Liittymisprosessi
Osapuolet
Onnistunut liittyminen edellyttää sujuvaa yhteistyötä usean eri vastuutahon välillä. Mukana prosessissa voi olla tapauksesta riippuen hieman eri määrä toimijoita: kirjasto, Kansalliskirjasto ja järjestelmätoimittaja.
Valmistautuminen
Yleisten kirjastojen Melindaan liittymisprosessi on monivaiheinen. Melindaan liittymisprosessi on kuvattu vaiheittain sivulla Liittymismallit.
ISBD ja RDA-konversiot
Melindassa noudatetaan RDA-kuvailusääntöjä, joten liittyvän kirjaston tietokanta on konvertoitava RDA-säännöstön mukaiseksi ennen kuin aineistoa voidaan poimia metatietovarantoon.
Konversion tekemiseen voi hyödyntää Kansalliskirjaston tekemää konversio-ohjelmaa (katso Internet-sivu RDA-konversiot), jota voi täydentää paikalliskannan tarvitsemien erityispiirteiden mukaiseksi.
Aurora-kirjastoissa tehdään ISBD- ja RDA-konversiot samanaikaisesti paikallistietokantaan. Tämän konversion tekeminen ei aiheuta katkoksia tietokannan käyttöön eikä edellytä kirjaston sulkemista. Konversion tarkastamiseen menee muutama viikko.
YSAsta ja Allärsista YSOon -konversio
Jos tietokantaan ei ole vielä tehty YSA2YSO-konversiota, myös se on tehtävä ennen aineiston haravointia. Konversiosta saa lisätietoja sivulta YSAsta ja Allärsista YSOon siirtymä. Kevyessä liittymismallissa konversiota ei ole pakko tehdä ennen mukaantuloa.
Poimittavan aineiston määrittely
Kirjastot määrittelevät itse, mitä tietueita ei tuoda Melindaan. Kansalliskirjasto tarvitsee rajauksien tekemistä varten tiedon pois jätettävistä tietueista. Tietueita voidaan rajata pois esimerkiksi MARC 21 -koodin, ID-tunnuksien tai johonkin 59X-kenttään tehdyn määrämuotoinen huomautuksen perusteella.
Melindaan tuotava aineisto
Kaikenlaisia tietueita voidaan tuoda Melindaan: kaikkia aineistotyyppejä ja osakohdetietueita. Paikallis- ja erikoiskokoelmien tietueet ovat erityisen tervetulleita Melindaan!
Pois jätetään yleensä paikalliskäyttöisten esineiden, kuten sateenvarjojen ja porakoneiden, tietueet, katso myös Melindaan kuvailtava aineisto.
Tietokannan siivous
Mitä siivota?
Omaan tietokannan siivoaminen on liittymisprosessin työläin vaihe. Virheitä voidaan metsästää useilla eri tavoilla:
- Tutkimalla systemaattisesti oman tietokannan virheitä
- PIKI-kirjastoissa siivoustyötä pohjustettiin teettämällä siivoustarpeita kartoittanut raportti tietokannasta (Piki-tietokannan siivousmenetelmät).
- Aurora-kirjastojärjestelmän 'Listaus luettelointivirhetyypeistä' -raportin avulla
- Melindan kirjastojärjestelmän tietuetarkistimen tuottamat virheraportit:
- jos liittyvän kirjaston vanhoja tietueita tuodaan Melindaan, niin tietueiden virheitä voidaan tutkia myös koeharavoinneista saatavien virheraporttien avulla
Periaatteena dataan tehtävissä korjauksissa on se, että korjauksia tehdään tärkeysjärjestyksessä sen verran kuin mahdollista. Tavoitteena on varmistaa, että Melindaan vietävät tietueet löytävät vastintietueensa (tuplatietueiden välttäminen) ja että tietueet ovat löydettävissä (hakuelementit ovat kunnossa). Näistä joitain esimerkkejä löytyy kohdasta Liittymisen edellytyksiä. Kosmeettista haittaa aiheuttavat virheet ovat toissijaisia, mutta nekin on toki hyvä korjata siinä määrin kuin resurssit antavat myöten.
Miten siivota?
Tietokannan siivous on iteratiivinen prosessi. Työlle on syytä varata reilusti aikaa ja se kannattaa aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Korjauksia voidaan tehdä sekä joukkomuutoksin että käsin. PIKI-kannassa massakorjauksia tehtiin Aurora-kirjastojärjestelmän joukkomuutostyökalulla sekä ISBD/RDA-konversion korjausten yhteydessä. Systemaattisia virheitä voidaan korjata myös järjestelmätoimittajalta tilatuilla ajoilla.
Aineistonsiirron katselmointivaiheessa tietueille ajetaan monenlaisia tarkistuksia, joiden tuottamat virhelistaukset auttavat korjaustyössä. Lisäksi osa systemaattisista virheistä voidaan korjata Kansalliskirjaston työkaluilla Melindaan tuotaville tietueille ilman, että muutoksia tehdään paikalliskantaan.
Miten organisoida siivoustyö?
PIKI-kimpassa siivoustyö organisoitiin Melinda-projektin aloituspalaverissa. Virhelistauksia jaeltiin kaikkien kimpan kuntien kuvailijoille Google Drive -palvelussa; myös tehdyt korjaukset kuitattiin samaan dokumenttiin.
Listaus PIKI-kimpan tekemistä siivoustoimenpiteistä.
No valid Data Center license found
Please go to Atlassian Marketplace to purchase or evaluate Refined Toolkit for Confluence Data Center.Please read this document to get more information about the newly released Data Center version.
Melinda-käyttöönottoprojekti
Projektin kesto riippuu siitä, millaisella liittymismallilla päätetään lähteä mukaan yhteistyöhön: tuodaanko koko tietokanta Melindaan (Iso räätäli), vain osia paikalliskannasta (Pikku räätäli) vai tullaanko mukaan ainoastaan uudella aineistolla (Kevyt malli).
Iso räätäli -liittymismalli Aurora-kirjastoilla kestää yleensä runsaan vuoden, kevyt liittymismalli vajaan vuoden. Projektin pituuteen vaikuttavat tietokantaan tehtävät korjaukset, konversiot ja muut esityöt.
MikroMarc-kirjastojärjestelmään ei ole vielä rakennettu integraatiota Melindaa varten, selvittelytyöt aloitetaan lähivuosina.
Projektiryhmään kuuluu edustajat seuraavista ryhmistä:
- kirjastosta esimerkiksi kuvailun asiantuntijat, kirjastojärjestelmän pääkäyttäjät, verkkopäällikkö, noin 3-5 henkilöä
- kirjastojärjestelmän toimittajan edustus, kuten esimerkiksi Axiellin edustajat
- Kansalliskirjaston edustajina koordinaattori, tekniset asiantuntijat ja kehittämispäällikkö
Tietueiden siirto Melinda-tietokantaan. Ote Henri Mäkilän esityksestä