Yleisten kirjastojen Melindaan liittymisen prosessi on monivaiheinen. Onnistunut liittyminen edellyttää sujuvaa yhteistyötä usean eri vastuutahon välillä. Mukana prosessissa voi olla tapauksesta riippuen hieman eri määrä toimijoita; pilottikirjastojen tapauksessa mukana ovat kirjasto, kirjastokimpan johto, kunnan tietohallinto, Kansalliskirjasto ja järjestelmätoimittaja.
Melindaan liittymisen prosessi on kuvattu vaiheittain sivulla Liittymismallit. Prosessin vaiheet riippuvat siitä, millaisella liittymismallilla päätetään lähteä mukaan yhteistyöhön: tuodaanko koko tietokanta Melindaan (Iso räätäli), vain osia paikalliskannasta (Pikku räätäli) vai tullaanko mukaan ainoastaan uudella aineistolla (Kevyt malli).
Työvaiheet
ISBD- ja RDA-konversiot
Melindassa noudatetaan RDA-kuvailusääntöjä, joten liittyvän kirjaston tietokanta on konvertoitava RDA-säännöstön mukaiseksi ennen kuin aineistoa voidaan poimia metatietovarantoon. Melindaan kuuluneiden Voyager-kirjastojen ISBD-konversio tehtiin vuonna 2012 tätä varten kehitettyä USEMARCON-konversiosääntöä hyödyntäen. RDA-konversio Melinda-tietokantaan tehtiin vuonna 2016.
Konversion tekemiseen voi hyödyntää Kansalliskirjaston tekemää konversio-ohjelmaa (ks. Internet-sivu RDA-konversiot), jota voi täydentää paikalliskannan tarvitsemien erityispiirteiden mukaiseksi.
Aurora-kirjastoissa tehdään ISBD- ja RDA-konversiot samanaikaisesti paikallistietokantaan. Tämän konversion tekeminen ei aiheuta katkoksia tietokannan käyttöön eikä edellytä kirjaston sulkemista. Konversion tarkastamiseen menee muutama viikko.
Poimittavan aineiston määrittely
Kirjaston tulee määritellä, mitä tietueita ei tuoda Melindaan. Kansalliskirjasto tarvitsee rajauksien tekemistä varten listauksen pois jätettävien kokoelmien tunnisteista; tällaisia ovat esimerkiksi MARC 21 -koodit, ID-tunnukset tai johonkin 59X-kenttään tehty määrämuotoinen huomautus.
Melindaan tuotava aineisto
Kaikenlaisen kirjastoaineiston tietueita voidaan tuoda Melindaan: kaikkia aineistotyyppejä, myös osakohteita. Paikallis- ja erikoiskokoelmiin kuuluvan aineiston tuominen Melindaan on suotavaa.
Pois jätetään yleensä paikalliskäyttöiset esineet, joita ei kuvailla bibliografisesti, kuten sateenvarjot tai ompelukoneet, katso myös Melindaan kuvailtava aineisto.
Tietokannan siivous
Pilottina olleen PIKI-kirjastojen kokemuksia
Mitä siivota?
Omaan tietokannan siivoaminen on liittymisprosessin työläin vaihe. PIKI-kirjastoissa tätä työtä pohjustettiin teettämällä siivoustarpeita kartoittanut raportti (Piki-tietokannan siivousmenetelmät). Korjaustarpeita kartoitettiin myöhemmin lisää muun muassa Aurora-kirjastojärjestelmän 'Listaus luettelointivirhetyypeistä' -raportin avulla sekä tietueiden koeharavoinneissa Melindan kirjastojärjestelmän tietuetarkistimen tuottamien raporttien pohjalta.
Periaatteena dataan tehtävissä korjauksissa on se, että korjauksia tehdään tärkeysjärjestyksessä sen verran kuin mahdollista. Tavoitteena on varmistaa, että Melindaan vietävät tietueet löytävät vastintietueensa (tuplatietueiden välttäminen) ja että tietueet ovat löydettävissä (hakuelementit ovat kunnossa). Näistä joitain esimerkkejä löytyy kohdasta Liittymisen edellytyksiä. Kosmeettista haittaa aiheuttavat virheet ovat toissijaisia, mutta nekin on toki hyvä korjata siinä määrin kuin resurssit antavat myöten.
Miten siivota?
Tietokannan siivous on iteratiivinen prosessi. Työlle on syytä varata reilusti aikaa ja se kannattaa aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Korjauksia voidaan tehdä sekä joukkomuutoksin että käsin. PIKI-kannassa massakorjauksia tehtiin Aurora-kirjastojärjestelmän joukkomuutostyökalulla sekä ISBD/RDA-konversion korjausten yhteydessä. Systemaattisia virheitä voidaan korjata myös järjestelmätoimittajalta tilatuilla ajoilla.
Aineistonsiirron katselmointivaiheessa tietueille ajetaan monenlaisia tarkistuksia, joiden tuottamat virhelistaukset auttavat korjaustyössä. Lisäksi osa systemaattisista virheistä voidaan korjata Kansalliskirjaston työkaluilla Melindaan tuotaville tietueille ilman, että muutoksia tehdään paikalliskantaan.
Miten organisoida siivoustyö?
PIKI-kimpassa siivoustyö organisoitiin Melinda-projektin aloituspalaverissa. Virhelistauksia jaeltiin kaikkien kimpan kuntien kuvailijoille Google Drive -palvelussa, jossa tehtyjä korjauksia myös kuitattiin hoidetuiksi.
Alla listaus PIKI-kimpan tekemistä siivoustoimenpiteistä.
Column
width
30
Panel
title
Sivun sisällys
Table of Contents
Section
PIKI-tietokannan siivous
Panel
bgColor
#FAFAFA
titleColor
black
borderStyle
dashed
title
PIKI-kimpan tekemiä korjauksia
1) Kiinteämittaisten kenttien sisältö, kuten julkaisuvuodet 008-kentässä: puuttuuko vuosia tai onko mukana selkeästi vääriä arvoja?
nämä saatiin jo Mace Ojalan "siivouslistoista" (Piki-tietokannan siivousmenetelmät), Melinda-projektin tuloksena Kansalliskirjastolta ja sitten vielä Auroran 'Listaus luettelointivirhetyypeistä'-raportistakin.
ei ole ehditty korjata systemaattisesti juurikaan, lukuunottamatta 008[07-10]
julkaisuvuosikorjaus mp 008[07-10], jos merkkipaikalla oli ”uuuu”, mutta julkaisuvuosi oli 260$c-kentässä tai muualla, tilattiin Axiellilta.
Melinda-loadissa fikseri, jonka avulla voidaan korjata 008 ja 007-kenttien mittavirheitä
2) Tuplatietueiden siivoaminen
jaettiin kuntien kesken Google Drivessä listana
vain ISBN-numeron perusteella löydetyt tupat
vanhat tietueet, joilla ei ISBN-numeroa, korjattu, kun törmätty tupliin (näitä on paljon ja triploja …)
jos teoksen tietue löytyy myös Melindasta, otetaan sieltä Melinda-tunnus 035-kentästä omalle tietueelle ja yhdistellen tietueet korjataan Melinda-vaatimusten mukaiseksi (voi korjata omaa tietuetta, eikä Melinda virheitä tarvitse toistaa)
Melindan tuplista voi ilmoittaa ”Melindan tuplien, väärinyhdistymisten ja muiden virheiden ilmoituslomakkeella.”
3) Tunnisteiden ja pääkirjauskenttien korjaaminen
tekeillä, tunnisteiden korjausta ei ole tehty lainkaan
4) Merkistötarkistukset
suuraakkosin kirjoitetut tietueet menevät Melindaan, koska korjausajoa ei voi tehdä mekaanisesti.
sellaisen korjausohjelman tekeminen, joka osaisi ottaa huomioon erisnimet ja tarkoituksella suuraakkosin kirjoitetut sanat, on lähes mahdotonta.
Melinda-loadissa on ohjelma, joka muuttaa 008[35-37] ja 041-kentän suuraakkosin kirjoitetut kirjaimet pieniksi
koeloadeissa tarkastetaan, miten eri kielten aksentti-, diakriittiset yms. merkit ja kirjaimistot säilyvät
5) Osakohde- ja emotietueiden väliset linkitykset: erityisesti emoon kiinnittymättömien “orpopoikasten” kartoittaminen
orpopoikaset ajettiin pois Axiellin toimesta ajolla, näille ei siis ollut emoa lainkaan
ohjelmavirheen vuoksi emostaan irronneet osakohteet on Axiellin toimesta saateltu emon hoiviin
6) Puuttuuko pakollisia kenttiä? Esimerkiksi 245, 300, 336/337 (ISBD-säännöstön mukaan)
puuttuu, etenkin 300-kenttiä
300-kenttä on Melinda-kuvailussa pakollinen, mutta ei ISBD-kuvailussa, joten emme ole suuria rikollisia
300-kentän puuttumista ei ole validoitu ohjelmaan
336/337-kenttiin on validointi, jos 000 mp 18 = i > po. 336/337; nyt ei enää voi tallentaa tietuetta, jos ko. kentät puuttuvat
tulevat Auroran virheraporttiin ja päästään korjaamaan sen avulla
7) Onko mukana tyhjiä (osa)kenttiä?
varmastikin on – puhumattakaan sellaisista osakentistä, joita ei saisi toistaa mutta on toistettu
8) Tulisiko joitain aineistoja poistaa?
olemme kehottaneet poistamaan systemaattisesti SUURAAKKOSIN luetteloituja teoksia, kasettiäänitteitä ja videoita, sillä ne ovat useimmiten vanhoja, puutteellisesti ja vanhojen kuvailusääntöjen mukaan kuvailtuja.
9) Onko tietokannassa systemaattisia virheitä, jotka voidaan korjata massa-ajoilla?
on, mutta sitten on sellaisia tapauksia, joissa massa-ajojen sääntöjen rakentaminen on ”korkempaa matematiikkaa”, osa joudutaan korjaamaan käsin
10) Suuraakkoselliset tietueet
lista saatu (69 000 tietuetta), mutta sen käsittely oli hankalaa. Teimme näin:
pyysimme eri osastoja, yksiköitä ja PIKI-kirjastoja seulomaan kokoelmiaan eri rajauksin > siellä tarkastettiin omat tärpänneet SUURAAKKOSELLISET > poistettiin ”hyllynlämmittäjät”, niteettömät tietueet ja vain tärkeät jätettiin kokoelmiin.
PIKI-kuntien oli määrä korjata myös tietueita: siinä kirjastossa, jossa päätettiin säilyttää ”SUURAAKKOSELLISEN” tietueen nide, luetteloitiin tietuen uusien sääntöjen mukaiseksi vaikka muillakin olisi ollut niteitä tietueella.
Tampereella eri yksiköt / osastot ilmoittivat, mitä luokat on käyty läpi, poistettu tarpeettomat niteet ja niteettömät tietueet > me sitten luetteloimme säilytettävät tietueet uudestaan, tarvittaessa teokset haettiin osastolle tutkittaviksi (hidasta, sillä samalla yhdistellään tuplat, selvitellään, mitä tietueita voidaan yhdistää, haetaan mahdolliset Melinda-ID:t > pahasti kesken)
korjaustyötä pitää jatkaa sitten, kun ollaan jo Melindassa.
11) Pääkirjausten kontrolli: puuttuuko tietueelta pääkirjaus tai onko pääkirjauksia useampia
uudella Auroran raporttityökalulla onnistuu etsintä ja korjaus
12) Missing title 245a kentässä
korjattu: haettiin tietueet, tarkastettiin, mikä pitäisi olla päänimeke ja korjattiin tai poistettiin koko osakohde / tietue
oli myös 773$m-osakenttiä tuplana, korjattiin käsin Auroran raportti- ja joukkomuutostyökalulla
17) Turhat 852-kentän toistumat
tätä ei ole tehty systemaattisesti, kun tuplaan törmätään, se / ne poistetaan
virheelliset 852-kentät ovat nyt Raporttityökalulla löydettävissä ja korjattavissa
suodattettiin omat 852-kentät pois Melindasta, joten ei kiire korjattava
18) Virheellinen kielikoodi non, muutetaan non –> zxx ”ei kielellistä sisältöä”
tehty korjausajo Auroran ”Luettelointitietojen joukkomuutos” -työkalulla
19) Suuraakkoselliset kielikoodit
Nämä ovat vielä korjaamatta, mutta Melinda-loadia varten Kansalliskirjasto on tehnyt “fikserin”, jossa korjataan nämä koodit “pienaakkoselliksi”: s. fikseri “maa- ja kielikoodit pienaakkosiksi kentissä 008 ja 041”
20) Funktiotermien virheellisyydet korjattava ennen kuin termit voidaan avata
listaus näistä on tehty, mutta korjausta ei ole tehty
Melinda-loadissa on funktiotermien aukikirjoitus sis. välimerkit
21) Niteettömät tietueet
tietokannassa on normaaleja, keskeneräisiä, ehdotuksia, ennakkotietueita, onko ensin ajettava nollatietueiden poistoajo, mikä olisi sääli, koska vain BTJ:n ennakkotietueissa on BTJ:n linkit
ei tarvitse ajaa, sillä ne eivät mene Melindaan ; periaatteessa saavat mennä, sillä Melindassa halutaan olevan myös sellaiset tietueet, joita ei ole enää missään
Aurorassa voi hakea niteettömät tietueet; ei haluta mekaanista poistoajoa, vaan harkiten poistetaan tietueet
säilytetään esim. lehti- ja kirjaemot, joilla hyvin luetteloidut osakohteet (virtuaaliniteet), hankinnassa olevat, sellaiset, joista on päätetty, että ei hankita (huomautus 591-kentässä)
Kirjavälityksen ja BTJ:n ennakkotietueet:
näitä saa olla tietokannassa
ennakkotietueita ei viedä Melindaan vaan tietueet tallennetaan Melindaan vasta sitten, kun kuvailu tehdään
tulossa Arvo 2.0-palvelu > mahdollisesti ei synny ennakkotietuesatseja.
jos ennakkotietueelle otetaan niteitä, niin teoksen saapuessa kirjastoon on tietue täydennettävä Melinda-tasoiseksi ja tarkastettava pää- alanimekkeet, hakutiedot (auktorisoidut nimimuodot ja asiasanat), sivumäärät jne.