Julkaisuarkistopalveluiden asiantuntijaryhmä, 17.3.2017
Aika: 17.03.2017 klo 10.00-12.00
Paikka: Leipätehdas, Kardemumma V503, Kaikukatu 4, 5. krs ja AC-etäyhteys
Puheenjohtaja: Mikko Pennanen
Sihteeri: Tanja Vienonen
Läsnä: Nina Hyvönen (Kansalliskirjasto), Jyrki Ilva (Kansalliskirjasto), Lassi Lager (Kansalliskirjasto), Mikko Pennanen (Turun yliopisto), Päivi Rosenström (Kansalliskirjasto), Iris Tahvanainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto), Tanja Vienonen (Kansalliskirjasto), Samu Viita (Kansalliskirjasto)
Etänä: Minna Liikala (THL), Teemu Makkonen (AMKIT-konsortio), Minna Marjamaa (AMKIT-konsortio), Anis Moubarik (Kansalliskirjasto), Jarmo Saarikko (Luonnonvarakeskus), Mikko Saunamäki (Luonnonvarakeskus), Tiina Tolonen (AMKIT-konsortio)
Poissa: Joonas Parviainen (Maanpuolustuskorkeakoulu), Toni Raja-Hanhela (Lapin yliopisto)
1. Kokouksen avaus
- Mikko Saunamäki ilmoitti olevansa viimeistä päivää töissä Luonnonvarakeskuksessa, joten hänen lisäkseen kokouksessa oli mukana myös Jarmo Saarikko.
- Asiantuntijaryhmän uuden jäsenen valinnasta päätetään myöhemmin.
- Todettiin yleisenä käytäntönä olleen, ettei asiantuntija- ja ohjausryhmässä (tässä tapauksessa tiedonhallinnan ohjausryhmä) ole ollut jäseninä samoja henkilöitä.
2. Julkaisuarkistosopimus
- Asiakasorganisaatioiden kommentit julkaisuarkistosopimuksesta:
- Kommentteja tuli paljon, eniten kysymyksiä herätti sopimuksen kohta 13 Vahinkojen korjaaminen ja siinä esitettyjen korvaussummien ero.
- Alkuperäistä sopimustekstiä ei muutettu kovin paljon.
- Kansalliskirjaston puolelta yksi muutos kohtaan 6.4 Tietoturva: DSpace mahdollistaa sen, että asiakasorganisaatio hallinnoi oman yhteisönsä virkailija- ja käyttäjätunnuksia; koska Kansalliskirjasto joutuu joka tapauksessa varmistamaan asiakasorganisaatiolta millaisia oikeuksia käyttäjille annetaan, on käytännöllisempää että asiakas on vastuussa näistä.
- Iris Tahvanainen: Miten muiden julkaisuarkistojen kehitystyö hyödyttää muita?
- Yleisestä infrastruktuureja koskevasta kehitystyöstä on hyötyä myös muille.
- Tällaiset koko infrastruktuuriin liittyvät kehitystehtävät (esim. SYLI-kehitys) ovat peruspalvelua, joka tarjotaan ilman erillistä lisämaksua kaikille asiakkaille.
- Asiakaskohtaiset räätälöidyt palvelut ovat sen sijaan maksullisia.
- Minna Liikala: Milloin hinnasto ja hinnoitteluperiaatteet valmistuvat?
- Tarkkaa hinnastoa kaikista asioista käytännössä mahdoton koota, mutta yleiset perusteet hinnoittelulle voidaan määritellä.
- Peruspalveluiden ulkopuolelle menevistä kehitystehtävistä sovitaan erikseen, kuten tähänkin asti.
- Minna Marjamaa: Miten varmistutaan, että sovitut asiat tehdään? Koosteessa kommentoitu, ettei Kansalliskirjasto sitoudu sopimussakkoon.
- Kansalliskirjasto ei ole valmis sitoutumaan sopimussakkoihin, sillä Kansalliskirjasto tarjoaa julkista palvelua. Näihin lukeutuvat myös julkaisuarkistopalvelut.
- Iris Tahvanainen piti tärkeänä sitä, että asiakasorganisaatiot voivat jatkossakin luottaa julkaisuarkistopalvelun ylläpidon ja kehittämisen jatkumiseen.
- On hyvä, jos viestiä palvelun tärkeydestä tulee myös asiakasorganisaatioilta päätöksentekijöiden suuntaan.
- Onko yhteinen kansallinen järjestelmä jossain vaiheessa mahdollinen?
- Jarmo Saarikko: Keskitetyn rahoituksen saaminen ministeriöltä mahdollista vain, jos on yksi yhteinen, kansallinen julkaisuarkisto.
- Keskitetylle ratkaisulle löytyisi tukea myös tutkimusorganisaatioista.
3. Metadatasuositus julkaisuarkistojen tekstiaineistolle
- Metadatasuositus julkistettiin 28.2. järjestetyssä Missä mennään -webinaarissa, ja se on saatavilla julkaisuarkistojen asiakaswikissä: https://www.kiwi.fi/x/v4R7B.
- Suositus on jaoteltu kuuteen kokonaisuuteen johdantosivun alle, joista ensimmäisen alle on listattu kaikki metadatakentät. Kenttien otsikot ovat linkkejä, joiden takaa löytyy lisätietoa käyttötarkoituksesta ja esimerkkejä kuinka kentät tulisi täyttää.
- Muille alasivuille on listattu mm. tärkeät metadatakentät, esimerkkejä eri aineistojen kuvailuun tarvittavasta metadatasta ja erilliseen okm.-nimiavaruuteen sijoitetut OKM:n julkaisutiedonkeruuseen liittyvät kentät.
- Joidenkin kenttien sisältöön on vielä tulossa pieniä korjauksia ja selvennyksiä huhtikuun alussa KUMEA-ryhmän kokouksen jälkeen.
- Jarmo Saarikko: MARC - Dublin Core -konversion toimivuus varmistettava ja huolehdittava, että tieto liikkuu molempiin suuntiin.
- Pienimuotoisia metadatamuutoksia takautuvaan aineistoon voi tehdä itse organisaatiossa järjestelmän massaeditorilla, Kansalliskirjasto tukee tarpeen mukaan.
- Mahdollinen syöttölomake olisi kuitenkin hyvä päivittää ennen muutosten tekemistä.
- Kansalliskirjasto ei tee muutoksia metadataan ilman asiakkaan mukanaoloa, korjaukset on koordinoitava tarkasti.
- Jyrki Ilva: DSpace-päivityksessä käyttöön otettava uusi Discovery-moduuli nostanee epäyhtenäiset käytännöt näkyviksi, mikä voi osaltaan lisätä halukkuutta muokata metadataa.
- Iris Tahvanainen: Lappeenrannassa aloitetussa Converis-LUTPub -haravointiprojektissa otetaan metadatasuositus huomioon.
- Haravointia Converiksesta on testattu Åbo Akademin julkaisuarkiston kanssa.
- Kansalliskirjaston julkaisuarkistopalveluissa suositusta aletaan soveltaa laajemmin vähitellen, loppuvuoden aikana.
- DSpace-päivitys pitää saada ensin hoidettua pois alta.
4. DSpacen päivityksen eteneminen
- DSpace-versiopäivitysten valmistelut ovat jo melko pitkällä, ja tavoitteena on saada päivitykset tehtyä ainakin pääosin heinäkuuhun mennessä.
- Osa arkistoista on vielä CentOS 5 -käyttöjärjestelmää käyttävillä palvelimilla; CentOS 5:n tuki loppuu maaliskuun lopussa, eli nämä täytyy päivittää huhtikuun alkuun mennessä.
- Näillä näkymin ensimmäinen päivitettävä palvelu on Luonnonvarakeskuksen Jukuri.
- Päivityksessä käyttöön otettavia uusia ominaisuuksia:
- REST-rajapinta, Discovery-moduuli ja Solr-pohjainen haku.
- Uusi mobiiliyhteensopiva käyttöliittymä (Mirage 2) tulossa käyttöön Jukurin jälkeen päivitettävissä arkistoissa.
- Myös vanhan käyttöliittymän käyttöä on mahdollista jatkaa, mutta päätökset täytyy tehdä DSpace-instanssien tasolla (ja mieluiten etukäteen, jotta voidaan välttää turhaa työtä).
- Mobiilikäyttöliittymä aiempaa dynaamisempi; kaikkia aiemmin tehtyjä räätälöintejä (mm. elementtien asetteluun liittyen) ei ole mahdollista toteuttaa siinä.
- Pääsääntöisesti mobiilikäyttöliittymän pitäisi kuitenkin olla aiempaa parempi.
- Anis Moubarik on tutkinut mobiilikäyttöliittymää, testattu Jukurilla.
- Discovery-moduulin tutkiminen on vielä kesken.
- Aikatauluista sovitaan asiakasorganisaatioiden kanssa.
- Päivitykseen liittyviä asioita tutkitaan vielä, joten tarkkaa aikataulua ei voi vielä luvata. Testauksen jälkeen tiedetään tarkemmin.
- Päivityksen jälkeen tutkitaan myös Linked Data -mahdollisuutta julkaisuarkistojen metadatassa.
- Iris Tahvanainen: Teknillisessä yliopistossa opiskelijoiden valmistuminen sidottu tiukasti julkaisuarkiston toimintaan, opinnäytteillä tulee olla URN-tunnus kolmen päivän sisällä järjestelmään tallennuksesta. Käyttökatkot eivät saisi vaikeuttaa valmistumisprosessia. Suurin ruuhka töiden tallentamisessa on toukokuussa. Voisiko päivitys olla vasta heinäkuussa?
- Heinäkuu on vaikea vuosilomien vuoksi. Päivitykseen liittyvä katko pyritään pitämään huomaamattomana ja ajankohta sovitaan erikseen jokaisen asiakkaan kanssa. Pisimmillään katko voi olla torstaista tiistaihin, todennäköisesti kuitenkin vain perjantaista maanantaihin.
- Iris Tahvanainen selvittää kesäkuussa valmistumisen viimeisen määräpäivän ja palaa asiaan.
- Tiina Tolonen: Myös ammattikorkeissa huhti-kesäkuu on kiireisintä aikaa opiskelijoiden valmistumisessa. Suurin ruuhka on huhti-toukokuussa.
- Minna Liikala: THL:n Julkarin voi päivittää toukokuun aikana.
- Voiko Haka-kirjautumisen saada toimimaan päivityksen jälkeen?
- Haka-kirjautumisen käyttöönotto ei ole mahdollista monen organisaation julkaisuarkistoissa (ammattikorkeissa kirjautuminen on toteutettu ulkoisella syöttölomakkeella), yhden organisaation julkaisuarkistoihin onnistuu.
- DSpace tukee Shibboleth-kirjautumisjärjestelmää, mutta konfigurointi ja sopimukset ovat haastavia. Organisaation omat IT-palvelut on saatava mukaan käyttöönottoon ja ylläpitoon.
- Luonnonvarakeskus palaa asiaan syksyllä.
5. Muut asiat
- Uusia asiakkaita: Suomalaisen kirjallisuuden seura ja Valtion taloudellinen tutkimuskeskus ovat tulossa mukaan Doriaan.
- VATT:ia varten toteutetaan yhteys taloustieteen alan julkaisujen viitetietoja kokoavaan Repec-palveluun.
- Turun yliopiston julkaisuarkisto on siirtymässä Doriasta omaan instanssiin.
- Yliopisto on rakentamassa uutta opinnäytteiden syöttöjärjestelmää, koska tarkoituksena on siirtyä sähköiseen valmistumiseen.
- Samalla on tarkoitus mahdollistaa Converis-tutkimustietojärjestelmään syötettyjen rinnakkaistallenteiden siirtyminen uuteen julkaisuarkistoon.
- Keskusteltiin tutkimustietojärjestelmien ja julkaisuarkistojen yhteyksistä.
- Tutkimustietojärjestelmien markkinoita hallitsevat tällä hetkellä kaupalliset suljetun lähdekoodin ohjelmistot.
- DSpace-CRIS-moduuli on herättänyt laajaa mielenkiintoa avoimen lähdekoodin vaihtoehtona, toistaiseksi se on käytössä lähinnä Etelä-Euroopan maissa.
- Jyrki Ilva: CSC on kehittämässä julkaisutietojen syöttöön tarkoitettua JUSTUS-palvelua, jonka kautta tiedot tallentuvat suoraan Virta-tietovarantoon. Asiakkaina on ammattikorkeita ja tutkimuslaitoksia. Kansalliskirjasto keskustelee CSC:n kanssa mahdollisuudesta syöttää Justuksen kautta myös rinnakkaistallenteita asiakasorganisaatioiden julkaisuarkistoihin.
- Jyrki Ilva: Kansallinen tutkimustietojärjestelmä on OKM:n visioiden mukaan käytössä vuonna 2020, mutta suunnittelu on vasta alkamassa. Järjestelmä olisi todennäköisesti VIRTA-mallin mukainen, eli paikalliset järjestelmät toimisivat edelleen kansallisen järjestelmän alla.
- Jarmo Saarikko: Tilannetta hyvä seurata aktiivisesti, sillä tutkimuslaitoksilla näyttää olevan selvä tarve ulkoistaa tällaisten järjestelmien ylläpito ulkopuoliselle toimijalle. Selkeämpää ja yksinkertaisempaa olisi liittyä konsortioon, joka kilpailuttaisi palvelun. Ongelmana on, ettei OKM:n hallinto kata koko tiedekenttää, joten kaikki eivät välttämättä voisi osallistua yhteiseen konsortioon.
- Tietolinja-lehden numerossa 1/2017 on julkaistu artikkeli, jossa kartoitetaan suomalaisten julkaisuarkistojen nykytilannetta.
- Marja-Leena Mansala on tekemässä OKM:lle selvitystä rinnakkaistallennukseen liittyvistä lainsäädännöllisistä ratkaisuista.
- Yhtenä selvitettävänä kysymyksenä ollut voisiko rinnakkaistallennusta saada säädetyksi lakiin. Ratkaisujen löytäminen ollut odotettua haastavampaa.
- Raportti julkaistaan lähiaikoina.
- Mansala esittelee tehtyä työtä STKS:n Avoimuutta ja rajoituksia – miten uudistuva lainsäädäntö haastaa kirjastoja? -seminaarissa maanantaina 3.4.2017.
- Rinnakkaistallennukseen liittyen on alkuvuoden aikana järjestetty kaksi seminaaria:
- Rinnakkaistallentaminen Suomessa 25.1.2017 Helsingissä.
- Suomi rinnakkaistallentamisen mallimaaksi -hankkeen loppuseminaari 24.2.2017 Jyväskylässä (esityskalvot | videot).
- Opinnäytteiden arkistointi: Kansallisarkiston ja KK:n tapaaminen 2.3.2017.
- Lassi Lager kävi tapaamassa Kansallisarkiston Vesa-Matti Ovaskaa ja Markus Merenmiestä. Ovaska on tehnyt seulontapäätöksen opinnäytteiden arkistoinnista ja on valmistelemassa selkeämpää ohjeistusta sen soveltamisesta korkeakouluille.
- KA:ssa pidetyssä tapaamisessa tuli esille, että Kansallisarkiston näkökulmasta opinnäytteeseen liittyy muutakin dokumentaatiota kuin opinnäytejulkaisu. Nämä säilytysvaatimukset olisivat tarkemmat kuin aiemmat Esa-Pekka Keskitalon tulkitsemat ohjeet, joita käsiteltiin Theseus-kehittämisseminaarissa huhtikuussa 2016.
- Kansallisarkistolla on selvä arkisto- ja säilytysnäkökulma verrattuna kirjastojen tiedonkäyttö- ja saatavuusnäkökulmaan. Kirjastossa ei toivota, että opinnäytteet säilötään suljettuun arkistoon, jonne ne unohdetaan.
- Yleisesti on otettava huomioon, että arkistointivelvollisuus koskee muitakin kuin kirjastoja. Suunnitteilla olevalla ohjeistuksella tarkennettaisiin arkistoinnin yksityiskohtia.
- Kansallisarkistolta toivotaan esitystä syksyn kirjastoverkkopäiville. Yhteinen tapaaminen arkisto- ja kirjastolaitoksen kesken vaikuttaa olevan tarpeen.
Seuraava kokous järjestetään tiistaina 16.5.2017 klo 10-12.