Aineiston käytön hallinta -asiantuntijaryhmän kokous
Muistio
Aika: 14.1.2014 kello 10.00 - 12.00
Paikka: AC-kokous, linkki kokoushuoneeseen: https://connectpro.helsinki.fi/kk_ukj1/ (Etäyhteysohje UKJ -asiantuntijaryhmän kokoukseen).
Osallistujat
Veli-Matti Häkkinen, Jyväskyjän yliopiston kirjasto, puheenjohtaja
Johanna Viljanen, Turun AMK:n kirjasto, sihteeri
Eevaliisa Colb, Helsingin yliopiston kirjasto
Elina Kilpiö, Celia-kirjasto
Päivi Korva, Oulun yliopiston kirjasto
Ari Kotonen, Varastokirjasto
Mia Kujala, Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy, kirjasto- ja oppimisteknologiapalvelut
Saara Leskinen, Kotkan kaupunginkirjasto
Marjatta Ojala, Tampereen ammattikorkeakoulu, Kirjasto- ja tietopalvelut
Henrikki Sääksniemi, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto
Noora Valkonen, Oulun kaupunginkirjasto
Pirjo Vuorio, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Tietopalvelu
Timo Vuorisalmi, Tampereen yliopiston kirjasto
Hanna Värri, Lappeenrannan tiedekirjasto
Sirkka Ylander, Jokioisten kunnankirjasto
Päivi Ylitalo-Kallio, Metropolia Ammattikorkeakoulu
Esittelijänä kokouksessa toimi Minna Kivinen, Kansalliskirjasto/kirjastoverkkopalvelut
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.10. ja todettiin paikallaolijat. Asialista hyväksyttiin muutoksitta.
2. Dokumentin TP 8.1. 19 US - E-aineiston kaukopalvelu / elektroninen artikkelivälitys katselmointi
Katselmoitiin dokumentti TP 8.1. 19 US - E-aineiston kaukopalvelu / elektroninen artikkelivälitys. Yhtään kommenttia ei ollut tullut, joten hyväksyttiin dokumentti sellaisenaan. Sovittiin kuitenkin, että Minna Kivinen siirtää asiat osaksi dokumenttia TP 8.1. 18 US - Kaukopalvelu.
3. Dokumentin TP 8.1. 13 US - Aineiston saatavuuden näyttäminen katselmointi
Katselmoitiin dokumentti TP 8.1. 13 US - Aineiston saatavuuden näyttäminen. Hyväksyttiin dokumentti sillä ehdolla, että siihen tehdään sovitut muutokset.
4. Dokumentin TP 8.1. 10 US - Aineiston käytön hallinnan säännöt katselmointi
Katselmoitiin dokumentti TP 8.1. 10 Aineiston käytön hallinnan säännöt. Käytiin läpi kommentteja ja Kivinen päivittää sovitut muutokset. Ei kuitenkaan hyväksytty dokumenttia vielä, sillä se on edelleen keskeneräinen ja sitä on verrattava Kuali OLE -järjestelmän tarjoamiin mahdollisuuksiin. Kivinen tuo dokumentin uudelleen katselmoitavaksi tämän jälkeen.
5. Dokumentin Aineiston elinkaaren vaiheet katselmointi
Dokumenttiin Aineiston elinkaaren vaiheet ei ollut tullut yhtään kommenttia, eikä kokouksessakaan tullut siihen lisäyksiä. Dokumentti ei ole samanlainen kuin käyttäjätarinat vaan on tarkoitettu lisätiedoksi, joten sitä ei tarvinnut asiantuntijaryhmässä varsinaisesti hyväksyä.
6. Dokumentti UKJ-odotuksia. Nykyjärjestelmän puutteita
Ei käyty tarkemmin läpi dokumenttia UKJ-odotuksia. Nykyjärjestelmien puutteita. Kivinen totesi, että tähän asti kirjatut asiat ovat selkeitä ja yksityiskohtaisia. Kivinen ottaa ehdotukset huomioon ja vertaa niitä Kuali OLE:n mahdollisuuksiin. Toiveita ja ehdotuksia voi edelleen lisätä dokumenttiin.
7. Yhteenveto asiantuntijatyöryhmistä
Kivinen kertoi UKJ-projektin tilanteesta ja yhteenvetoa asiantuntijatyöryhmien työskentelystä. UKJ-projektin rahoitushakemukseen ei ole tullut päätöstä Opetus- ja kulttuuriministeriöstä, joten jatkosuunnitelmat ovat vielä kesken. Tällä hetkellä hankkeeseen on palkattuna kolme henkilöä, projektipäällikkö Ari Ahlqvist sekä tietojärjestelmäasiantuntijat Petteri Kivimäki ja Minna Kivinen, toukokuun loppuun asti. Tämän vuoden alussa projektiryhmän on tarkoitus koostaa vaatimusmäärittelyistä selkeämpi esitys ja tehdä järjestelmän minimivaatimusten kuvaus eli priorisoida vaatimusmääritykset. Asiantuntijaryhmien toivotaan jatkavan, sillä apua suunnittelutyöhön ja kommentteja edelleen tarvitaan muun muassa minimivaatimusten määrittelyssä. Minimivaatimuksilla tarkoitetaan vähimmäisvaatimuksia siihen, että järjestelmä voidaan ottaa käyttöön.
Uusi kirjastojärjestelmän on päätetty toteuttaa avoimen lähdekoodin järjestelmällä Kuali OLE. Kualissa on useita ohjelmistoprojekteja, joista OLE (Open Library Environment) on kirjastoihin keskittynyt. Järjestelmä ei ole vielä missään käytössä, mutta ensimmäiset tuotantoversiot ovat tulossa kevään aikana. Alkuvuodesta projektiryhmä käy tarkasti läpi Kuali OLE:n mahdollisuudet ja vertaa niitä tehtyihin vaatimusmäärittelyihin. Kuali OLE:n dokumentaatio löytyy täältä http://site.kuali.org/ole/1.0.0/reference/html/Index.html.
Aineiston käytön hallinnan ryhmässä on vielä käsittelemättä tilastot ja raportit, lisäksi Aineiston käytön hallinnan säännöt -dokumenttia pitää vielä täydentää. Tarkoituksena on, että järjestelmään sisällytetään vain päivittäiseen toimintaan tarvittavat raportit ja tilastot. Erikseen tehdään raportointityökalu, jolla saa tehtyä laajempia raportteja. Kivinen tekee listan päivittäiseen työskentelyyn tarvittavista tilastoista ja tuo sen työryhmän kommentoitavaksi.
Aineiston hankinnan ryhmässä on käyty kaikki toiminnot läpi ja keskitytty siihen, että e-aineistojen hankinta ei olisi niin erillinen painetun aineiston hankinnasta. Työryhmässä on myös mietitty keskitettyä hankintaa ja valintalistoja.
Kuvailun ja kokoelmien hallinnan ryhmä ei ole käsitellyt käyttäjätarinoita vaan metatietojen rakennetta. Tarkoitus oli, että UKJ:ssä otettaisiin heti käyttöön RDA-pohjainen luettelointi. RDA-kuvailustandardi ei kuitenkaan ole vielä valmis, joten on päädytty ehdottamaan, että alkuvaiheessa RDA:ta sovelletaan MARC21-formaatissa ja otetaan RDA täysimääräisesti myöhemmin käyttöön. Metatietovarannon tietomallia käsitellään UKJ-ohjausryhmän kokouksessa 22.1.
Rajapinnat muihin järjestelmiin -ryhmän asiat löytyvät UKJ-kuvaus -kiwistä asiantuntijaryhmien toimialueelta.
Lopuksi puheenjohtaja Veli-Matti Häkkinen totesi, että jatketaan toistaiseksi asiantuntijaryhmän työskentelyä kuten tähän asti.
8. Seuraava kokous
Seuraava kokous pidetään mahdollisesti vasta talviloman jälkeen. Kivinen lähettää myöhemmin kyselyn sopivista kokousajoista.
9. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.40.