You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 12 Next »

Suositus / ohje. LUONNOS 9.11.2017

Johdanto

Mitä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen pitää tehdä opinnäytteiden sähköisen arkistoinnin eteen - ja mistä niiden ei tarvitse huolehtia? Tämä ohje pyrkii vastaamaan näihin kysymyksiin. Ohjeistuksen taustalla ovat Arkistolaitoksen (nykyisen Kansallisarkiston) päätökset

  • Päätös 16.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014) ammattikorkeakoulujen ja ammatillisten oppilaitosten opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä
  • Päätös 29.9.2016 (AL/11085/07.01.01.03.02/2016) yliopistojen opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä sähköisessä muodossa

Tässä ohjeistuksessa annetaan ohje säilytysaikapäätösten tulkinnasta, kerrotaan julkaistujen opinnäytteiden pitkäaikaissäilytyksestä ja keskustellaan myös julkaisemattomien opinnäytteiden arkistoinnista, yhteistyömahdollisuuksista ja hyvistä käytännöistä.

 

1 Arkistolaitoksen (nyk. Kansallisarkiston) päätökset

1.1 Päätös yliopistojen opinnäytteistä 29.9.2016

Lainaus päätöksestä: ”Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 ja 11 §:n nojalla pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa yliopistojen (558/2009) sekä Maanpuolustuskorkeakoulun (402/1974 sekä 668/1992) ylempään korkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat. Pysyvään säilytykseen määrätyt yliopistojen korkeakoulututkintoihin liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa siitä lähtien kun niitä on sähköisessä muodossa. Pysyvään säilytykseen määrätyt, yksinomaan paperimuodossa olevat lopputyönä laaditut opinnäytetyöt voidaan säilyttää pysyvästi paperimuodossa, ellei yliopisto digitoi niitä sähköiseen muotoon. Opinnäytetöiden metatiedot tulee säilyttää xml-rakenteessa. Opinnäytetyöt tulee säilyttää pysyvästi PDF/A-muodossa. Opinnäytetöiden liiteaineistoille suositellaan seuraavia pitkäaikaissäilytykseen sopivia tiedostomuotoja:---”

1.2 Päätös ammattikorkeakoulujen opinnäytteistä 16.9.2014

Lainaus päätöksestä: "--- Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 §:n nojalla pysyvään säilytykseen ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat, opinnäytetöiksi (352/2003 § 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset. Ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, muut kuin lopputyönä laadittavat opinnäytetöiksi (352/2003 § 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset ovat määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Pysyvään säilytykseen määrätyt ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa siitä lähtien kun niitä on sähköisessä muodossa. Pysyvään säilytykseen määrätyt yksinomaan paperimuodossa olevat ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt voidaan säilyttää pysyvästi paperimuodossa, ellei ammattikorkeakoulu digitoi niitä sähköiseen muotoon. ---"

2 Päätösten keskeinen sisältö ja nykyinen soveltaminen:

Kansallisarkiston tekemän arvonmäärityksen perusteella opinnäytteet ovat niin arvokasta yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen tehtävissä syntyvää tietoa, että opinnäytteet on syytä säilyttää pysyvästi.

3 Tiedostomuodot

Tiedostomuotojen osalta sovelletaan KDK-PAS määrityksiä - säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot: http://www.kdk.fi/fi/pitkaaikaissailytys/maeaerittely-ja-dokumentit/5-suomi/pitkaeaikaissaeilytys/141-kdkn-saeilytys-ja-siirtokelpoiset-tiedostomuodot

Esimerkiksi PDF on siirtokelpoinen tiedostomuoto, mutta PDF/A säilytyskelpoinen. Tämä tarkoittaa sitä, että jos aineisto lähetetään PAS-palveluun PDF-muodossa, se lähtökohtaisesti muunnetaan säilytystä varten PDF/A-muotoon. PDF-tiedoston validoinnin, muunnoksen PDF/A:ksi ja sisällön säilyvyyden onnistuminen riippuu kuitenkin siitä, kuinka PDF-tiedosto on muodostettu! PDF/A ei myöskään tue kaikkai PDF:n ominaisuuksia. Suositeltavaa olisikin, että tiedostot tallennettaisiin jo julkaisuarkistoihin säilytyskelpoisissa tiedostoformaateissa, esim. PDF/A.

 

3.1 Tiedostomuotojen konvertointi ja validointi

Vuoden 2017 lopussa, ennen varsinaisten PAS-siirtojen alkamista testataan erilaisten PDF-tiedostojen PDF/A-muunnosten onnistumista PAS-palvelussa mm. Kansalliskirjaston ja CSC:n yhteistyönä. On mahdollista, että osa julkaisuarkistojen PDF-tiedostoista ei konvertoidu kivuttomasti ja häviöttömästi PDF/A-tiedostoiksi.

Ohjeeseen lisätään PDF/A-julkaisemiseen ja -konvertointiin liittyviä suositeltavia menetelmiä ja työkaluja.

4 Verkossa avoimesti julkaistut opinnäytteet

Vuosien 2014 ja 2016 päätöksissä ei otettu kantaa pitkäaikaissäilytyksen toteuttamiseen. Tällä hetkellä suurin osa opinnäytteistä hallinnoidaan erilaisissa julkaisuarkistoissa (AMK-sektorilla Theseus, yliopistoilla muita julkaisuarkistoja).

Kansalliskirjasto kerää Kulttuuriaineistolain nojalla verkkoaineistoja pysyvästi säilytettäväksi. Saman lain nojalla Kansalliskirjasto tulee haravoimaan säännöllisesti myös avoimissa julkaisuarkistoissa julkaistujen opinnäytteiden digitaaliset kopiot ja metatiedot talteen. 

Syksyllä 2017 Kansalliskirjasto sai OKM:ltä lisää tallennustilaa CSC:n PAS-palvelusta, mikä mahdollistaa mm. Kulttuuriaineistolain nojalla kerättyjen julkaisuarkistoaineistojen lähettämisen Kansalliskirjaston toimesta pitkäaikaissäilytykseen. PAS-siirrot käynnistyvät 2017/2018 aiemmin kerätyillä aineistoilla. Kaikkien jo kertyneiden aineistojen paketointi ja siirto vie kuitenkin aikaa. Aineistoissa voi tulla vastaan odottamattomia ongelmia, mm. virheellisiä tiedostoja, joiden validointi ei ainakaan heti onnistu. Näiden selvittely voi viedä aikaa.

4.1 Metatiedot ja pysyvät tunnisteet

Metatiedoissa suositellaan noudatettavan Kansalliskirjaston ylläpitämää Metadatasuositusta julkaisuarkistojen tekstiaineistolle.

Julkaisuisuarkistoissa julkaistuissa aineistoissa suositellaan käytettäväksi myös pysyviä tunnisteita. URN-tunnus on verkkojulkaisun ainutkertainen ja pysyvä tunniste. Suomessa Kansalliskirjasto tarjoaa palveluna keskitetyn URN-tunnusrekisterin ja resolvointipalvelun. Kansalliskirjaston URN-palvelu käy haravoimassa URN/URL-parien tiedot esimerkiksi julkaisuarkistojen metatiedoista. Ohjeita ja lisätietoa URN-asiakaswikissä. URN-tunnuksia hyödynnetään myös pitkäaikaissäilytyksessä: niiden perusteella voidaan esimerkiksi muodostaa säilytyspakettien tunnisteet, selvittää onko joku tietty aineisto säilytyksessä ja myöhemmin tarvittaessa yhdistää PAS-palvelusta tuotu julkaisu sen kattavampiin kuvailutietoihin.

4.2 Rajaukset ja mitä tulee huomioida

  • Edellyttää, että opinnäytteet on julkaistu avoimessa julkaisuarkistossa, sieltä haravoitavissa (avoimet OAI-PMH -rajapinnat) ja tiedostot ovat sellaisenaan vähintään PAS-siirtokelpoisia, mieluiten myös suoraan säilytyskelpoisia (PDF→PDF/A -muunnoksen onnistumista ei voida aina taata, mutta asiaa testataan).
  • Opinnäyte on riittävän pitkän ajan julkaisuarkistossa esillä, jotta se ehditään haravoida
  • Jos opinnäytteeseen tulee muutoksia tai se poistetaan julkaisuarkistosta, korkeakoulun on hyvä varmistaa, että opinnäyte (lopullinen versio) on kuitenkin arkistoitunut. Kansalliskirjaston pitkäaikaissäilytykseen lähettämistä aineistoista pyritään saamaan lokitiedot mm. julkaisuarkistojen ylläpitäjien ja asiakasorganisaatioiden saataville.
  • Julkaisuarkistoon opinnäytteitä ja muuta sisältöä tallentava korkeakoulu vastaa julkaisujen sisällöstä
  • Opinnäytejulkaisun metatiedoissa on riittävät perustiedot (tekijä, ajankohta, korkeakoulu), joiden avulla esim. tutkintoon/opiskelijaan liittyvät muut arkistoitavat tiedot voidaan löytää muista tietojärjestelmistä. Tarvittaessa julkaisuarkistoissa olevia metatietoja voidaan kehittää, ottaa käyttöön eri tietojärjestelmissä ja arkistoissa olevat tiedot yhdistävä tunniste tms.
  • Jos ehdot täyttyvät, voidaan olettaa, että opinnäytteiden arkistointi ja pitkäaikaissäilytys hoituu Kansalliskirjaston kautta.
  • Opinnäytteeseen/tutkintoon liittyvät tiedot voidaan tallentaa muualle, mutta ne olisi hyvä pystyä linkittämään esim. tunnisteen avulla varsinaiseen opinnäytetyöhön
  • Dublin Core -metatietojen käytössä on ollut eroja eri julkaisuarkistoissa ja esim. OAI-PMH-haravointi ei tuo täydellisiä metatietoja (dc.contributor-tarkenteet saattavat puuttua yms.). Metatietojen myöhempiä muutoksia ei välttämättä lisätä aiemmin pitkäaikaissäilytykseen lähetettyihin PAS-paketteihin, mutta lopulliset tai täydelliset metatiedot ja julkaisu voidaan tarvittaessa yhdistää myöhemmin esimerkiksi pysyvän tunnisteen (URN) avulla.

4.3 Arkistoinnin kattavuuden varmistaminen

  • Alustava suunnitelma: KK haravoi avoimet julkaisuarkistot omalle ”vapaakappale-instanssille” (käytössä vapaakappaletyöasemilla)
  • Kuinka usein julkaisuarkistot kannattaa haravoida?
  • Kuinka pitkään opinnäytteitä säilytetään julkaisuarkistoissa? (”Pysyvästi” vai ei?)
  • Miten menetellään julkaisuarkistoista poistettavien opinnäytteiden kanssa? (Kerran verkossa julkaistu opinnäyte voidaan lähtökohtaisesti tarjota asiakaskäyttöön vapaakappaletyöasemilla ja lähettää pitkäaikaissäilytykseen)
  • Opinnäytteiden arkistointivastuu viime kädessä korkeakoululla. Arkistoitumisen PAS-palvelussa voisi myöhemmin tarkistaa esimerkiksi julkisten lokitiedostojen avulla, joista selviäisi milloin aineisto on saatu (haravoitu) pitkäaikaissäilytettäväksi ja milloin se on hyväksytty PAS-säilytyspaketiksi. Lokitiedostoissa hyödynnettäisiin: Tieto yksittäisten lähetettyjen siirtopakettien tunnisteista (tunnisteet muodostetaan lähtökohtaisesti URNin tai muun pysyvän tunnisteen pohjalta) ja aikaleimat (haravointiaika, lähetetty/vastanotettu PAS-palveluun) (CSC/KK?)

4.4 Pitkäaikaissaatavuus

 

  • Ainoastaan Kansalliskirjastolla oikeus hakea lähettämiään aineistoja tai niiden metatietoja PAS-palvelusta. Saatavilla olevat lokitiedot mahdollistaisivat sen, ettei rutiinikyselyjä tarvitsisi lähettää KK:n kautta
  • KDK;n PAS-palvelua ei ole suunniteltu ensisijaisesti käyttöä varten
  • Paljon käytetystä aineistosta tarvitaan käytännössä vielä käyttökopio taustajärjestelmässä (vapaakappalekopio käytössä vain vapaakappaletyöasemilla)
  • Jos käyttökopio ja sen varmuuskopiot tuhoutuvat, oikeuksienhaltijalle (tai häntä edustavalle organisaatiolle) on mahdollista luovuttaa PAS-kopio. Tämän varmistaminen voi olla joskus hankalaa, erityisesti jos kyseessä on muu kun Kansalliskirjaston ylläpitämä julkaisuarkisto, julkaisuluvan tai -sopimuksen ehdot eivät ole riittävät tai tekijältä julkaisuluvan saanut organisaatio lakkaa olemasta?

 

5 Opinnäytteet, joita ei julkaista verkossa

Syitä siihen, että opinnäytettä ei julkaista verkossa

  • Opinnäyte on salassa pidettävä/turvaluokiteltu.
  • Julkaisulle ei ole tekijän suostumusta
  • Opinnäyte ei sovellu julkaistavaksi. Taidealojen opinnäytteissä ei ole aina ollut lainkaan tekstiosuutta ja mahdollinen kirjallinen osuuskaan ei välttämättä kuvaa opinnäyttettä tyhjentävästi.
  • Lähtökohtana on, että yliopistot ja ammattikorkeakoulut voisivat hyödyntää ei-julkaistujen opinnäytteiden hallinnassa mahdollisimman paljon niitä tietojärjestelmiä, joita organisaatioissa on tällä hetkellä.

5.1 Julkaisemattomien opinnäytteiden arkistointi

Eri korkeakoulujen käytäntöjä / tapoja

 

  • No labels