Tänne avoimet kysymykset ja niiden ratkaisut.
Sivun sisältö:
Viestintä ja ohjeistus
Työryhmän toiminta
- Kansalliskirjastolla päävastuu yhteistyön varmistamisessa
- Ryhmän osallistujat vaihtunevat osittain keväällä ensimmäisen aallon valmistuttua ja toisen aallon käyttöönoton alkaessa?
- Työryhmä toimii nykyisessä koossa mahdollisimman käytännönläheisesti ja päättää pienistä asioista keskenään
- Kokousten järjestäminen
- Vähintään kahden viikon välein
- Zoom-etäyhteydellä
- Kokouksia järjestetään osin laajemmalle ryhmälle, johon kutsutaan mukaan Alma-kirjastojen johtajia ja Kansalliskirjaston esimiehistöä/päälliköitä
- Suuremmat linjanvedot lähetetään Alma-ohjausryhmälle
Sovituista asioista viestintä ja tiedottaminen laajemmin Alma-kirjastoille
- Asioista viestitään Suomen Alma-kirjastojen ohjausryhmän kautta muille Alma-kirjastoille, Jussi Piipponen HULibista toimii ohjausryhmän sihteerinä
- Melinda-palveluun viestit melinda-postin (@helsinki.fi) kautta, ei suoraan yksittäisille asiantuntijoille
Viestintäsuunnitelma, ohjeistus
- Melinda-Alma-toimintamallityöryhmän dokumentaatio tallennetaan avoimesti Melinda-asiakaswikiin: Alma-kirjastot -sivun alle
- Työryhmän muistiot ja asialistat samassa paikassa ja välittömästi avoimia
Yhteiset webinaarit
- Alma-kuvailijoille järjestetään ainakin kaksi webinaari, joissa kerrotaan tarkemmin miten Melindaan kuvailu muuttuu
- Keväällä ensimmäisen aallon kirjastoille
- Syksyllä toisen aallon kirjastoille
Tietoturva
Nykyisten Aleph-käyttäjätunnusten kohtalo
- Aleph-käyttäjätunnukset jäävät kaikille Alma-kirjastoille käyttöön, vaikka varsinainen kuvailu tehdäänkin käyttöönoton jälkeen Almassa
- GDPR:n mukaan vanhentuneita tai käyttämättömiä tunnuksia saa säilyttää 1-3 vuotta
- Muistutetaan kirjastoja, että ylimääräiset tunnukset tulisi poistaa käytöstä määräajassa
Kuvailukysymykset
Kenttien mäppäykset
- Kenttien muutokset dokumentoitava, jos jokin kenttä tarkoittaa eri asiaa Almassa kuin Melindassa, esim. 09x-kenttien käyttö
- Almassa MARC:n suomalaiset 9-alkuiset ja numeron 9 sisältävät kentät (jotka ovat?) mäppäytyvät kenttiin 920, 921, 923, 924, 929
- Tietueen tason määrittely Almassa ei vaikuta Melinda-yhteistyöhön
- Leaderin merkkipaikka 17:n koodit ovat voimassa riippumatta Almassa tehdystä määrittelystä
- 505 ja 520 -kenttien 9-osakentät
- Osakenttää tarvitaan muissa järjestelmissä, joten sen muuttaminen/poistaminen ei ole tarkoituksenmukaista
Kuvailuprosessi
Kuvailijan näkökulma: Mikä konkreettisesti muuttuu ja mikä pysyy samana Melinda-yhteistyössä?
- Jatkossa Alma-kirjastoissa käytetään kuvailuun Almaa, ei Alephia
- Melindan toimintaohjeeseen päivitetään Alman kuvailuprosessi Melindan suhteen, kuten muidenkin kirjastojärjestelmien osalta
- Alman normalisointisääntöihin liittyvä MARC 21 Extensions -paketti löytyy Almasta
- Almasta Melindaan siirtyvä tietue ei saa korvata Melindassa jo olevia tietoja, vaikka Almassa tietueesta poistettaisiin kenttiä tai osakenttiä
Terminologia Almassa
- Normalisointi = Usemarconin korvaaja, määrittää tietueen muutokset Alman sääntöjen mukaiseksi
- Central Catalog = Melinda metatietovaranto
- Community zone
- External sources
- On boarding
- Go live
- Muita?
Kuvailuprosessi
- Ennen kuvailun aloittamista on ensin tarkistettava, onko tietue jo Melindassa
- Tietueet kulkevat Almasta Melindaan ExLibriksen x-server rajapinnan kautta, jossa ei ole tuplakontrollia
- Melindasta Almaan siirrettäessä tuplakontrolli toimii
- Varoittaa tuplista, voi ilmoittaa myös eri versioista
- Tuplakontrolliin voi tehdä määrityksen siitä, millä tiedoilla tuplia tarkistetaan
- Alman Community Zonelta poimittu tietue on tarkistettava Melindasta ennen kuin klikkaa "Contribute to Central Catalog" → siirtää tietueen Melindaan
Replikointi
- Toimii jatkossa hieman hitaammin, tiheimmillään tietueet replikoituvat tunnin (1 h) välein
- Filtteröinti Alman työkaluilla
- Haluttaisiin ottaa omat ja Kansalliskirjaston päivitykset (ainakin Turku, UEF)
- Replikointiin on tarvetta, mutta yksityiskohdat ovat vielä auki
Tietokantatunnukset (LOW-tag) Almassa
- Järjestelmä päivittää tietokantatunnukset automaattisesti Melindan suuntaan kerran vuorokaudessa
- Lisäykset ja poistot ovat molemmat automaattisia
Kuvailijan apuohjelmien (Muuntaja, Merge, Cyrillux, jne) käyttö
- Apuohjelmilla pystyy edelleen muokkaamaan Melinda-tietueita (toimivat ilman Alephia)
- Muutosten saamiseksi Almaan kuvailija voi käydä poimimassa tietueen Melindasta "External sources"-toiminnolla
- Lisäksi tietueet päivittyvät Almaan replikoinnin kautta, jos se on käytössä
- Voisiko Muuntajassa ja Cyrilluxissa olla "Save as"-mahdollisuus, jolla tietueen voi tallentaa työpöydälle?
- Almassa oma merge ja myös tietueen muuntamismahdollisuus, esim. elektronisesta painetuksi
- Nämä toimivat vain Alma-tietueilla, eivät muuta Melindan tietueita
Bookwheren käyttö
Replikointi
Tähän 20.11. kokouksen asioita, kesken.
Asteri-tuotanto
- Auktoriteettien kuvailutyö tehdään edelleen Alephissa, sitä ei voida tehdä Almassa
- Auktoriteetin lisäämisen yhteydessä voi lisätä myös bib-tietueen Alephissa
- Tietueen voi käydä poimimassa Almaan, ellei se replikoidu automaattisesti
- Auktoriteetit haravoidaan Asterista Almaan kuuden tunnin (6 h) välein
Finto
- Sanastoissa sama kuuden tunnin päivityssykli kuin Asterin tiedoissa
- Metatietosanaston voisi haravoida Alman Community Zonelle Finton avoimen rajapinnan kautta
MARC 21 -formaattiin liittyviä kysymyksiä:
Tietueen tason määrittely Almassa
Almassa voi määritellä tietueen tason näin: “Ten levels of brief records can be defined from 01 through 10 where 01 represents the most brief record and 10 represents a full record.” Tasot vaikuttavat Alman sisäisiin importointi- ja merge-sääntöihin, varoituksiin ja prosesseihin. Ne kannattaa määritellä tarkkaan (mutta toisaalta voi jättää kokonaan määrittelemättäkin). Lisätietoja: https://knowledge.exlibrisgroup.com/@api/deki/files/72692/Resource_Management_-_Brief_record_levels_functionality_in_Alma_ELUNA_2019_Knowledge_Days.pptx?revision=2
Päätös: Elokuun 2019 Kumea-ryhmän sähköpostikeskustelussa päädyttiin siihen tulokseen, että tämä ei vaikuta Melinda-yhteistyöhön. Leaderin mp17:n koodit ovat voimassa riippumatta tästä määrittelystä.
Tietokanta- tai järjestelmäkohtaisista omista kentistä
MARC-formaatissa on 9-alkuisia ja numeron 9 sisältäviä kenttiä, jotka on määritelty kansallisesti. Näitä ovat esim. 019, 039, 049 ja 509. Osa kentistä on varsin laajassa käytössä, sekä Alma-kirjastoissa, että muualla. Almassa kenttiä voi käyttää ja ne näkyvät, mutta vain 9-alkuiset on indeksoitu. Helsingin yliopiston kirjasto pyysi Alma-kirjastojen puolesta Almassa tarvittavia tärkeimpiä kenttiä varten uusia 9-alkuisia kenttiä formaattiin. MARCin suomalaiset kentät säilyvät ennallaan formaatissa, niin Melindassa kuin ei-Alma-tietokannoissa, ja Alma-kirjastoissa tehtäisiin tarvittavat konversiot vastaaviin 9-alkuisiin kenttiin. 30.8.2019 Ulla Ikäheimo Kansalliskirjastosta lupasi 92-alkuiset vapaat kentät tähän käyttöön.
Päätös: Tarvittavat kentät (920, 921, 923, 924, 929) lisättiin marraskuussa 2019 MARC 21 -sovellusohjeeseen: https://www.kiwi.fi/x/2IAOAw
