Page History

...

• Versio 1.1 (14.12.2017) Muutokset: täydennyksiä ja tarkennuksia kohtiin 6, 6.1 ja 6.3.
    (+ 22.12.2017 lisäys kohtaan 6.3)
  
• Versio 1.0 (29.11.2017).
• Kommentit ja korjauspyynnöt: lassi.lager (at) helsinki.fi
  
• Ohje pyritään päivittämään ajan tasalle vuoden 2022 aikana

Johdanto

Mitä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen pitää tehdä opinnäytteiden sähköisen arkistoinnin eteen - ja mistä niiden ei tarvitse huolehtia? Tämä ohje pyrkii vastaamaan näihin kysymyksiin. Ohjeistuksen taustalla ovat Arkistolaitoksen (1.1.2017 alkaen Kansallisarkiston) päätökset

...

ja päätösten soveltamisesta  syntynyt keskustelu. Ohjeeseen on koottu Kansallisarkiston, Kansalliskirjaston, opinnäytteiden arkistointia miettivän työryhmän ja eri korkeakoulujen näkemyksiä ja kokemuksia, erityisesti  Kirjastoverkkopäivillä lokakuussa 2017 Opinnäytteiden arkistointi-työpajassa käytyä keskustelua.

...

6.3.1 Ammattikorkeakoulujen käytäntöjä

6.3.1.1 Jyväskylän ammattikorkeakoulu (JAMK)

(Lähteenä Mirja Nojonen / , JAMK)

JAMKissa kaikki opinnäytetyöt arkistoidaan sähköisesti asianhallintaan. Tästä laadittu ohjeistus on JAMKin opiskelijaintrassa, jota valitettavasti ei voi linkittää julkiselle verkkosivulle.Mutta tässä pääpiirteittäin arkistoinnin ajatus:

• Opiskelijan arkistoi työnsä itse sähköisellä lomakkeella, jossa lomake varmistaa opintohallinnon rekisteristä, onko työllä arvosana, onko työ julkinen vai osittain salassa pidettävä
  • Työ saa julkisuuskyselyn perusteella asianhallinnassa erilaiset asiakirjatyypit metatietoineen ja käyttöoikeusryhmineen.
  • Osittain salassa pidettävän työn osalta sähköisellä lomakkeella kysytään tulevaisuutta varten työlle julkaisulupaa salassa pidon päätyttyä.
  • Sähköisellä lomakkeella kysytään myös, milloin opiskelija on tallettanut työnsä Theseukseen, jos sillä on verkkojulkaisulupa. (Lomakkeelle ei ole vielä luotu yhteyttä Theseukseen. Tavoitteena on, että opiskelija voi tulevaisuudessa samalla lomakkeella tehdä arkistoinnin ja Theseus-tallennuksen.)
  • Arkistointi tapahtuu automaattisesti työnkulun avulla. Asianhallinnassa opinnäytetyön yhteyteen syntyvään asiaan linkitetään muut opinnäytetyöprosessissa syntyvät asiakirjalliset tiedot.
  • Arkistointiprosessi on tiiviissä yhteydessä sähköiseen tutkintotodistusprosessiin, jonka yhtenä etenemisehtona on, että opiskelija on arkistoinut työnsä sähköisesti. Tieto varmistetaan reaaliaikaisesti asianhallinnasta. Tämä vähentää turhaa tiedon etsintää ja naksuttelua.
  • Koska kaikki työt tallennetaan asianhallintaan, takautuvasti ei tarvitse pohtia, onko jollekin työlle annettu verkkojulkaisulupa vai ei tai onko jokin työ poistettu Theseuksesta. Asianhallinnan tieto on aina ajan tasalla ja tietoa voidaan hyödyntää myös muissa tietojärjestelmissä.
  • JAMKin asianhallinnassa on SÄHKE2:n mukaiset valmiudet siirtää asiakirjallista tietoa valtakunnallisiin pitkäaikaissäilytysratkaisuihin.
    
    

6.3.2 Yliopistojen käytäntöjä

6.3.2.1 Maanpuolustuskorkeakoulu

(Lähteenä Katja Jokinen, MpKK)

Maanpuolustuskorkeakoululla on arkistoituna opinnäytetöitä paperiversioina. Doria-julkaisuarkistossa on julkisia opinnäytetöitä, jos kirjoittaja on antanut julkaisuluvan ja metatiedot. Käyttö rajoitettu STIV -töistä.

Kandidaatin töiden julkaiseminen Doriassa lopetettiin vuonna 2016. Maanpuolustuskorkeakoululla valmistuu opinnäytetöitä myös turvaluokituksilla STIII-STII eli luottamuksellinen ja salainen. Näiden töiden osalta kaikki taltiointi ja lainaus tapahtuu asianhallintapalveluissa.

7 Ohjeistuksen sisällöstä

...

Näillä suosituksilla kannustetaan yhteistyöhön ja yhteisten ratkaisujen kartoittamiseen.