Aika: 23.1.2019 klo 10-12
Paikka: Verkkoyhteys https://connect.funet.fi/kk_kokous
Hangouts: https://hangouts.google.com/call/15fT77abWbcxJbuMBfj8AEEI
Osallistujat:
Nina Hyvönen, Kansalliskirjasto
Heli Kautonen, Kansalliskirjasto, sihteeri
Hanna Lahtinen, AMKIT-konsortio, puheenjohtaja
Minna Marjamaa, AMKIT-konsortio
Anis Moubarik, Kansalliskirjasto
Tiina Tolonen, AMKIT-konsortio
Samu Viita, Kansalliskirjasto
Jyrki Ilva, Kansalliskirjasto
Päivi Rosenström, Kansalliskirjasto
Tanja Vienonen, Kansalliskirjasto
1. Kokouksen avaus
2. Edellisen palaverin muistio
Edellisen palaverin muistio on julkaisuarkistojen asiakaswikissä: https://www.kiwi.fi/x/24UIBg.
3. Tiedoksi AMKIT-vuosikokouksen hyväksymä toimintasuunnitelma
Liite 1: Theseus-suunnitelma 2019
Liite 2: Theseus-visio 2019
Vuosikokous päätti myös kolmannen Theseus-asiantuntijan rekrytoinnista vuonna 2019.
Päätös
Kuvaus/lisätietoa Data Mining -hankkeesta.
4. PAS-pilotin tilanne
Keskustelu
- Asia roikkunut ilmassa pitkään ja ammattikorkeakouluista tulee paljon kyselyjä. Kirjastoverkkopäivillä 2017 esitelty alustavia suunnitelmia, mutta sen jälkeen asia jäänyt seisomaan. Jos Kansalliskirjasto ei koordinoi PAS-säilytystä, amkien pitää miettiä omien järjestelmien hankintaa. Julkaistun aineiston pitkäaikaissäilytys kuuluu KK:n tehtäviin.
- Ammattikorkeakoulut keskustelleet myös arkistolaitoksen kanssa, mutta silläkin suunnalla asia jäänyt roikkumaan. Odotettu arkistolaitokselta ohjeistusta ja erityisesti päätöstä siitä, riittääkö Theseuksen siirto PASiin ammattikorkeakoulujen pitkäaikaissäilytykseksi.
- Theseuksessa aineistot toistaiseksi tallessa ja sieltä siirrettävissä PAS:iin. Haasteena ei niinkään tekniikka, vaan ohjeistukset, sisäiset prosessit (ml. konvertointi) ja monien toimijoiden yhteisymmärryksen hakeminen. Pilotointi auttaisi vastaamaan näihin kysymyksiin.
- Kansalliskirjasto on laatimassa yhteentoimivuuspalveluissa ohjeita kuvailuun. Metatietoihin liittyviä akutteja käytännön kysymyksiä voi osoittaa Juha Hakalalle Kansalliskirjastoon,
- Olennaista hahmottaa aikataulu, milloin metatietotyötä (ml. tarkistuksia) kannattaa tehdä. Kansalliskirjasto ohjeistaa aloittamaan heti, koska työtä on paljon.
Päätös
Kansalliskirjasto kutsuu koolle kokouksen, jossa mukana KK:n vapaakappaleyksikön, KK:n julkaisuarkistoyksikön ja julkaisuarkistoasiakkaiden (ml. Theseus) edustajien kanssa.
5. Theseuksen siirtyminen uuteen syöttölomaketekniikkaan
Uusi DSpace-syöttölomake ei tule toteuttamaan kaikkia nykyisen syöttölomakkeen ominaisuuksia. Edellisessä kokouksessa sovittiin, että Kansalliskirjasto listaa mitä uudessa järjestelmässä ei voida tehdä, mitä nykyisessä järjestelmässä nyt tehdään, ja toimittaa listan AMK:ien arvioitavaksi. Listan koostamisen tilanne.
Keskustelu
- Toistettavat kentät kannattaa tarkistaa.
- Jos/kun Finto toimii asiasanoituksessa, avainsana-kenttä voidaan jättää turhana pois. Tavoitteena saada vain sanaston mukaisia asiasanoja.
- Theseuksessa käytössä Finto/YSO. Voisi olla kiinnostusta integroida Annif myös Theseukseen.
- Kirjautuminen ilman Shibboleth-attribuuttia on osoittautunut joillekin organisaatioille hyödylliseksi, mutta ongelmallinen juridisista syistä (henkilön autentikointi puuttuu). Ominaisuus ollaan poistamassa, joten kannattaa miettiä vaihtoehtoiset ratkaisut, esim. että Shibboleth-tunnukseton opiskelija tulee kirjastoon syöttämään julkaisunsa. Väliaikaisen tunnuksen luomismahdollisuutta ei pidetä hyvänä ideana.
- Ollut mietinnässä myös henkilökunnan kirjautuminen Shibboleth-attribuuteilla.
- Uudelle syöttölomakkeelle siirtyminen
- Aikataulu: Kun metadatauudistus on tehty, aloitus helmikuun toisella viikolla. (Mikäli viivästyy tästä, siirrettävä kesään tai sen yli.) Metadatauudistuksen jälkeen tehdään uuden metadatan edellyttämä käyttöliittymätyö. Sen jälkeen Tiinan ja Minnan massaeditointityö. Maaliskuun alussa siirtyminen testaamiseen. Testien jälkeen tiedotus katkoista käyttäjille.
- Mitä edellyttää? Haka-metadatan päivittymiseen varattava viikosta kahteen viikkoon, otettava huomioon aikataulussa.
- Esitetty toive, että Finnaan siirtyisi vain korkeakoulun oma julkaisusarja eikä rinnakkaistallennuksia. Asia edellyttää selvittämistä laajemmin muilta korkeakouluilta. Kansalliskirjasto työstää parhaillaan OA-aineistojen saatavuutta Finnassa, tavoitteena mahdollisimman kattava saatavuus keskitetyistä hakupalveluista. Kokoelmia voi eritellä myös virtuaalikokoelmina.
Päätökset
- Kansalliskirjasto tutkii mahdollisuutta liittää Annif Theseuksen syöttölomakkeelle/syöttöprosessiin.
- Mahdollisimman pian kokous metadatasta ja massaeditoinnin aloittamisesta, osallistujina rukkaset ja KK:n väki.
- Metadataa koskien: avainsanoja ja henkilökunnan Shibboleth-attribuuttia ei tarvita.
6. Kokoelmarakennemuutokset
Muutospalaverin muistio https://docs.google.com/document/d/1wrkbU_MTRaREXwCXflj1DZv4CtZBV8ibssk4dMsXAQ4/edit?usp=sharing
Amkien mahdolliset kommentit suunnitellusta kokoelmarakenteesta. Minna Marjamaa on toimittanut 28.11. KIRJOwebinaarin jälkeen keskustelun mukaisen määrityksen sähköpostilla Samu Viidalle, Tanja Vienoselle ja Joonas Nikkaselle.
- Miten vältetään päällekkäiset tallennukset?
- Tilannekatsaus ja miten edetään?
Keskustelu
- Kokoelmarakenne ei estä myöhemmin virtuaalikokoelmien hyödyntämistä. Edellyttää mahdollisimman monipuolista metadataa.
- Kun tehdään oppilaitosten välisiä yhteisjulkaisuja, julkaisut ovat arkistossa moneen kertaan. Rinnakkaistallennus ei asiana ongelma, esim. Virta-tietokanta. Tavoitteena rinnakkaistallentamiseen liittyvän päällekkäisen työn vähentäminen. Mahdollista rakentaa rinnakkaistallentamisille oma ratkaisu, nk. "yhteispooli". Suhteutettava Justukseen, edellyttäisi selvittämistä.
- Työ etenee nykyisen suunnitelman mukaan aikataulussa.
- CSC:ltä saatu viimeksi tilannekatsausta vuoden 2018 lopulla.
Päätökset
- Edetään yksinkertaisella kokoelmarakenteella. Selvitetään myöhemmin virtuaalikokelmien edellyttämät metadatatarpeet.
- Ei tässä vaiheessa selvitetä yhteisjulkaisujen kertatallentamista ("yhteispooli"). Ammattikorkeakoulut pyrkivät hahmottamaan kuinka iso tarve on jatkossa, kannattaako tehtävään sitoa resursseja.
- Pyydetään tilannekatsauksia CSC:ltä: Kansalliskirjasto on yhteydessä teknisissä asioissa, ammattikorkeakoulut sisällöllisissä- ja ohjeistukseen liittyvissä asioissa.
7. Metadatauudistuksen tilanne
Keskustelu
- Vanhat kentät mapattava uusiin Google drivessa, omalla välilehdellään.
- Theseus-syöttölomakkeiden suunnitelmat valmiit, auttavat mappausten tarkistuksessa.
- Olennaista, että tiedot tulevat siirretyksi massaeditorilla oikeisiin kenttiin, kenttien yksityiskohtaisia muutoksia voi tehdä jälkikäteen.
- Uuden suosituksen mukainen viiteboxi voi tuoda näkyville sellaista metadataa, joka ei haluta näkviin.
Päätös
- Minna ja Tiina tarkistavat mappaussuunnitelman.
- Otetaan viiteboxi pois käytöstä.
- Metadatasuunnittelukokous pe 25.1.2019 12-14.
8. Justus/Theseus-integraation tilanne
Keskustelu käyty pääosin edellisissä kohdissa. Kansalliskirjaston osuus teknistä, testien mukaan toimii. Olennaisinta saada metadatauudistus valmiiksi.
Päätös
- Pyydetään testitunnukset eri rooleissa, jotta kaikki (ml. Kansalliskirjaston väki) pääsee testaamaan.
9. Theseuksen graafisen ulkoasun uudistus
Submissions-sivuston uudistus, Favicon, mobiilikuvake ja some-jakokuva (FB, Twitter).
Keskustelu
- Pääosin saatu uudistuksen elementit toteutettua.
- Some-kuvakkeet kaipaisivat vielä muokkaamista.
- Tärkeää tehdä metadatauudistus ja isot asiat valmiiksi, sen jälkeen voi paremmalla ajalla tehdä nostoja ym.
10. Tietosuojaliite
Keskustelu
- Tietosuojakuvaus (eri kieliversiot) laadittu, voidaan viedä tallennuslomakkeelle
Päätökset
- Kansalliskirjasto tarkistaa Theseuksen tietosuojaliitteen suhteessa muihin tulevina viikkoina päivitettäviin.
- Kansalliskirjasto toimittaa palvelusopimukseen liittyvän tietosuojaliitteen.
11. Palaute Theseuksen 10-vuotisseminaarista
Hyvä tilaisuus, kiitoksen puolin ja toisin.
12. Muuta ajankohtaista
Tiedoksi: Heli Kautonen siirtyy toisen työnantajan palvelukseen helmikuun lopussa. Kansalliskirjasto hakee avautuvaan tehtävään mahdollisimman pian uuden päällikön.
Amkit-konsortio päättänyt lisätä Theseuksen resursseja, tavoitteena turvata Theseus-kehittämistyö ja jatkuvuus. Kolmas osa-aikainen "rukkanen" haussa.
Open Science -konferenssiin hyväksytty Minnan ja Tiinan esitys Theseuksen uudistamisesta. Huikeaa! Jatkossa esityksiä yhteistyössä.
Päätös
Seuraava kokous pidtään toukokuussa. Hanna lähettää doodle-kyselyn.
