Alephissa on mahdollista hakea tietueen kenttiin ja osakenttiin sisältöjä sekä omasta tietokannasta että auktoriteettitietokannoista (tai mahdollisesti muista tietokannoista). Omasta tietokannasta haettaessa voidaan tarkistaa, mitä otsikkomuotoja muissa tietokannan tietueissa on käytetty. Auktoriteettitietokantoja käyttämällä voidaan varmistaa, että käytetään auktorisoitua otsikkomuotoa.
Melindan otsikkomuotohauissa on itse Melindan lisäksi käytössä auktoriteettitietokanta Asteri, jonka sanastoista (FIN10) löytyvät ajantasaiset YSA ja Allärs (sekä toistaiseksi (syksy 2017) poistumassa olevat Musa ja Cilla), ja nimistä (FIN11) Fennican tuottamat yhteisö- ja henkilö- ja kokousauktoriteetit . Jotta otsikkomuotohaut Asterin sanasto- ja nimikannoista saa toimimaan, on ne asetettava käytettäviksi kannoiksi Alephin klientissä. Ohjeet tähän löytyvät Asterin sanastojen (FIN10) ja nimien (FIN11) käyttöönotto Aleph-klientissä -sivulta Metiva-wikistä.
Otsikkomuotojen hakeminen ja täydentäminen onnistuvat seuraavilla neljällä toiminnolla:
- *Edit Actions* > *Search Field Headings of Current Base* (pikanäppäinkomento *F3*) - täydentää kentän oman tietokannan otsikkoindeksistä
- *Edit Actions* > *Search Field Headings of Other Base* (pikanäppäinkomento *Ctrl-F3*) - täydentää kentän auktoriteettitietokannan otsikkoindeksistä
- *Edit Actions* > *Search Subfield Headings of Current Base* (pikanäppäinkomento *F4* ) - täydentää osakentän oman tietokannan otsikkoindeksistä
- *Edit Actions* > *Search Subfield Headings of Other Base* (pikanäppäinkomento *Ctrl-F4* ) - täydentää osakentän auktoriteettitietokannan otsikkoindeksistä
Se, mihin otsikkoindeksiin otsikkomuotohaku minkäkin kentän tai osakentän kohdalla suuntautuu, on määritelty Alephin palvelinasetuksissa, joita voidaan tarvittaessa täydentää ja korjata. Otamme mielellään vastaan täydennysehdotuksia palveluosoitteessa melinda-posti (at) helsinki.fi.
Ohjeet otsikkomuotohaun käyttöön
Seuraavassa ohjeessa on käytetty esimerkkinä kokonaisen asiasanakentän täydentämistä Asterin asiasanastoista.
| ||
| ||
| ||
Kunkin otsikkomuodon kohdalla *Auth Info* -sarake näyttää seuraavat tiedot:
| ||
| ||
Kaikissa otsikkomuodoissa:
| ||
| ||
|