Page History

Päivityshistoria

• Versio 1.1 (14.12.2017) Muutokset: täydennyksiä ja tarkennuksia kohtiin 6, 6.1 ja 6.3. (+ 22.12.2017 lisäys kohtaan 6.3)
  
• Versio 1.0 (29

...

• .11.2017

...

• ).
• Kommentit ja korjauspyynnöt: lassi.lager (at) helsinki.fi
  
• Ohje pyritään päivittämään ajan tasalle vuoden 2022 aikana

Johdanto

Mitä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen pitää tehdä opinnäytteiden sähköisen arkistoinnin eteen - ja mistä niiden ei tarvitse huolehtia? Tämä ohje pyrkii vastaamaan näihin kysymyksiin. Ohjeistuksen taustalla ovat Arkistolaitoksen (1.1.2017 alkaen Kansallisarkiston) päätökset

• Päätös 16.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014) ammattikorkeakoulujen ja ammatillisten oppilaitosten opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä
• Päätös 29.9.2016 (AL/11085/07.01.01.03.02/2016) yliopistojen opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä sähköisessä muodossa

ja päätösten soveltamisesta  syntynyt keskustelu. Ohjeeseen on koottu Kansallisarkiston, Kansalliskirjaston, opinnäytteiden arkistointia miettivän työryhmän ja eri korkeakoulujen näkemyksiä ja kokemuksia, erityisesti  Kirjastoverkkopäivillä lokakuussa 2017 Opinnäytteiden arkistointi-työpajassa käytyä keskustelua.

...

Esimerkiksi PDF on siirtokelpoinen tiedostomuoto, mutta PDF/A säilytyskelpoinen. Tämä tarkoittaa sitä, että jos aineisto toimitetaan PAS-palveluun PDF-muodossa, se lähtökohtaisesti muunnetaan CSC:n toimesta säilytystä tukevaan PDF/A-muotoon. PDF-tiedoston validoinnin, muunnoksen PDF/A:ksi ja sisällön säilyvyyden onnistuminen riippuu kuitenkin siitä, miten PDF-tiedosto on muodostettu ja minkälaista sisältöä siinä on. PDF/A ei tue kaikkia PDF:n ominaisuuksia ja toisaalta edellyttää tiettyjä ominaisuuksia, jotta muunto PDF/A:ksi onnistuu. Suositeltavaa olisikin, että tiedostot tallennettaisiin jo julkaisuarkistoihin säilytyskelpoisissa tiedostoformaateissa, esim. PDF/A.

Toisaalta säilytyksessä olevaan aineistoonkin voi kohdistua myöhemmin migraatioita, jos säilytyskelpoisetkin tiedostoformaatit vanhenevat. Tällöin myös säilytyskelpoiset tiedostomuodot muuttuvat. PAS-palvelun myöhemmissä vaiheissa huolehditaan, että aineiston ymmärrettävyys säilyy ja että aineistojen varsinainen informaatio on myös tulevien sukupolvien hyödynnettävissä.

3.1 Tiedostomuotojen konvertointi ja validointi

Vuoden 2017 lopussa, ennen varsinaisten PAS-siirtojen alkamista testataan erilaisten PDF-tiedostojen PDF/A-muunnosten onnistumista Kansalliskirjastossa ja Kansalliskirjaston ja CSC:n yhteistyönä. Kokemuksien karttuessa tietoa mahdollisista ongelmista ja minkälaisissa tapauksissa niitä esiintyy lisätään myös tähän ohjeeseen. On mahdollista, että osa julkaisuarkistojen PDF-tiedostoista ei konvertoidu kivuttomasti ja häviöttömästi PDF/A-tiedostoiksi. Syynä voi olla esim. PDF-tiedoston kerroksellisuus, yhteensopimattomat pakkausalgoritmit, läpinäkyvyys/varjostukset tai puuttuvat fonttimääritykset. Tiedostoon upotettujen fonttimääritysten pitäisi sisältää kaikki merkit. Myös kuvia, esim. skannattuja, digitoituja tai PDF-tulostimelle tulostettuja tekstidokumentteja voi tallentaa PDF-muodossa. Tällaisissa tiedostoissa (kunhan ovat valideja PDF-tiedostoja) ei pitäisi olla lisätoiminnallisuuksia tai määrityksiä, jotka häviäisivät PDF/A-muunnoksessa.

...

Opinnäytteiden arkistointivastuu on viime kädessä korkeakoululla. Suunnitelmissa Tavoitteena on, että arkistoitumisen PAS-palvelussa voisi myöhemmin tarkistaa esimerkiksi julkisten lokitiedostojen avulla, joista selviäisi milloin aineisto on saatu (haravoitu) pitkäaikaissäilytettäväksi ja milloin se on hyväksytty PAS-säilytyspaketiksi. Lokitiedostoissa voitaisiin hyödyntää tietoa yksittäisten lähetettyjen siirtopakettien tunnisteista (tunnisteet muodostetaan lähtökohtaisesti URNin tai muun pysyvän tunnisteen pohjalta) ja aikaleimoja (haravointiaika, lähetetty/vastanotettu PAS-palveluun). Tämän tarkistuspalvelun toteuttamisesta ei ole kuitenkaan vielä sovittu CSC:n/Kansalliskirjaston kanssa.

4.4 Pitkäaikaissaatavuus

...

5 Kandidaatintutkielmat ja väitöskirjat

Työpajassa nousi esille myös kysymys kandidaatintutkielmien pysyvästä säilyttämisestä. TäydennetäänOsa yliopistojen kandidaatintutkielmista julkaistaan avoimissa julkaisuarkistoissa gradujen tapaan. Tällöin ne voidaan saada myös pitkäaikaissäilytykseen samoin edellytyksin kuin muut julkaisuarkistojen aineistot. Kansallisarkiston nykyinen yliopistoja koskeva arkistointipäätös ei kuitenkaan kata alempaan korkeakoulututkintoon liittyviä opinnäytetöitä. Opinnäytteiden arkistointia koskevassa työpajassa keskusteltiin myös ammattikorkeakoulututkintoon verrattavien kandidaatintöiden säilyttämistä tarpeellisena. Myös useasta julkaisusta koostuvat väitöskirjat voivat olla "epäselvempiä tapauksia" kuin yhden julkaisun opinnäytteet.

6 Opinnäytteet, joita ei julkaista verkossa

...

• Opinnäyte on salassa pidettävä/turvaluokiteltu.. On kuitenkin syytä muistaa opetus- ja kulttuuriministeriön linjaus opinnäytetöiden julkisuudesta, joka ilmaistiin opetusministeriön kirjeessä ammattikorkeakouluille 28.1.2004, Dnro 3/500/2004. Tämän mukaan opinnäytteisiin ei sisällytetä salassa pidettävää aineistoa, ja opinnäytteet ovat julkisia heti hyväksymisen jälkeen.
• Avoimelle julkaisemiselle Julkaisulle ei ole tekijän suostumusta. Opinnäyte voi olla kuitenkin arkistoituna ja rajoitetusti saatavilla sähköisessä arkistointijärjestelmässä tai julkaisuarkistossa.
• Opinnäyte ei sovellu julkaistavaksi. Taidealojen opinnäytteissä ei ole aina ollut lainkaan tekstiosuutta ja mahdollinen kirjallinen osuuskaan ei välttämättä kuvaa opinnäyttettä tyhjentävästi.

Lähtökohtana on, että yliopistot ja ammattikorkeakoulut voisivat hyödyntää ei-julkaistujen opinnäytteiden hallinnassa mahdollisimman paljon niitä tietojärjestelmiä, joita organisaatioissa on tällä hetkellä. On kuitenkin hyvä muistaa, että pelkkä bittitason säilytys ei takaa käytettävyyden säilymistä ja ja nämäkin opinnäytteet on hyvä saada siirrettyä myöhemmin varsinaiseen PAS-järjestelmään.

6.1 Julkaisemattomien opinnäytteiden arkistointi

Salassa pidettävien asiakirjojen osalta noudatetaan organisaatiokohtaisia ohjeita. Yliopisto tai ammattikorkeakoulu voi arvioida, mitkä organisaation käytössä olevista tietojärjestelmistä soveltuvat parhaiten julkaisematta jäävien opinnäytteiden operatiiviseen säilyttämiseen.Organisaatio vastaa salassa pidettävän tiedon asianmukaisesta tietosuojasta ja tietoturvasta, käyttöoikeushallinnasta ja lokitietojen varmistuksesta.

Joidenkin korkeakoulujen julkaisuarkistoissa voi olla avoimien kokoelmien rinnalla rajoitetusti saatavilla olevia kokoelmia, joissa tiedostot ja metatiedot on tallennettu avoimien julkaisujen tapaan. Tällaisissa melko suljetuissa kokoelmissa julkaistuja opinnäytteitä ei kuitenkaan pääsääntöisesti kohdella julkaisuina eikä Kansalliskirjasto kerää niitä Kulttuuriaineistolain nojalla talteen ja pitkäaikaissäilytykseen. Korkeakoulujen arkistointivelvollisuus koskee kuitenkin kaikkia opinnäytteitä.

6.2 Korkeakouluissa erilaisia arkistointiratkaisuja

...

Tässä ohjeessa ei voida antaa yhtä yksiselitteistä suositusta siitä, miten julkaisemattomien opinnäytteiden arkistointi tulisi hoitaa. Olennaista on arvioida opinnäytteitä osana muiden pysyvästi säilytettävien tietovarantojen hallintaa.

Tiedon elinkaaren aikana on tärkeää kiinnittää huomiota, että digitaalisesti säilytettävien opinnäytteiden käytettävyys, luotettavuus ja todistusvoimaisuus säilyvät niiden koko elinkaaren ajan.  

...

Tällä hetkellä digitaalisten opinnäytteiden ja niiden metatietojen hallinta on tyypillisesti toteutettu erilaisissa julkaisuarkistossa.

6.3

...

Eri korkeakoulujen arkistointiratkaisuja

6.3.1 Ammattikorkeakoulujen käytäntöjä

6.3.1.1 Jyväskylän ammattikorkeakoulu (JAMK)

(Lähteenä Mirja Nojonen, JAMK)

JAMKissa kaikki opinnäytetyöt arkistoidaan sähköisesti asianhallintaan. Tästä laadittu ohjeistus on JAMKin opiskelijaintrassa, jota valitettavasti ei voi linkittää julkiselle verkkosivulle.Mutta tässä pääpiirteittäin arkistoinnin ajatus:

• Opiskelijan arkistoi työnsä itse sähköisellä lomakkeella, jossa lomake varmistaa opintohallinnon rekisteristä, onko työllä arvosana, onko työ julkinen vai osittain salassa pidettävä
  • Työ saa julkisuuskyselyn perusteella asianhallinnassa erilaiset asiakirjatyypit metatietoineen ja käyttöoikeusryhmineen.
  • Osittain salassa pidettävän työn osalta sähköisellä lomakkeella kysytään tulevaisuutta varten työlle julkaisulupaa salassa pidon päätyttyä.
  • Sähköisellä lomakkeella kysytään myös, milloin opiskelija on tallettanut työnsä Theseukseen, jos sillä on verkkojulkaisulupa. (Lomakkeelle ei ole vielä luotu yhteyttä Theseukseen. Tavoitteena on, että opiskelija voi tulevaisuudessa samalla lomakkeella tehdä arkistoinnin ja Theseus-tallennuksen.)
  • Arkistointi tapahtuu automaattisesti työnkulun avulla. Asianhallinnassa opinnäytetyön yhteyteen syntyvään asiaan linkitetään muut opinnäytetyöprosessissa syntyvät asiakirjalliset tiedot.
  • Arkistointiprosessi on tiiviissä yhteydessä sähköiseen tutkintotodistusprosessiin, jonka yhtenä etenemisehtona on, että opiskelija on arkistoinut työnsä sähköisesti. Tieto varmistetaan reaaliaikaisesti asianhallinnasta. Tämä vähentää turhaa tiedon etsintää ja naksuttelua.
  • Koska kaikki työt tallennetaan asianhallintaan, takautuvasti ei tarvitse pohtia, onko jollekin työlle annettu verkkojulkaisulupa vai ei tai onko jokin työ poistettu Theseuksesta. Asianhallinnan tieto on aina ajan tasalla ja tietoa voidaan hyödyntää myös muissa tietojärjestelmissä.
  • JAMKin asianhallinnassa on SÄHKE2:n mukaiset valmiudet siirtää asiakirjallista tietoa valtakunnallisiin pitkäaikaissäilytysratkaisuihin.
    
    

6.3.2 Yliopistojen käytäntöjä

6.3.2.1 Maanpuolustuskorkeakoulu

(Lähteenä Katja Jokinen, MpKK)

Maanpuolustuskorkeakoululla on arkistoituna opinnäytetöitä paperiversioina. Doria-julkaisuarkistossa on julkisia opinnäytetöitä, jos kirjoittaja on antanut julkaisuluvan ja metatiedot. Käyttö rajoitettu STIV -töistä.

Kandidaatin töiden julkaiseminen Doriassa lopetettiin vuonna 2016. Maanpuolustuskorkeakoululla valmistuu opinnäytetöitä myös turvaluokituksilla STIII-STII eli luottamuksellinen ja salainen. Näiden töiden osalta kaikki taltiointi ja lainaus tapahtuu asianhallintapalveluissa.Eri korkeakoulujen käytäntöjä / tapoja / arkistointiratkaisuja

7 Ohjeistuksen sisällöstä

...

Näillä suosituksilla kannustetaan yhteistyöhön ja yhteisten ratkaisujen kartoittamiseen.