Julkaisuarkistopalveluiden asiantuntijaryhmä, 17.3.2017

Aika: 17.03.2017 klo 10.00-12.00

Paikka: Leipätehdas, Kardemumma V503, Kaikukatu 4, 5. krs ja AC-etäyhteys

Puheenjohtaja: Mikko Pennanen

Sihteeri: Tanja Vienonen

Läsnä: Nina Hyvönen (Kansalliskirjasto), Jyrki Ilva (Kansalliskirjasto), Lassi Lager (Kansalliskirjasto), Mikko Pennanen (Turun yliopisto), Päivi Rosenström (Kansalliskirjasto), Iris Tahvanainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto), Tanja Vienonen (Kansalliskirjasto), Samu Viita (Kansalliskirjasto)

Etänä: Minna Liikala (THL), Teemu Makkonen (AMKIT-konsortio), Minna Marjamaa (AMKIT-konsortio), Anis Moubarik (Kansalliskirjasto), Jarmo Saarikko (Luonnonvarakeskus), Mikko Saunamäki (Luonnonvarakeskus), Tiina Tolonen (AMKIT-konsortio)

Poissa: Joonas Parviainen (Maanpuolustuskorkeakoulu), Toni Raja-Hanhela (Lapin yliopisto)

1. Kokouksen avaus

  • Mikko Saunamäki ilmoitti olevansa viimeistä päivää töissä Luonnonvarakeskuksessa, joten hänen lisäkseen kokouksessa oli mukana myös Jarmo Saarikko. 
  • Asiantuntijaryhmän uuden jäsenen valinnasta päätetään myöhemmin.
  • Todettiin yleisenä käytäntönä olleen, ettei asiantuntija- ja ohjausryhmässä (tässä tapauksessa tiedonhallinnan ohjausryhmä) ole ollut jäseninä samoja henkilöitä.

2. Julkaisuarkistosopimus

  • Asiakasorganisaatioiden kommentit julkaisuarkistosopimuksesta:
    • Kommentteja tuli paljon, eniten kysymyksiä herätti sopimuksen kohta 13 Vahinkojen korjaaminen ja siinä esitettyjen korvaussummien ero.
    • Alkuperäistä sopimustekstiä ei muutettu kovin paljon.
    • Kansalliskirjaston puolelta yksi muutos kohtaan 6.4 Tietoturva: DSpace mahdollistaa sen, että asiakasorganisaatio hallinnoi oman yhteisönsä virkailija- ja käyttäjätunnuksia; koska Kansalliskirjasto joutuu joka tapauksessa varmistamaan asiakasorganisaatiolta millaisia oikeuksia käyttäjille annetaan, on käytännöllisempää että asiakas on vastuussa näistä.
  • Iris Tahvanainen: Miten muiden julkaisuarkistojen kehitystyö hyödyttää muita?
    • Yleisestä infrastruktuureja koskevasta kehitystyöstä on hyötyä myös muille.
    • Tällaiset koko infrastruktuuriin liittyvät kehitystehtävät (esim. SYLI-kehitys) ovat peruspalvelua, joka tarjotaan ilman erillistä lisämaksua kaikille asiakkaille.
    • Asiakaskohtaiset räätälöidyt palvelut ovat sen sijaan maksullisia.
  • Minna Liikala: Milloin hinnasto ja hinnoitteluperiaatteet valmistuvat?
    • Tarkkaa hinnastoa kaikista asioista käytännössä mahdoton koota, mutta yleiset perusteet hinnoittelulle voidaan määritellä.
    • Peruspalveluiden ulkopuolelle menevistä kehitystehtävistä sovitaan erikseen, kuten tähänkin asti.
  • Minna Marjamaa: Miten varmistutaan, että sovitut asiat tehdään? Koosteessa kommentoitu, ettei Kansalliskirjasto sitoudu sopimussakkoon.
    • Kansalliskirjasto ei ole valmis sitoutumaan sopimussakkoihin, sillä Kansalliskirjasto tarjoaa julkista palvelua. Näihin lukeutuvat myös julkaisuarkistopalvelut.
  • Iris Tahvanainen piti tärkeänä sitä, että asiakasorganisaatiot voivat jatkossakin luottaa julkaisuarkistopalvelun ylläpidon ja kehittämisen jatkumiseen.
    • On hyvä, jos viestiä palvelun tärkeydestä tulee myös asiakasorganisaatioilta päätöksentekijöiden suuntaan.
  • Onko yhteinen kansallinen järjestelmä jossain vaiheessa mahdollinen?
    • Jarmo Saarikko: Keskitetyn rahoituksen saaminen ministeriöltä mahdollista vain, jos on yksi yhteinen, kansallinen julkaisuarkisto.
    • Keskitetylle ratkaisulle löytyisi tukea myös tutkimusorganisaatioista.

3. Metadatasuositus julkaisuarkistojen tekstiaineistolle

  • Metadatasuositus julkistettiin 28.2. järjestetyssä Missä mennään -webinaarissa, ja se on saatavilla julkaisuarkistojen asiakaswikissä: https://www.kiwi.fi/x/v4R7B.
    • Suositus on jaoteltu kuuteen kokonaisuuteen johdantosivun alle, joista ensimmäisen alle on listattu kaikki metadatakentät. Kenttien otsikot ovat linkkejä, joiden takaa löytyy lisätietoa käyttötarkoituksesta ja esimerkkejä kuinka kentät tulisi täyttää.
    • Muille alasivuille on listattu mm. tärkeät metadatakentät, esimerkkejä eri aineistojen kuvailuun tarvittavasta metadatasta ja erilliseen okm.-nimiavaruuteen sijoitetut OKM:n julkaisutiedonkeruuseen liittyvät kentät.
    • Joidenkin kenttien sisältöön on vielä tulossa pieniä korjauksia ja selvennyksiä huhtikuun alussa KUMEA-ryhmän kokouksen jälkeen.
  • Jarmo Saarikko: MARC - Dublin Core -konversion toimivuus varmistettava ja huolehdittava, että tieto liikkuu molempiin suuntiin.
  • Pienimuotoisia metadatamuutoksia takautuvaan aineistoon voi tehdä itse organisaatiossa järjestelmän massaeditorilla, Kansalliskirjasto tukee tarpeen mukaan.
    • Mahdollinen syöttölomake olisi kuitenkin hyvä päivittää ennen muutosten tekemistä.
    • Kansalliskirjasto ei tee muutoksia metadataan ilman asiakkaan mukanaoloa, korjaukset on koordinoitava tarkasti.
  • Jyrki Ilva: DSpace-päivityksessä käyttöön otettava uusi Discovery-moduuli nostanee epäyhtenäiset käytännöt näkyviksi, mikä voi osaltaan lisätä halukkuutta muokata metadataa.
  • Iris Tahvanainen: Lappeenrannassa aloitetussa Converis-LUTPub -haravointiprojektissa otetaan metadatasuositus huomioon.
    • Haravointia Converiksesta on testattu Åbo Akademin julkaisuarkiston kanssa.
  • Kansalliskirjaston julkaisuarkistopalveluissa suositusta aletaan soveltaa laajemmin vähitellen, loppuvuoden aikana.
    • DSpace-päivitys pitää saada ensin hoidettua pois alta.

4. DSpacen päivityksen eteneminen

  • DSpace-versiopäivitysten valmistelut ovat jo melko pitkällä, ja tavoitteena on saada päivitykset tehtyä ainakin pääosin heinäkuuhun mennessä.
    • Osa arkistoista on vielä CentOS 5 -käyttöjärjestelmää käyttävillä palvelimilla; CentOS 5:n tuki loppuu maaliskuun lopussa, eli nämä täytyy päivittää huhtikuun alkuun mennessä.
    • Näillä näkymin ensimmäinen päivitettävä palvelu on Luonnonvarakeskuksen Jukuri.
  • Päivityksessä käyttöön otettavia uusia ominaisuuksia:
    • REST-rajapinta, Discovery-moduuli ja Solr-pohjainen haku.
    • Uusi mobiiliyhteensopiva käyttöliittymä (Mirage 2) tulossa käyttöön Jukurin jälkeen päivitettävissä arkistoissa.
      • Myös vanhan käyttöliittymän käyttöä on mahdollista jatkaa, mutta päätökset täytyy tehdä DSpace-instanssien tasolla (ja mieluiten etukäteen, jotta voidaan välttää turhaa työtä).
      • Mobiilikäyttöliittymä aiempaa dynaamisempi; kaikkia aiemmin tehtyjä räätälöintejä (mm. elementtien asetteluun liittyen) ei ole mahdollista toteuttaa siinä.
      • Pääsääntöisesti mobiilikäyttöliittymän pitäisi kuitenkin olla aiempaa parempi.
      • Anis Moubarik on tutkinut mobiilikäyttöliittymää, testattu Jukurilla.
    • Discovery-moduulin tutkiminen on vielä kesken.
  • Aikatauluista sovitaan asiakasorganisaatioiden kanssa.
    • Päivitykseen liittyviä asioita tutkitaan vielä, joten tarkkaa aikataulua ei voi vielä luvata. Testauksen jälkeen tiedetään tarkemmin.
    • Päivityksen jälkeen tutkitaan myös Linked Data -mahdollisuutta julkaisuarkistojen metadatassa.
  • Iris Tahvanainen: Teknillisessä yliopistossa opiskelijoiden valmistuminen sidottu tiukasti julkaisuarkiston toimintaan, opinnäytteillä tulee olla URN-tunnus kolmen päivän sisällä järjestelmään tallennuksesta. Käyttökatkot eivät saisi vaikeuttaa valmistumisprosessia. Suurin ruuhka töiden tallentamisessa on toukokuussa. Voisiko päivitys olla vasta heinäkuussa?
    • Heinäkuu on vaikea vuosilomien vuoksi. Päivitykseen liittyvä katko pyritään pitämään huomaamattomana ja ajankohta sovitaan erikseen jokaisen asiakkaan kanssa. Pisimmillään katko voi olla torstaista tiistaihin, todennäköisesti kuitenkin vain perjantaista maanantaihin.
    • Iris Tahvanainen selvittää kesäkuussa valmistumisen viimeisen määräpäivän ja palaa asiaan.
  • Tiina Tolonen: Myös ammattikorkeissa huhti-kesäkuu on kiireisintä aikaa opiskelijoiden valmistumisessa. Suurin ruuhka on huhti-toukokuussa.
  • Minna Liikala: THL:n Julkarin voi päivittää toukokuun aikana.
  • Voiko Haka-kirjautumisen saada toimimaan päivityksen jälkeen?
    • Haka-kirjautumisen käyttöönotto ei ole mahdollista monen organisaation julkaisuarkistoissa (ammattikorkeissa kirjautuminen on toteutettu ulkoisella syöttölomakkeella), yhden organisaation julkaisuarkistoihin onnistuu.
    • DSpace tukee Shibboleth-kirjautumisjärjestelmää, mutta konfigurointi ja sopimukset ovat haastavia. Organisaation omat IT-palvelut on saatava mukaan käyttöönottoon ja ylläpitoon.
    • Luonnonvarakeskus palaa asiaan syksyllä.

5. Muut asiat

  • Uusia asiakkaita: Suomalaisen kirjallisuuden seura ja Valtion taloudellinen tutkimuskeskus ovat tulossa mukaan Doriaan.
    • VATT:ia varten toteutetaan yhteys taloustieteen alan julkaisujen viitetietoja kokoavaan Repec-palveluun.
  • Turun yliopiston julkaisuarkisto on siirtymässä Doriasta omaan instanssiin.
    • Yliopisto on rakentamassa uutta opinnäytteiden syöttöjärjestelmää, koska tarkoituksena on siirtyä sähköiseen valmistumiseen.
    • Samalla on tarkoitus mahdollistaa Converis-tutkimustietojärjestelmään syötettyjen rinnakkaistallenteiden siirtyminen uuteen julkaisuarkistoon.
  • Keskusteltiin tutkimustietojärjestelmien ja julkaisuarkistojen yhteyksistä.
    • Tutkimustietojärjestelmien markkinoita hallitsevat tällä hetkellä kaupalliset suljetun lähdekoodin ohjelmistot.
    • DSpace-CRIS-moduuli on herättänyt laajaa mielenkiintoa avoimen lähdekoodin vaihtoehtona, toistaiseksi se on käytössä lähinnä Etelä-Euroopan maissa.
    • Jyrki Ilva: CSC on kehittämässä julkaisutietojen syöttöön tarkoitettua JUSTUS-palvelua, jonka kautta tiedot tallentuvat suoraan Virta-tietovarantoon.  Asiakkaina on ammattikorkeita ja tutkimuslaitoksia.  Kansalliskirjasto keskustelee CSC:n kanssa mahdollisuudesta syöttää Justuksen kautta myös rinnakkaistallenteita asiakasorganisaatioiden julkaisuarkistoihin.
    • Jyrki Ilva: Kansallinen tutkimustietojärjestelmä on OKM:n visioiden mukaan käytössä vuonna 2020, mutta suunnittelu on vasta alkamassa. Järjestelmä olisi todennäköisesti VIRTA-mallin mukainen, eli paikalliset järjestelmät toimisivat edelleen kansallisen järjestelmän alla.
    • Jarmo Saarikko: Tilannetta hyvä seurata aktiivisesti, sillä tutkimuslaitoksilla näyttää olevan selvä tarve ulkoistaa tällaisten järjestelmien ylläpito ulkopuoliselle toimijalle. Selkeämpää ja yksinkertaisempaa olisi liittyä konsortioon, joka kilpailuttaisi palvelun. Ongelmana on, ettei OKM:n hallinto kata koko tiedekenttää, joten kaikki eivät välttämättä voisi osallistua yhteiseen konsortioon.
  • Tietolinja-lehden numerossa 1/2017 on julkaistu artikkeli, jossa kartoitetaan suomalaisten julkaisuarkistojen nykytilannetta.
  • Marja-Leena Mansala on tekemässä OKM:lle selvitystä rinnakkaistallennukseen liittyvistä lainsäädännöllisistä ratkaisuista.
  • Rinnakkaistallennukseen liittyen on alkuvuoden aikana järjestetty kaksi seminaaria:
  • Opinnäytteiden arkistointi: Kansallisarkiston ja KK:n tapaaminen 2.3.2017.
    • Lassi Lager kävi tapaamassa Kansallisarkiston Vesa-Matti Ovaskaa ja Markus Merenmiestä. Ovaska on tehnyt seulontapäätöksen opinnäytteiden arkistoinnista ja on valmistelemassa selkeämpää ohjeistusta sen soveltamisesta korkeakouluille.
    • KA:ssa pidetyssä tapaamisessa tuli esille, että Kansallisarkiston näkökulmasta opinnäytteeseen liittyy muutakin dokumentaatiota kuin opinnäytejulkaisu. Nämä säilytysvaatimukset olisivat tarkemmat kuin aiemmat Esa-Pekka Keskitalon tulkitsemat ohjeet, joita käsiteltiin Theseus-kehittämisseminaarissa huhtikuussa 2016.
    • Kansallisarkistolla on selvä arkisto- ja säilytysnäkökulma verrattuna kirjastojen tiedonkäyttö- ja saatavuusnäkökulmaan. Kirjastossa ei toivota, että opinnäytteet säilötään suljettuun arkistoon, jonne ne unohdetaan.
    • Yleisesti on otettava huomioon, että arkistointivelvollisuus koskee muitakin kuin kirjastoja. Suunnitteilla olevalla ohjeistuksella tarkennettaisiin arkistoinnin yksityiskohtia.
    • Kansallisarkistolta toivotaan esitystä syksyn kirjastoverkkopäiville. Yhteinen tapaaminen arkisto- ja kirjastolaitoksen kesken vaikuttaa olevan tarpeen.

Seuraava kokous järjestetään tiistaina 16.5.2017 klo 10-12.

 

 


 

  • No labels