Yhteisesti sovittavat asiat (päivittyvä dokumentti)

Tänne avoimet kysymykset ja niiden ratkaisut.

Sivun sisältö:

Viestintä ja ohjeistus

Työryhmän toiminta

• Kansalliskirjastolla päävastuu yhteistyön varmistamisessa
• Ryhmän osallistujat vaihtuvat osittain keväällä ensimmäisen aallon valmistuttua ja toisen aallon käyttöönoton alkaessa?
• Työryhmä toimii nykyisessä koossa mahdollisimman käytännönläheisesti ja päättää pienistä asioista keskenään
• Kokousten järjestäminen
  • Vähintään kahden viikon välein
  • Zoom-etäyhteydellä
  • Kokouksia järjestetään osin laajemmalle ryhmälle, johon kutsutaan mukaan Alma-kirjastojen johtajia ja Kansalliskirjaston esimiehistöä/päälliköitä
• Suuremmat linjanvedot lähetetään Alma-ohjausryhmälle

Sovituista asioista viestintä ja tiedottaminen laajemmin Alma-kirjastoille

• Asioista viestitään Suomen Alma-kirjastojen ohjausryhmän kautta muille Alma-kirjastoille, Jussi Piipponen HULibista toimii ohjausryhmän sihteerinä
• Melinda-palveluun viestit melinda-postin (@helsinki.fi) kautta, ei suoraan yksittäisille asiantuntijoille

Viestintäsuunnitelma, ohjeistus

• Melinda-Alma-toimintamallityöryhmän dokumentaatio tallennetaan avoimesti Melinda-asiakaswikiin: Alma-kirjastot -sivun alle
• Työryhmän muistiot ja asialistat samassa paikassa ja välittömästi avoimia

Yhteiset webinaarit

• Alma-kuvailijoille järjestetään ainakin kaksi webinaari, joissa kerrotaan tarkemmin miten Melindaan kuvailu muuttuu
  • Keväällä ensimmäisen aallon kirjastoille, johon myös toisen aallon kirjastojen edustajat ovat tervetulleita
  • Syksyllä toisen aallon kirjastoille
• Tarjotaan tila vertaistuelle, yhteistyökuvioiden suunnittelulle ja kokemusten jakamiselle

Asiakastukimalli

• Melinda-yhteistyö muuttuu yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastojen kanssa sektoripohjaisesta jaottelusta järjestelmäpohjaiseksi
• Jatkossa kirjastokohtaisia erillisratkaisuja ei enää tehdä Melindassa Alma-järjestelmää käyttäville kirjastoille
  
  • Sama käytäntö on myös muiden, eri kirjastojärjestelmää käyttävien kirjastojen kanssa
• Jatkossa Ex Libris on Alma-kirjastojen ensisijainen yhteydenottojen vastaanottaja kaikissa kuvailutyökaluun liittyvissä asioissa
• Melindan toimintoihin liittyvissä asioissa kannattaa ottaa edelleen yhteyttä melinda-postiin
• Alma-yhteyshenkilö Melindassa on Tanja Vienonen
  • Yhteydenotot melinda-postin (@helsinki.fi) kautta

Tietoturva

Nykyisten Aleph-käyttäjätunnusten kohtalo

• Aleph-käyttäjätunnukset jäävät kaikille Alma-kirjastoille käyttöön, vaikka varsinainen kuvailu tehdäänkin käyttöönoton jälkeen Almassa
  • Myös Alephin voi säilyttää asennettuna koneella Alman käyttöönoton jälkeen
• GDPR:n mukaan vanhentuneita tai käyttämättömiä tunnuksia saa säilyttää 1-3 vuotta
  • Muistutetaan kirjastoja, että ylimääräiset tunnukset tulisi poistaa käytöstä määräajassa
• Melinda-tallennukset tulevat Almasta kirjastokohtaisella tunnuksella, henkilökohtaiset tunnukset eivät käyttöönoton jälkeen enää näy Melindassa
  • Melinda-palvelut huolehtivat kirjastokohtaisten tunnusten toiminnasta
• Melinda-Alma-tekninen työryhmä varmistaa suojatut yhteydet järjestelmien välille

Kuvailukysymykset

Kenttien mäppäykset

• Kenttien muutokset dokumentoitava, jos jokin kenttä tarkoittaa eri asiaa Almassa kuin Melindassa, esim. 09x-kenttien käyttö
  • Almassa MARC:n suomalaiset 9-alkuiset ja numeron 9 sisältävät kentät 019, 039, 049, 509 ja 930 mäppäytyvät Almassa kenttiin 920, 921, 923, 924, 929
    • Lisätietoa Alma-kirjastojen ohje-wikistä: https://wiki.helsinki.fi/x/vBHLEg
• Tietueen tason määrittely Almassa ei vaikuta Melinda-yhteistyöhön
  • Leaderin merkkipaikka 17:n koodit ovat voimassa riippumatta Almassa tehdystä määrittelystä
• Paikallisten tietokantojen tietoja sisältävät 5- ja 9-osakentät
  • Tarpeellisia Melindan replikoinneissa, mutta tarpeettomia Almassa ja muiden kirjastojen tietokannoissa
  • Osakentät ovat välttämättömiä Melindassa, joten niitä ei voi muuttaa/poistaa Melindasta
  • Esim. 505 ja 520 -kenttien 9-osakentät

Kuvailuprosessi

Kuvailijan näkökulma: Mikä konkreettisesti muuttuu ja mikä pysyy samana Melinda-yhteistyössä?

• Jatkossa Alma-kirjastoissa käytetään kuvailuun Almaa, ei Alephia
• Melindan toimintaohjeeseen päivitetään Alman kuvailuprosessi Melindan suhteen, kuten muidenkin kirjastojärjestelmien osalta
  • Melindan toimintaohje#KuvailuprosessiMelindassa
• Alman normalisointisääntöihin liittyvä MARC 21 Extensions -paketti löytyy Almasta
  • Normalisointi- ja merge-säännöt kesken
• Almasta Melindaan siirtyvä tietue ei saa korvata Melindassa jo olevia tietoja, vaikka Almassa tietueesta poistettaisiin kenttiä tai osakenttiä

Kuvailuprosessi

• Ennen kuvailun aloittamista on ensin tarkistettava, onko tietue jo Melindassa
  • Tietueet kulkevat Almasta Melindaan ExLibriksen x-server rajapinnan kautta, jossa ei ole tuplakontrollia
  • Alman Community Zonelta poimittu tietue on tarkistettava Melindasta ennen kuin klikkaa "Contribute to Central Catalog" → siirtää tietueen Melindaan
• Melindasta Almaan siirrettäessä tuplakontrolli toimii
  • Varoittaa tuplista, voi ilmoittaa myös eri versioista
  • Tuplakontrolliin voi tehdä määrityksen siitä, millä tiedoilla tuplia tarkistetaan

Tietokantatunnukset (LOW-tag) Almassa

• Järjestelmä päivittää tietokantatunnukset automaattisesti Melindan suuntaan kerran vuorokaudessa
• Lisäykset ja poistot ovat molemmat automaattisia

Kuvailijan apuohjelmien (Muuntaja, Merge, Cyrillux, jne) käyttö

• Apuohjelmilla pystyy edelleen muokkaamaan Melinda-tietueita (toimivat ilman Alephia)
• Muutosten saamiseksi Almaan kuvailija voi käydä poimimassa tietueen Melindasta "External sources"-toiminnolla
  • Lisäksi tietueet päivittyvät Almaan replikoinnin kautta, jos se on käytössä
• Voisiko Muuntajassa ja Cyrilluxissa olla "Save as"-mahdollisuus, jolla tietueen voi tallentaa työpöydälle?
• Almassa oma merge ja myös tietueen muuntamismahdollisuus, esim. elektronisesta painetuksi
  • Nämä toimivat vain Alma-tietueilla, eivät muuta Melindan tietueita
  • Testaus kesken

Bookwheren käyttö

• Ohjelmaa voi käyttää edelleen, sopimus voimassa vuoden 2020 loppuun: HY, TY, TAY, ÅA, UEF (tarkista oman kirjastosi tilanne)
• Ohjelmaa ei voi ladata käytettäväksi Almassa
• Tietueita pystynee poimimaan omalta koneelta tai kierrättämään Melindan kautta Almaan

Terminologia Almassa

• Normalisointi = Usemarconin korvaaja, määrittää tietueen muutokset Alman sääntöjen mukaiseksi
• Central Catalog = Melinda metatietovaranto
• Community zone
• External sources
• On boarding
• Go live
• Muita?

Replikointi

• Toimii jatkossa hieman hitaammin, tiheimmillään tietueet replikoituvat tunnin (1 h) välein
• Replikoituminen Melindasta Almaan ajastetaan toimimaan Almasta käsin
  
  • Åbo Akademissa ruotsinkielinen replikointi tehdään itse
    
    • Nykyisen replikoinnin konversio ruotsiksi: https://github.com/NatLibFi/USEMARCON-rda_fin2swe
• Filtteröinti Alman työkaluilla
• Haluttaisiin ottaa omat ja Kansalliskirjaston päivitykset (ainakin TY, UEF) → testattu saisiko vain Fennican Fennica-tietueisiin tekemät muutokset
• Replikointiin on tarvetta, mutta yksityiskohdat ovat vielä auki → tilanne 20.12. replikointia ei oteta käyttöön, eli asiasanatkaan/sisällönkuvailu eivät päivity automaattisesti
  
• Reaaliaikaiset saatavuustiedot eivät näy Melindan OPAC:ssa

Asteri

• Toimija-auktoriteettien kuvailutyö tehdään edelleen Alephissa, sitä ei voida tehdä Almassa
• Auktoriteetin lisäämisen yhteydessä voi lisätä myös bib-tietueen Alephissa
  • Tietueen voi käydä poimimassa Almaan, ellei se replikoidu automaattisesti
• Auktoriteetit haravoidaan Asterista Almaan kuuden tunnin (6 h) välein
• Tekijään/toimija-auktoriteettiin voi olla vain yksi auktoriteettitietokanta kiinnittyneenä, joka päivittyy
• Käytössä on useampi auktoriteettitietokanta, joista Alma tarkistaa auktoriteetteja kuvailun yhteydessä
  • Ainakin LoC:n auktoriteetit ja Ruotsin Regina-tietokanta
• Pitää selvittää, onko mahdollista valita vahingossa "väärä" auktoriteetti
• Local-auktoriteetit mahdollisia Almassa → voisiko näitä siirtää rajapinnan kautta Asteriin, olisiko siitä hyötyä?
  • Selvitettävä korvaako Asteri-auktoriteetti poistetun local-auktoriteetin automaattisesti tietueissa(?)
• Teos-auktoriteetit Taideyliopistossa: katsotaan tämä erikseen
  • Erityisesti musiikkikirjastot toivovat teos-auktoriteettien lisäämistä Asteriin
  • Violan teos-auktoriteetteja testattu hiukan → Taideyliopistossa ulkomaista

Finto

• YSO- ja SLM-sanastot päivittyvät Asterin kautta Alman Community Zonelle
• Metatietosanaston haravointi ei onnistu suoraan Fintosta
  • Kirjastojen pitää lisätä suhdetermivaihtoehdot (100 ja 700 -kenttiin) omaan tietokantaansa itse
    • Projektipäälliköille voi esittää toiveen Alman kehittämisestä

MARC 21 -formaattiin liittyviä kysymyksiä

Tietueen tason määrittely Almassa

Almassa voi määritellä tietueen tason näin: “Ten levels of brief records can be defined from 01 through 10 where 01 represents the most brief record and 10 represents a full record.” Tasot vaikuttavat Alman sisäisiin importointi- ja merge-sääntöihin, varoituksiin ja prosesseihin. Ne kannattaa määritellä tarkkaan (mutta toisaalta voi jättää kokonaan määrittelemättäkin). Lisätietoja: https://knowledge.exlibrisgroup.com/@api/deki/files/72692/Resource_Management_-_Brief_record_levels_functionality_in_Alma_ELUNA_2019_Knowledge_Days.pptx?revision=2

Päätös: Elokuun 2019 Kumea-ryhmän sähköpostikeskustelussa päädyttiin siihen tulokseen, että tämä ei vaikuta Melinda-yhteistyöhön. Leaderin mp17:n koodit ovat voimassa riippumatta tästä määrittelystä.

Tietokanta- tai järjestelmäkohtaisista omista kentistä

MARC-formaatissa on 9-alkuisia ja numeron 9 sisältäviä kenttiä, jotka on määritelty kansallisesti. Näitä ovat esim. 019, 039, 049 ja 509. Osa kentistä on varsin laajassa käytössä, sekä Alma-kirjastoissa, että muualla. Almassa kenttiä voi käyttää ja ne näkyvät, mutta vain 9-alkuiset on indeksoitu. Helsingin yliopiston kirjasto pyysi Alma-kirjastojen puolesta Almassa tarvittavia tärkeimpiä kenttiä varten uusia 9-alkuisia kenttiä formaattiin. MARCin suomalaiset kentät säilyvät ennallaan formaatissa, niin Melindassa kuin ei-Alma-tietokannoissa, ja Alma-kirjastoissa tehtäisiin tarvittavat konversiot vastaaviin 9-alkuisiin kenttiin. 30.8.2019 Ulla Ikäheimo Kansalliskirjastosta lupasi 92-alkuiset vapaat kentät tähän käyttöön.

Päätös: Tarvittavat kentät (920, 921, 923, 924, 929) lisättiin marraskuussa 2019 MARC 21 -sovellusohjeeseen: https://www.kiwi.fi/x/2IAOAw