Julkaisuarkistossa oleva julkaisu saattaa vanhentua ja sisältää esimerkiksi vanhentunutta ohjeistusta tai sellaista viranomaistietoa, joka ei enää päde. Vanhentuneen tiedon noudattaminen voi pahimmillaan aiheuttaa vaaratilanteita. Jos vanhentunutta tietoa arkistossa on, se pitäisi vähintään kyetä varmuudella tunnistamaan.
Poistaminen
Vanhentuneen julkaisun voi poistaa kokonaan, etenkin jos sen sisältämän vanhentuneen tiedon levittäminen olisi haitallista. Tällöin julkaisuun johtavat linkit eivät luonnollisesti enää toimi.
Vanhentuneeksi merkitseminen
Vesileima
Julkaisun vanhentumistieto on syytä merkitä julkaisuun itseensä ainakin etusivulle lisättävällä vesileimatekstillä. On tärkeää huomata, että moni käyttäjä löytää julkaisun hakukoneella tai esimerkiksi suoraan verkkosivulle tehdyn linkin avulla, jolloin pääsy julkaisuun ei kulje arkiston kautta. Tällöin käyttäjä ei näe lainkaan julkaisuarkistossa olevia kuvailutietoja ja mahdollista vanhentumistietoa, joten on tärkeää, että hän näkee julkaisun tilan varsinaisesta julkaisusta.
Metadata
Jos julkaisussa oleva aineisto on vanhentunut eikä julkaisua voi poistaa arkistosta, tieto vanhentumisesta on syytä merkitä vesileimauksen lisäksi myös julkaisun kuvailutietoihin. Vanhentumistiedon kuvailutietoihin merkitsemiseen käytetään dc.description.notification-kenttää. Kuvailu tehdään tavanomaiseen tapaan virkailijakäyttöliittymässä lisäämällä kenttä tietueen kuvailutietoihin.
dc.description.notification-kenttä on toistuva, eli sitä voi käyttää myös muiden metatietojen kuvailussa. Kentän sisältö nousee tietueen etusivulle, ja sen tiedot näkyvät käyttäjälle julkaisun muiden tietojen ohessa. Tieto kannattaa laittaa kentään kaikilla käyttöliittymän kielillä. Kielten merkitsemisessä tulee käyttää formaattia fi=suomeksi|sv=ruotsiksi|en=englanniksi|, jossa kielivaihtoehtojen välissä ja viimeisen kielivaihtoehdon jälkeen on putkimerkki. Kentän arvoksi voi siis kirjata esimerkiksi fi=vanhentunut|sv=utdaterad|en=obsolete| .
Esimerkki
Esimerkiksi Valto-julkaisuarkistossa vanhentuneita tietueita on merkitty näin:
- http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-00-4029-1 Tietueen dc.description.notification-kenttään on merkitty tieto vanhentumisesta. Tiedostossa on lisäksi "VANHENTUNUT"-vesileima.
- http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201504226645 Tässä ei ole merkitty kuvailutietoihin vanhentumistietoa, mutta julkaisuun on lisätty siitä kertova vesileima. Vesileiman lisäämisen jälkeen tietueen kansikuva on generoitu uudelleen, jolloin leima näkyy myös tietueen esikatselukuvassa (thumbnail).
