Asiantuntijaryhmän hyväksymä

 

 

Käyttäjätarinat

Versio
 
 1.Käyttäjätarinoiden kirjoittaminen aloitettu 24.9.13 (KH)
 2.Käyttäjätarinat kirjoitettu kertaalleen 30.9.13 (KH)
 3.Viimeistelty projektiryhmän katselmointia varten 11.11.13 (KH)
 4.Katselmoitu projektiryhmässä 20.11.13, valmis asiantuntijaryhmän katselmoitavaksi (KH)
 5.Katselmoitu asiantuntijaryhmässä, muutokset kirjattu 21.11.13 (KH)

Kommentit kokonaisuudesta

 

Käyttöskenaariot

Esitiedot

UKJ:n valmisteluvaiheesta: "Laskut tulevat järjestelmään sellaisessa muodossa, että ohjelma tekee asiatarkistuksen, jonka laskujen tarkistuksesta vastaava kuittaa, lasku menee hyväksyjälle, tieto siirtyy taloushallintoon. Reklamointi ja hyvityslaskun pyytäminen tapahtuu automaattisesti."

Ks. myös Taloushallinnon tietojen siirto. Rajapintoihin ja standardeihin liittyvän asiantuntijaryhmän mukaan laskuja ei voida siirtää kirjastojärjestelmään, vain laskujen tiedot. Laskutietojen hyväksynnästä voi siirtyä tieto kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmään. Ks. alustava prosessikuvaus, jossa on hahmoteltu sitä, miten lasku ja sen tiedot liikkuvat aineistotoimittajan, kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmän ja kirjastojärjestelmän välillä.

Kysymyksiä ja huomioita:

  • Mitkä laskun käsittelyvaiheista tehdään kirjastojärjestelmässä, mitkä ulkoisissa taloudenhallintajärjestelmissä?
  • Laskun tiedot tulevat kirjastojärjestelmään sähköisessä muodossa - mistä? Aineistotoimittajan järjestelmästä, kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmästä?
  • Tiliöinti tehdään taloudenhallintajärjestelmässä ja sen tilirakenteen mukaisesti? Taloudenhallintajärjestelmän tilirakenne oletettavasti poikkeaa siitä, mikä rakenne kirjastojärjestelmässä on ja mitkä ovat kirjaston aineistomäärärahan seurantaan liittyvät tarpeet.
  • Erilaiset käytännöt:
    • aineistotoimittajalta tulee sekä sähköinen lähetyslista että sähköinen lasku
    • aineistotoimittajalta tulee paperinen lähetyslista mutta sähköinen lasku
    • sekä lähetyslista että lasku ovat paperisia. Kirjastojärjestelmällä ei ole tässä muuta roolia kuin se, että voidaan manuaalisesti tarkistaa, onko laskulla oleva aineisto toimitettu vastaanotetuksi kirjastojärjestelmässä.
  • Valuuttalaskut: muissa valuutoissa kuin eurossa laskutettavat: kytketään automaattinen valuuttakerroin (esim. Suomen Pankki).
  • Etukäteen laskutettavat aineistot, esim. luottokorttilaskut: aineisto maksetaan ennen kuin se on saapunut kirjastoon. Näissä tilanteissa laskua ja tilausta verrataan keskenään
     

Laskun tietosisällöt, luonnos.

Osaston roolit hankintaprosessin eri vaiheissa.

Laskun käsittelyvaiheet

  1. tiliöinti
  2. asiatarkastus
  3. hyväksyntä / reklamointi
  4. maksaminen

Kohtien 1 ja 2 järjestys voi vaihdella.


Tyypillinen tapaus

Laskun tiedot siirtyvät sähköisessä muodossa kirjastojärjestelmään aineistotoimittajan järjestelmästä tai kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmästä. Tietojen oikeellisuus ja lähetyksenmukaisuus tarkistetaan kirjastojärjestelmässä. Laskun hyväksynnästä siirtyy tieto kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmään maksatusta varten.

Jos laskuun liittyy kirjastojärjestelmässä sähköinen lähetyslista, kirjastojärjestelmä vertaa laskun tietoja tarkistettuun lähetyslistaan. Järjestelmä yhdistää lähetyslistan ja laskun tiedot tunnisteiden perusteella.

  1. Laskuun liittyvä sähköinen lähetyslista on jo kirjastojärjestelmässä
    1. lähetyslista on tarkastettu ja se on todettu oikeelliseksi
      > kirjastojärjestelmä vertaa laskun tietoja lähetyslistaan
      > laskun tiedot ja lähetyslista vastaavat toisiaan
      1. kirjastojärjestelmä lähettää laskun tiedot hyväksyjälle ohjelmallisen asiatarkastuksen jälkeen.
        > hyväksyjä hyväksyy laskun tiedot kirjastojärjestelmässä ohjelmallisen asiatarkastuksen perusteella
        > laskun tiedot siirtyvät tiliöitäväksi ja maksatukseen kehysorganisaation käyttämään taloudenhallintajärjestelmään.
      > laskun tiedot ja lähetyslista eivät vastaa toisiaan
      1. kirjastojärjestelmä lähettää aineistotoimittajan järjestelmään huomautuksen, että lähetyslista ja laskun tiedot eivät vastaa toisiaan sekä selityksen, missä kohden ne poikkeavat toisistaan
        > laskun tiedot jäävät odottamaan aineistotoimittajan selvitystä ja uutta laskua
        > kirjastojärjestelmästä lähtee tarvittaessa hyvityslaskupyyntö aineistotoimittajan järjestelmään
    2. lähetyslista on tarkistettu, se on todettu virheelliseksi ja siitä on aiemmin lähetetty reklamaatio aineistotoimittajan järjestelmään
      > laskun tiedot jäävät odottamaan korjattua lähetyslistaa
      > kirjastojärjestelmästä lähtee aineistotoimittajan järjestelmään muistutus oikaisua odottavasta lähetyslistasta
    3. lähetyslistan mukainen lasku on jo maksettu ja lähetyslista arkistoitu (?)
      > kirjastojärjestelmästä lähtee aineistotoimittajan järjestelmään reklamaatio turhasta laskusta

    Laskua käsittelevä virkailija voi aina tarvittaessa keskeyttää ohjelmallisen tarkastuksen, tarkistaa laskun ja lähettää reklamaatiot manuaalisesti.

  2. Laskun tiedot tulevat järjestelmään ennen lähetyslistaa tai ennen kuin aineisto on saapunut kirjastoon
    1. laskun tiedot vastaavat tilausta
      > laskun tiedot voidaan hyväksyä kirjastojärjestelmässä
    2. laskun tiedot eivät vastaa tilausta
      > kirjastojärjestelmästä lähtee aineistotoimittajan järjestelmään reklamaatio, jossa pyydetään uutta laskua tai hyvityslaskua
    3. aineisto tulee kirjastoon, verrataan kirjastojärjestelmässä olevaan tilaukseen ja sähköisen laskun tietoihin
      > aineisto vastaa tilattua ja laskun tietoja > asia on loppuunkäsitelty
      > aineisto ei vastaa tilausta ja/tai laskun tietoja > kirjastojärjestelmästä lähtee aineistotoimittajan järjestelmään reklamaatio virheellisestä aineistosta

  3. Laskuun liittyy paperinen lähetyslista
    kirjastojärjestelmässä olevia laskun tietoja verrataan paperiseen lähetyslistaan ja siinä oleviin merkintöihin
    1. tiedot täsmäävät
      > kirjastojärjestelmässä olevan laskun tiedot merkitään asiatarkastetuksi
      > laskun tiedot lähetetään kirjastojärjestelmän kautta hyväksyttäväksi ao. virkailijalle
    2. tiedot eivät täsmää
      > yhteys aineistotoimittajaan esim. sähköpostilla, reklamoidaan virheellisestä laskusta
      > laskun tiedot jäävät odottamaan kirjastojärjestelmään, että aineistotoimittaja lähettää korjatun laskun

Jos sekä lähetyslista että lasku ovat paperisia, kirjastojärjestelmällä ei ole roolia dokumenttien ja niiden sisältämien tietojen oikeellisuuden toteamisessa. Reklamaatiotilanteissa aineistotoimittajaan ollaan yhteydessä esim. sähköpostilla tai puhelimitse. Järjestelmä voi tuottaa viestin reklamaation pohjaksi, vaikka sähköistä yhteyttä ei järjestelmien välillä olekaan. 


Poikkeukset:

 

KäyttäjätarinatKatselmoinnin kommentitTestit ja yleiset huomautukset
   
Kirjaston laskuja käsittelevänä, asiatarkastavana ja hyväksyvänä virkailijana haluan  
että laskujen tiedot tulevat sähköisessä muodossa kirjastojärjestelmään, jotta niiden käsittely ja siirto seuraavaan käsittelyvaiheeseen on helpompaa  

saada tiedon kirjastojärjestelmästä, että minulla on käsittelyä/asiatarkastusta/hyväksyntää odottavia laskutietoja

  • jotta minun ei tarvitse itse tarkkailla laskutietojen saapumista
  • jotta voin käsitellä laskun tietoja mahdollisimman pian
  
määritellä kirjastojärjestelmään, missä vaiheessa järjestelmä ilmoittaa käsittelyä/asiatarkastusta/hyväksyntää odottavista laskutiedoista (esim. päivittäin, viikottain, eräpäivän mukaan, kun laskuja on kertynyt x määrä), jotta voin säädellä laskujen käsittelyrytmiä  

lähettää kirjastojärjestelmän kautta lähetyslistoihin ja laskutietoihin liittyviä viestejä kirjaston muille kirjaston virkailijoille ja mahdollisuuksien mukaan aineistotoimittajan järjestelmään

  • jotta viestien lähettäminen on vaivatonta
  • jotta viestit kytkeytyvät oikeaan lähetyslistaan/oikean laskun tietoihin
  • jotta viestit tallentuvat kirjastojärjestelmään
  
palauttaa tarvittaessa laskun tiedot saateviesteineen sitä käsitelleille, jos siinä on mielestäni jotakin tarkistettavaa tai korjattavaa, jotta laskun ja sen tietoihin liittyvät epäselvyydet voidaan oikaista ja virheet korjata  

kuitata laskutiedot omalta osaltani käsitellyksi ja siirtää ne kirjastojärjestelmässä seuraavaan käsittelyvaiheeseen ja seuraavalle käsittelijälle

  • jotta laskun tiedot käyvät kaikki tarpeelliset vaiheet läpi oikeassa järjestyksessä
  • jotta laskun tiedot etenevät nopeasti kirjastojärjestelmässä
  
tarvittaessa keskeyttää järjestelmien välisen ohjelmallisen laskun tietojen tarkistuksen, jotta voin itse tarkastella ja vertailla  lähetyslistojen ja/tai laskun tietoja  

asiatarkastaa laskun tiedot kirjastojärjestelmässä ja lisätä niihin liittyviä kommentteja manuaalisesti vaikka ohjelmallinen tarkastu on mahdollinen, jotta voin tarkentaa laskun tietoihin liittyviä ohjelmallisen tarkastuksen tekemiä merkintöjä kirjastojärjestelmään etenkin, jos laskun tietoihin liittyy paljon selvitystä vaativia virheitä ja puutteita

  
kuitata kirjastojärjestelmästä tulevat laskun tietojen tarkistukseen liittyvät  ilmoitukset, jotta ohjelmallinen tarkistus voi edetä  
tarvittaessa ohittaa / mitätöidä kirjastojärjestelmästä tulevat laskun tietoihin liittyvät ilmoitukset, jotta niistä ei lähde reklamaatiota aineistotoimittajan järjestelmään  
   
Kirjaston laskuja käsittelevänä ja tiliöivänä virkailijana haluan lisäksi
  
että kirjastojärjestelmä tunnistaa sähköisen lähetyslistan ja sitä vastaavan laskun tiedot niissä olevien tunnisteiden perusteella, jotta laskun tietojen ohjelmallinen asiatarkastus on mahdollinen  
saada kirjastojärjestelmästä tiedon, jos sähköiseen laskun tietoihin liittyvää sähköistä lähetyslistaa ei löydy kirjastojärjestelmästä, vaikka se pitäisi siellä olla, jotta voin selvittää, miksi lähetyslistaa ei löydy  
saada hälytyksen, jos lähetyslistaan liittyviä sähköisiä laskutietoja ei tule kirjastojärjestelmään x päivää lähetyslistan tulon jälkeen, jotta voin päättää, lähetetäänkö aineistotoimittajalle reklamaatio viipyvästä laskusta ja lähettää sen tarvittaessa
  
ottaa listauksen kirjastojärjestelmässä olevista niiden laskujen tiedoista, joista on reklamoitu ja/tai pyydetty hyvityslaskua, jotta voin tiedustella niistä aineistotoimittajalta  

ottaa listauksen kirjastojärjestelmässä olevista lähetyslistoista, joihin liittyvää laskua ei ole tullut

  • jotta voin tiedustella niistä aineistotoimittajalta
  • jotta voin tarkastella niitä kokonaisuutena
  
että niissä tapauksissa, kun sähköiset laskun tiedot tulevat kirjastojärjestelmään ennen kuin lähetyslista ja/tai aineisto eivät ole vielä saapuneet, kirjastojärjestelmä vertaa laskun tietoja tilauksen tietoihin, jotta kirjastojärjestelmän tekemä ohjelmallinen asiatarkastus/laskun tietojen hyväksyntä on mahdollista  
   
Kirjaston laskujen asiatarkastajana haluan lisäksi
  
että kirjastojärjestelmä asiatarkastaa niiden laskujen tiedot, joihin liittyy sähköinen lähetyslista, jotta minun ei tarvitse itse tehdä tarkastusta vaan voin siirtää laskun tiedot kirjastojärjestelmässä edelleen hyväksyjälle  

lähettää aineistotoimittajalle kirjastojärjestelmän kautta lähetyslistaan/laskun tietoihin liittyviä reklamaatioita ja hyvityslaskupyyntöjä

  • jotta reklamaatioiden ja hyvityslaskupyyntöjen  lähettäminen on vaivatonta
  • jotta reklamaatiot ja hyvityslaskupyynnöt kytkeytyvät oikeaan lähetyslistaan/oikean laskun tietoihin
  • jotta reklamaatiot ja hyvityslaskupyynnöt tallentuvat kirjastojärjestelmään
  
   
Kirjaston laskuja hyväksyvänä virkailijana haluan lisäksi
  
siirtää hyväksymäni sähköisen laskun tiedot kirjastojärjestelmästä kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmään, jotta lasku voidaan hyväksyä siellä ja laittaa maksatukseen  
   

 

 

 

 

  • No labels