Linkit Asterin toimijakuvailuun

Melindan bibliografiset tietueet ja Asterin nimitietokannan toimijakuvailutietueet (auktoriteettitietueet) linkitetään toisiinsa Asteri-tunnisteiden perusteella.

Miten linkkaus on tehty

Nykyinen linkkaus on toteutettu Fennican auktorisoitujen muotojen perusteella - ne Melindan bibliografiset tietueet, joita vastaavissa Fennica-tietueissa on auktoriteettitietueen ohjeellinen nimimuoto, on linkattu Asterin toimijakuvailuihin. Migraatioajo, jossa linkitykset tuotetaaan ajettiin syksyllä 2017.

Uusissa (ja päivitettävissä) tietueissa kuvailija poimii toimijatietueen Asteri-tunnisteen nimimuodon mukana niille toimijoille, joille löytyy Asterista tietue.

Mitä hyötyä linkkauksesta on

• Linkkinä käytetty Asteri-tunniste tekee Fennican auktorisoimista nimimuodoista yksiselitteisiä, riippumatta siitä, onko samaa nimeä käytetty jostain muusta lähteestä tulleessa tietueessa auktorisoimattomana. 
• Linkatut bibliografiset tietueet voidaan päivittää toimijakuvailutietueen muuttuessa automaattisesti
• Hakuindeksit voidaan rikastaa myös toimijatietueiden viittausmuodoilla (ensin Melindassa, mahdollisesti myöhemmin myös Finnassa).

Miten linkkaus näkyy tietueissa

Melinda-tietueet

Melindan tietueissa linkitys näkyy toimijakirjauskenttien linkkiosakenttänä $0, jossa on (FIN11)-alkuinen Asterin nimitietokannan tietuetunniste. Asteri-tunnisteita käytetään kentissä 100, 110, 111, 700, 710, 711, 600, 610, 611.  Toistaiseksi linkkaukset Asteriin koskevat vain toimijakuvailuja. Teos- tai manifestaatiokuvailuja Asterissa ei ole, ja asiasanat ovat riittävän yksiselitteisiä linkkautuakseen myös ilman linkkikenttää.

Niissä tapauksissa, joissa bibliografisen tietueen linkattu kenttä on tekijä-nimeke -lisäkirjauskenttä, linkki koskee tekijän osuutta kirjauksesta.

Asteri-tietueet

Jotta linkkiosakenttä $0 poimiutuisi Alephin luettelointiohjelmalla oikein Melinda-tietueisiin, se on lisätty myös Asterin auktoriteettitietueiden 1XX -kenttiin, vaikka MARC 21 -formaatissa ei normaalisti käytetä linkkiosakenttää $0 auktoriteettitietueiden 1XX -kentissä.

Myös Katso myös- viittausmuotojen 5XX-kentät sisältävät myös linkkiosakentän $0.

Auktoriteettikantojen väliset 7XX-linkkikentät voivat myös sisältää linkkiosakenttä $0:n.

Linkkiosakenttä $0:n sisältö

Linkki Asterin nimitietokantaan on Alephissa muotoa (FIN11)<asteri-tietueen-tietuenumero>. Paikalliskannoissa ja muuten Alephin ulkopuolella on käytössä standardinmukainen, Asterin nimitietokannan ISIL-tunnuksella alkava muoto (FI-ASTERI-N)<asteri-tietueen-tietuenumero>. Melinda-tietueita poimittaessa (FIN11) prefiksi päivittyy automaattisesti muotoon (FI-ASTERI-N) ja tietueita Melindaan tallentaessa tapahtuu toisinpäin.

Ohjeet käytännön kuvailutyöhön

Anna linkkiosakenttien olla paikoillaan Melindassa. Suosittelemme niiden sallimista myös omassa paikalliskannassa.

Nimimuotojen ja toimijakuvailulinkkien poiminta Asterista Melinda-tietueisiin

Nimimuotojen ja toimijakuvailulinkkien poiminta Asterista toimii edelleen kuten ennenkin, kts. Alephin otsikkomuotohaut. Asteri-ID:n sisältävä linkkiosakenttä $0 siirtyy nimimuodon mukana, jos auktoriteettitietueesta valitaan ohjeellinen nimimuoto.

Nimimuotojen poiminta osaa säilyttää bibliografisen tietueen kentän osakentistä ne, jotka eivät ole osa auktorisoitua nimimuotoa (eli mm. tekijäfunktio-osakentän $e.) Kannattaa kuitenkin huomata, että joissain tapauksissa kentän aikaisemmat tiedot saattavat aiheuttaa sen, että linkkiosakenttä $0 poimiutuu väärään kohtaan kenttää, esim. tekijäfunktio-osakentän edelle.

Jos osakentät $e ja $0 haluaa oikeaan järjestykseen, voi tehdä jonkin seuraavista toimenpiteistä:

• Jos Asteri-poiminnan tekee ennen $e-osakentän lisäämistä, voi $e-osakentän lisätä haluamaansa kohtaan kenttää.
• Jos työprosessiin sopii paremmin $e-osakentän lisääminen ennen Asteri-poimintaa, voi Alephin pakottaa laittamaan osakentät oikeaan järjestykseen lisäämällä $e-osakentän jälkeen vielä (tyhjän) $0-osakentän.
• Väärään kohtaan joutuneen osakentän voi siirtää leikkaamalla sen *Edit Text* > *Cut Subfield(s)* -toiminnolla (löytyy myös *Shift+Oikea hiirennappi* > *Cut Subfield(s)*) ja liimamalla takaisin oikeaan paikkaan *Edit Text* > *Paste Subfield(s)* -toiminnolla. (Löytyy myös *Shift+Oikea hiirennappi* > *Paste Subfield(s)* tai oletuspikanäppäinkomennosta *Alt-s*).

Migraation ja Alephin uudelleenindeksoinnin valmistuttua myös Asterin nimitietokannasta (fin11) valittu viittausmuoto poimiutuu tietueeseen ohjeellisessa muodossa. Lisäksi otsikkomuotopoiminnan *View Docs* -valinta tulee näyttämään ne Melinda-tietueet, jotka ovat linkattuina toimijatietueeseen.

(Huom: #Docs -sarakkeessa on nimimuotoja Asterista poimittaessa aina luku 1 - tämä lukumäärä on niiden Asteri-tietueiden määrä, joissa nimimuoto esiintyy. Linkattujen bibliografisten tietueiden määrää ei tässä listassa ole näkyvillä.)

Caretaker päivittää linkatut nimimuodot automaattisesti

Melindassa ja Asterissa pyörii taustalla Caretakeriksi nimetty ohjelmisto, joka ylläpitää ohjeellisia nimimuotoja toimijakuvailutietueisiin linkatuissa bibliografisissa tietueissa ja toisissa toimijakuvailutietueissa. 

• kun ohjeellista nimimuotoa päivitetään toimijakuvailutietueessa, Caretaker päivittää sen kaikkiin kyseiseen toimijakuvailutietueeseen linkattuihin tietueisiin (sekä bibliografisiin, että muihin toimijakuvailutietueisiin)
• kun bibliografinen tietue tallennetaan Melindassa, Caretaker tarkistaa linkattujen kenttien nimimuodot, ja korjaa ne auktoriteettitietueen mukaisiksi, jos tähän on tarvetta
• 
  
  • huom: Koska Alephin luettelointiohjelma ei seuraa auki olevan tietueen muutoksia tietokannassa, Caretakerin tekemä muutospäivitys estää tietueen uudelleentallentamisen Alephin luettelointiohjelmasta, kunnes tietue on suljettu ja avattu uudelleen
  • Jos näin on käynyt, saat tallennusta yrittäessäsi virheilmoituksen: 

• • Jos olet tehnyt tietueeseen edellisen tallennuksesi jälkeen vain pieniä muutoksia (jotka on helppo tehdä uudelleen) sulje tietue, avaa se uudelleen (Caretakerin päivittämässä asussa) ja tee muutokset uudelleen
  • Jos olet tehnyt tietueeseen edellisen tallennuksesi jälkeen massiivisia muutoksia (tai muutoksia joita et muista) voit kopioida työn alla olevan tietueen talteen uudeksi tietueeksi *Duplicate Record* -komennolla, ja tämän jälkeen sulkea alkuperäisen tietueen ja avata sen uudelleen (Caretakerin päivittämässä asussa), ja vertailla sitä talteen kopioimaasi "uuteen" tietueeseen muutosten tekemistä varten.

Caretakerin tekemien muutosten replikoituminen 

• ne paikalliskannat, jotka vastaanottavat kaikki Melindassa tehdyt päivitykset, saavat Caretakerin tekemät päivitykset automaattisesti
  
  
• auktoriteettitietueet (sekä kuvailijoiden, että Caretakerin päivittämät) replikoituvat niihin paikalliskantoihin joihin ne replikoituvat normaalien replikointisääntöjen mukaan
  
  
• bibliografisten tietueiden replikoinnissa on mahdollista ottaa käyttöön muutos, joka replikoi Caretakerin tekemät toimijanimimuotojen muutokset (ja ainoastaan ne) paikalliskantaan niiden toimijakenttien osalta, joissa paikalliskannassa on Asteri-ID:llä varustettu linkkiosakenttä $0
  
  
  • Fennican tietueet päivitetään migraatioajon aikana Fennican paikalliskannassa sisältämään linkkiosakenttä
  • muihin paikalliskantoihin linkkejä valuu vähitellen, kun Melindassa linkattuja tietueita replikoituu paikalliskantoihin muiden päivitysten jälkeen (migraatioajon tekemiä päivitykset eivät replikoidu)
    • mahdollisuuksia lisätä linkkejä myös muihin paikalliskantoihin migraatioajona voidaan tarvittaessa selvittää
  • käyttöönottoa varten ottakaa yhteyttä Melinda-tukeen (melinda-posti (at) helsinki.fi)

Migraation jälkeen valmistuvia Melinda-toiminnallisuuksia

Migraatioajon valmistuttua myöhemmin syksyllä 2017 Melinda ja Asteri indeksoidaan uudelleen. Tämän jälkeen käytettävissä ovat myös seuraavat toiminnot:

Toimijakuvailu- ja asiasanalinkit selaushakuindeksissä

• Melindan selaushakuindeksistä pääsee toimijakuvailuun linkattujen nimimuotojen kohdalta tarkastelemaan myös toimijakuvailutietuetta

Viittausmuodot selaushakuindekesissä

• Kun bibliografisen tietueen toimijakirjauskentässä on linkki toimijakuvailutietueeseen, Aleph päivittää tietuetta indeksoidessaan selaushakuindeksiin automaattisesti myös auktoriteettitietueesta löytyvät viittausmuodot.
• Toimijakuvailutietueen päivittyessä Aleph päivittää myös Melindan indeksin vastaavasti

Viittausmuodot sanahakuindekseissä

• Kun bibliografisen tietueen toimijakirjauskentässä on linkki toimijakuvailutietueeseen, Aleph päivittää tietuetta indeksoidessaan sanahakuindekseihin myös auktoriteettitietueen viittausmuodot.
• Toimijakuvailutietueen päivittyessä Aleph päivittää myös Melindan indeksin vastaavasti