Sähköisten opinnäytteiden arkistointiohje korkeakouluille

Luonnos 23.11.2017

Johdanto

Mitä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen pitää tehdä opinnäytteiden sähköisen arkistoinnin eteen - ja mistä niiden ei tarvitse huolehtia? Tämä ohje pyrkii vastaamaan näihin kysymyksiin. Ohjeistuksen taustalla ovat Arkistolaitoksen (1.1.2017 alkaen Kansallisarkiston) päätökset

• Päätös 16.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014) ammattikorkeakoulujen ja ammatillisten oppilaitosten opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä
• Päätös 29.9.2016 (AL/11085/07.01.01.03.02/2016) yliopistojen opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä sähköisessä muodossa

ja päätösten soveltamisesta  syntynyt keskustelu. Ohjetta on työstänyt Tiedonhallinnan ohjausryhmän keväällä 2017 nimittämä työryhmä ja siihen liittyviä aiheita käsiteltiin lokakuussa 2017 Kirjastoverkkopäivillä opinnäytteiden arkistointia käsittelevässä työpajassa.

1 Kansallisarkiston päätökset

1.1 Päätös yliopistojen opinnäytteistä 29.9.2016

Lainaus päätöksestä: ”Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 ja 11 §:n nojalla pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa yliopistojen (558/2009) sekä Maanpuolustuskorkeakoulun (402/1974 sekä 668/1992) ylempään korkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat. Pysyvään säilytykseen määrätyt yliopistojen korkeakoulututkintoihin liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa siitä lähtien kun niitä on sähköisessä muodossa. Pysyvään säilytykseen määrätyt, yksinomaan paperimuodossa olevat lopputyönä laaditut opinnäytetyöt voidaan säilyttää pysyvästi paperimuodossa, ellei yliopisto digitoi niitä sähköiseen muotoon. Opinnäytetöiden metatiedot tulee säilyttää xml-rakenteessa. Opinnäytetyöt tulee säilyttää pysyvästi PDF/A-muodossa. Opinnäytetöiden liiteaineistoille suositellaan seuraavia pitkäaikaissäilytykseen sopivia tiedostomuotoja:---”

1.2 Päätös ammattikorkeakoulujen opinnäytteistä 16.9.2014

Lainaus päätöksestä: "--- Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 §:n nojalla pysyvään säilytykseen ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat, opinnäytetöiksi (352/2003 § 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset. Ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, muut kuin lopputyönä laadittavat opinnäytetöiksi (352/2003 § 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset ovat määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Pysyvään säilytykseen määrätyt ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa siitä lähtien kun niitä on sähköisessä muodossa. Pysyvään säilytykseen määrätyt yksinomaan paperimuodossa olevat ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt voidaan säilyttää pysyvästi paperimuodossa, ellei ammattikorkeakoulu digitoi niitä sähköiseen muotoon. ---"

Huom. Ammattikorkeakoululaki on muuttunut.  Nykyisin on voimassa laki ammattikorkeakouluista (932/2014) ja lisäksi asetus ammattikorkeakouluista (1129/2014). PAS-siirroissa sovellettavien tiedostomuotojen osalta ks. luku 3.

2 Päätösten keskeinen sisältö ja nykyinen soveltaminen:

Kansallisarkiston päätösten olennainen sisältö on siinä, että opinnäytteet ovat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Kansallisarkiston päätöksissä pysyvä säilyttäminen tarkoittaa tietojen säilyttämistä vähintään satojen vuosien ajan. Päätös ei kerro, miten ja millä tavoin pysyvä säilyttäminen toteutetaan. Tarkempia ohjeita annetaan tällä sivustolla.

Julkaisuarkistoihin tallennettujen opinnäytteiden siirto PAS-palveluun on ratkaisu, joka toteuttaa julkaistujen opinnäytteiden ja niiden metatietojen pysyvän säilyttämisen sähköisessä muodossa Kansallisarkiston päätösten tarkoittamalla tavalla.

Pysyvästi säilytettävän tiedon elinkaari alkaa opinnäytteiden tallentamisesta operatiivisiin tietojärjestelmiin (esim. julkaisuarkistot), mahdollisiin operatiivisiin säilytysjärjestelmiin ja pitkäaikaissäilytyksen palveluihin. Suomessa pitkäaikaissäilytyksen toteuttamiseksi luodaan keskitettyä ratkaisua, jota otetaan käyttöön vaiheittain.

Kansallisarkiston päätöksissä ei oteta kantaa siihen, kuinka pitkiä aikoja ammattikorkeakoulut/yliopistot säilyttävät opinnäytteitä omissa tietojärjestelmissään ja missä vaiheessa opinnäytteitä siirretään kansalliseen pitkäaikaissäilytyksen järjestelmään.

3 Tiedostomuodot

Tiedostomuotojen osalta sovelletaan KDK-PAS määrityksiä - säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot: http://www.kdk.fi/fi/pitkaaikaissailytys/maeaerittely-ja-dokumentit/5-suomi/pitkaeaikaissaeilytys/141-kdkn-saeilytys-ja-siirtokelpoiset-tiedostomuodot

Esimerkiksi PDF on siirtokelpoinen tiedostomuoto, mutta PDF/A säilytyskelpoinen. Tämä tarkoittaa sitä, että jos aineisto lähetetään PAS-palveluun PDF-muodossa, se lähtökohtaisesti muunnetaan säilytystä varten PDF/A-muotoon. PDF-tiedoston validoinnin, muunnoksen PDF/A:ksi ja sisällön säilyvyyden onnistuminen riippuu kuitenkin siitä, kuinka PDF-tiedosto on muodostettu! PDF/A ei myöskään tue kaikkai PDF:n ominaisuuksia. Suositeltavaa olisikin, että tiedostot tallennettaisiin jo julkaisuarkistoihin säilytyskelpoisissa tiedostoformaateissa, esim. PDF/A.

3.1 Tiedostomuotojen konvertointi ja validointi

Vuoden 2017 lopussa, ennen varsinaisten PAS-siirtojen alkamista testataan erilaisten PDF-tiedostojen PDF/A-muunnosten onnistumista PAS-palvelussa mm. Kansalliskirjaston ja CSC:n yhteistyönä. On mahdollista, että osa julkaisuarkistojen PDF-tiedostoista ei konvertoidu kivuttomasti ja häviöttömästi PDF/A-tiedostoiksi.

Ohjeeseen lisätään PDF/A-julkaisemiseen ja -konvertointiin liittyviä, kokemusten perusteella suositeltavia menetelmiä ja työkaluja, esimerkiksi:

• https://docupub.com/pdfconvert/ (työkalu yksittäisten PDF-tiedostojen muuntamiseksi PDF/A-muotoon. Työkalun käytöstä ei vielä kerätty kokemuksia.)
• http://verapdf.org/ (Työkalu PDF/A-tiedostojen validointiin, käytetty ja testattu useassa organisaatiossa.)
• MUITA?

4 Verkossa avoimesti julkaistut opinnäytteet

Vuosien 2014 ja 2016 päätöksissä ei otettu kantaa pitkäaikaissäilytyksen toteuttamiseen. Tällä hetkellä suurin osa opinnäytteistä hallinnoidaan erilaisissa julkaisuarkistoissa (AMK-sektorilla Theseus, yliopistoilla muita julkaisuarkistoja).

Syksyllä 2017 Kansalliskirjasto sai OKM:ltä lisää tallennustilaa CSC:n PAS-palvelusta, mikä mahdollistaa mm. Kulttuuriaineistolain nojalla kerättyjen julkaisuarkistoaineistojen lähettämisen Kansalliskirjaston toimesta pitkäaikaissäilytykseen. PAS-siirrot käynnistyvät 2017/2018 aiemmin kerätyillä aineistoilla. Kaikkien jo kertyneiden aineistojen paketointi ja siirto vie kuitenkin aikaa. Aineistoissa voi tulla vastaan odottamattomia ongelmia, mm. virheellisiä tiedostoja, joiden validointi ei ainakaan heti onnistu. Näiden selvittely voi viedä aikaa.

4.1 Metatiedot ja pysyvät tunnisteet

Metatiedoissa suositellaan noudatettavan Kansalliskirjaston ylläpitämää Metadatasuositusta julkaisuarkistojen tekstiaineistolle.

Julkaisuisuarkistoissa julkaistuissa aineistoissa suositellaan käytettäväksi myös pysyviä tunnisteita. URN-tunnus on verkkojulkaisun ainutkertainen ja pysyvä tunniste. Suomessa Kansalliskirjasto tarjoaa palveluna keskitetyn URN-tunnusrekisterin ja resolvointipalvelun. Kansalliskirjaston URN-palvelu käy haravoimassa URN/URL-parien tiedot esimerkiksi julkaisuarkistojen metatiedoista. Ohjeita ja lisätietoa URN-asiakaswikissä. URN-tunnuksia hyödynnetään myös pitkäaikaissäilytyksessä: niiden perusteella voidaan esimerkiksi muodostaa säilytyspakettien tunnisteet, selvittää onko joku tietty aineisto säilytyksessä ja myöhemmin tarvittaessa yhdistää PAS-palvelusta tuotu julkaisu sen kattavampiin kuvailutietoihin.

4.2 Rajaukset ja mitä tulee huomioida

Sähköisten opinnäytteiden arkistointi Kansalliskirjaston toimesta edellyttää seuraavia asiota:

• Opinnäytteet on julkaistu avoimessa julkaisuarkistossa, sieltä haravoitavissa (avoimet OAI-PMH -rajapinnat) ja tiedostot ovat sellaisenaan vähintään PAS-siirtokelpoisia, mieluiten myös suoraan säilytyskelpoisia (PDF→PDF/A -muunnoksen onnistumista ei voida aina taata, mutta asiaa testataan).
• Opinnäyte on riittävän pitkän ajan julkaisuarkistossa esillä, jotta se ehditään haravoida
• Jos opinnäytteeseen tulee muutoksia tai se poistetaan julkaisuarkistosta, korkeakoulun on hyvä varmistaa, että opinnäyte (lopullinen versio) on kuitenkin arkistoitunut. Kansalliskirjaston pitkäaikaissäilytykseen lähettämistä aineistoista pyritään saamaan lokitiedot mm. julkaisuarkistojen ylläpitäjien ja asiakasorganisaatioiden saataville.
• Julkaisuarkistoon opinnäytteitä ja muuta sisältöä tallentava korkeakoulu vastaa julkaisujen sisällöstä
• Opinnäytejulkaisun metatiedoissa on riittävät perustiedot (tekijä, ajankohta, korkeakoulu), joiden avulla esim. tutkintoon/opiskelijaan liittyvät muut arkistoitavat tiedot voidaan löytää muista tietojärjestelmistä. Tarvittaessa julkaisuarkistoissa olevia metatietoja voidaan kehittää, ottaa käyttöön eri tietojärjestelmissä ja arkistoissa olevat tiedot yhdistävä tunniste tms.

Jos nämä ehdot täyttyvät, voidaan yleensä olettaa, että opinnäytteiden arkistointi ja pitkäaikaissäilytys tulee hoitumaan Kansalliskirjaston kautta CSC:n PAS-palvelussa.

Muita huomioitavia asioita:

• Opinnäytteeseen/tutkintoon liittyvät tiedot voidaan tallentaa muualle, mutta ne olisi hyvä pystyä linkittämään esim. tunnisteen avulla varsinaiseen opinnäytetyöhön
• Dublin Core -metatietojen käytössä on ollut eroja eri julkaisuarkistoissa ja esim. OAI-PMH-haravointi ei tuo täydellisiä metatietoja (dc.contributor-tarkenteet saattavat puuttua yms.). Metatietojen myöhempiä muutoksia ei välttämättä lisätä aiemmin pitkäaikaissäilytykseen lähetettyihin PAS-paketteihin, mutta lopulliset tai täydelliset metatiedot ja julkaisu voidaan tarvittaessa yhdistää myöhemmin esimerkiksi pysyvän tunnisteen (URN) avulla.

4.3 Arkistoinnin kattavuuden varmistaminen

Alustava suunnitelma on, että Kansaliskirjasto haravoi avoimet julkaisuarkistot omalle erilliselle DSpace-instanssille, joka ei näy avoimesti verkossa. Julkaisuarkistojen haravointi ei välttämättä tapahtuisi kovin usein, jos voidaan olettaa julkaisujen (erityisesti opinnäytteiden) pysyvän niissä suhteellisen pitkään muuttumattomina.

Arkistoinnin kattavuuden kannalta olisi hyvä miettiä:

• Kuinka pitkään opinnäytteitä säilytetään julkaisuarkistoissa? (Pysyvästi vai määräajan?)
• Miten menetellään julkaisuarkistoista poistettavien opinnäytteiden kanssa? (Kerran verkossa julkaistu opinnäyte voidaan lähtökohtaisesti tarjota asiakaskäyttöön vapaakappaletyöasemilla ja lähettää pitkäaikaissäilytykseen)

Opinnäytteiden arkistointivastuu on viime kädessä korkeakoululla. Suunnitelmissa on, että arkistoitumisen PAS-palvelussa voisi myöhemmin tarkistaa esimerkiksi julkisten lokitiedostojen avulla, joista selviäisi milloin aineisto on saatu (haravoitu) pitkäaikaissäilytettäväksi ja milloin se on hyväksytty PAS-säilytyspaketiksi. Lokitiedostoissa voitaisiin hyödyntää tietoa yksittäisten lähetettyjen siirtopakettien tunnisteista (tunnisteet muodostetaan lähtökohtaisesti URNin tai muun pysyvän tunnisteen pohjalta) ja aikaleimoja (haravointiaika, lähetetty/vastanotettu PAS-palveluun). Tämän tarkistuspalvelun toteuttamisesta ei ole kuitenkaan vielä sovittu CSC:n/Kansalliskirjaston kanssa.

4.4 Pitkäaikaissaatavuus

Opinnäytteiden arkistointi PAS-palvelussa ei suoraan ratkaise niiden (varsinkaan) avointa pitkäaikaissaatavuutta, johon liittyy erillisiä kysymyksiä:

5 Kandidaatintutkielmat ja väitöskirjat

Työpajassa nousi esille myös kysymys kandidaatintutkielmien pysyvästä säilyttämisestä. Täydennetään.

6 Opinnäytteet, joita ei julkaista verkossa

Syitä siihen, että opinnäytettä ei julkaista verkossa:

• Opinnäyte on salassa pidettävä/turvaluokiteltu.
• Julkaisulle ei ole tekijän suostumusta
• Opinnäyte ei sovellu julkaistavaksi. Taidealojen opinnäytteissä ei ole aina ollut lainkaan tekstiosuutta ja mahdollinen kirjallinen osuuskaan ei välttämättä kuvaa opinnäyttettä tyhjentävästi.
• Lähtökohtana on, että yliopistot ja ammattikorkeakoulut voisivat hyödyntää ei-julkaistujen opinnäytteiden hallinnassa mahdollisimman paljon niitä tietojärjestelmiä, joita organisaatioissa on tällä hetkellä.
  
  

6.1 Julkaisemattomien opinnäytteiden arkistointi

Salassa pidettävien asiakirjojen osalta noudatetaan organisaatiokohtaisia ohjeita. Yliopisto tai ammattikorkeakoulu voi arvioida, mitkä organisaation käytössä olevista tietojärjestelmistä soveltuvat parhaiten julkaisematta jäävien opinnäytteiden operatiiviseen säilyttämiseen.

6.2 Korkeakouluissa erilaisia arkistointiratkaisuja

Yliopistoilla ja ammattikorkeakouluilla voi olla käytössään erilaisia säilytysjärjestelmiä, joita voidaan hyödyntää sekä opinnäytteiden että muiden pitkään tai pysyvästi säilytettävien tietoaineistojen tallentamiseen.  On hyvä arvioida erilaisten tiedonhallinnan kokonaisratkaisujen soveltuvuutta julkaisematta jäävien opinnäytteiden säilyttämisessä, ennen kuin ko. opinnäytteet siirretään kansallisen pitkäaikaissäilytysjärjestelmään jossain myöhemmässä vaiheessa.

Tässä ohjeessa ei voida antaa yhtä yksiselitteistä suositusta siitä, miten . Olennaista on arvioida opinnäytteitä osana muiden pysyvästi säilytettävien tietovarantojen hallintaa

Tiedon elinkaaren aikana on tärkeää kiinnittää huomiota, että digitaalisesti säilytettävien opinnäytteiden käytettävyys, luotettavuus ja todistusvoimaisuus säilyvät niiden koko elinkaaren ajan.  

Tiedon mahdollisten käyttörajoitusten hallinta on osa näitä vaatimuksia.

Esimerkiksi erilaisissa asiankäsittelyjärjestelmissä on toiminnallisuuksia yllä mainittujen  vaatimusten toteuttamiseksi. Riittävät toiminnallisuudet opinnäytteiden säilyttämisen vaatimusten täyttämiseksi voi olla myös muissa tietojärjestelmissä.

Erilaisista säilytysjärjestelmistä tulisi olla mahdollista toteuttaa siirtoja kansalliseen pitkäaikaissäilytysjärjestelmään (PAS). Tietojen siirrossa tietojärjestelmistä toiseen on tärkeää varmistua siirrettävien tietokokonaisuuksien eheydestä. Siirtoihin liittyvät ohjeet liittyvät pitkäaikaissäilytyspalveluiden myöhempään kehittämiseen.

Tällä hetkellä digitaalisten opinnäytteiden ja niiden metatietojen hallinta on tyypillisesti toteutettu erilaisissa julkaisuarkistossa.

6.3 Arkistointiratkaisuja

Eri korkeakoulujen käytäntöjä / tapoja / arkistointiratkaisuja

7 Ohjeistuksen sisällöstä

Tämän ohjeistuksen sisältöä päivitetään yliopistoilta ja ammattikorkeakouluilta saatujen kommenttien perusteella. Kyse on ennen muuta erilaisista suosituksista. Tietoja päivitetään, minkä vuoksi ensimmäisen vaiheen suosituksia ei tulee pitää lopullisina. Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen asiakirjahallinnasta/arkistoista vastaavalla henkilökunnalla on paras asiantuntemus arvioida  miten yksittäisessä organisaatiossa voidaan parhaalla tavalla toteuttaa julkaisematta jäävien opinnäytteiden sähköinen säilyttäminen.

Pitkällä aikavälillä myös julkaisematta jäävät opinnäytteet on tarkoitus siirtää keskitettyyn kansalliseen pitkäaikaissäilytysjärjestelmään. Näihin siirtoihin liittyvät toiminnot ja palvelut kehittyvät koko ajan. Tässä vaiheessa on tarjolla ratkaisu julkaisuarkistoihin tallennettujen opinnäytteiden PAS-siirtojen toteuttamiseksi.

Näillä suosituksilla kannustetaan yhteistyöhön ja yhteisten ratkaisujen kartoittamiseen.