Työtila 2. Kotilavan rahoitusmallin työsuunnitelma 3/2016–2017

(edit 10.1. työsuunnitelman täsmennys alkaen 1/2017 RK)

Kotilava-hankkeen rahoituspilotin aikataulu ja työsuunnitelma (täsmennetään tekemisten edetessä)

Rahoitusmallin suunnittelussa on neljä toisiinsa lomittuvaa osa-aluetta: (1) konsortioon perustuvan rahoitusmallin hahmottelu, (2) keskustelu julkaisijoiden ja rahoittajien kesken, (3) rahoituksen tarpeen arviointi ja (4) pilotointi.

Konsortiorahoitusmallin hahmottelun vaiheessa (3–9/2016) on tutustuttu nykyisiin ja suunnitteilla oleviin avoimen julkaisemisen rahoittamisen ratkaisuihin. Kotilava-rahoituspilotissa tähdätään Suomeen soveltuvan rahoitusjärjestelmän luomiseen.

Keskusteluja julkaisijoiden ja rahoittajien kesken on pohjustettu toukokuun lopusta 2016 alkaen. Neuvotteluja käydään koko hankekauden ajan (–2017).

Rahoituksen tarpeita on arvioitu vuosien 2014 ja 2015 valtionapua saaneiden lehtien julkaisukulujen pohjalta. Rahoitustarpeita arvioitaessa otetaan huomioon myös tulevaisuuden tarpeita niin pitkälle kuin se on mahdollista.

Pilotointia varten touko–kesäkuussa 2016 koottu 11 vapaaehtoisen lehden ryhmä pohtii yhdessä, miten ja millä perusteilla pilottirahoitusta haetaan, miten mahdollisesti saatavan rahoituksen käyttöä raportoidaan sekä koko prosessiin liittyviä laatuvaatimuksia. Ohjausryhmä ja lehdet toimivat tiiviisti yhdessä ja tukevat konsortiomallia työstävän tietoasiantuntijan työskentelyä koko projektin ajan.

2015 – huhtikuu 2016

Tutustuminen OA-rahoituksen kansainväliseen kehitykseen
Alustava tiedotus hankkeesta
Tietoasiantuntijan rekrytointi
Tietoasiantuntija perehtyy tehtäväkenttään ja aineistoihin sekä tekee alustavan työsuunnitelman
Tietoasiantuntija laatii alustavan pilotointisuunnitelman
Hankkeen ohjausryhmän kokoaminen
Pilotoijien etsintä käynnistyy

toukokuu 2016

Hankkeen esittelyä julkaisijoille ja rahoittajille; suunnitelman täsmentäminen saadun palautteen perusteella
Ohjausryhmä järjestäytyy

kesä 2016

Kokeiluun osallistuvien lehtien kokoaminen ja kokous (ennen juhannusta),
Apurahahakemusten valmistelu yhdessä pilottilehtien kanssa syksyn hakuihin (Koneen Säätiö, Suomen tiedekustantajien liitto)

syksy 2016

Alustavien rahoitustarvelaskelmien tuottaminen ja artikkelikohtaisten maksujen arviointi
Hankkeesta tiedottaminen lehdissä, seminaareissa, konferensseissa, yleisötapahtumissa
Ohjausryhmän kokouksia (2)
Kokeiluun osallistuvien lehtien kokouksia (2)
Rahoituksen hakeminen konsortion kokeilukautta varten
Valmistellaan keväällä 2017 järjestettävää kansainvälistä OA-julkaisemiseen liittyvää Kotilava-seminaaria
Marraskuussa 2016 osallistutaan Tromssassa järjestettävään konferenssiin (Munin Conference on Scholarly Publishing), jossa aiheena on avoimen julkaisemisen rahoitus; osallistutaan Nordic Open Science and Research Forumiin, jonka teemat liittyvä avoimeen dataan
Rahoitusmallin kokeiluun osallistuvat lehdet toteuttavat hankkeen edellyttämät vaatimukset tai aikatauluttavat ne vuodelle 2017
Joulukuussa 2016 aloitetaan keskustelut konsortion rahoittajiksi ajateltujen tahojen kanssa

tammikuu 2017

Viimeistellään ja lähetetään Suomen tiedekustantajien liitolle tarkennetut hakemukset liitolta saadun täsmennyspyynnön mukaisesti
Kotilava esittäytyy Tieteen päivillä ja järjestää puhetilaisuuden 14.1.
Ohjausryhmä kokoontuu 18.1.
Rahoitusmallin kokeiluun osallistuvat lehdet kokoontuvat 16.1.
Kotilava järjestää yhdessä Tajua-hankkeen ja ATT-hankkeen kanssa avoimen julkaisemisen koulutuksen 30.–31.1.

helmikuu 2017

Pilottilehdille järjestetään koulutusta OJS-julkaisualustan käyttämisestä
Konsortion mallinnus/mallinnukset tarkentuvat lehtien ja ohjausryhmän antaman palautteen perusteella
Keskusteluja konsortion rahoittajatahojen kanssa alustetaan; konsortiomalli/-mallit saatetaan esittelyvalmiiksi
Valmistellaan myöhemmin keväällä järjestettävää kansainvälistä OA-julkaisemiseen liittyvää Kotilava-seminaaria

maaliskuu 2017

Konsortion mallinnus/mallinnukset tarkentuvat lehtien ja ohjausryhmän antaman palautteen perusteella
Osallistutaan Nordic Open Access Forumiin (saatetaan järjestää vasta huhtikuussa)
Osallistutaan Nordic Open Access Groupin kokoukseen tai järjestetään se
Valmistellaan ensimmäistä varsinaista neuvottelukierrosta tulevan konsortion rahoittajien kanssa
Valmistellaan myöhemmin keväällä järjestettävää kansainvälistä OA-julkaisemiseen liittyvää Kotilava-seminaaria

huhtikuu 2017

Ohjausryhmä kokoontuu
Kokeiluun osallistuvat lehdet kokoontuvat
Konsortion mallinnus/mallinnukset tarkentuvat lehtien ja ohjausryhmän antaman palautteen perusteella
Valmistelut ensimmäistä varsinaista neuvottelukierrosta konsortion rahoittajien kanssa jatkuvat
Kansainvälinen Kotilava-seminaari

touko-kesäkuu 2017

Ensimmäinen neuvottelukierros konsortion jäsenten kanssa

kesä 2017

Konsortiokokeilun seurantatiedot kootaan väliraportiksi
Varaudutaan siihen, että rahoituskokeilulle työskennelleen tietoasiantuntijan rahoituskausi päättyy

elokuu 2017