Etänä: Minna Liikala (THL), Teemu Makkonen (AMKIT-konsortio), Minna Marjamaa (AMKIT-konsortio), Anis Moubarik (Kansalliskirjasto), Jarmo Saarikko (Luonnonvarakeskus), Mikko Saunamäki (Luonnonvarakeskus), Tiina Tolonen (AMKIT-konsortio)
Poissa: Joonas Parviainen (Maanpuolustuskorkeakoulu), Toni Raja-Hanhela (Lapin yliopisto)
1. Kokouksen avaus
Mikko Saunamäki ilmoitti olevansa viimeistä päivää töissä Luonnonvarakeskuksessa, joten hänen lisäkseen kokouksessa oli mukana myös Jarmo Saarikko.
Asiantuntijaryhmän uuden jäsenen valinnasta päätetään myöhemmin.
Todettiin yleisenä käytäntönä olleen, ettei asiantuntija- ja ohjausryhmässä (tässä tapauksessa tiedonhallinnan ohjausryhmä) ole ollut jäseninä samoja henkilöitä.
Kommentteja tuli paljon, eniten kysymyksiä herätti sopimuksen kohta 13 Vahinkojen korjaaminen ja siinä esitettyjen korvaussummien ero.
Alkuperäistä sopimustekstiä ei muutettu kovin paljon.
Kansalliskirjaston puolelta yksi muutos kohtaan 6.4 Tietoturva: DSpace mahdollistaa sen, että asiakasorganisaatio hallinnoi oman yhteisönsä virkailija- ja käyttäjätunnuksia; koska Kansalliskirjasto joutuu joka tapauksessa varmistamaan asiakasorganisaatiolta millaisia oikeuksia käyttäjille annetaan, on käytännöllisempää että asiakas on vastuussa näistä.
Iris Tahvanainen: Miten muiden julkaisuarkistojen kehitystyö hyödyttää muita?
Yleisestä infrastruktuureja koskevasta kehitystyöstä on hyötyä myös muille.
Tällaiset koko infrastruktuuriin liittyvät kehitystehtävät (esim. SYLI-kehitys) ovat peruspalvelua, joka tarjotaan ilman erillistä lisämaksua kaikille asiakkaille.
Asiakaskohtaiset räätälöidyt palvelut ovat sen sijaan maksullisia.
Minna Liikala: Milloin hinnasto ja hinnoitteluperiaatteet valmistuvat?
Tarkkaa hinnastoa kaikista asioista käytännössä mahdoton koota, mutta yleiset perusteet hinnoittelulle voidaan määritellä.
Peruspalveluiden ulkopuolelle menevistä kehitystehtävistä sovitaan erikseen, kuten tähänkin asti.
Minna Marjamaa: Miten varmistutaan, että sovitut asiat tehdään? Koosteessa kommentoitu, ettei Kansalliskirjasto sitoudu sopimussakkoon.
Kansalliskirjasto ei ole valmis sitoutumaan sopimussakkoihin, sillä Kansalliskirjasto tarjoaa julkista palvelua. Näihin lukeutuvat myös julkaisuarkistopalvelut.
Iris Tahvanainen piti tärkeänä sitä, että asiakasorganisaatiot voivat jatkossakin luottaa julkaisuarkistopalvelun ylläpidon ja kehittämisen jatkumiseen.
On hyvä, jos viestiä palvelun tärkeydestä tulee myös asiakasorganisaatioilta päätöksentekijöiden suuntaan.
Onko yhteinen kansallinen järjestelmä jossain vaiheessa mahdollinen?
Jarmo Saarikko: Keskitetyn rahoituksen saaminen ministeriöltä mahdollista vain, jos on yksi yhteinen, kansallinen julkaisuarkisto.
Keskitetylle ratkaisulle löytyisi tukea myös tutkimusorganisaatioista.
Metadatasuositus julkistettiin 28.2. järjestetyssä Missä mennään -webinaarissa, ja se on saatavilla julkaisuarkistojen asiakaswikissä: https://www.kiwi.fi/x/v4R7B.
Suositus on jaoteltu kuuteen kokonaisuuteen johdantosivun alle, joista ensimmäisen alle on listattu kaikki metadatakentät. Kenttien otsikot ovat linkkejä, joiden takaa löytyy lisätietoa käyttötarkoituksesta ja esimerkkejä kuinka kentät tulisi täyttää.
Muille alasivuille on listattu mm. tärkeät metadatakentät, esimerkkejä eri aineistojen kuvailuun tarvittavasta metadatasta ja erilliseen okm.-nimiavaruuteen sijoitetut OKM:n julkaisutiedonkeruuseen liittyvät kentät.
Joidenkin kenttien sisältöön on vielä tulossa pieniä korjauksia ja selvennyksiä huhtikuun alussa KUMEA-ryhmän kokouksen jälkeen.
Jarmo Saarikko: MARC - Dublin Core -konversion toimivuus varmistettava ja huolehdittava, että tieto liikkuu molempiin suuntiin.
Pienimuotoisia metadatamuutoksia takautuvaan aineistoon voi tehdä itse organisaatiossa järjestelmän massaeditorilla, Kansalliskirjasto tukee tarpeen mukaan.
Mahdollinen syöttölomake olisi kuitenkin hyvä päivittää ennen muutosten tekemistä.
Kansalliskirjasto ei tee muutoksia metadataan ilman asiakkaan mukanaoloa, korjaukset on koordinoitava tarkasti.
Jyrki Ilva: DSpace-päivityksessä käyttöön otettava uusi Discovery-moduuli nostanee epäyhtenäiset käytännöt näkyviksi, mikä voi osaltaan lisätä halukkuutta muokata metadataa.
Iris Tahvanainen: Lappeenrannassa aloitetussa Converis-LUTPub -haravointiprojektissa otetaan metadatasuositus huomioon.
Haravointia Converiksesta on testattu Åbo Akademin julkaisuarkiston kanssa.
Kansalliskirjaston julkaisuarkistopalveluissa suositusta aletaan soveltaa laajemmin vähitellen, loppuvuoden aikana.
DSpace-päivitys pitää saada ensin hoidettua pois alta.
4. DSpacen päivityksen eteneminen
DSpace-versiopäivitysten valmistelut ovat jo melko pitkällä, ja tavoitteena on saada päivitykset tehtyä ainakin pääosin heinäkuuhun mennessä.
Osa arkistoista on vielä CentOS 5 -käyttöjärjestelmää käyttävillä palvelimilla; CentOS 5:n tuki loppuu maaliskuun lopussa, eli nämä täytyy päivittää huhtikuun alkuun mennessä.
Näillä näkymin ensimmäinen päivitettävä palvelu on Luonnonvarakeskuksen Jukuri.
Päivityksessä käyttöön otettavia uusia ominaisuuksia:
REST-rajapinta, Discovery-moduuli ja Solr-pohjainen haku.
Uusi mobiiliyhteensopiva käyttöliittymä (Mirage 2) tulossa käyttöön Jukurin jälkeen päivitettävissä arkistoissa.
Myös vanhan käyttöliittymän käyttöä on mahdollista jatkaa, mutta päätökset täytyy tehdä DSpace-instanssien tasolla (ja mieluiten etukäteen, jotta voidaan välttää turhaa työtä).
Mobiilikäyttöliittymä aiempaa dynaamisempi; kaikkia aiemmin tehtyjä räätälöintejä (mm. elementtien asetteluun liittyen) ei ole mahdollista toteuttaa siinä.
Pääsääntöisesti mobiilikäyttöliittymän pitäisi kuitenkin olla aiempaa parempi.
Anis Moubarik on tutkinut mobiilikäyttöliittymää, testattu Jukurilla.
Discovery-moduulin tutkiminen on vielä kesken.
Aikatauluista sovitaan asiakasorganisaatioiden kanssa.
Päivitykseen liittyviä asioita tutkitaan vielä, joten tarkkaa aikataulua ei voi vielä luvata. Testauksen jälkeen tiedetään tarkemmin.
Päivityksen jälkeen tutkitaan myös Linked Data -mahdollisuutta julkaisuarkistojen metadatassa.
Iris Tahvanainen: Teknillisessä yliopistossa opiskelijoiden valmistuminen sidottu tiukasti julkaisuarkiston toimintaan, opinnäytteillä tulee olla URN-tunnus kolmen päivän sisällä järjestelmään tallennuksesta. Käyttökatkot eivät saisi vaikeuttaa valmistumisprosessia. Suurin ruuhka töiden tallentamisessa on toukokuussa. Voisiko päivitys olla vasta heinäkuussa?
Heinäkuu on vaikea vuosilomien vuoksi. Päivitykseen liittyvä katko pyritään pitämään huomaamattomana ja ajankohta sovitaan erikseen jokaisen asiakkaan kanssa. Pisimmillään katko voi olla torstaista tiistaihin, todennäköisesti kuitenkin vain perjantaista maanantaihin.
Iris Tahvanainen selvittää kesäkuussa valmistumisen viimeisen määräpäivän ja palaa asiaan.
Tiina Tolonen: Myös ammattikorkeissa huhti-kesäkuu on kiireisintä aikaa opiskelijoiden valmistumisessa. Suurin ruuhka on huhti-toukokuussa.
Minna Liikala: THL:n Julkarin voi päivittää toukokuun aikana.
Voiko Haka-kirjautumisen saada toimimaan päivityksen jälkeen?
Haka-kirjautumisen käyttöönotto ei ole mahdollista monen organisaation julkaisuarkistoissa (ammattikorkeissa kirjautuminen on toteutettu ulkoisella syöttölomakkeella), yhden organisaation julkaisuarkistoihin onnistuu.
DSpace tukee Shibboleth-kirjautumisjärjestelmää, mutta konfigurointi ja sopimukset ovat haastavia. Organisaation omat IT-palvelut on saatava mukaan käyttöönottoon ja ylläpitoon.
Luonnonvarakeskus palaa asiaan syksyllä.
5. Muut asiat
Uusia asiakkaita: Suomalaisen kirjallisuuden seura ja Valtion taloudellinen tutkimuskeskus ovat tulossa mukaan Doriaan.
VATT:ia varten toteutetaan yhteys taloustieteen alan julkaisujen viitetietoja kokoavaan Repec-palveluun.
Turun yliopiston julkaisuarkisto on siirtymässä Doriasta omaan instanssiin.
Yliopisto on rakentamassa uutta opinnäytteiden syöttöjärjestelmää, koska tarkoituksena on siirtyä sähköiseen valmistumiseen.
Samalla on tarkoitus mahdollistaa Converis-tutkimustietojärjestelmään syötettyjen rinnakkaistallenteiden siirtyminen uuteen julkaisuarkistoon.
Keskusteltiin tutkimustietojärjestelmien ja julkaisuarkistojen yhteyksistä.
Tutkimustietojärjestelmien markkinoita hallitsevat tällä hetkellä kaupalliset suljetun lähdekoodin ohjelmistot.
DSpace-CRIS-moduuli on herättänyt laajaa mielenkiintoa avoimen lähdekoodin vaihtoehtona, toistaiseksi se on käytössä lähinnä Etelä-Euroopan maissa.
Jyrki Ilva: CSC on kehittämässä julkaisutietojen syöttöön tarkoitettua JUSTUS-palvelua, jonka kautta tiedot tallentuvat suoraan Virta-tietovarantoon. Asiakkaina on ammattikorkeita ja tutkimuslaitoksia. Kansalliskirjasto keskustelee CSC:n kanssa mahdollisuudesta syöttää Justuksen kautta myös rinnakkaistallenteita asiakasorganisaatioiden julkaisuarkistoihin.
Jyrki Ilva: Kansallinen tutkimustietojärjestelmä on OKM:n visioiden mukaan käytössä vuonna 2020, mutta suunnittelu on vasta alkamassa. Järjestelmä olisi todennäköisesti VIRTA-mallin mukainen, eli paikalliset järjestelmät toimisivat edelleen kansallisen järjestelmän alla.
Jarmo Saarikko: Tilannetta hyvä seurata aktiivisesti, sillä tutkimuslaitoksilla näyttää olevan selvä tarve ulkoistaa tällaisten järjestelmien ylläpito ulkopuoliselle toimijalle. Selkeämpää ja yksinkertaisempaa olisi liittyä konsortioon, joka kilpailuttaisi palvelun. Ongelmana on, ettei OKM:n hallinto kata koko tiedekenttää, joten kaikki eivät välttämättä voisi osallistua yhteiseen konsortioon.
Opinnäytteiden arkistointi: Kansallisarkiston ja KK:n tapaaminen 2.3.2017.
Lassi Lager kävi tapaamassa Kansallisarkiston Vesa-Matti Ovaskaa ja Markus Merenmiestä. Ovaska on tehnyt seulontapäätöksen opinnäytteiden arkistoinnista ja on valmistelemassa selkeämpää ohjeistusta sen soveltamisesta korkeakouluille.
KA:ssa pidetyssä tapaamisessa tuli esille, että Kansallisarkiston näkökulmasta opinnäytteeseen liittyy muutakin dokumentaatiota kuin opinnäytejulkaisu. Nämä säilytysvaatimukset olisivat tarkemmat kuin aiemmat Esa-Pekka Keskitalon tulkitsemat ohjeet, joita käsiteltiin Theseus-kehittämisseminaarissa huhtikuussa 2016.
Kansallisarkistolla on selvä arkisto- ja säilytysnäkökulma verrattuna kirjastojen tiedonkäyttö- ja saatavuusnäkökulmaan. Kirjastossa ei toivota, että opinnäytteet säilötään suljettuun arkistoon, jonne ne unohdetaan.
Yleisesti on otettava huomioon, että arkistointivelvollisuus koskee muitakin kuin kirjastoja. Suunnitteilla olevalla ohjeistuksella tarkennettaisiin arkistoinnin yksityiskohtia.
Kansallisarkistolta toivotaan esitystä syksyn kirjastoverkkopäiville. Yhteinen tapaaminen arkisto- ja kirjastolaitoksen kesken vaikuttaa olevan tarpeen.
Seuraava kokous järjestetään tiistaina 16.5.2017 klo 10-12.