Aineiston elinkaaren vaiheet

hankittavaksi ehdotettu kappale/aineisto

"harkittavana"?

• voitava nähdä järjestelmästä, että aineiston hankintaa harkitaan, ja mihin kirjastoon, yksikköön... aineisto on mahdollisesti tulossa
• henkilökunta arvioi aineiston tarpeellisuutta myös oman kirjastonsa, yksikkönsä... kannalta

• voitava nähdä, että aineiston hankintaa harkitaan ja mihin kirjastoon, yksikköön... aineisto on mahdollisesti tulossa
• asiakkaat voivat kannattaa aineiston hankintaa asiakaskäyttöliittymässä

• onko tässä vaiheessa jo "kappale"?

valintalistalla valittavaksi tarjolla oleva kappale/aineisto

"valittavana"?

• voitava nähdä järjestelmästä, että aineiston hankintaa harkitaan
• henkilökunta arvioi aineiston tarpeellisuutta myös oman kirjastonsa, yksikkönsä... kannalta

• voitava nähdä, että aineisto on valittavana ja mihin kirjastoon, yksikköön... aineisto on mahdollisesti tulossa
• asiakkaat voivat kannattaa aineiston valintaa ja hankintaa asiakaskäyttöliittymässä

• onko tässä vaiheessa jo "kappale"?
   

tilattu kappale

kappaleeseen liittyvä tilaus on lähtenyt aineistotoimittajalle

kappaleella on arvioitu saapumisaika

"tilattu"

• kirjastojen henkilökunnalla on rooliin sidottu tilausten katseluoikeus, joten se voi tarkastella tilauksen yksityiskohtia

• "tilattu", "hankinnassa" tms.
• kirjasto / osasto / yksikkö / sijainti / kokoelma mihin kappale on tilattu
• aineiston arvioitu saapumisaika
• kappaleen käyttöehdot (laina-aika, -ehdot, varausmahdollisuus...)

• järjestelmässä on tunniste, joka yksilöi tilatun kappaleen
• henkilökunta voi muuttaa käyttöehtoja

kirjastoon saapunut kappale

"saapunut", erilaisia tiloja käsittelyvaiheesta riippuen

aineistotoimittaja on toimittanut tilatun aineiston kirjastoon ja sitä käsitellään kirjaston käytäntöjen mukaan

• kuvailtavana
• tarroitettavana = on jo kuvailtu
• viimeisteltävänä = on jo kuvailtu ja tarroitettu, mutta ei vielä asiakkaiden käytettävissä
• muovitettavana

muutetaanko tiloja manuaalisesti, vai voivatko ne päivittyä automaattisesti kunkin toimenpiteen jälkeen?

• määriteltävä, kuinka tarkkaan asiakaskäyttöliittymässä eritellään käsittelyvaiheet, vai riittääkö esim. "saapunut, käsittelyssä / viimeisteltävänä"

• vastaanottomerkinnät järjestelmään
• kappaleen identifiointiin tarvittavat merkinnät ja tunnisteet (esim. tarrat, id-tunnus); tunnisteiden suhteet:
  
  • kappaleen tilausvaiheessa saama järjestelmän tunniste 
  • kappaleeseen kiinnitettävä tunniste, esim. viivakooditarra
• kappaleeseen liittyvät huomatukset
  
  • tieto siirtyy suoraan hankinnasta kappaleen huomautuksiin, niitä on mahdollista muokata manuaalisesti
  • kappaleen omistajuus - kenen rahoilla kirja on hankittu esim. laitos, projekti, lahjoittaja
  • sijaintipaikka
  • käyttöehdot
• järjestelmä tekee käyttöön liittyviä päätelmiä hankinta-, kuvailu- ja sijaintitietojen perusteella, esim.
  
  • käyttöön liittyvät määritykset kuten laina-aika, ikäraja, voiko lainata/varata/uusia
• käyttöehtoja on voitava muuttaa manuaalisesti

kokoelmassa / kierrossa olevan kappaleen vaiheet ja tilat

• kotiosasto
  
  • kirjasto, yksikkö, osasto... johon kappale on hankittu tai siirretty
• havainto-osasto
  
  • kirjasto, yksikkö, osasto... jolla kappale kullakin hetkellä on
• osaston vaikutus tilastointiin
  
  • esim. kappale pyydetään lainaan kotiosastolta toiseen kirjastoon / toiselle osastolle, miten tilastoidaan lainat, kuljetukset?
  • järjestelmästä joudutaan poistamaan toisen kirjaston / osaston kappale esim. kadonneena, miten vaikuttaa kirjastojen / osastojen poisto- ja kokoelmatilastoihin?
    
    

• lainassa - eräpäivä
• hyllyssä / saatavana / paikalla
  
  • palautettu edellisenä päivänä tai aiemmin
  • millä osastolla, sijaintipaikalla
  • kelluva kokoelma- kappale voi sijaita missä tahansa kirjastossa kimpan sisällä, järjestelmästä nähtävissä sen kulloinenkin sijaintipaikka
• palautettu
• palautettu tänään
• varattu
  
  • esim. palautusautomaatin laatikossa, ei vielä kiinnitetty varausta
  • asiakkaalle ei ole vielä lähtenyt noutoilmoitusta
• odottaa noutoa
  
  • lähetetty noutoilmoitus asiakkaalle
• uutuushyllyssä
• lehtikierrossa
• kaukolainattu
• kadonnut → tieto hankintaohjelmaan, korvaavan kappaleen hankinta?
  
  • ikilaina
  • varastettu (portit rekisteröivät niiden läpi kuljetetun lainaamattoman aineiston)
  • väärin hyllytetyt
• kuljetuksessa/matkalla
  
  • mistä minne
  • arvioitu saapumisaika
  • jos kappaletta pyydetään X kertaa ajassa Y > ehdotus oman/uuden kappaleen hankinnasta
• korjattavana
• näyttelyssä
• sidottavana
• digitoitavana
• harkittavana: poisto, korjaus
• huonokuntoinen
• ei käytettävissä + syy?
• laskutettu
• perinnässä
• poistohyllyssä

• määriteltävä, kuinka tarkkaan asiakaskäyttöliittymässä eritellään tilat
• asiakaskäyttöliittymästä on vähintään nähtävä, onko aineisto saatavana, ja jos ei ole, arvioitu aika, milloin se on jälleen saatavana

asiakaskäyttöliittymässä kirjastokohtainen karttanäkymä, jonka avulla aineiston paikallistaminen on helppoa

• näistä osa voitaisiin ratkaista myös tilapäisillä sijaintipaikoilla esim. uutuushyllyssä, näyttelyssä jne
• voitava tehdä myös massamuutoksia tilatietoihin esim. siirto poistohyllyyn
• tarvitaan mahdollisuus määritellä kirjastokohtaisia uusia statuksia/tiloja
• tarvitaan mahdollisuus muuttaa kappaleen statustietoja manuaalisesti
  

• osasto- ja sijaintipaikkatietojen historia tallentuu kappaleen tietoihin?

• siirtomerkinnät järjestelmään
• kappaleeseen tehtävät merkinnät, esim. uusi signum
• vaikutukset tilastoihin

• myös poistetut kappaleet näkyvät kirjastojärjeslmässä

• > poistosta tarvittaessa tieto hankintaohjelmaan, korvaavan kappaleen hankinta
• poistoehdotukset - järjestelmä ehdottaa esim. vanhojen painosten tai X vuoteen käyttämättömien kappaleiden poistamistamista

• henkilökunta näkee roolinsa mukaisesti eri siilojen sisällön, voi siirtää kappaleita siiloihin / siiloista

• siilot ja niiden sisällöt eivät näy asiakkaalle
• massamuutosten tulokset näkyvät asiakaskäyttöliittymässä siinä vaiheessa, kun toiminnot (siirrot, poistot, sijaintietojen muutokset) on suoritettu

• esim. kokoelmasiirrot, kokoelmapoistot, sijaintitietojen muutokset
• siilotoiminnot

• henkilökunta näkee roolinsa mukaisesti lainauksesta ja muusta kappaleen käytöstä järjestelmään karttuvaa tietoa
• järjestelmässä on automatiikkaa, joka mm. tuottaa kappaleiden käyttöön liittyviä hankintaehdotuksia

• lainauskerrat
  
  • > kun tietty lainausmäärä ylittyy, tieto hankintaohjelmaan, ehdotus korvaavan tai täydentävän kappaleen hankinnasta
  • > listaus kappaleista, joita lainattu alle X kertaa ajassa Y, harkitaan poistoa
• kappaleeseen kohdistuvat varaukset > kun varausmäärän suuruus ylittää määrän X, tieto hankintaohjelmaan, ehdotus uuden kappaleen hankinnasta
• aineistopyyntö esim. varastosta
  
  • siirto pois varastosta, jos X pyyntöä ajassa Y tai lisäkappaleen hankinta
• käyttö kirjastossa esim. RFID-tekniikka. Mahdollistaa luettavana olevien käsikirjojen jäljittämisen ja tilastoinnin.

• SFX-aktivointi - tai vastaava? Koskeeko kaikkea e-aineistoa, myös esim. metatietovarantoon kuvailtavia e-monografioita?
  
• avaus kustantajan palveluun
  
• linkityspalvelu, linkkien toimivuus
• palautelomakkeen aktivointi 
• käyttöehdoista tiedottaminen (linkki käyttöehtoihin)
• (uutuus)tiedotus ja e-aineiston tarjonta kirjaston omassa asiakaskäyttöliittymässä
  

• käytön seuranta, esim. latausten / lainojen / varausten, tehtyjen hakujen, ladattujen artikkelin määrä
• linkkien ja palveluiden toimivuus

• mikä palvelu
• milloin ollut käytössä, missä kirjastoissa, millaisin käyttöehdoin ja -oikeuksin
• käyttömäärät
• miksi käyttö loppui
• kommentit

• kuvailutiedot metatietovarantoon - siirto tai oma kuvailu
• kuvailutietoihin linkki, jonka kautta tunnistaudutaan aineistotoimittajan palveluun
• ostettu omaksi / ostettu käyttöoikeuksia - määritellään
  
  • millaista seurantaa käyttöön liittyy
  • missä vaiheessa järjestelmä ilmoittaa, että käyttöoikeuksia tarvitaan lisää
• käyttöoikeudet: rajaton / rajoitettu yhtäaikainen käyttö
• yhteys aineistomäärärahan seurantaan

• latausten ja mahdollisten varausten määrä indikaattorina, kun ylittää määritellyn, järjestelmä ilmoittaa tarvitaanko lisää käyttöoikeuksia
• vuosittain uusittavien sopimusten uusimiseen liittyvät prosessit

• kuvailutietojen poisto
• linkkien poisto

aineistoon on pitkäaikaiskäyttöoikeudet

• PAS-ratkaisut - aineisto käytettävissä jatkossakin
• kuvailutiedot säilyvät järjestelmässä
• linkitysten toimivuus jatkossa?

• kuvailutiedot metatietovarantoon - massasiirto
• kuvailutietoihin linkki, jonka kautta tunnistaudutaan aineistotoimittajan palveluun
• ostettu omaksi / ostettu käyttöoikeuksia - määritellään
  
  • millaista seurantaa käyttöön liittyy
  • missä vaiheessa järjestelmä ilmoittaa, että käyttöoikeuksia tarvitaan lisää
• käyttöoikeudet: rajaton / rajoitettu yhtäaikainen käyttö
• yhteys aineistomäärärahan seurantaan
• määritellään millaisia PDA-toiminnallisuuksia aineistoon liittyy, esim. yksittäinen monografia hankitaan kirjastolle vasta kun asiakas ottaa sen käyttöönsä

• latausten ja mahdollisten varausten määrä indikaattorina, kun ylittää määritellyn, järjestelmä ilmoittaa tarvitaanko lisää käyttöoikeuksia
• PDA-toiminnallisuuksiin liittyvät ilmoitukset ja toiminnot
• vuosittain uusittavien sopimusten uusimiseen liittyvät prosessit

• kuvailutietojen poisto
• linkkien poisto

aineistoon on pitkäaikaiskäyttöoikeudet

• PAS-ratkaisut - aineisto käytettävissä jatkossakin
• kuvailutiedot säilyvät järjestelmässä
• linkitysten toimivuus jatkossa?

• käyttöliittymän räätälöinti aineistotoimittajan järjestelmässä (ns. admin-liittymä)
• palvelun linkittäminen / lisääminen kirjaston asiakaskäyttöliittymään
  

• seurataan tehtyjen hakujen / kyselyiden määrää
• seurataan linkkien ja palvelun toimivuutta, esim. automatisoidut haut
  
  

• poisto kirjaston e-aineistotarjonnasta asiakaskäyttöliittymässä