Tehtävä:

  • Kansainvälisen standardin ISO 8601 kirjastoja, arkistoja ja museoita (ja mahdollisesti myös laajemmin) palvelevan soveltamisprofiilin laatiminen.
  • Tavoitteena kuvailun yhdenmukaistaminen ja standardoiminen tiedonhaun katteen ja tarkkuuden varmistamiseksi.
  • Tehtävä on toimeksianto Digime-verkoston Tietoarkkitehtuuriryhmältä maaliskuussa 2019.

Kokousajat:

  • Ensimmäisen vaiheen kokoukset: 2.9.2019 ja 9.9.2019 klo 12.30-15.30

Kokouspaikka:

Osallistujat:

  • Kaikki halukkaat Digime-verkostosta (lähetetty sähköpostikutsu 13.5.2019)
  • Keskeiset asiantuntijat KAM-sektoreilta

Aineisto:

  • ISO 8601 -standardin PDF-versio (maksullinen, osallistujaorganisaatiot hankkivat sen itse)
  • Työryhmään osallistuvat tutustuvat standardiin ennen syyskuun kokouksia.

Toimenpiteet:

  • Ensimmäinen vaihe (2019):
    • KAM-sektoreiden nykyisten käytänteiden läpikäynti suhteessa ISO-standardiin: erityisesti erot ja haasteet
      • Arkistot ja museot järjestävät mahdollisesti kyselyn sektoreillaan
    • Syksyn kokouksissa:
      • Kirjastojen RDA-pohjaiset ratkaisuehdotukset (Marja-Liisa, Ulla ja Juha) valmistellaan syyskuun kokouksiin
      • Syyskuun kokouksissa sovitetaan kirjastojen ehdotukset museoiden ja arkistojen näkökulmiin
    • Ehdotus ISO 8601 -työohjeeksi KAM-sektorien koneluettaviin elementteihin
    • Ajanilmausten muutoksen vaikutus hakujärjestelmiin huomioitava:
      • X-merkin pohjalta muodostuu aikavälihaku Finnassa: esim. 199X on haku vuosilla 1990-1999
      • Merkeillä %, ? ja ~ haku kohdistuu vain ko. vuoteen: esim. 1999? on haku vuodella 1999
    • Huomioitava myös vaikutus datan avaamiseen
  • Toinen vaihe (2020)
    • KAM-sektorin työohjetta laajemman soveltamisprofiilin laadinta
    • Halutaanko standardia sovellettavan laajemminkin kuin vain KAM-sektoreilla?
      • Tietohuoltokomitea voi päättää, halutaanko standardista tehdä SFS-standardi kääntämällä se tai halutaanko soveltamisprofiili standardoida kansallisesti (kokous 23.5.2019): vastaavanlaisia profiileja ei ole tehty
      • Jos halutaan tehdä kansallinen soveltamisprofiili, esim. koko valtionhallinnolle, pitää se tehdä KAM-soveltamisprofiilia formaalimmin ja laajemmin.
      • Ei tehdä virallista kansallista profiilia, mutta tarjotaan sovellusohjetta muillekin kuin KAMuille

Tavoiteaikataulu

  • Ehdotus käytännön KAM-työohjeeksi valmiina 2019 lopussa: DL määrittyy AHAAn Finnan käyttöottoaikataulusta: Finna-ihminen kutsutaan kokouksiin mukaan
  • Digime-Tietoarkkitehtuuriryhmän hyväksymä työohje valmiina joulukuun 2019 kokoukseen
  • Laajennetaan työohjetta KAM-soveltamisprofiiliksi ja mahdollisesti kansalliseksi soveltamisprofiiliksi vuoden 2020 aikana?

 

Työohje KAM-sektoreille


Eteneminen

  • Tehty linjausehdotukset ISO-standardin tasoille
  • Listattu ja linjattu MARC-formaatin ajanmäärekentät
  • Juha Hakalan alustus kokoukseen 2.9.2019
  • Sovitaan ajanmäärelinjauksista KAM-sektoreiden kesken SYKSYLLÄ 2019
    • MUSEOIDEN ALUSTAVAT KOMMENTIT
    • ARKISTOJEN ALUSTAVAT KOMMENTIT (tulee myöhemmin)
    • Keskustelllaan aikailmausyhtenäistämisestä Kansalliskirjaston elementtikohtaisen listauksen pohjalta: katsottava myös arkistojen ja museoiden alustavat kommentit
    • Katsotaan elementit ensin ideaalisessa tilanteessa tuotannossa ja peilataan sitä Finnan tarpeisiin ja mahdollisuuksiin
    • Mennäänkö elementtitason määrittelyyn kuvailussa vai annetaanko merkintään väljyyttä ja pyydetään Finnalta tai muilta näyttöjärjestelmiltä yhtenäistämistä?
    • Tehdään, jos mahdollista, entiteetti tai entiteettiryhmäisiä yleisiä linjauksia, esim. toimijoita koskevat aikalinjaukset
    • Eritellään, mitkä linjaukset koskevat kaikkia sektoreita, mitkä 1 tai 2 sektoria: tarvittaessa eritellään vielä formaatti- ja/tai järjestelmäkohtaiset linjaukset
    • Antaisiko aikaontologia joustoa merkintään: kaikki variaatiot (ml. ISO-standardin muoto) ilmaistaan aikaontologiassa, jolloin aika voidaan merkitä joustavammin eri elementteihin?
    • Ainakin epämääräisistä aikailmauksista ja aikarooleista olisi hyvä päättää syyskuun keskusteluissa
    • Keskitytään tässä vaiheessa vain kuvailevan metatiedon elementteihin, ei hallinnolliseen metatietoon?
    • Otetaanko kantaa siirtoformaateissa käytettäviin muotoihin tässä yhteydessä?
  • Tarkastetaan elementtikohtainen taulukko suhteessa jo tehtyihin tasokohtaisiin linjauksiin.
  • Tehdään selkeäsanainen dokumentti linjausten pohjalta:
    • Kukin sektori hoitaa oman osuutensa dokumentin kirjoittamisesta google docsiin.
    • Kirjasto kirjoittaa: vuodenaika, vuosiluku
    • Arkisto kirjoittaa: aikaväli, päivämäärä
    • Museot kirjoittaa: kellonaika

ISO-standardin 8601 tasot:

  • Alempi taso sisältyy ylempään tasoon, esim. level 0 sisältyy myös level 1:een.
  • ISO-standardin 2. osan (extensions) liitteessä A määritellyt tasot vastaavat ISO-standardin extended-tasoa. HUOM! ISO-standardin basic-tason ominaisuuksia ei ole huomioitu. 
  • Vuosiluvun merkitseminen:
    • Level 0: Vuosiluku merkitään VVVV, esim. 1984
    • Level 1: Määrittelemättömissä (unspecified) vuosiluvuissa käytetään merkkiä X, esim. 198X tai 19XX
    • Level 1: Epävarma (uncertain) vuosiluku ilmaistaan käyttämällä kysymysmerkkiä, esim. 1984?
    • Level 1: Noin (approximate) vuosi merkitään tildellä, esim. 1984~
    • Level 1: Epävarma (uncertain) noin (approximate) vuosi merkitään %-merkillä, esim. 1984%
    • Level 1: Ennen ajanlaskun alkua olevat vuodet merkitään miinusmerkillä, esim. -1984 (=1984 eaa.)
    • Level 1: Vuosiluvut, joissa on enemmän kuin neljä numeroa, käytetään kirjainta Y, esim. Y19840 (=vuosi 19840)  tai Y-19840 (= 19840 eaa.)
    • Level 2: Tason soveltamista selvitetään tarvittaessa erikseen
    • KAM-linjaus:
      • Noudatetaan tasoa 1.
    • Perustelut linjaukselle:
      • Arkistolla käytössä jo nämä muodot. Arkistot merkitsevät vuosiluvun aikavälinä.
      • Museoilla lähinnä aikavälejä eikä yksittäisiä vuosilukuja. Vain osa museoiden järjestelmistä tukee näitä merkintätapoja.
      • On pyrittävä mahdollisimman eksakteihin lukuihin myös määrittelemättömissä ja epävarmoissa aikailmauksissa mahdollisuuksien mukaan: XX-merkin pyritään välttämään ja sen sijaan merkitään arvioitu aikaväli.
    • Rajoitukset noudattamisessa:
      • Kirjaston ja arkiston tallenusformaatissa ei voida tallentaa X-merkkiä kaikkiin aikakenttiin vaan käytetään u-merkkiä (tähän pyritään vaikuttamaan kansainvälisesti)
      • Kuvailijoita varten tarvitaan myös ihmisluettava muoto (arkistojen ja museoiden kuvailijan käyttöliittymät hoitavat asian).
    • Vaikutus tiedonhakuun Finnassa ja avattuun dataan:
      • Siirtoformaatissa täytyy määritellä käytettyjen sanallisten ilmaisujen vastaavuus ISO-standardin määrityksiin, josta konvertoidaan haluttu ilmaus asiakkaalle 
      • Finna tarvitsee myös ihmisluettavan muodon, mutta haku pohjaa vain koneluettavaan ISO-standardin muotoon.
  • Vuodenajan merkitseminen:
    • Level 1: Vuodenaika merkitään koodeilla 21 (kevät), 22 (kesä), 23 (syksy) ja 24 (talvi), esim. 1984-22 (=kesä 1984)
    • Level 2: Tason soveltamista selvitetään tarvittaessa erikseen
    • KAM-linjaus:
      • Noudatetaan tasoa 1.
    • Perustelut linjaukselle:
      • Kirjastojen varastotiedoissa merkitään vuodenaika ISO-standardin muodossa.
      • Museoilla vuodenaikoja on tallennettu vapaatekstinä. Pyritään vaikuttamaan tästä eteenpäin ISO-standardin muotojen tallentamiseen dataan.
      • Arkistoilla ei tarvetta vuodenaikojen merkitsemiseen.
  • Päivämäärän merkitseminen:
    • Level 0: Päivämäärä merkitään VVVV-KK-PP, esim. 1984-12-24 tai 1984-12
    • Level 1: Määrittelemättömissä (unspecified) päivämäärissä käytetään merkkiä X, esim. 1984-12-XX tai 1984-12-2X tai 1984-1X tai 1984-XX-XX
    • Level 1: Epävarma (uncertain) päivämäärä ilmaistaan käyttämällä kysymysmerkkiä, esim. 1984-12-24? tai 1984-12?
    • Level 1: Noin (approximate) päivämäärä merkitään tildellä, esim. 1984-12-24~ tai 1984-12~
    • Level 1: Epävarma (uncertain) noin (approximate) päivämäärä merkitään %-merkillä, esim.  1984-12-24% tai 1984-12%
    • Level 2: Tason soveltamista selvitetään tarvittaessa erikseen
    • KAM-linjaus:
      • Noudatetaan tasoa 1.
    • Perustelut linjaukselle:
      • Museoilla määrittelemättömät päivämäärät merkitään vapaamuotoisena tekstinä. Epävarmat ja noin ilmaukset ovat käytössä.
      • Kirjastojen MARC 21 -formaatissa voidaan noudattaa vain basic-muotoa VVVVKKPP. Vapaamuotoisissa varastotiedoissa päivämäärä merkitään tason 0 mukaan.
      • Arkistoilla käytössä määrittelemättänät ja epävarmat ilmaukset.
  • Kellonajan merkitseminen:
    • Level 0: Paikallinen kellonaika merkitään VVVV-KK-PPTHH:MM:SS, esim. 1984-12-24T16:15:01
    • Level 0: GMT-aika merkitään VVVV-KK-PPTHH:MM:SSZ, esim. 1984-12-24T16:15:01Z
    • Level 0: Aikavyöhyke ilmaistaan tunneissa VVVV-KK-PPTHH:MM:SS-HH, esim. 1984-12-24T16:15:01-04 (= kellonaika 4 tuntia jäljessä GMT-ajasta)
    • Level 0: Aikavyöhyke ilmaistaan tunneissa ja minuuteissa VVVV-KK-PPTHH:MM:SS-HH:MM, esim. 1984-12-24T16:15:01-04:30 (= kellonaika 4 tuntia 30 minuuttia jäljessä GMT-ajasta)
    • KAM-linjaus:
      • Noudatetaan tasoa 0 paikallisen kellonajan merkitsemisen suhteen. Jätetään aikavyöhykeilmaukset pois.
    • Perustelut linjaukselle:
      • Kirjastoissa kellonaikaa ei merkitä käsin vaan tuotetaan koneellisesti. Koneellisesti tuotettu kellonaika ei noudata nyt standardia, mutta pyritään muuttamaan kansainvälisesti MARC 21 -formaatia standardin mukaiseksi. 
      • Museoissa on kellonaika merkitty vapaamuotoisena tekstinä (mm. tapahtumisen dokutoinnissa tai kuva-aineistossa) tai automaattisesti koneen tuottamana.
      • Arkistoissa ei merkitä kellonaikoja kuvailevaan metatietoon, mutta kylläkin PAS-metatietoon.
  • Aikavälin (interval) merkitseminen:
    • Level 0: Aikaväli merkitään VVVV-KK-PP/VVVV-KK-PP, esim. 1984/2019 tai 1984-12/2019-06 tai 1984-12-24/2019-06-21 tai 1984-12-24/2019
    • Level 1: Lopusta avoin aikaväli merkitään VVVV-KK-PP/.., esim. 1984/.. tai 1984-12/.. tai 1984-12-24/..
    • Level 1: Alusta avoin aikaväli merkitään ../VVVV-KK-PP, esim. ../1984 tai ../1984-12 tai ../1984-12-24
    • Level 1: Lopusta tuntematon aikaväli merkitään VVVV-KK-PP/, esim. 1984/ tai 1984-12/ tai 1984-12-24/
    • Level 1: Alusta tuntematon aikaväli merkitään /VVVV-KK-PP, esim. /1984 tai /1984-12 tai /1984-12-24
    • Level 2: Tason soveltamista selvitetään tarvittaessa erikseen
      • A.6.5 set representation -asioiden käyttö
    • KAM-linjaus: 
      • Ei yhteistä linjausta.
    • Perustelut linjaukselle:
      • Esimerkeistä tasolta 1 puuttuu merkkien ?, X tms. sisällyttäminen aikaväleihin.
      • Useamman aikavälin merkitseminen on haasteellista.
      • Kirjastoissa aikavälin alku- ja loppuvuodet merkitään eri kenttiin tai aikavälin sisällyttäminen ihmisluettavassa muodossa, esim. auktorisoituihin hakutietoihin, hoidetaan yhdysmerkillä, ei standardin kauttaviivalla.
      • Museoilla pyrkivät aina määrittelemään aikavälin alku- ja loppuajankohdat. Museot pyrkivät vaikuttamaan järjestelmäntoimittajaan, jotta aikaväli merkittäisiin tulevaisuudessa standardin muodossa.
      • Arkistot käyttävät aikavälin merkitsemistä jo. Pyritään jatkossa tason 2 mukaisen useamman aikavälin ominaisuuksien merkitsemiseen.


Linjausehdotukset KAM-sektorien "yhteisiin" ajanmääre-elementteihin


Elementit nimetty RDA-standardin tai MARC 21 -formaatin mukaanRDA:n mukainen entiteetti, jonka kuvailuun ajanmääre merkitäänLinjaus ajanmääreen merkitsemisestäOlosuhteet jotka vaikuttavat ominaisuuden soveltamiseen, esim. aineiston tyyppi tai sektorin käyttämän tallennusformaatin rajoitteet

Millä sektorilla linjausta noudatetaan:

K = kirjastot

A = arkistot

M = museot

Muuta huomioitavaa

subject timespan

Teos 



Kirjastojen Sisällönkuvailun asiantuntijaryhmä ehdottanut aikamääreitä identifioivan (ja kuvailevan) aikaontologian perustamista, joka pohjaa ihmisluettaviin aikailmauksiin. Pohdittu termien URNien pohjautumista ISO-standardin määrityksiin sekä ISO-standardin mukaisen muodon sisällyttämistä aikaontologiaan.
beginningAjanjaksoNoudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta vuosiluvun merkitsemisessä (VVVVKKPP).Jos MARC 21 -formaatissa ajanjakson alku ja loppu tallennetaan eri osakenttiin, standardin mukaista ajanjakson merkitsemistä ei noudateta. Vapaamuotoisiin kenttiin ajanjakso alku ja loppu  tallennetaan ihmisluettavassa muodossa, ei standardin mukaisesti.
Elementti käytössä, kun kuvailun kohteena on ajanjakso, esim. talvisota tai 1980-luku
endingAjanjaksoNoudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta vuosiluvun merkitsemisessä (VVVVKKPP).Jos MARC 21 -formaatissa ajanjakson alku ja loppu tallennetaan eri osakenttiin, standardin mukaista ajanjakson merkitsemistä ei noudateta. Vapaamuotoisiin kenttiin ajanjakso alku ja loppu  tallennetaan ihmisluettavassa muodossa, ei standardin mukaisesti.
Elementti käytössä, kun kuvailun kohteena on ajanjakso, esim. talvisota tai 1980-luku
date of birthHenkilöNoudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP).Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa.

date of deathHenkilöNoudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP).Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa.

date of establishmentYhteisöNoudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP).Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa.

date of terminationYhteisöNoudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP).Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa.

period of activity of agentToimija Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa.

period of activity of corporate bodyYhteisö Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa.

period of activity of personHenkilö Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa.

period of activity of familySuku Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa.

date of conferenceYhteisöNoudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP).


date of usageNomenNoudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP).Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa.

date of workTeosNoudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP).Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa.

date of captureEkspressioPyritään muuttamaan formaattia niin, että ISO-standardin 8601 määrittelemien T-merkin, X-merkin, ?-merkin, %-merkin ja ~-merkin tallentaminen on mahdollista. Merkitään toistaiseksi MARC 21 -formaatin suosittelemassa muodossa, joka ei ole standardin mukainen.

date of manufactureManifestaatioEi noudateta ISO-standardia.Otetaan suoraan tiedonlähteestä, kun mahdollista. Tarkemmat ohjeistukset kuvailusäännöistä ja tallennusformaatista.
 
date of productionManifestaatio

Ei noudateta ISO-standardia.

Otetaan suoraan tiedonlähteestä, kun mahdollista. Tarkemmat ohjeistukset kuvailusäännöistä ja tallennusformaatista.
 
related timespan of placeplaceNoudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP).

Paikan identifiointia ja kuvailua vasta mallinnetaan KAM-sektoreilla (syksy 2019)
auktorisoidut hakutiedot

Toimija
Yhteisö
Henkilö
Suku

Noudatetaan ISO-standardin 8601 tapaa merkitä määrittelemättömiä (X), epävarmoja ( ? ) ja epätarkkoja (~) aikamääreitä auktorisoiduissa hakutiedoissa


Tapahtuman aika-Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa.
MARC-kenttä 033
Salassapitoaste: Turvaluokituksen alentamisen päivämäärä ja salassapidon päättymispäivämäärä-Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP).

MARC-kenttä 355
duration (expression)EkspressioNoudatetaan ISO-standardia 8601 (ttmmss).Kirjastoilla kaksi linjausta: MARC-kenttä 300 kuvailusääntöjen mukainen rakenteistamaton muoto, kenttä 306 ISO 8601:n mukainen muoto

Sisällön kattama ajankohta tai ajanjakso Ei noudateta ISO-standardia.Otetaan suoraan tiedonlähteestä, kun mahdollista. Tarkemmat ohjeistukset kuvailusäännöistä ja tallennusformaatista.
MARC-kenttä 245 $f ja $g
year degree granted (work)TeosNoudatetaan ISO-standardia 8601.


restriction on access to manifestation / to item

Manifestaatio
Nide

Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta.


Huomautus jäljenteestä - julkaisuaika
Ei noudateta ISO-standardia.Otetaan suoraan tiedonlähteestä, kun mahdollista. Tarkemmat ohjeistukset kuvailusäännöistä ja tallennusformaatista.
MARC-kenttä 533 $d
Huomautus alkuperäisversiosta - alkuperäisen julkaisutiedot
Ei noudateta ISO-standardia.Otetaan suoraan tiedonlähteestä, kun mahdollista. Tarkemmat ohjeistukset kuvailusäännöistä ja tallennusformaatista.
MARC-kenttä 534 $c
Hankinta-aika
Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta.

MARC-kenttä 541 $d
Huomautus toimenpiteistä - toimenpiteen aika
Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta vuosissa ja kuukausissa. Jos on tarve tallentaa tarkempi aika (tunnit ja minuutit), suositellaan ISO-standardin noudattamista.

MARC-kenttä 583 $c


  • No labels