Julkaisuarkistopalveluiden asiantuntijaryhmä, 23.3.2021
Aika: ti 23.3.2021 klo 14-16
Paikka: Zoom
Läsnä
Ryhmän jäsenet
- Leena Byholm Leena (Luonnonvarakeskus / Jukuri)
- Merja Kallio (Vaasan yliopisto / Osuva) - puheenjohtaja
- Eetu Kejonen (Åbo akademi / Doria)
- Tapani Lehtilä (Tampereen yliopisto / Trepo)
- Minna Liikala (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos / Julkari)
- Outi Maisalmi (Väylävirasto / Doria)
- Minna Marjamaa (Laurea-ammattikorkeakoulu / Theseus)
- Mari Myllyharju (Valtioneuvoston kanslia / Valto)
- Anita Niskanen (Valtion taloudellinen tutkimuskeskus / Doria)
- Ilkka Nokelainen (LUT-yliopisto / LUTPub)
- Antti Nyqvist (Haaga-Helia ammattikorkeakoulu / Theseus)
- Erkki Nurmi (Taideyliopisto / Doria)
- Joonas Parviainen (Maanpuolustuskorkeakoulu / Doria)
- Mikko Pennanen (Turun yliopisto / UTUPub)
- Toni Raja-Hanhela (Lapin yliopisto / Lauda)
- Tiina Tolonen (Oulun ammattikorkeakoulu / Theseus)
- Tiina Tuomaala (Tilastokeskus / Doria)
Muut kutsutut
Kaija Hirvi (Valtioneuvoston kanslia / Valto)
- Sari Skonbäck (Tilastokeskus / Doria)
Kansalliskirjaston asiantuntijat
- Jyrki Ilva
- Kaija Kovanen
- Reeta Kuuskoski
- Erik Lindholm
- Anis Moubarik
- Jukka-Pekka Rajakangas
- Päivi Hahl (ent. Rosenström)
- Samu Viita
Poissa
- Katri Rintamäki (Vaasan yliopisto / Osuva)
- Emma Pietarila (Kansalliskirjasto)
- Aija Vahtola (Kansalliskirjasto)
Muistio
Kokouksen avaus
- Katri Rintamäki (Osuva) ei enää osallistu asiantuntijaryhmän toimintaan, koska hän on vaihtanut työpaikkaa.
Ilmoitusasiat
Taideyliopiston Taju-julkaisuarkisto otettiin käyttöön 9.2.2021
Palvelininfran päivitykseen liittyviä katkoja useissa julkaisuarkistopalveluissa
- Arkistoihin tehdään ohjelmistopäivityksiä. Moneen arkistoon päivitys on jo tehty, ja huomenna päivitysvuorossa on Doria. Päivityksiä jatketaan kevään ruuhkahuipun jälkeen.
- Huoltotoimenpiteiden takia arkistoon tuleva käyttökatko kestää noin puoli päivää.
Julkaisujen kieliversiointiin uusi ratkaisu Valtossa
- Samasta julkaisusta tehdyt eri kieliversiot on tallennettu arkistoon omina tietueinaan, ja ne on linkitetty toisiinsa metadatan dc.relation.languageversionof-kentän avulla.
- Yksi tietue valitaan n.k ryhmätunnukseksi, ja sen URN kirjataan k.o. metadatakenttään.
- Jos kieliversiointi on tarpeen muissa arkistoissa, sen käyttöönotto vaatii vain kentän käyttöönoton, syöttölomakkeen muokkaamisen ja ryhmätunnuksesta päättämisen.
Kansalliskirjaston palveluiden ohjausjärjestelmä uudistuu
- Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalveluiden ohjausryhmäkäytäntöjen uudistustarpeiden myötä Tiedonhallinnan ohjausryhmä keskittyy jatkossa metadata-asioihin.
- Julkaisuarkistopalveluilla ei ole jatkossa ohjausryhmää.
- Tämä saattaa korostaa asiantuntijaryhmän roolia.
FinELibin APC-projektin loppuraportti on julkaistu
- Tämä tiedoksi open access -asioista kiinnostuneille.
Ajankohtaisia kysymyksiä
Rinnakkaistallenteiden URN-tunnisteet
- Uuden URN-resolverin toteutustyö on tekeillä, ja uusi versio on testikäytössä Doriassa. Työn pitäisi valmistua lähikuukausien aikana.
- URN-tunnusten käyttämisessä on rinnakkaistallenteiden osalta kirjavuutta. Sekä NBN- että ISBN-pohjaisten URN-tunnusten käyttöön kaivattaisiin selkeämpiä käytäntöjä ja parempaa ohjeistusta. Keskustelu tästä on syytä käynnistää Kansalliskirjaston julkaisuarkistoasiakkaiden ja myös muiden julkaisuarkistoja ylläpitävien organisaatioiden kesken. Myös URN- ja DOI-tunnusten käyttöön liittyvät kysymykset olisi hyvä käydä läpi.
- Tapani Lehtilä toi esiin Tampereen tilanteen: kahden yliopiston yhdistyttyä ja alettua käyttää samaa julkaisuarkistoa (Trepo), samalla rinnakkaistallenteella on joissain tilanteissa ollut kaksi eri URN-tunnusta. Aineisto on suodatettu ja ajettu yhteen tutkimustietojärjestelmään (CRIS), ja samalla tallennuksella on kaksi URNia. Todettiin, että uudelleen haravoitaessa toinen URN lopettaa tämänhetkisen prosessien mukaan toimintansa.
- Merja Kallio kysyi, muuttuuko ISBN-perusteisten URNien käyttö. Tämä on oleellista julkaisuihin itseensä merkittävien URNien tähden. Käyttötavat eivät ole muuttumassa, mutta nykytilannetta ja käytäntöjä on syytä selkiyttää.
- Minna Marjamaa kertoi, että Theseuksen ja Justuksen integraation takia on oltu yhteydessä CSC:hen. Tavoitteena on, että CSC muuttaa Justusta tämän vuoden aikana niin, että Justuksen kautta voisi syöttää ISBN-URN-tunnuksen, joka osoittaisi alkuperäiseen julkaisuun ja olisi käytettävissä Theseukseen tallennettavassa rinnakkaistallenteessa.
Vanhentuneen tietueen merkitseminen
- Asiakaswikiin on luotu ohjesivu vanhentuneen tietueen käsittelystä.
- Vanhentuneen tietueen voi joko poistaa tai merkitä vanhentuneeksi. Merkintä on syytä tehdä sekä julkaisuun itseensä vesileimalla että metadataan dc.description.notification-kenttään.
- Käytäntö on tällä hetkellä yllä kuvattu, mutta saattaa muuttua, kun parempia keinoja löytyy. Ideat ja palaute ovat tervetulleita.
Saavutettavuus: tilannekatsaus
- Saavutettavuusselosteista puuttuvat vain Jukurin ruotsinkielinen seloste sekä vasta avatun Tajun englannin- ja ruotsinkieliset selosteversiot. Näilllä ei ole kiirettä.
- Saavutettavuuteen liittyvissä koodimuutoksissä on vielä työtä.
- Etätyöskentely hidastaa työtä.
- Julkistettavan DSpace 7 -version kehitystyössä saavutettavuus on otettu huomioon, joten se saattaa ratkaista työn alla olevia asioita. Pyritään välttämään turhaa työtä.
- Loppukäyttäjilltä ei ole tullut saavutettavuuteen liittyvää palautetta Kansalliskirjastoon eikä myöskään asiakasorganisaatioihin. Kirjastoissa on neuvottu paljon julkaisujen tekijöitä ja tallentajia saavutettavuusasioissa.
Muut asiat
Julkaisuarkistojen Plan S -yhteensopivuus
- Marraskuussa järjestettiin webinaari
- Coalition S on sittemmin täydentänyt julkaisuarkistoja koskevaa ohjeistustaan ja antanut käytännön neuvoja. Ohjeistus vastaa hyvin syksyn webinaarissa esiin tulleisiin kysymyksiin. Monista pakollisistakin vaatimuksista voidaan tässä vaiheessa joustaa käytännöllisyyden niin vaatiessa, joten vaatimukset eivät näytä julkaisuarkistonäkökulmasta mahdottomilta.
- Metadatan kanssa tekemisissä olevien kannnattaa erityisesti tutustua Coalition S:n uuteen ohjeistukseen (linkki yllä).
DSpace 7 -tilannekatsaus
- Beta-version 5 kehitystyö on valmistumassa. Työ on pitkällä, ja tilanne näyttää tällä hetkellä melko hyvältä.
- Ennen version 7.0 julkaisua on vielä testausvaihe.
- Versioiden 7.1. ja 7.2. prioriteeteistä käynnissä keskustelua
- Ensimmäisestä versiosta 7.0 jää puuttumaan paljon joitakin ominaisuuksia, jotka toteutetaan seuraavissa kahdessa versiossa.
- Ainakin version 7.1 kehitys on vielä maksullista työtä. Versio 7.1 on tarkoitus pitää melko kompaktina niin, että se sisältää vain välttämättömät toiminnallisuudet.
- Kansalliskirjasto on arvioinut tarpeelliseksi odottaa versiota 7.2 ennen versionvaihdon tekemistä. Versioon tutustuminen aloitetaan jo version 7.0 valmistuttua. Version 7 muutokset aiempiin DSpace-toteutuksiin ovat suuria, ja julkaisuarkistoihin Kansalliskirjastossa tehtyjen räätälöintien siirto uuteen alustaversioon vaatii paljon työtä.
- Päivityskierros voidaan aloittaa aikaisintaan ensi vuonna. Arkistojen päivitysjärjestystä ei ole vielä mietitty, mutta kierros aloitettaneen jostain suhteellisen helposta arkistosta, jossa ei ole paljon räätälöintejä. Päivityssykli saattaa kestää jopa vuoden, kun kaikki arkistot siirretään uuteen DSpace-versioon.
- Etätyötilanteen helpotuttua olisi mahdollista pitää tilaisuus DSpace 7 -versiosta.
Pitkäaikaissäilytyksen tilannekatsaus
- Kansalliskirjastossa on suunnitteluvaiheessa PAS-projekti vapaakappaleaineistojen saamiseksi pitkäaikaissäilytykseen. Projektiin sisältyy myös aineistojen loogisen säilyttämisen (ml. tiedostoformaattien välillä tehtävät migraatiot) suunnittelu.
- Kansalliskirjasto on järjestämässä keväällä CSC:n kanssa kokousta, jossa keskustellaan nimenomaisesti julkaisuarkistojen aineistojen pitkäaikaissäilytyksestä.
- Erik Lindholm kertoi projektin suunnittelun olevan vielä kesken, joten aikataulusta on vaikea sanoa mitään varmaa. Tarkoitus on, että ensi vuonna saadaan tehdyksi joitain säännöllisiä automatisoituja siirtoja CSC:n järjestelmään, mutta siitä ei ole tietoa, millaisesta aineistosta silloin on kyse. Kyseessä ei välttämättä ole julkaisuarkistoihin tallennettu aineisto.
Wihi
- Suunnitteilla on ottaa osassa ammattikorkeakouluja käyttöön Wihi-järjestelmä. Wihi on Eduixin tuottaman Peppi-opiskelijahallintajärjestelmän liitännäinen, joka sisältää koko opinnäyteprosessin aiheen rajauksesta ja ohjaajan valinnasta opinnäytteen julkaisemiseen.
- Järjestelmän kehitystyö on alkanut opiskelijaprojektina Haaga-Heliassa, tuolloin nimellä Konto
- Huomenna keskiviikkona järjestetään Theseus-webinaari opinnäytetyön digitalisoinnista, jossa käsitellään Wihin käyttöönottoprosessia ja Wihin DSpace-kytkentää.
- Antti Nyqvist lähettää kutsun seminaariin kokouksen osallistujille.
Asiantuntijaryhmän sähköpostipostilista
- Sähköpostilistan osoite on j-arkistot-asiantuntijat[at]helsinki.fi. Listalla on jäseninä asiantuntijaryhmän varsinaisten jäsenien lisäksi joitakin Kansalliskirjaston asiakasorganisaatioissa sekä Kansalliskirjastossa julkaisuarkistojen parissa työskenteleviä henkilöitä.
- Sähköpostilistaa saa käyttää ryhmän väliseen tiedottamiseen ja keskusteluun.
- Arkistoja koskevat Kansalliskirjastolle osoitetut kehitys- ja tukipyynnöt tulee edelleen lähettää osoitteeseen doria-oa[at]helsinki.fi.
- Reeta Kuuskoski lähettää listalle viestin, josta käy ilmi listan jäsenet.
Seuraava kokous
- Seuraava kokous on torstaina 10.6.2021 klo 12-14.
