| Perustiedot | |
|---|---|
| Numero | 7.1 |
| Nimi | Hankinnan toiminta-arkkitehtuuri |
| Kuvaus | Toiminta-arkkitehtuuri kuvataan käyttäjätarinoiden avulla. Tuotettavan dokumentaatioon tekemiseen liittyvä ohje löytyy täältä. |
| Vastaava | Kaisa Hypén |
| Resurssit | ukj-projektiryhmä, hankinnan asiantuntijaryhmä, Kansalliskirjaston asiantuntijat |
| Kesto | 6 kk |
| Riippuvuudet | Kuuluu osana työpakettiin TP 7 Hankinnan kokonaisarkkitehtuuri. |
Tehtävät
| Nro | Tehtävä | Tuotos | Tekijä | Aikataulu (Jäädytetty) | Aikataulu (Arvio/Tehty) | Työmäärä (Arvio htp) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Syöte hankintaan | Kuvaukset ja käyttäjätarinat niistä syötteistä ja tarpeista, jotka johtavat aineiston hankintaan | Kaisa Hypén | 7/2013 | 24 | |
| 2 | Kuvaukset ja käyttäjätarinat tilauksen tallentamisesta kirjastojärjestelmään sekä tilaamisprosessista | Kaisa Hypén | 7/2013 | 7 | ||
| 3 | Tilauksen seuranta | Kuvaukset ja käyttäjätarinat tilauksen seurannasta kirjaston järjestelmässä | Kaisa Hypén | 8/2013 | 5 | |
| 4 | Aineiston vastaanotto ja käyttöönsaattaminen | Kuvaukset ja käyttäjätarinat tilatun aineiston vastaanotosta ja käyttöönsaattamisesta | Kaisa Hypén | 8/2013 | 6 | |
| 5 | Laskujen käsittely | Kuvaukset ja käyttäjätarinat laskujen käsittelystä | Kaisa Hypén | 9/2013 | 4 | |
| 6 | Aineistomäärärahan seuranta | Kuvaukset ja käyttäjätarinat määrärahan seurannasta ja siinä käytettävästä budjettiohjelmasta | Kaisa Hypén | 9/2013 | 5 | |
| 7 | Aineistotoimittajia koskevan tiedon tallennus kirjaston järjestelmään | Aineistotoimittajiin liittyvän tiedon tallennukseen liittyvät kuvaukset ja käyttäjätarinat | Kaisa Hypén | 9/2013 | 2 | |
| 8 | Hankintaan liittyvä raportointi | Hankinnan raportointiin liittyvät kuvaukset ja käyttäjätarinat | Kaisa Hypén | 9/2013 | 4 | |
| 9 | Kappaleen/käyttöoikeuden elinkaaren hallinta | Kuvaukset ja käyttäjätarinat liittyen kappaleen (niteen) ja käyttöoikeuksien (e-aineistot) elinkaariin ja niiden vaiheisiin kirjaston järjestelmässä | Kaisa Hypén | 10/2013 | 14 | |
| 10 | Hankinnan säännöt | Yhteisjärjestelmässä tehtävän hankinnan sääntöjen luonnostelua. | Kaisa Hypén | 11/2013 | 4 | |
| 11 | UKJ-ERM | UKJ-ERM -moduulin alustavaa luonnostelua, erityisesti aineiston hankinnan näkökulmasta | Kaisa Hypén | 11/2013 | 6 | |
| 12 | Hankinnan toimintokaaviot | Hankinnan prosesseihin liittyvät kaaviot | Kaisa Hypén | 11/2013 | 9 |
Erityisesti huomioitavat asiat (poikkeamat, riskit), eteenpäin välitettävät asiat
Toiminta-arkkitehtuurin tekeminen liian yleisellä tasolla voi kostautua järjestelmän määrittelyprosessin seuraavissa vaiheissa, koska monet seuraavista vaiheista perustuvat nimenomaan toiminta-arkkitehtuurissa määriteltyihin asioihin. Toiminta-arkkitehtuuria joudutaan mahdollisesti täydentämään ja/tai tarkentamaan prosessin myöhemmissä vaiheissa mikäli huomataan, että jotakin olennaista on jäänyt kirjaamatta.
Eri työpaketeissa tehtävien toiminta-arkkitehtuurien tarkkuustaso pitää myös pääsääntöisesti pyrkiä pitämään mahdollisimman yhteneväisenä, jotta tuotettu dokumentaatio on keskenään vertailukelpoista. Tietyissä tapauksissa tästä pyrkimyksestä voidaan kuitenkin poiketa, mutta tällöin poikkeamisen syy tulisi selvästi kirjata dokumentaatioon. Poikkeaminen voi johtua esimerkiksi siitä, että jokin järjestelmän osa-alue on tässä vaiheessa rajattu tarkemman dokumentaation ulkopuolelle.
Eri työpaketeissa toteutettuja toiminta-arkkitehtuureja on vertailtava keskenään kaikissa prosessin eri vaiheissa. Tällä pyritään varmistamaan, että toiminta-arkkitehtuurit eivät ole keskenään ristiriidassa ja eivät sisällä päällekkäisiä määrittelyjä. Moneen eri työpakettiin sisältyvät päällekkäiset toiminnot on erotettava omaksi kokonaisuudekseen.