Aineistojen käytön hallinnan säännöt
| Versio | |
|---|---|
| 1 | Dokumentti luotu (MKi) |
| 2 | Dokumentti projektiryhmässä katselmoitavaksi 12.8.2013 MKi |
| 3 | Dokumenttia muokattu ja korjattu, kommentoitavissa 13.11.2013 MKi) |
| 4 | Dokumenttia täydennetty ja kommentoitavissa 14.11.2013 MKi |
Yleistä
- säännöt pitää voida määritellä toimipistekohtaisesti
- usealla toimipisteellä ja organisaatiolla voi olla samat säännöt käytössä (usealla organisaatiolla, koko organisaation toimipisteillä, tai osalla organisaation toimipisteitä) AA: edellytetäänkö, että näissä tapauksissa sääntöjen kertakirjoittaminen riittää ja toimipisteet liitetään sääntöihin, vai riittääkö asetusten kopiointi?
- organisaatiosta toiseen lainattaessa käytetään lähettävän toimipaikan sääntöjä ja lainaavana toimipaikkana on lähettävä toimipaikka.
- järjestelmän tulee mahdollistaa sellainen varsinaisesta kokoelmasta/käytöstä aineistoa siirtävä käyttö, joka ei ole tavallista lainausta. Tällaista käyttöä ovat mm.
- aineiston siirrot projektien käyttöön
- aineiston siirrot määräajaksi "virkakäyttöön"
- näyttelyihin yms.
- asiakasroolien mukaan voidaan rajoittaa aineiston käyttöoikeuksia.
AA: Mitkä seikat halutaan aineiston käytön säätävän matriisin osiksi: asiakastyyppi/aineistotyyppi? asiakastyyppi/kokoelma? asiakastyyppi/jotain ihan muuta?
Sääntöjä ovat
- Oletuksena olevat laina-ajat (AA: mitä tarkoittaa laina-ajan oleminen oletuksena?)
- Maksut (AA: maksuaihelista lienee aika täydellinen. Mutta kaikkeahan ei tarvitse kaikkialla käyttää, oletuksen pitäisi olla nolla tai null)
- Myöhästymismaksut
- Palautuskehotusten maksut
- Laskuttamisen maksut
- Laskutuskulut
- Korvaushinnat
- Lainakiellon poiston maksu
- Asiakkaan tilaamien palveluiden maksut
- Automaattinen lainojen uusinta
- Eräpäivämuistutuksen maksu
- Varauksen maksut (varauksen tekemisen yhteydessä/varauksen saapuessa)
- Kuljetusmaksu
- Kaukolainamaksu
- Asiakasviesteihin liittyvät säännöt
- Viestin muodostumiseen liittyvät säännöt
- Asiakasryhmät, joille lähetetetään ko. viestejä (esim. laitosasiakkaille ei huomautuksia)
- Viestien lähetystiheys (1. huomautus, 2. huomautus, 3. huomautus, lasku)
- Viestien tekstit (huomautukset, lasku, saapumisilmoitukset), ehkä viestipohjina, kieliversiot
- Eri viestien lähetystavoille eri säännöt
| Katselmoinnin kommentit | |
| Kokoelma, toimipiste, toimipisteryhmät, organisaatio, organisaatioryhmät | |
| kokoelmia pitää voida määritellä eri tarpeita varten | AA: Kokoelma tässä siis aineiston käytön hallinnan työkaluna. Kirjastonhoidollinen kokoelma voi olla jotain muuta. |
| kokoelmia pitää voida ryhmitellä eri tarpeita varten | |
| toimipisteitä pitää voida ryhmitellä eri tarpeita varten | |
| toimipisteiden ryhmittely pitää voida tehdä läpi organisaatiorajojen | |
| organisaatioita pitää voida ryhmitellä eri tarpeita varten | |
| pitää voida määritellä tilapäisiä kokoelmia | |
| aineistoa pitää voida sisällyttää kokoelmaan sekä automaattisesti että manuaalisesti | |
| aineisto voi kuulua yhtäaikaa useampaan kokoelmaan | AA: Mutta jos kokoelma on mukana määrittämässä lainaussääntöjä, niin vain yksi kokoelma voinee olla kerrallaan aineiston käytön hallinnan kannalta "voimassa"? |
| Kokoelmiin liittyvät säännöt | |
| kokoelma liittyy organisaatioon/organisaatioryhmään/toimipisteeseen/toimipisteryhmään, aineistolajiin, luokkaan?, hyllyyn? | |
| kokoelman käyttötarkoitus | |
| kokoelman voimassaoloaika | |
| kokoelmaan kuuluvan aineiston käyttöoikeus tietyille asiakasryhmille (asiakasrooleille) | AA:Onko kokoelmalla rooli lainaus/käytönhallintamatriisissa? |
| mihin toimipisteisiin/toimipisteryhmiin kokoelmaan kuuluvat kappaleet voi palauttaa | |
| mistä toimipisteistä kokoelmaan kuuluvat kappaleet voidaan noutaa | |
| mitä maksaa tähän kokoelmaan kuuluvan kappaleen kuljettaminen varauksen yhteydessä | AA: Olisiko tämä kirjasto/toimipistetasolla? |
| mitä maksaa tähän kokoelmaan kuuluvan kappaleen kuljettaminen kun kappale palautetaan muualle kuin sen omistavaan toimipaikkaan/organisaatioon | AA:Sama kuin edellä |
| miten varauksiin liittyvät kuljetusmaksut jaetaan tässä kokoelmassa: x% lähettävä kirjasto, x% vastaanottava kirjasto | AA: sama kuin edellä |
| miten palauttamiseen liittyvät kuljetusmaksut jaetaan tässä kokoelmassa: x% lähettävä kirjasto, x% vastaanottava kirjasto | AA:sama kuin edellä |
| Laina-ajat | |
| aineistolle tulee voida määritellä laina-aikaoletukset seuraavien kriteerien mukaisesti | PK: laina-aika muodostuu toimipiste - asiakastyyppi - kappaleen kokoelma - aineistolaji -yhdistelmän perusteella. AA: Terminologia on vaikeaa: tässä pitää erottaa aineistolaji ja lainaukseen vaikuttava aineistolaji/tyyppi - eivät välttämättä ole ollenkaan samoja asioita. Sama aineistolaji halutaan todennäköisesti erilaisten lainaussääntöjen alle riippuen siitä, onko se esimerkiksi lukusali- tai kurssikirjakäytössä. Tai jossain muussa. Asiakkaiden kohdalla toivottavasti profiiliin ei tarvittaisi lainaukseen vaikuttavan asiakasryhmän lisäksi tilastollisia merkintöjä, vaan ne hoidettaisiin UKJ:n rajausten mukaan ulkoisessa tilastojärjestelmässä. |
| aineistolaji | AA: Aineistotyyppi? |
| kokoelma SY: hyllypaikka, esim. Pikalaina | AA: kuten edellä: aineiston käytön hallintaan liittyvä kokoelmakäsite voi olla ihan eri kuin kirjastonhoidollinen kokoelma. Tämä pitää miettiä. Käytön hallinnan mielessä kokoelma tai ryhmä kokoelmia muodostavat kokonaisuuden, johon aineiston käytön säännöt kohdistuvat. Tyypillisesti toimipiste tai ryhmä toimipisteitä (esim. koko kirjasto, miksei vaikka useampikin kirjasto).Kokoelman ei siis tarvitse omata mitään muuta vaikutusta aineiston käytön hallintaan. Pikalaina taas on luontevasti lainaukseen vaikuttavan aineistotyypin käsite. Samaa säänöstä käyttävien kokoelmien kappaleet siis edustavat jotain aineistotyyppiä, jolla on asiakastyypin suhteen säännöt määrittävä matriisi. |
| (omistava toimipiste), MT: omistava organisaatio, kimppa? | |
| asiakastyyppi (esimerkiksi henkilökunnan laina-aika, laitoslaina) | |
| laina-aika päivinä tai tunteita | |
| laina-aikaan vaikuttaa toimipisteen aukioloaika, jos toimipiste kiinni laskettuna eräpäivänä, eräpäivä siirtyy seuraavaan aukiolopäivään | |
| erääntymisaika tiettynä kellonaikana (yö- ja viikonloppulainat) | AA: ja myös lyhytlainat, ainakin jos sen käsitteen alle halutaan lainaus lukusaleihin JV: Meillä käytetään lyhytlainatermiä viikon laina-ajasta, joten voisi olla lukusalilaina omana terminään. |
| yö/viikonloppulainojen erääntyminen toimipistekohtaisen kalenterin mukaan | |
| Jatkuva laina-aika siten, että lainalla takuuaika, jonka jälkeen se voidaan kutsua takaisin | AA: Takaisinkutsuttava laina voi olla myös sellainen, jolla on eräpäivä, mutta joka silti voidaan kutsua kesken takaisin takuuaikaa kunnioittaen. Lisäksi näissä takaisinkutsuttavissa on voitama määritellä kutusun ja uuden eräpäivän väli, jotta asiakkaalle jää riittävä reagointiaika. |
| AA: Uusinnan antama laina-aika? Sen ei tarvitse olla sama kuin alkauperäisen lainauksen antama. | |
| Toimipisteen aukioloajat | |
| järjestelmään liittyy kalenteri, jossa toimipistekohtaisesti aukioloajat | |
| aukioloaikoja käytetään eräpäivän laskentaan: | |
| jos toimipiste on kiinni oletuseräpäivänä, siirtyy eräpäivä seuraavaan aukiolopäivään | MKi: Tarvitaanko sellainen sääntö, jolla eräpäivä jolloin kirjasto onkin kiinni siirtyisi seuraavaan samana viikonpäivänä olevaan aukiolopäivään. Esimerkiksi kirjastoautot kiertävät tietyllä pysäkillä vain tiettynä päivänä. AA: massalainauksessa voi olla myös tarpeita siirtää pidemmän sulkuajan (esim. joulunpyhät, kirjaston kesäkiinniolo) eräpäivä tosiasiallista avautumispäivää myöhemmäksi. Tarvitaanko siinä automatiikkaa, vai riittääkö lainauskalenterin käsinrukkaus? |
| Yö/viikonloppulainoissa aikaisin kellonaika, jolloin kappaleen saa lainaan | |
| Yö/viikonloppulainoille erääntymisaika | AA: myös lukusalilainaus? |
| Lyhytlaina/ Yö- ja viikonloppulaina | JV: Mitä tarkoitetaan lyhytlainalla, onko sama kuin lukusalilaina? |
| aikaisin antamisaika ja erääntymisaika toimipistekohtaisesta kalenterista | |
| lyhytlainan varaamismahdollisuus | |
| lyhytlainojen varausten määrää pitää voida rajoittaa. | PK: varauksiin voi liittyä ainakin varauksessa olevien kappaleiden määrään, yhteen kappaleeseen kohdistuvien varausten lukumäärään sekä varauksen tekohetkeen liittyviä rajoituksia. Esim. asiakkaalla voi olla korkeintaan kahteen eri kappaleeseen kohdistuvia varauksia maksimissaan 2 varausta / kappale. Lisäksi varauksia voi tehdä aikaisintaan 2 viikkoa ennen varaushetkeä. |
| yö/viikonloppulainan varaus kohdistuu tietyn toimipisteen tietyn kokoelman kappaleisiin | PK: ovat yleensä lukusali- tai käsikirjastokappaleita, joten pääasiassa kyllä. Pitäisikö kuitenkin ottaa huomioon myös muut mahdolliset vaihtoehdot? |
| AA: varsinainen lukusalilainaus taitaa tästä listauksesta kokonansa puuttua. | |
| Uusinta | |
| asiakkaan lainaoikeuden tarkistus samaan tapaan kuin uusien lainojen yhteydessä. | |
| toimipistekohtaisia uusintarajoituksia | |
| voiko uusia, jos laina erääntynyt | |
| voiko uusia, jos on varauksia | |
| voiko uusia, jos laina on kutsuttu takaisin | |
| uusimismäärille rajoituksia | |
| toimipistekohtaisesti | |
| kokoelmakohtaisesti | |
| asiakkaan roolin (asiakasryhmä+organisaatio) mukaan | |
| automaattinen uusinta erikseen kytkettynä tietylle asiakkaalle tai asiakasryhmälle | AA: automaattinen uusinta tuntuu hassulta, kun voisi käyttää myös pitkiä/päättymättömiä laina-aikoja ja varauksia/takaisinkutsuja. Ei automaattiuusintakaan pysähdy, jos näitä ei käytetä. JV: Ei välttämättä haluta käyttää pitkiä laina-aikoja vaan mieluummin automaattiuusintaa. Kun lainan eräpäivä näkyy netissä ja jos se näyttää jonnekin monen kuukauden päähän, toinen asiakas saattaa jättää varauksen tekemättä koska ei tiedä että teoksen voi saada aikaisemminkin lainaan. Jos taas eräpäivä on lähempänä, siihen ehkä tulee helpommin tehtyä varaus? |
| toimipistekohtaisesti asetettava | |
| voimassa määräajan | |
| mahdollisuus palvelumaksuun | |
| Lainausoikeudet | |
| Lainausoikeus määräytyy toimispisteen-asiakkaan rooli- kokoelman yhdistelmän mukaisesti | AA: |
| toimipistekohtaisesti | |
| asiakkaan roolin mukaan (asiakastyyppi+organisaatio) | |
| kokoelman mukaan | |
| määrärajoituksia | PK: peräkkäisten uusimiskertojen enimmäismäärä. SY: Määrärajoitus esim. 10 DVD-levyä ja 20 CD-levyä lainassa kerrallaan kirjastokimpan kirjastoista |
| aineistolaji/mediatyyppi | |
| asiakkaan rooli | |
| myös yksittäiselle asiakkaalle | |
| tietyllä aineistolla ikärajat, ikäraja kuvailutiedoissa? | MT: missä tieto sijaitsee kuvailutiedoissa? käyttörajoitukset vaihtuvamittaisia, kohderyhmä ei sopiva tähän, joku kokoelmienhallintotieto jossain? KH: tällä hetkellä varmaankin sovitaan tapauskohtaisesti järjestelmätoimittajan kanssa merkinnöistä, joihin perustuen käyttöä rajataan. Esim. Helmetissä merkintä on kentässä 506 muodossa K12. RDAssa on kappaleen kuvailussa (luku 4) muutama kohta 4.4 Saatavuuden rajoitukset, 4.5 Käyttöehdot, jotka saattaisivat liittyä tähän |
| Varauskokoelmat | |
| varauskokoelma muodostaa varattavan aineistovalikoiman | |
| toimipisteen mukaan | |
| kokoelman mukaan | |
| varauskokoelmaan liittyvät säännöt | |
| mahdolliset noutopaikat | |
| kuljetuksen hinta | |
| arvioitu kuljetusaika | |
| Maksut | |
| myöhästymismaksut voidaan määritellä koskemaan tiettyä toimipistettä, aineiston kokoelmaa, aineistolajia, asiakkaan roolia, asiakkaan ikää | |
| myöhästymismaksu erääntyneestä aineistosta | PK: toimipiste - asiakastyyppi - kokoelma - aineistolaji - asiakkaan ikä |
| aineistolajin/mediatyypin mukaan | |
| kokoelman mukaan | |
| asiakkaan iän mukaan | |
| myöhästymismaksun kertyminen | |
| armonaika (grace period), aika jolloin myöhästymismaksua ei vielä kerry | |
| alkumaksu | |
| myöhästymismaksun yksikkösuuruus | |
| myöhästymismaksun kertymistiheys (päivä/tunti/minuutti -tarkkuudella) SY: nidekohtainen maksu | |
| maksimimyöhästymismaksu lainaa kohti | |
| maksimimyöhästymismaksu kokonaisuudessaan asiakasta kohti | |
| huomauttamisen maksu | |
| kullekin huomautusluokalle oma maksu | |
| maksu riippuu huomautuksen lähettämistavasta | PK: lähetystapa riippuu asiakastiedoissa määritellystä huomautusten vastaanottotavasta |
| laskuttamisen maksut | |
| maksu aineiston laskuttamisesta | |
| maksu aineiston perimisestä | |
| aineiston korvaushinta: kiinteä, hankintahinta | |
| kiinteät korvaushinnat | MKi: Minkä kriteerien mukaan kiinteät korvaushinnat tulee määritellä. Ainakin aineistolajin mukaan varmaankin (esim. kirja 30€, video 40€)? Entä pitääkö voida määritellä myös kokoelman mukaan? SL: Aineiston ikä voi myös vaikuttaa. Esim. meillä 5 vuotta vanhemman aineiston korvaushinta on 50 % hankintahinnasta/kiinteästä hinnasta (kuitenkin vähintään 5 €). Myös lainausmäärät vaikuttavat. |
| varauksen maksut | |
| varausmaksun suuruus | |
| maksu syntyy varauksen teon yhteydessä tai silloin kun varaus on noudettavissa (valittavissa toimipistekohtaisesti) | PK: tai vaihtoehtoisesti vasta varauksen noutoajan umpeuduttua vain, jos varaus on jätetty noutamatta - "noutamatta jätetystä varauksesta perittävä maksu". |
| varausmaksut voidaan määritellä koskemaan tiettyä toimipistettä, aineiston kokoelmaa, aineistolajia, asiakkaan roolia, asiakkaan ikää | SY: Hyllyvarauksesta ei mene maksua. Esim. tietyn osaston (lasten/nuorten) aineistosta ei peritä varausmaksua. |
| kuljetusmaksu, jos varaus toisesta kirjastosta (ks. varauskokoelman säännöt) | |
| kaukolainan maksu | |
| lainakiellon poistamisen maksu | |
| maksut asiakkaan tilaamista palveluista | PK: pitäisikö kirjastojen voida itse lisätä uusia palveluita/palvelutyyppejä? MT: ehdottomasti pitäisi! |
| automaattinen uusinta | |
| maksun suuruus | |
| autom. uusinnan voimassaoloajan oletus | |
| eräpäivämuistutus | |
| montako päivää ennen eräpäivää, oletus | |
| voiko asiakas itse vaihtaa eräpäivämuistutuksen ajankohtaa? | |
| Lainakielto | |
| lainakieltomääritys voi koskea tiettyä organisaatioryhmää, organisaatiota, asiakastyyppiä | MKi: Millaisista syistä asiakas voi joutua lainakieltoon kaikkiin kirjastoihin (tai johonkin ryhmään kirjastoja)? SL: Lainakieltoa käytetään, jos asiakas on hukannut kirjastokorttinsa eikä ole vielä saanut uutta korttia. Lompakon kadotessa voi olla perusteltua laittaa asiakkaalle lainakielto kaikkiin kirjastoihin, joihin hänellä on kortti. |
| asiakkaalle tulee lainakielto, kun laina on ollut myöhässä määritellyn pituisen ajan | |
| asiakkaalle tulee lainakielto, kun hänelle on kertynyt myöhästymismaksuja yli määritellyn kattosumman | |
| asiakkaalle tulee lainakielto, kun hänelle on lähetetty lasku palauttamattomasta aineistosta | |
JV: kirjastovirkailijan manuaalisesti asettama lainakielto, kun asiakas on rikkonut jotain muuta kirjaston käyttösääntöä tai jos asiakkaan yhteystiedot ovat vanhentuneet SL: Tai asiakas ilmoittaa kadottaneensa kirjastokorttinsa. | |
| SL: Pitääkö lainakiellon toiminta määritellä? Esim. asiakas voi kiellosta huolimatta uusia lainansa kerran. | |
| Huomauttaminen erääntyneistä lainoista | |
| PK: toimipiste - asiakastyyppi - kokoelma - aineistolaji | |
| toimipistekohtaiset, organisaatiokohtaiset, toimipisteryhmäkohtaiset, organisaatioryhmäkohtaiset säännöt huomautusten lähettämisestä | MT: organisaatiohtaiset, kimpat jne, voita ryhmitellä toimipisteitä jotenkin |
| asiakkaan rooli vaikuttaa siihen, lähetetäänkö huomautuksia | PK: asiakkaan rooli -> asiakastyyppi+organisaatio |
| mahdollisuus keskeyttää huomauttaminen määräajaksi, jos aineisto ilmoitettu kadonneksi | |
| huomautuksia 1-5, jonka jälkeen lasku | |
| huomautusten lähetystiheys | |
| valittavissa lähtetäänkö huomautus n päivää eräpäivästä vai n päivää edellisestä huomautuksesta | |
| maksu huomautuksen lähettämisestä | |
| organisaation tukemat lähetysvaihtoehdot huomautuksille kirjeenä, kirjepalveluna (esim. itellan iposti), sähköpostina, muu viesti kuten facebook | |
| saako asiakas muuttaa lähteysvaihtoehtoa itse (esim. kirjasto haluaa, että 3. huomautus menee aina kirjeenä) | |
| mahdollisuus valita huomautusten lähetysajankohta | |
| mahdollisuus tulostaa huomautukset manuaalisesti | |
| huomautusten tarkistuslistat? (tarvitaanko enää tällaisia? tarkistetaanko enää missään etukäteen huomautettavia?) | MT: tietää ainakin 2. karhuja tarkistettavan ennen postiin laittoa (nykyjärjestelmän karhujen luontiaika-postin lähtöaika) |
| huomautusten tekstit muokattavissa ja esikatseltavissa | JV: Eri muistuksiin mahdollista määritellä eri tekstit. Ja ehkä myös mahdollisuus määritellä eri tekstit riippuen asiakastyypistä, jolle muistutus lähetetään. |
| huomautusten kieliversiot | JV: asiakastiedoissa pitää tällöin olla kieli määritetty |
| Laskujen tarkistuslistat | |
| Saapumisilmoitukset kiinniotetuista varauksista | |
| toimipistekohtaiset asetukset saapumisilmoituksen lähettämisestä | |
| saapumisilmoitukselle mahdolliset lähetystavat kirje, kirjepalvelu, sähköposti, sms-viesti, muu viesti kuten facebook | PK: määritellään asiakastiedoissa - asiakas voi valita itse SY: Voi valita useamman vaihtoehdon (kaikissa ilmoituksissa) |
| Asiakkuuteen liittyviä sääntöjä | |
| ikäraja, jonka jälkeen huoltajan vastuu poistuu | |
| asiakastyypit, joita voidaan valita asiakkaille | |
| Asiakasrooli on asiakastyypin ja organisaation yhdistelmä, esimerkiksi Tampereen yliopiston opiskelija (asiakastyyppi: opiskelija, organisaatio Tampereen yliopisto), Turun kaupunginkirjaston henkilöasiakas (asiakastyyppi: henkilöasiakas, organisaatio: Turun kaupunginkirjasto) | MKi: Asiakasrooli Tampereen yliopiston opiskelija saa roolin "oman yliopiston opiskelija" (ja sen mukaiset oikeudet) Tampereen yliopiston kirjastossa ja muissa yliopistokirjastoissa hän saa roolin "muun yliopiston opiskelija" (ja sen mukaiset oikeudet). |