ja nuottiaineiston kansallisbibliografia. Tietokantaan on tallennettu tiedot kotimaisista nuoteista vuodesta 1977 sekä kotimaisista äänitteistä vuodesta 1901.

Arto:

kotimaisten artikkeleiden viitetietokanta. Tiedontuottajina toimii n. 40 asiantuntijaorganisaatiota - korkeakoulukirjastoja, maakuntakirjastoja ja erikoiskirjastoja.

ONKI

Kansallinen ontologiapalvelu julkaisee ontologioita, joita voidaan käyttää eri sovelluksissa. Sen on alun perin kehittänyt Aalto-yliopiston Semanttisen laskennan tutkimusryhmä osana FinnONTO-hanketta (2002-2012).

Ohjelmistot

Voyager

Ex Libriksen toimittama integroitu kirjastojärjestelmä, jota käytetään Linnea2- ja AMKIT-konsortioiden kirjastoissa: kaikki yliopistokirjastot, eräät erikoiskirjastot (mm. Eduskunnan kirjasto, Tilastokirjasto ja Varastokirjasto), sekä kahta lukuun ottamatta kaikki ammattikorkeakoulujen kirjastot. Yllä mainituista tietovarannoista Fennica- Viola ja Arto on myös toteutettu Voyagerilla.

Aleph

Ex Libriksen toimittama integroitu kirjastojärjestelmä, jota Suomessa käytetään metatietovaranto Melindan tietokantana. Myös Melindan yhteydessä oleva auktoriteettitietokanta Asteri on toteutettu Aleph-ohjelmistolla.

VuFind

VuFind on Villanovan yliopistossa kehitetty avoimen lähdekoodin käyttöliittymä, jota kehitetään Finnassa

Yleiskuva

Hankkeen tavoite

Uusi kirjastojärjestelmähanke (UKJ) on monivuotinen kehittämishanke, jonka tarkoitus on tarjota kaikkien kirjastosektorien kirjastojärjestelmätarpeet täyttävä palvelukokonaisuus Suomen kirjastoille. UKJ-hanke on käynnistynyt keväällä 2011 kirjastokentän aloitteesta vuoden 2012 lopussa päättyneellä valmisteluvaiheella, jossa määritettiin hankkeen päätavoitteet.

Tarve hankkeelle on tullut seuraavista havainnoista:

• useat kirjastojen vanhat, integroidut järjestelmät alkavat olla elinkaarensa loppuvaiheessa
• kirjastojen toimintaympäristö on muuttunut ja muuttuu edelleen
• aineistot ja asiakkaiden toimintatavat ovat erilaiset kuin nykyisten järjestelmien suunnitteluvaiheessa

Järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun lähtökohtana ovat kirjastojen ja niiden asiakkaiden tarpeet. Suunnittelussa pyritään kokonaisuuden yleiseen kustannustehokkuuteen ja tarvittavien uusien järjestelmien yhteensopivuuteen olemassa olevien järjestelmien kanssa. Lisäksi otetaan huomioon tietohallintolaki ja siinä esitetty kokonaisarkkitehtuuri.

UKJ-hankkeen strategiset perusvalinnat

Avoin lähdekoodi

Avoimen lähdekoodin käyttö on modulaarisen uusiutumiskyvyn perusta. Se takaa standardisoitujen rajapintojen käytön ja sitä kautta järjestelmän osien liittymisen toisiinsa myös jatkossa. Avoin lähdekoodi edesauttaa myös rajapintojen kehitystä ulkoisiin järjestelmiin liittymistä varten siinä tapauksessa, että ulkoinen järjestelmä ei tarjoa standardeja rajapintoja. Avoimen lähdekoodin käytössä noudatetaan Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurissa määriteltyjä Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteita sekä JHS 169 -suositusta "Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa".

Avoimen lähdekoodin käytön seurauksena kaikki tuotettava dokumentaatio ja koodi on vapaasti hyödynnettävissä muissa kansallisissa ja kansainvälisissä hankkeissa.

Integroituminen muuhun kansalliseen palvelukokonaisuuteen

Uusi kirjastojärjestelmä tukeutuu Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliittymä Finnaan ja kirjastojen kansalliseen metatietovaranto Melindaan. Rakenteilla oleva kansallinen ontologiapalvelu ONKI liittyy myös kansalliseen palvelukokonaisuuteen. UKJ ei sisällä asiakaskäyttöliittymää vaan tukeutuu standardinmukaisten rajapintojen kautta ulkoisiin asiakaskäyttöliittymiin. Asiakaskäyttöliittymä toteutetaan Finna-hankkeessa. Erillisistä kirjastojärjestelmien asiakaskäyttöliittymistä luopuminen pienentää palvelukokonaisuuden ylläpitoon tarvittavaa työaikaa merkittävästi sekä kirjastoissa että Kansalliskirjastossa. Melindan käyttö metatiedon tallentamiseen vähentää päällekkäistä luettelointityötä. Yhteistyö parantaa myös luetteloinnin laatua, ja sitä tukee myös metatietovarantoon liittyvä auktoriteettitietokanta Asteri.

Tiedon yhteiskäyttöisyys

Uusi kirjastojärjestelmä -hanke hyödyntää Tietohallintolain mukaisesti olemassa olevaa tietoa. Järjestelmässä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan väestörekisterin ja yhteisötietojärjestelmän tietoja, kirjastojen taustayhteisöjen tietojärjestelmiä (esimerkiksi taloushallinto, henkilöstötietojärjestelmät, opiskelijatietojärjestelmät, opinto- ja tutkimushallinnon järjestelmät), kirjastojen muita tietojärjestelmiä (esim. julkaisuarkistot ja rekisterit), ulkoisia kirjasto- ja auktoriteettitietokantoja sekä kustantajien ja aineiston välittäjien järjestelmiä. Yhteinen metatietovaranto tulee tarjoamaan avointa linkitettyä dataa myös muille toimijoille.

Moduulirakenne

Tavoitteena on, että uusi kirjastojärjestelmä on rakenteeltaan modulaarinen. Se muodostuu useista itsenäisistä toiminnallisista kokonaisuuksista, jotka toimivat yhdessä rajapintojen kautta. Tämän vuoksi järjestelmää voidaan kehittää ja uusia osittain. Kirjastojärjestelmän tehtäväalueen yhä laajentuessa koko järjestelmän uusiminen kerralla olisi aina vain hankalampaa ja kalliimpaa. Modulaarisuus merkitsee myös sitä, että kirjastojen ei ole pakko käyttää järjestelmän niitä osia, mitä se ei tarvitse. Myös kehitystyö voi olla jakautunut eri organisaatioihin joustavasti osa kerrallaan.

Kirjastojen yhteistyö

Uuden järjestelmän määritteleminen ja jatkokehittäminen yhteistyössä laajassa asiantuntijaverkostossa tuo hankkeeseen merkittävän määrän osaamista ja asiantuntemusta erilaisista kirjastoista, asiakasryhmistä, palvelutarpeista ja toimintakulttuureista. Yhteisesti niistä voidaan tunnistaa ja kehittää parhaita käytäntöjä tukemaan kaikkien kirjastojen perustehtäviä.

Eri kirjastoilla on erilaiset perustehtävät, siksi usein yksi henkilö on monen eri kirjaston asiakas. Asiakkaiden helppo liikkuvuus eri kirjastojen palveluitten välillä tuo huomattavaa etua asiakkaille nykyiseen tilanteeseen nähden. Aineiston tehokas yhteiskäyttö parantaa asiakkaiden saamaa palvelua ja tuo kustannustehokkuutta turhien päällekkäishankintojen poistuessa.

Hankkeen vaiheet

Valmisteluvaihe 2011 - 2012

UKJ-hanke alkoi vuonna 2011 ilman erityistä rahoitusta toteutetulla valmisteluvaiheella. Ammattikorkeakoulujen kirjastojärjestelmäkonsortiot AMKIT ja Linnea2 asettivat yleiskokouksissaan huhtikuussa valmisteluryhmän, johon pyydettiin ja saatiin myös yleisten ja erikoiskirjastojen neuvostojen asettamat ehdokkaat.

Valmisteluryhmän tavoitteena oli määritellä kaikille kirjastosektoreille sopiva järjestelmäkokonaisuus, ja tuottaa projektisuunnitelma 31.12.2012 mennessä. Sen pohjalta oli tarkoitus päättää erikseen hankinta- ja käyttöönottoprojektien käynnistämisestä.
Valmisteluryhmä asetti syksyllä 2011 seitsemän työryhmää, joissa työskenteli yli 50 kirjastokentän asiantuntijaa. Ryhmät työstivät kukin omalta alaltaan uuden järjestelmän kokonaisarkkitehtuuria. Vuoden 2012 lopussa ryhmien työt koostettiin UKJ-hankkeen valmisteluraportiksi, jossa pääpaino oli toiminta- ja tietoarkkitehtuureissa.

Koska kirjastojen asiantuntijoiden oman toimensa ohella tehtävän työn varassa UKJ-hanketta ei voitu jatkaa valmistelua pitemmälle, haki Kansalliskirjasto kaikkien kirjastosektoreitten valtuuttamana 4.12.2012 valmisteluraportin pohjalta rahoitusta Opetus- ja kulttuuriministeriöltä UKJ:n vaatimusmäärittelyn ja projektisuunnitelman laatimiseen. Kansalliskirjasto haki 500 000 € kehittämispäällikön ja neljän tietojärjestelmäasiantuntijan palkkaamiseksi työhön. OKM myönsi 17.12.2012 hankkeeseen erityisavustuksen haetun mukaisesti käytettäväksi 31.12.2013 mennessä.

Suunnitteluvaihe 2013

Suunnitteluprojektin varsinainen tehtävä on hankittavan uuden kirjastojärjestelmän määrittely valmisteluraportin pohjalta. Vaatimusmäärittely ja projektisuunnitelma tehdään siitä lähtökohdasta, että hankittavaa järjestelmää ei ole tarkoitus hankkia sellaisenaan kolmannelta osapuolelta, vaan järjestelmä koostuu useista rajapintojen kautta toisiinsa liittyvistä osista. Osat voidaan hankkia tarvittaessa eri lähteistä, teettää tai tehdä itse, ja uusia yksitellen.

Suunnitteluprojektissa tehdään

1. Uuden järjestelmän laaja kuvaus, vaatimusmäärittely
   

Valmisteluvaiheessa on lähdetty siitä, että uusi kirjastojärjestelmä on modulirakenteinen ja perustuu avoimen lähdekoodin käyttöön. Tämän vuoksi perinteinen, kaupallisen tuotteen ostamiseen tähdätty vaatimusmäärittely ei ole riittävä. Kuvauksen tekotapa ja sen sisältämät dokumentit kerrotaan Projektin lopputulokset -kohdassa.

2. Projektisuunnitelma

UKJ-hankkeen hankintavaihetta varten laaditaan projektisuunnitelma, jossa määritellään toteutuksen tapa ja vaiheistus. Projektisuunnitelman tarkempi sisältö kuvataan Projektin lopputulokset -kohdassa.

Toteuttamisvaihe 2014 eteenpäin

Mikäli hankintaprojektiin saadaan riittävä rahoitus, se aloitetaan vuonna 2014. Toteuttamisvaiheen projektisuunnitelma valmistuu syksyn 2013 aikana. Järjestelmän modulaarisuus ja asiakaslähtöinen määrittely ovat pohjana ketterälle kehitykselle.

Käyttöönottovaihe

Käyttöönottoprojekti limittyy toteuttamisprojektin kanssa. Käyttöönotto tapahtuu vaiheittain: eri moduulit valmistuvat eri aikoina ja niitä voidaan ottaa käyttöön kirjastoissa tarpeen mukaan. Iteratiivisessa ketterässä kehityksessä pilottikirjastoilta saatavaa palautetta hyödynnetään järjestelmän suunnittelussa ja toteutuksessa.

Projektin lopputulokset

Projektin päättyessä toteutusprojektin projektisuunnitelma ja toteutettavan järjestelmän kuvaus sekä vaatimusmäärittely ovat valmiina toteutusprojektin käynnistämistä varten.

Suunnitteluprojektin aikana laaditaan kokonaisarkkitehtuurimallia soveltaen järjestelmän toiminnallisuuden ja teknisen rakenteen riittävä kuvaus toteuttamisvaihetta varten. Lopputulosta tarkennetaan seuraavilla dokumenteilla:

• toiminta-arkkitehtuurin kuvaus 
  
  • järjestelmän sanasto
  • toimintojen kuvaukset
  • standardien ja rajapintojen kuvaukset
• tietoarkkitehtuurin kuvaus
  
  • käsitteellinen malli
  • järjestelmän käsittelemien tietojen kuvaukset
  • tietovarantojen kuvaukset
• tietojärjestelmäarkkitehtuurin kuvaus
  
  • tietorakenteiden kuvaukset
  • moduulien kuvaukset
  • järjestelmäarkkitehtuurin kuvaus
• teknologia-arkkitehtuurin kuvaus
  
  • laitteisto- ja ohjelmistoympäristön kuvaus
• järjestelmän yleiset vaatimukset

Lisäksi tuotetaan seuraavat kartoitukset, joita käytetään hyödynnettävissä olevien avoimen lähdekoodin järjestelmien arviointiin:

• avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmien kartoitus
• muiden hyödynnettävissä olevien avoimen lähdekoodin ohjelmistojen kartoitus
• muualla käynnissä olevien kirjastojärjestelmähankkeiden kartoitus.

Toteutusvaihe on monivuotinen hanke, jonka suunnitelma kuvaa toteutusprojektin sisällön ja vaiheistuksen. Hanke on asiakasorganisaatioiden kanssa yhteistyössä toteutettava iteratiivinen prosessi, jonka aikana suunnitelmat täsmentyvät.

Toteutusvaiheen projektisuunnitelma tulee sisältämään seuraavat osat: 

• aikataulutus
• vaiheistus
• järjestelmän osat ja niiden hankintamalli
• tarvittavat resurssit

Suunnitteluprojektin hyväksyminen

Hankkeen ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman, kuvauksen ja vaatimusmäärittelyn. Suunnittelu- ja määrittelytyön tueksi kootaan asiantuntijaryhmät, joissa on edustajia eri kirjastosektoreilta ja kirjastojen kehysorganisaatioista. Asiantuntijaryhmien tehtävänä on varmistaa, että projektissa tehtyjen suunnitelmien pohjalta tehty ohjelmisto soveltuu kirjastokentän käyttöön.

Hankkeen rajaus

Monivuotinen Uusi kirjastojärjestelmä (UKJ) -hanke rakentuu useista projekteista. Tämä suunnitelma koskee vuoden 2013 suunnitteluprojektia, jossa tehdään järjestelmän kuvaus (vaatimusmäärittely) sekä toteutuksen projektisuunnitelma ja vaiheistus.

Määriteltävä järjestelmä rajataan kirjastokentän kaikkien sektoreitten tarpeisiin. Metadataan liittyvä kehittäminen tapahtuu eri sektoreiden metadata- ja taustajärjestelmäprojekteissa (Melinda-metatietovarantoprojekti, RDA-kuvailuprojekti), asiakasliittymän kehittäminen Finna-projektissa, ontologia-palveluiden kehittäminen ONKI-projektissa ja auktoriteettitietokannan kehittäminen Asteri-projektissa. Artiva-projektissa kehitettävät työvälineet ja prosessit kotimaisia tieteellisiä artikkeleita koskevien viitetietojen kattavaan tallentamiseen ja välittämiseen otetaan UKJ-suunnittelussa huomioon.

Suunnitteluprojektissa tarkennetaan  työpaketissa 5 rajanvedot seuraavien UKJ:n rinnalla etenevien projektien kanssa:

• KDK-hankkeen asiakasliittymä Finna
• KDK-hankkeen pitkäaikaissäilytys PAS
• metatietovaranto Melinda
• auktoriteettitietokanta Asteri
• ontologiapalvelu Onki

• RDA-projekti

• Artikkelitietovarantohanke (ARTIVA)

Hankkeen laajuudesta johtuen suunnitteluprojektissa toteutettavan järjestelmän kuvauksen tarkkuutta määritellään jatkuvasti suunnittelun edetessä.

Projektin ympäristö

Keskeiset toimijat ja sidosryhmät

Uusi kirjastojärjestelmä -hankkeen keskeisiä toimijoita ovat Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) sekä eri kirjastosektoreitten toimielimet:

• Yliopistokirjastojen neuvosto
• AMKIT-konsortio
• Yleisten kirjastojen neuvosto
• Yhteiskirjastojen verkosto
• Erikoiskirjastojen neuvosto
• Yliopistojen IT-johtajien verkosto FUCIO
• Ammattikorkeakoulujen IT-johtajien verkosto AAPA
• Kuntien IT-johtajat

Kansalliskirjaston johtamat rinnakkaiset projektit

• Finna
• Melinda
• RDA
• Asteri
• Onki
• Artiva

Muut rinnakkaiset projektit

• Avoin kirjasto 2013-projekti
• Korkeakoulujen tietohallintoprojektit (opetuksen ja tutkimuksen tukijärjestelmät)
• Seurataan muita toimalan hankkeita

Kansalliskirjaston asiantuntijat eri aihealueilta.

Lopputuloksen ympäristö

Uusi kirjastojärjestelmä suunnitellaan kaikkien kirjastosektoreitten käyttöön. Järjestelmän modulaarisuudella pyritään takaamaan sen sovitettavuus monenlaisiin tarpeisiin. Sovittaminen eri tarpeisiin toteutetaan käyttöliittymien säädettävyydellä ja vaihdettavuudella. Järjestelmä sisältää aineiston hankinnan, kuvailun ja aineiston käytön hallinnan nykyisiä käytössä olevia kirjastojärjestelmiä laajemmin. Erityisesti järjestelmän suunnittelussa otetaan huomioon aineistojen yhteiskäyttö kirjastojen välillä.  Yhteinen asiakasrekisteri mahdollistaa asiakkaiden joustavan palveluiden käytön eri kirjastoissa, myös verkossa. Järjestelmä kattaa myös e-aineistojen hankinnan ja käytön seurannan sekä yhteydet ulkoisiin järjestelmiin.

Uuden kirjastojärjestelmän ytimenä ovat toiminnot, jotka palvelevat kaikkia:

• metatietovaranto
• asiakasrekisteri
• lainarekisteri/aineiston käyttörekisteri
• aineiston välityksen logistiikkajärjestelmä
  
• hankintajärjestelmä

Riippuvuudet muista projekteista

Tällä projektilla on liityntäkohtia KDK:n Finna-asiakasliittymä- ja PAS hankkeisiin, sekä Melinda-metatietovaranto-, Asteri-auktoriteetti-, Artiva-artikkelitietovaranto-, ONKI-ontologia- ja RDA-projekteihin. UKJ-suunnitteluprojektia tehdään yhteistyössä näiden projektien asiantuntijoiden kanssa, jotta järjestelmäkokonaisuuden yhteentoimivuus taataan.

Projektiorganisaatio ja resurssit

Ohjausmenettelyt

UKJ-ohjausryhmä

Kansalliskirjaston koolle kutsuma UKJ-ohjausryhmä toimii projektin ylimpänä johtoryhmänä. Ryhmässä ovat edustettuina projektin omistaja (Kansalliskirjasto), Opetus- ja kulttuuriministeriö, eri käyttäjätahot (kirjastosektorit) ja tärkeimmät sidosryhmät.

Ryhmän kokoonpano, tehtävät ja säännöt on kuvattu UKJ-suunnittelun wiki-sivustolla:
https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=16748574

Projektinhallintaryhmä

UKJ-suunnittelun projektinhallintaryhmään ("lähiory") kuuluvat:

• Kristiina Hormia-Poutanen, puheenjohtaja, projektin omistaja
• Ari Ahlqvist, projektipäällikkö
• Markku Heinäsenaho, Tietojärjestelmät-toimintayksikön esimies
• Nina Hyvönen, Tietovarannot-toimintayksikön esimies
• Leena Saarinen, tuotantopäällikkö, tutkimuskirjasto
• Petteri Kivimäki, sihteeri

Projektin asiantuntijoita kutsutaan tarvittaessa esittelemään asioita projektinhallintaryhmän kokouksiin. Projektinhallintaryhmä kokoontuu vähintään kerran kuukaudessa. Kokouksissa on käytössä vakioagenda ja niistä tehdään pöytäkirjat, jotka ovat UKJ-suunnittelun wikissä. 

Ryhmän tehtävänä on:

• Seurata projektin edistymistä siten, että projektin kustannukset, aikataulu ja sisältö ovat hyväksyttävissä rajoissa.
• Huolehtia projektin riittävästä resursoinnista.
• Seurata, että riskit ovat hallinnassa ja laatu on riittävällä tasolla.
• Käsitellä ja hyväksyä muutokset (issuet) tai edelleen eskaloida ne UKJ-ohjausryhmän käsiteltäväksi.

Asiantuntijaryhmät

UKJ-ohjausryhmä asettaa kirjastokentän edustajista muodostetut neljä toimintokohtaista asiantuntijaryhmää.

• Kuvailu ja kokoelmien hallinta
• Hankinta
• Aineistonkäytön hallinta
• Rajapinnat ulkoisiin järjestelmiin

Asiantuntijaryhmät toimivat kansalliskirjaston UKJ-projektiorganisaation tukena suunnittelutyössä. Ryhmien tehtävä on varmistaa, että suunnitteilla oleva kirjastojärjestelmä tulee täyttämään kaikkien kirjastosektorien tarpeet.

Projektiorganisaatio kansalliskirjastossa

Kirjastoverkkopalveluissa on projektiryhmässä vajaa 5 htv:tä. Kirjastoverkolta hankittavaan asiantuntijatyöhön on käytettävissä 2 htkk. Kansalliskirjastossa on hankkeen käytössä yhteensä 4,5 htkk. Kirjastoverkkopalveuiden asiantuntijatyöpanos on 2,5 htkk ja Tutkimuskirjaston 2 htkk. Lisäksi tilaisuuksien järjestämiseen ja etäosallistumiseen on käytettävissä 1 htkk. Kirjastoverkon asiantuntijatyöryhmien panosta tarvitaan n. 2 htv.

Projektin suoritustapa ja työmenetelmät

Dokumentointi ja työmenetelmät

Hankkeeseen liittyvä julkinen kaikille avoin aineisto löytyy hanketta varten perustetuista UKJ-suunnittelu- ja UKJ-kuvaus-wikeistä:
https://www.kiwi.fi/display/ukjsuunnittelu/  ja https://www.kiwi.fi/display/ukjkuvaus/. UKJ-kuvaus -wikissä ovat ne asiakirjat, jotka katselmoidaan asiantuntijaryhmien kanssa. Tähän wikiin on asiantuntijaryhmien jäsenillä kirjoitusoikeudet. Kaikki muu aineisto on UKJ-suunnittelu-wikissä, johon kommentointioikeudet ovat kaikilla, mutta kirjoitusoikeudet vain UKJ-projektiryhmän jäsenillä. UKJ-wikeissä voi olla valmisteluvaiheessa olevia sivuja, jotka vaativat erilliset käyttöoikeudet.

Asiantuntijaryhmät kokoontuvat pääasiassa Adobe Connect -ohjelmistolla toteutetuissa etäkokouksissa. Adobe Connectia käytetään myös projektiryhmän keskinäiseen yhteydenpitoon tarvittaessa. Projektiorganisaation sisäiseen kommunikointiin ja yhteydenpitoon käytetään myös mikrobloggauspalvelu Yammeriin perustettua yksityistä UKJ-ryhmää.

Kansalliskirjaston asiantuntijat osallistuvat suunnitteluun yhdessä projektiryhmän kanssa.

Katselmointi ja dokumenttien hyväksyminen

Tuotetut dokumentit katselmoidaan ensin projektiryhmässä. Ne projektiryhmässä hyväksytyt dokumentit, jotka koskevat toimintoja ja tietosisältöjä, viedään katselmoitavaksi asianomaiseen asiantuntijaryhmään. Katselmointi on valmis, kun asiantuntijaryhmä on hyväksynyt dokumentin.

Ohjausryhmältä pyydetään tarvittaessa kannanottoja ja päätöksiä linjauskysymyksiin.

Laadunvarmistus

Projektin yleiset laatutavoitteet on esitetty alla olevassa taulukossa. 

Laadunvarmistuksen tavoitteena on saavuttaa sekä projektiorganisaation että eri sidosryhmien luottamus laatutavoitteiden toteutumiseen. Laadunvarmistus kohdistuu hankkeen aikana tuotettuun projektinhallinta-, järjestelmän määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatioon. 

Hankkeessa tuotetun määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatioon laadunvarmistus toteutetaan dokumenttien läpikäynnin ja katselmoinnin avulla, joiden tavoitteena on dokumenttien verifiointi ja validointi. Läpikäynti tapahtuu yhden tai useamman projektiorganisaatioon kuuluvan henkilön toimesta ja sen tarkoituksena on käydä läpi projektin tuotoksia ja kirjata ylös niistä löytyneet virheet ja ongelmat. Dokumenttien katselmointi toteutetaan sekä projektiorganisaation että sidosryhmien edustajista muodostuvien asiantuntijaryhmien avulla ja sen tarkoituksena on käydä huolellisesti läpi ja tarkastaa projektin tuotokset sekä löytää niissä olevat virheet ja puutteet. Katselmusten materiaali jaetaan osallistujille etukäteen. Tilaisuudessa osallistujat antavat kommentteja. Kommenteista ja tehdyistä päätöksistä tehdään pöytäkirja. Tarkastettavat asiakirjat joko hyväksytään, hyväksytään kommentein tai hylätään.

Validoinnin eli kelpoistamisen tarkoituksena on varmistaa, että dokumentaatio sisältää sidosryhmien kaikki järjestelmälle asettamat vaatimukset. Verifioinnin eli todentamisen tarkoituksena on puolestaan varmistaa, että dokumentit ovat sekä edeltävissä että rinnakkaisissa työvaiheissa tehtyjen määritysten mukaisia, eivätkä ole ristiriidassa keskenään. Verifioinnin ja validoinnin avulla pyritään varmistamaan asiakasvaatimusten jäljitettävyys, jonka avulla voidaan seurata vaatimusten tarkentumista ja lopulta todeta niiden toteutuminen. Käytännössä sekä verifiointi että validointi tehdään dokumenttien läpikäyntien ja katselmusten yhteydessä.

Projektin seuranta

Projektin seuranta tapahtuu usealla eri tasolla:

Projektiryhmän (projektiin palkatut henkilöt) kokouksia pidetään vähintään kahdesti viikossa. Niissä käsitellään yhteisiä koko projektia koskevia työn alla tai tulossa olevia asioita sekä työpakettien tilannetta. Kokoonkutsujana toimii kehittämispäällikkö. Palaverien muistiinpanot ovat UKJ-suunnittelu -wikissä.

 Resursointipalavereja pidetään tarvittaessa Tietojärjestelmien teknisten asiantuntijoiden kanssa ja erikseen Tietovarantojen sisältöasiantuntijoiden kanssa. Kummassakin palaverissa on kehittämispäällikön lisäksi mukana aihealueen tietojärjestelmäpäällikkö (esimies). Palavereista tehdään sisäinen muistio.

Resursoinnin tavoitteena on

• töiden ja resurssien tasapainottaminen
  
  • yli/alikuorman välttäminen
• resurssien joustava allokointi priorisoiduille töille
  
  • aikatauluissa pysyminen
• osaamisen kasvattaminen ja jakaminen henkilöiden välillä
  
  • varahenkilöjärjestelyt

Palaverissa käydään läpi

• hankkeeseen ja palveluihin liittyvien töiden erottelu
• töiden priorisointi seuraavan jakson (kahden viikon) osalta henkilöittäin
• priorisoitujen töiden työmääräarviot vs. käytettävissä oleva työaika henkilöittäin

Projektinhallintaryhmän ("lähioryn") kokouksissa seurataan projektin kokonaistilannetta ja siellä käsitellään UKJ-ohjausryhmään menevät projektia koskevat asiat ja sieltä tulevat asiat. Lähiohjausryhmän toiminta on kuvattu tarkemmin luvussa ohjausmenettelyt.

UKJ-ohjausryhmä on projektin ylimmän tason johtoryhmä, jossa seurataan ja käsitellään projektiin liittyviä päälinjauksia ja isoja kysymyksiä. UKJ-ohjausryhmän toiminta on kuvattu tarkemmin luvussa ohjausmenettelyt.
 
Seurantaraportoinnin perusyksikkö on työpakettitaso (ks. liite 1). Sen pohjalta koostetaan ylempien tasojen kuten koko hankkeen seurantaraportti.

Muutoksenhallinta

Projektin aikatauluihin, kustannuksiin ja sisältöön vaikuttavat merkittävät muutokset, jotka eivät ole sallituissa rajoissa käsitellään hallitusti muutoksenhallintaprosessin kautta.  Projektiryhmä, työpakettivastaava tai projektin asiantuntija tuo muutoksen/pulman (issue) tiedoksi kehityspäällikölle, joka vie asian edelleen lähiohjausryhmän käsiteltäväksi. Lähiohjausryhmä hyväksyy muutoksen/pulman (issue), mikäli se on sen vastuualueen rajoissa tai välittää sen edelleen (eskaloi) UKJ-ohjausryhmälle käsiteltäväksi. 

Dokumenttien alkuun merkitään dokumenttien muutoshistoria.

Viestintä

Projektin viestintään osallistuvat projektiryhmän lisäksi Kirjastoverkkopalveluiden asiakkuudenhallinta-toimintayksikön tiedottaja. UKJ-hankkeen viestintäsuunnitelma on työpaketissa nro 3.

Yllämainitussa dokumentissa käydään läpi hankeviestinnän keskeiset tavoitteet, kohderyhmät, kanavat/välineet ja vastuuhenkilöt. Tarkennetussa viestintäsuunnitelmassa kuvataan aikataulutetut toimenpiteet vuonna 2013.

Projektin työpaketit

Pääprojektin (hankkeen) työ organisoidaan työpaketeiksi.

Tavoitteena on tehostaminen ja läpinäkyvyyden lisääminen kuten

• Hankkeen rakenteen selkiyttäminen
• Päällekkäisen työn minimointi
• Hankkeeseen liittyvän työn tunnistaminen ja rajaaminen
• Työn pilkkominen kokonaisuuksiin, joita voidaan suunnitella, toteuttaa ja seurata

Työpaketteja on kahdenlaisia:

• Yhteiset tukityöpaketit: Koko projektin läpi menevät työpaketit, jotka palvelevat muita työpaketteja. Kesto on tyypillisesti koko pääprojektin ajan. Näihin työpaketteihin kerätään yhteinen työ ja yhteisten prosessien/osien kehitys.
• Erilliset selvitys- ja määrittelytyöpaketit: Tiettyjen asioiden selvittämistä ja määrittelyä edistävät työpaketit. Näitä voi verrata entisiin osa/alaprojekteihin. Kesto on tietyn määräajan.

Kullakin työpaketilla on vastuuhenkilö (työpakettivastaava) ja nimettyjä muita resursseja. Aiheeseen kuuluva työ kerätään työpaketin alle, pilkotaan kokonaisuuksiin ja nämä kokonaisuudet jaetaan tehtäviin. Tehtäviin liitetään tuotokset, tekijät, aikataulu- ja työmääräarviot. Työpaketit on lueteltu alla olevassa taulukossa.

Projektin riskit ja niihin varautuminen

Asteikko

1.  = erittäin pieni
2.  = pieni
3.  = huomattava
4.  = suuri
5.  = erittäin suuri

 

Liitteet:

Liite 1: Työpakettisuunnitelmat ja edistymisen seuranta