THESEUS-LAATUPALAVERI, 14.9.2018

Aika: 14.9.2018 klo 14-15.30 

Paikka: Leipätehdas, V531 Salvia, Kaikukatu 4, 5 krs. ja  AC-etäyhteys

Läsnä: Nina Hyvönen (Kansalliskirjasto), Jyrki Ilva (Kansalliskirjasto), Samu Viita (Kansalliskirjasto), Päivi Rosenström (Kansalliskirjasto) 

Etänä: Tiina Tolonen (AMKIT-konsortio), Minna Marjamaa (AMKIT-konsortio), Hanna Lahtinen (AMKIT-konsortio) 

Puheenjohtaja: Nina Hyvönen (Kansalliskirjasto)

Sihteeri: Päivi Rosenström (Kansalliskirjasto)

0. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 14.01.

1. Kokoelmarakennemuutokset

Justuksen takia julkaisukokoelmien määrä pitäisi supistaa yhteen per AMK. Samalla on kaavailtu, että myös opinnäytekokoelmia olisi yksi per AMK. Käytiin läpi kokoelmarakennemuutoksen, metadatauudistuksen ja Justus-integraation tilannetta ja toteuttamisjärjestystä.

Todettiin, että kokoelmarakennemuutos ja metadatauudistus tulee tehdä ennen Justus-integraatiota, koska Justukseen ei tule kokoelmavalitsinta, joka olisi integroitu Theseukseen. Metadatamuutoksen suunnittelun tulisi olla valmis mahdollisimman pian, jotta Justuksesta tuleva data saadaan mäpättyä uusiin kokoelmiin jo Justuksen koodausvaiheessa. Kokoelmamuutokset ja metadatamuutos ovat valmisteluvaiheessa. Metadatauudistuksen valmistelu olisi tarkoitus saada valmiiksi syyskuun loppuun mennessä, jolloin katsotaan, onko sen suhteen tarvetta palaverille.

Kokoelmamuutos ja metadatamuutos toteutettaisiin mahdollisesti helmikuussa 2019, kun opinnäytteiden syötössä ei ole ruuhkaa. Kokoelmamuutoksesta on herännyt kysymyksiä siitä, miten saadaan esim. eri oppiaineiden opinnäytteet esille, jos kaikki opinnäytteet ovat kunkin AMK:n osalta samassa kokoelmassa. Kokoelmarakennemuutoksen jälkeen haut perustuisivat metadataan, jonka pitäisi sisältää tämä aikaisemmin kokoelmarakenteisiin tallennettu tieto. Tämän jälkeen opinnäytteiden esilletuonti olisi toteutettavissa esim. erillisten hakujen, fasettien ja selausvaihtoehtojen avulla, eli voitaisiin tehdä esim. hakulinkkejä samalla tavalla kuin ELY-keskuksen yhteisössä Doriassa on tehty.

Lisäksi keskusteltiin siitä, miten Theseuksen sisällöt saadaan mahdollisimman hyvin esille. Kansalliskirjastossa on tehty tähän liittyen mahdollisuus gallerianäkymiin ja videoiden streamaukseen (HTML5). Keskustelussa mainittiin, että Theseuksen opinnäytteiden hyödynnettävyyttä työelämässä olisi hyvä saada esille. Sovittiin, että selvitetään mitä Dublin Core -kenttiä olisi hyvä ottaa käyttöön, jotta tämä pystyttäisiin toteuttamaan.  

Justuksen aikataulusta on tiedossa, että testiversio on saatavilla mahdollisesti loppuvuodesta 2018. Tuotantoversiota voidaan siksi odottaa mahdollisesti alkuvuodesta 2019. Kaikki AMK:t eivät ole mukana Justuksessa, mutta tilannetta kartoitetaan vielä näiden muutamien puuttuvien AMK:ien suhteen. Valmis Justus saadaan Theseuksen käyttöön todennäköisesti vasta kesällä, kun kevään opinnäyteruuhka on ensin ohitettu. 

2. Metadatauudistuksen tilanne

Asia on käsitelty kohdassa 1. 

3. Justus-integraatio

Asia on käsitelty kohdassa 1. 

4. Mahdollinen Theseuksen siirtyminen uuteen syöttölomaketekniikkaan (erillinen DSpace-instanssi, joka hoitaisi syöttö- ja admin-toiminnot)

Keskusteltiin suunnitelmista korvata nykyinen Theseuksen syöttölomaketekniikka siten, että Theseusta varten perustettaisiin ylimääräinen DSpace-instanssi, joka hoitaisi syöttö- ja editointipuolen toisen DSpace-instanssin hoitaessa töiden esittämisen maailmalle. Perusteena on se, että nykyinen syöttölomaketekniiikka alkaa olla jo vanhaa tekniikkaa, jonka konfigurointi on työlästä. Vanhan syöttölomakkeen modifiointiin tarvittava aika olisi hyödyllisempää käyttää uuden syöttölomaketekniikan kehitystyöhön. Uutena lomaketyyppinä olisi tarkoitus käyttää DSpace-lomaketta, joka on kehittynyt merkittävästi viime aikoina sekä kansainvälisen että Kansalliskirjaston tekemän kehitystyön tuloksena. Uusina ominaisuuksina on nyt saatavilla mm. Finto-kontrolloidut sanastot ja URN:ien automaattinen haku. Haasteita on vielä esim. kielikoodien syöttö DSpace-lomakkeella. Tähän pyritään löytämään toimiva tekninen ratkaisu. Käytettävän syöttölomakkeen pitää kuitenkin olla helppokäyttöinen, koska monet käyttävät Theseus-syöttölomaketta vain kerran elämässään. Syöttölomakemuutos olisi myös osa valmistautumista siihen, että Theseuksessa otettaisiin käyttöön myös pimeä arkisto. Lisäksi tämä uusi järjestelmä mahdollistaisi järjestelmän kuorman tasaamisen syöttöosion ja näyttöosion välillä. 

Taustana keskusteltiin siitä, että alunperin jouduttiin tekemään ulkoinen syöttölomake, koska tuolloin DSpacen syöttölomake oli liian jäykkä eikä tukenut mm. shibbolointia. Uusikaan DSpace-syöttölomake ei tule toteuttamaan ihan kaikkia nykyisen syöttölomakkeen ominaisuuksia. Sovittiin, että Kansalliskirjasto listaa mitä uudessa järjestelmässä ei voida tehdä, mitä nykyisessä järjestelmässä nyt tehdään, ja toimittaa listan AMK:ien arvioitavaksi. 

5. Theseuksen 10-vuotisseminaari

Theseuksen kymmenvuotisseminaari järjestetään Tampereella Finlaysonin alueella 21.11.2018 iltapäivällä. Sovittiin, että Kansalliskirjastosta koko julkaisuarkistotiimi osallistuu tapahtumaan. Jyrki valmistelee esityksen koskien yleisesti avoimen julkaisemisen kehittämistä ja julkaisuarkistoja ja Samulta toivottiin esitystä Theseuksesta etenkin sen kehittämisen näkökulmasta. Tarkoituksena on, että Theseuksen uusi ulkonäkö julkistetaan 10-vuotisseminaariin mennessä. Tämä on mahdollista, mikäli uuden ulkoasun leiska saadaan Kansalliskirjaston päähän syyskuun aikana.  

6. Tietosuojaliite tiedonhallinnan ohjausryhmän esittelyn pohjalta

Tietosuojaliite oli esittelyssä Tiedonhallinnan ohjausryhmässä ti 11.9.2018. Heli Kautonen esitteli tietosuojasta sopimisen käytäntöjä ja kommenttikierrokselle lähteviä tietosuojaliitteitä. Nämä tiedot löytyvät verkosta osoitteesta https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=97882319.  Sivulta löytyy mm. powerpoint-esitys aiheeseen liittyen.

Liite lähtee arvioitavaksi vain asiakkaille, ei koko kirjastoverkolle. Tietovarannot-yksiköstä asiaa hoitaa Jaana Routakangas ja vastaukset toimitetaan e-lomakkeella. Kommentointiaikaa on kuukauden verran, 15.10.2018 asti. Tämän jälkeen kommentit käydään läpi. Samoihin aikoihin Kansalliskirjastosta on lähdössä kommenttikierrokselle muidenkin palveluiden tietosuojaliitteitä ja suunnitelman mukaan liitteet tulevat voimaan vuodenvaihteessa. Kansalliskirjastosta toivotaan nyt, että asiakasorganisaatioiden juristit tutustuvat sopimusliitteeseen ja siihen liittyvät kommentit lähetetään e-lomakkeella lokakuun puoleenväliin mennessä. 

7. Theseus-kustannukset AMK:eille vuonna 2019

Lopuksi käsiteltiin Theseuksen todennäköisiä kustannuksia AMK:eille vuonna 2019. Tämä on ajankohtaista, sillä ensi vuoden budjetit pitää jo tässä vaiheessa vuotta lyödä lukkoon. Jos Theseuksessa ei ole suurempia kehitystarpeita, hintaan ei kohdistu suuria muutospaineita. Viimeiset pari vuotta Theseuksen kustannukset ovat pysyneet lähes samoina, minkä vuoksi niissä saattaa olla pientä indeksikorotustarvetta. Todettiin, että ensi vuodelle ei ole suunnitteilla muita kuin jo sovittuja ja alkaneita projekteja.