Asiantuntijaryhmän hyväksymä
Käyttäjätarinat
Versio | |
---|---|
1. | Käyttäjätarinoiden kirjoittaminen aloitettu 24.9.13 (KH) |
2. | Käyttäjätarinat kirjoitettu kertaalleen 30.9.13 (KH) |
3. | Viimeistelty projektiryhmän katselmointia varten 11.11.13 (KH) |
4. | Katselmoitu projektiryhmässä 20.11.13, valmis asiantuntijaryhmän katselmoitavaksi (KH) |
5. | Katselmoitu asiantuntijaryhmässä, muutokset kirjattu 21.11.13 (KH) |
Kommentit kokonaisuudesta |
---|
Käyttöskenaariot
Esitiedot
UKJ:n valmisteluvaiheesta: "Laskut tulevat järjestelmään sellaisessa muodossa, että ohjelma tekee asiatarkistuksen, jonka laskujen tarkistuksesta vastaava kuittaa, lasku menee hyväksyjälle, tieto siirtyy taloushallintoon. Reklamointi ja hyvityslaskun pyytäminen tapahtuu automaattisesti."
Ks. myös Taloushallinnon tietojen siirto. Rajapintoihin ja standardeihin liittyvän asiantuntijaryhmän mukaan laskuja ei voida siirtää kirjastojärjestelmään, vain laskujen tiedot. Laskutietojen hyväksynnästä voi siirtyä tieto kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmään. Ks. alustava prosessikuvaus, jossa on hahmoteltu sitä, miten lasku ja sen tiedot liikkuvat aineistotoimittajan, kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmän ja kirjastojärjestelmän välillä.
Kysymyksiä ja huomioita:
- Mitkä laskun käsittelyvaiheista tehdään kirjastojärjestelmässä, mitkä ulkoisissa taloudenhallintajärjestelmissä?
- Laskun tiedot tulevat kirjastojärjestelmään sähköisessä muodossa - mistä? Aineistotoimittajan järjestelmästä, kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmästä?
- Tiliöinti tehdään taloudenhallintajärjestelmässä ja sen tilirakenteen mukaisesti? Taloudenhallintajärjestelmän tilirakenne oletettavasti poikkeaa siitä, mikä rakenne kirjastojärjestelmässä on ja mitkä ovat kirjaston aineistomäärärahan seurantaan liittyvät tarpeet.
- Erilaiset käytännöt:
- aineistotoimittajalta tulee sekä sähköinen lähetyslista että sähköinen lasku
- aineistotoimittajalta tulee paperinen lähetyslista mutta sähköinen lasku
- sekä lähetyslista että lasku ovat paperisia. Kirjastojärjestelmällä ei ole tässä muuta roolia kuin se, että voidaan manuaalisesti tarkistaa, onko laskulla oleva aineisto toimitettu vastaanotetuksi kirjastojärjestelmässä.
- Valuuttalaskut: muissa valuutoissa kuin eurossa laskutettavat: kytketään automaattinen valuuttakerroin (esim. Suomen Pankki).
- Etukäteen laskutettavat aineistot, esim. luottokorttilaskut: aineisto maksetaan ennen kuin se on saapunut kirjastoon. Näissä tilanteissa laskua ja tilausta verrataan keskenään
Laskun tietosisällöt, luonnos.
Osaston roolit hankintaprosessin eri vaiheissa.
Laskun käsittelyvaiheet
- tiliöinti
- asiatarkastus
- hyväksyntä / reklamointi
- maksaminen
Kohtien 1 ja 2 järjestys voi vaihdella.
Tyypillinen tapaus
Laskun tiedot siirtyvät sähköisessä muodossa kirjastojärjestelmään aineistotoimittajan järjestelmästä tai kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmästä. Tietojen oikeellisuus ja lähetyksenmukaisuus tarkistetaan kirjastojärjestelmässä. Laskun hyväksynnästä siirtyy tieto kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmään maksatusta varten.
Jos laskuun liittyy kirjastojärjestelmässä sähköinen lähetyslista, kirjastojärjestelmä vertaa laskun tietoja tarkistettuun lähetyslistaan. Järjestelmä yhdistää lähetyslistan ja laskun tiedot tunnisteiden perusteella.
- Laskuun liittyvä sähköinen lähetyslista on jo kirjastojärjestelmässä
- lähetyslista on tarkastettu ja se on todettu oikeelliseksi
> kirjastojärjestelmä vertaa laskun tietoja lähetyslistaan
> laskun tiedot ja lähetyslista vastaavat toisiaan- kirjastojärjestelmä lähettää laskun tiedot hyväksyjälle ohjelmallisen asiatarkastuksen jälkeen.
> hyväksyjä hyväksyy laskun tiedot kirjastojärjestelmässä ohjelmallisen asiatarkastuksen perusteella
> laskun tiedot siirtyvät tiliöitäväksi ja maksatukseen kehysorganisaation käyttämään taloudenhallintajärjestelmään.
- kirjastojärjestelmä lähettää aineistotoimittajan järjestelmään huomautuksen, että lähetyslista ja laskun tiedot eivät vastaa toisiaan sekä selityksen, missä kohden ne poikkeavat toisistaan
> laskun tiedot jäävät odottamaan aineistotoimittajan selvitystä ja uutta laskua
> kirjastojärjestelmästä lähtee tarvittaessa hyvityslaskupyyntö aineistotoimittajan järjestelmään
- kirjastojärjestelmä lähettää laskun tiedot hyväksyjälle ohjelmallisen asiatarkastuksen jälkeen.
- lähetyslista on tarkistettu, se on todettu virheelliseksi ja siitä on aiemmin lähetetty reklamaatio aineistotoimittajan järjestelmään
> laskun tiedot jäävät odottamaan korjattua lähetyslistaa
> kirjastojärjestelmästä lähtee aineistotoimittajan järjestelmään muistutus oikaisua odottavasta lähetyslistasta - lähetyslistan mukainen lasku on jo maksettu ja lähetyslista arkistoitu (?)
> kirjastojärjestelmästä lähtee aineistotoimittajan järjestelmään reklamaatio turhasta laskusta
- lähetyslista on tarkastettu ja se on todettu oikeelliseksi
- Laskun tiedot tulevat järjestelmään ennen lähetyslistaa tai ennen kuin aineisto on saapunut kirjastoon
- laskun tiedot vastaavat tilausta
> laskun tiedot voidaan hyväksyä kirjastojärjestelmässä - laskun tiedot eivät vastaa tilausta
> kirjastojärjestelmästä lähtee aineistotoimittajan järjestelmään reklamaatio, jossa pyydetään uutta laskua tai hyvityslaskua - aineisto tulee kirjastoon, verrataan kirjastojärjestelmässä olevaan tilaukseen ja sähköisen laskun tietoihin
> aineisto vastaa tilattua ja laskun tietoja > asia on loppuunkäsitelty
> aineisto ei vastaa tilausta ja/tai laskun tietoja > kirjastojärjestelmästä lähtee aineistotoimittajan järjestelmään reklamaatio virheellisestä aineistosta
- laskun tiedot vastaavat tilausta
- Laskuun liittyy paperinen lähetyslista
kirjastojärjestelmässä olevia laskun tietoja verrataan paperiseen lähetyslistaan ja siinä oleviin merkintöihin- tiedot täsmäävät
> kirjastojärjestelmässä olevan laskun tiedot merkitään asiatarkastetuksi
> laskun tiedot lähetetään kirjastojärjestelmän kautta hyväksyttäväksi ao. virkailijalle - tiedot eivät täsmää
> yhteys aineistotoimittajaan esim. sähköpostilla, reklamoidaan virheellisestä laskusta
> laskun tiedot jäävät odottamaan kirjastojärjestelmään, että aineistotoimittaja lähettää korjatun laskun
- tiedot täsmäävät
Jos sekä lähetyslista että lasku ovat paperisia, kirjastojärjestelmällä ei ole roolia dokumenttien ja niiden sisältämien tietojen oikeellisuuden toteamisessa. Reklamaatiotilanteissa aineistotoimittajaan ollaan yhteydessä esim. sähköpostilla tai puhelimitse. Järjestelmä voi tuottaa viestin reklamaation pohjaksi, vaikka sähköistä yhteyttä ei järjestelmien välillä olekaan.
Poikkeukset:
Käyttäjätarinat | Katselmoinnin kommentit | Testit ja yleiset huomautukset |
Kirjaston laskuja käsittelevänä, asiatarkastavana ja hyväksyvänä virkailijana haluan | ||
että laskujen tiedot tulevat sähköisessä muodossa kirjastojärjestelmään, jotta niiden käsittely ja siirto seuraavaan käsittelyvaiheeseen on helpompaa | ||
saada tiedon kirjastojärjestelmästä, että minulla on käsittelyä/asiatarkastusta/hyväksyntää odottavia laskutietoja
| ||
määritellä kirjastojärjestelmään, missä vaiheessa järjestelmä ilmoittaa käsittelyä/asiatarkastusta/hyväksyntää odottavista laskutiedoista (esim. päivittäin, viikottain, eräpäivän mukaan, kun laskuja on kertynyt x määrä), jotta voin säädellä laskujen käsittelyrytmiä | ||
lähettää kirjastojärjestelmän kautta lähetyslistoihin ja laskutietoihin liittyviä viestejä kirjaston muille kirjaston virkailijoille ja mahdollisuuksien mukaan aineistotoimittajan järjestelmään
| ||
palauttaa tarvittaessa laskun tiedot saateviesteineen sitä käsitelleille, jos siinä on mielestäni jotakin tarkistettavaa tai korjattavaa, jotta laskun ja sen tietoihin liittyvät epäselvyydet voidaan oikaista ja virheet korjata | ||
kuitata laskutiedot omalta osaltani käsitellyksi ja siirtää ne kirjastojärjestelmässä seuraavaan käsittelyvaiheeseen ja seuraavalle käsittelijälle
| ||
tarvittaessa keskeyttää järjestelmien välisen ohjelmallisen laskun tietojen tarkistuksen, jotta voin itse tarkastella ja vertailla lähetyslistojen ja/tai laskun tietoja | ||
asiatarkastaa laskun tiedot kirjastojärjestelmässä ja lisätä niihin liittyviä kommentteja manuaalisesti vaikka ohjelmallinen tarkastu on mahdollinen, jotta voin tarkentaa laskun tietoihin liittyviä ohjelmallisen tarkastuksen tekemiä merkintöjä kirjastojärjestelmään etenkin, jos laskun tietoihin liittyy paljon selvitystä vaativia virheitä ja puutteita | ||
kuitata kirjastojärjestelmästä tulevat laskun tietojen tarkistukseen liittyvät ilmoitukset, jotta ohjelmallinen tarkistus voi edetä | ||
tarvittaessa ohittaa / mitätöidä kirjastojärjestelmästä tulevat laskun tietoihin liittyvät ilmoitukset, jotta niistä ei lähde reklamaatiota aineistotoimittajan järjestelmään | ||
Kirjaston laskuja käsittelevänä ja tiliöivänä virkailijana haluan lisäksi | ||
että kirjastojärjestelmä tunnistaa sähköisen lähetyslistan ja sitä vastaavan laskun tiedot niissä olevien tunnisteiden perusteella, jotta laskun tietojen ohjelmallinen asiatarkastus on mahdollinen | ||
saada kirjastojärjestelmästä tiedon, jos sähköiseen laskun tietoihin liittyvää sähköistä lähetyslistaa ei löydy kirjastojärjestelmästä, vaikka se pitäisi siellä olla, jotta voin selvittää, miksi lähetyslistaa ei löydy | ||
saada hälytyksen, jos lähetyslistaan liittyviä sähköisiä laskutietoja ei tule kirjastojärjestelmään x päivää lähetyslistan tulon jälkeen, jotta voin päättää, lähetetäänkö aineistotoimittajalle reklamaatio viipyvästä laskusta ja lähettää sen tarvittaessa | ||
ottaa listauksen kirjastojärjestelmässä olevista niiden laskujen tiedoista, joista on reklamoitu ja/tai pyydetty hyvityslaskua, jotta voin tiedustella niistä aineistotoimittajalta | ||
ottaa listauksen kirjastojärjestelmässä olevista lähetyslistoista, joihin liittyvää laskua ei ole tullut
| ||
että niissä tapauksissa, kun sähköiset laskun tiedot tulevat kirjastojärjestelmään ennen kuin lähetyslista ja/tai aineisto eivät ole vielä saapuneet, kirjastojärjestelmä vertaa laskun tietoja tilauksen tietoihin, jotta kirjastojärjestelmän tekemä ohjelmallinen asiatarkastus/laskun tietojen hyväksyntä on mahdollista | ||
Kirjaston laskujen asiatarkastajana haluan lisäksi | ||
että kirjastojärjestelmä asiatarkastaa niiden laskujen tiedot, joihin liittyy sähköinen lähetyslista, jotta minun ei tarvitse itse tehdä tarkastusta vaan voin siirtää laskun tiedot kirjastojärjestelmässä edelleen hyväksyjälle | ||
lähettää aineistotoimittajalle kirjastojärjestelmän kautta lähetyslistaan/laskun tietoihin liittyviä reklamaatioita ja hyvityslaskupyyntöjä
| ||
Kirjaston laskuja hyväksyvänä virkailijana haluan lisäksi | ||
siirtää hyväksymäni sähköisen laskun tiedot kirjastojärjestelmästä kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmään, jotta lasku voidaan hyväksyä siellä ja laittaa maksatukseen | ||