Blog from March, 2022
Vuoden alussa selvitimme Finna-organisaatioiden näkemyksiä ja kokemuksia toiminnastamme. Vastauksia kertyi lähes sata.
Saimme vastauksia kaikilta Finnan eri sektoreilta, eniten yleisiltä kirjastoilta ja museoilta. Finnan toimintaan oltiin keskimäärin tyytyväisiä, vastausten keskiarvon ollessa 4 asteikolla 1–5. Tietoa Finnasta ja esimerkiksi häiriötilanteista koetaan olevan tarjolla hyvin, mutta esimerkiksi ohjeiden löydettävyyden ei koettu olevan riittävällä tasolla. Tätä kehitämme mm. hallintaliittymän osalta ohjevideoilla ja suoraan hallintaliittymästä löytyvillä ohjeilla.
Myös Finnan koulutukset ja tapahtumat koettiin hyödyllisiksi. Etätapahtumien toteutus sai kiitosta, mutta vastauksissa näkyi myös toive kohdata kollegoja kasvokkain ja työstää yhteisiä asioita pitkän koronakauden jälkeen perinteisissä tapahtumissa.
Uusina teemoina vastuullisuus ja tilastointi
Uutena teemana kyselyssä oli vastuullisuus, jonka vastauksista saamme suuntaa Finnan vastuullisuustyöhön. Vastuullisuustyön tärkeys sai keskiarvon 4,3. Finnan olennaisimmiksi hyödyiksi koettiin tasa-arvoinen pääsy luotettavan tiedon äärelle ja se, että keskitetty palvelu säästää julkisia varoja. Tärkeimmiksi kehitettäviksi asioiksi nousivat saavutettavuus ja aineistojen yhteentoimivuus.
Finnan tarjoamien tilastojen käyttö oli kyselyn toinen uusi teema. Palautetta hyödynnetään tilastoinnin kehittämisessä ja tilastointiin liittyvien koulutusten suunnittelussa. Koulutusta suunnataan mm. organisaatioille, joilla ei ole omaa Finna-näkymää.
Finna-organisaatioilta saatujen kehitysehdotusten käsittely sai keskiarvon 3,6. Paneudumme tämän sujuvoittamisen kuluvan vuoden aikana tarkemmin, sillä Finna-organisaatioiden määrän kasvaessa myös ehdotusten määrä on kasvussa. Kaikkia toiveita emme aina pysty toteuttamaan, mutta kaikki kehitysehdotukset antavat meille arvokasta tietoa, eikä mikään niistä jää huomiotta.
Kehityskohteeksi nousi myös mahdollisuus vaikuttaa Finnan yleisiin kehityssuuntiin. Finnan yleisiä kehityssuuntia määrittää vuositasolla vahvimmin Finnan toimintasuunnitelma. Tämän vuoden toimintasuunnitelman työstö aloitettiin viime vuonna, jolloin siihen kerättiin kommentteja ja palautetta Finna-konsortion ohjausryhmältä. Ohjausryhmä hyväksyi toimintasuunnitelman maaliskuun kokouksessa.
Ohjausryhmällä on merkittävä rooli Finnan kehityssuuntien valinnassa. Kannattaa siis muistaa mahdollisuus vaikuttaa Finnan kehityssuuntiin myös ohjausryhmän jäsenten ja esim. oman sektorin edustajan kautta.
Kerromme kyselystä ja sen tuloksiin perustuvista toimistamme lisää kevään sektoritapaamisissa. Tervetuloa kuulolle!
Epävakaa maailmantilanne on nostanut tietoturva- ja kyberturvallisuusnäkökulmat jälleen yhteiskunnalliseen keskusteluun. Poikkeustilanteisiin on varauduttu myös Finnassa jo etukäteen, mutta toimijoiden välinen yhteistyö nousee aiempaa keskeisempään rooliin.
Nyt kun kyberturvallisuuteen liittyvä uhkakuva on muuttunut, on moni organisaatio aktivoitunut entistä enemmän tietoturvallisuuteen liittyvien asioiden käsittelyssä ja vaikutusten tarkastelussa. Samalla organisaatioissa herää kysymys, miten tietoturvaan ja kyberturvallisuuteen liittyvät asiat voidaan ottaa paremmin haltuun. Kyseessä on laaja kokonaisuus, johon vaikuttavat monet tekijät.
”Pohjimmiltaan kyse on riskien hallinnasta, joten aluksi on hyvä tunnistaa suojattavat kohteet, kuten tiedot ja palvelut. Sen jälkeen tarkistetaan riskiperusteisesti niihin kohdistuvat uhat, miten uhkia voidaan vähentää tai estää ja kuka siitä on vastuussa. Lopuksi on tarpeen miettiä, miten uhan toteutuessa toimitaan, ja miten siitä toivutaan", toteaa Finna-palveluiden vetäjänä ja tietojärjestelmäpäällikkönä toimiva Bjarne Beckmann.
Yhteistyö ensisijaisen tärkeää
Toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti, mutta on olemassa erilaisia työkaluja, jotka auttavat tietoturvan arvioinnissa, mittaroinnissa ja kyberturvallisuusriskien tunnistamisessa. Esim. Kyberturvallisuusmittari ja muuta ohjeistusta kyberturvallisuuden hallinnasta löytyy Kyberturvallisuuskeskuksen sivuilta.
”Johdon, asiantuntijoiden, tietoturvan ja palveluiden vastuuhenkilöiden välinen yhteistyö on kriittisen tärkeää, mutta sen lisäksi organisaatioiden välisen yhteistyön merkitys korostuu etenkin silloin, kun digitaalisia palveluita tuotetaan yhteistyössä”, Beckmann jatkaa.
Finna-palveluiden tietoturvasta huolehditaan tiiviissä yhteistyössä Finnan palvelinratkaisuja tarjoavan Tieteen tietotekniikan keskus CSC:n kanssa. CSC on luotettava kumppani, jonka Suomessa sijaitseville datakeskuksille on myönnetty tietoturvallisuuden hallintajärjestelmien ISO/IEC 27001 -sertifikaatti ja viranomaishyväksyntä toimintojen turvallisuudesta.
”Vuosien varrella tietoturvaan kohdistuva yhteistyö on tarkoittanut mm. tietoturvaskannauksien sekä palveluympäristössä havaittujen poikkeamien läpikäyntejä ja uhkakuvamallinnuksia, mutta myös suojauskeinojen yhteistä kehittämistä ja vastuualueiden jakamista. Esim. palvelunestohyökkäyksiltä suojaudutaan yhteisesti ns. kerroksellisella puolustuksella, eli useilla eri suojausmenetelmillä ja teknologioilla. Eritasoisia hyökkäyksiä kohdistuu digitaalisiin palveluihin jatkuvasti, mutta kun suojauskeinot toimivat, eivät hyökkäyksen vaikutukset näy loppukäyttäjille”, kuvailee Beckmann.
Pidetään toisemme kartalla!
Finnan kaltaisessa palvelukokonaisuudessa kaikkien mukanaolevien organisaatioiden varautuminen ja tiedonvaihto ovat tärkeässä roolissa. Jos esimerkiksi kirjasto-, arkisto- tai museojärjestelmässä ilmenee häiriö, siitä on tarpeen ilmoittaa heti myös finna-postiin, jotta Finna-tiimi voi ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.
Tämän lisäksi on huomioitava, että aineistot tulevat Finnaan niitä tarjoavilta organisaatioilta. Mahdollisia kyberuhkia ajatellen on tärkeää, että aineistontarjoajat huolehtivat kulttuuriperinnön säilyttämisestä erilaisissa uhkatilanteissa ja tarvittaessa myös pitkäaikaissäilytyksestä.
Millainen on organisaatiosi kyky käsitellä erilaisia uhkatilanteita? Ovatko vastuut selkeät ja osataanko toimia yhteisesti vai onko kenties tarpeen parantaa siihen liittyviä toimintatapoja ja osaamista? Jos sinulla on ajatuksia siitä, miten arkistojen, kirjastojen ja museoiden yhteistä varautumista voisi vielä parantaa, kerro niistä meille osoitteessa [email protected].
Finnan hallintaliittymä uudistuu. Parannukset keskittyvät etenkin näkymien hallinnan sujuvoittamiseen, valikoiden selkeyttämiseen ja ruotsinkieliseen versioon. Lisäksi hallintaliittymän koodipohjaa on päivitetty.
Hallintaliittymän uusi versio otetaan käyttöön maanantaina 2.5.2022.
Käyttöönotto aiheuttaa maanantai-aamupäivänä noin kolmen tunnin käyttökatkon, jonka aikana hallintaliittymää ei tule käyttää. Muistutamme vielä uudelleen, kun käyttökatko lähestyy, ja ilmoitamme, kun se on ohi.
Hallintaliittymän uuden version käyttöönotto ei edellytä ylläpitäjiltä toimenpiteitä. Uudistettu versio on hyvin samankaltainen nykyisen kanssa. Nykyistä hallintaliittymää käyttäviltä onnistuu siis myös uuden version käyttö, sillä radikaaleja muutoksia ei ole tulossa.
Lue uudistuksesta lisää aiemmasta uutisestamme. Muista myös Finnan kevään tapahtumat, joissa muiden aiheiden ohella käsitellään myös uutta hallintaliittymää.
Ilmoittautuminen Finnan peruskoulutukseen ja Katso myös -toimintoa esittelevään webinaariin on nyt avattu. Tapahtumat järjestetään etänä. Ilmoittaudu pian!
Katso myös -suosittelutoiminnon hyödyntäminen Finnassa
16.3.2022 klo 13.00 - 14.15
Katso myös -suosittelutoiminnon avulla Finnan tietuesivulla voidaan suositella kiinnostavia aineistoja käyttäjälle. Webinaari on suunnattu toimintoa jo hyödyntäville tai siitä kiinnostuneille organisaatioille. Webinaarissa esitellään erityisesti kirjastoja varten tehtyjä muutoksia toiminnon oletusasetuksiin, ja kerrotaan, miten myös organisaatiot voivat itse muokata asetuksia. Ilmoittaudu webinaariin >>
Finnan peruskoulutus
31.3.2022 klo 9.45 - 15.30
Finnan peruskoulutus on suunnattu arkistoissa, kirjastoissa ja museoissa työskenteleville, joiden tehtävät liittyvät tai tulee liittymään Finnan käyttöönottoon tai ylläpitoon. Lämpimästi tervetulleita ovat osallistujat sellaisistakin oranisaatioista, joissa vasta harkitaan Finnaan liittymistä. Ilmoittaudu koulutukseen >>
Huomioithan että Finnan peruskoulutukseen ei sisälly Finnan perustoiminnallisuuksien käytön opastusta. Näitä käsitellään 25.5. järjestettävässä koulutuksessa Finna.fi asiakastyössä, joka sopii vasta-alkajille. Finnan hallintaliittymän koulutukset järjestetään 31.5. ja 1.6.
Näiden ja Finnan muiden kevään tapahtumien tarkemmat tiedot löydät omalta sivultaan. Ilmoitamme täällä sekä Finnan postituslistalla, kun lisää ilmoittautumisia aukeaa.
Katso myös -suosittelutoiminnolle on muodostettu omat oletusasetukset kirjastonäkymiin. Tavoitteena on ottaa paremmin huomioon sektorien erilaisuus ja organisaatioiden omille aineistoille sopivat asetukset suositteluun niiden omissa näkymissä.
Aiheeseen liittyen järjestetään webinaari 16.3. Ilmoittautumisen ja lisää tietoa tapahtumasta löydät tapahtumasivulta.
Tarkista oman näkymäsi asetukset
Suosittelutoiminnon nykyiset asetukset eivät ota huomioon kirjastoaineistojen erityispiirteitä. Tämän vuoksi kirjastosektoreille on luotu uudet oletusasetukset, joissa esimerkiksi teoksen asiasanat ja genre on otettu paremmin huomioon. Olemme muuttaneet näkymissä käytössä olevat asetukset keskitetysti. Erikoiskirjastoille, yleisille kirjastoille sekä korkeakoulukirjastoille on tehty omat oletusasetuksensa.
Kaikkien kirjastojen näkymien ylläpitäjien tulee tarkastaa oman näkymänsä asetukset. Mikäli näkymissä on tehty omia muutoksia asetuksiin, keskitetty muutos ei yliaja niitä. Etenkin erikoiskirjastojen näkymien ylläpitäjien on hyvä pohtia, onko kirjaston tarjoama aineisto vähemmän tyypillistä kirjastoaineistoa ja enemmän oikeastaan museo- tai arkistoaineistoa muistuttavaa. Tällöin vanhat oletusasetukset voi olla syytä vaihtaa takaisin. Korkeakoulujen, joilla on genre-parametri käytössä, on hyvä tarkistaa sen painotus.
Lisää tietoa Katso myös -suosittelutoiminnon oletusasetuksista sekä parametrien muuttamisesta löydät Finnan asiakaswikistä.
Viestimme Finnan ajankohtaisista asioista useilla kanavilla. Kanavien määrä saattaa aiheuttaa pohdintaa siitä, mihin kannattaa milloinkin olla yhteydessä. Alla siis koonti kanavistamme ja niiden käyttötarkoituksista. Ota seurantaan itsellesi tärkeimmät, tai vaikka kaikki!
Finnan postituslista
Kaikkien Finnan parissa työskentelevien kannattaa kuulua Finnan postituslistalle, jonne lähetämme tietoa häiriötilanteista, Finnan kehityksestä, demoista ja tapahtumista. Finnan sujuvan toiminnan kannalta on tärkeää, että jokaisesta Finnaan kuuluvasta organisaatiosta vähintään yksi henkilö seuraa postituslistan uutisointia.
Viime syksystä alkaen postituslistalle liittyvät ovat voineet ilmaista, minkä sektorin uutiset heitä kiinnostavat. Jos et ole tätä vielä tehnyt, tee se nyt! Tämä tapahtuu täyttämällä tämä lomake omilla tiedoilla.
Keskustelufoorumi
Foorumilla keskustellaan kaikista Finnaan liittyvistä asioista. Keskustelua lukevat Finnan kehittäjät, jotka vastaavat kysymyksiin ja auttavat ratkaisemaan ongelmia. Jos pulmasi koskee muitakin kuin vain omaa organisaatiotasi, keskustelufoorumilla saat asian nopeasti laajemman joukon tietoon ja muut voivat osallistua keskusteluun.
Foorumin keskustelut ovat avoimesti luettavissa, mutta niihin pääsee osallistumaan vasta kirjautumisen jälkeen. Pyydä siis tunnukset osoitteesta [email protected]. Korkeakoulujen työntekijät pääsevät osallistumaan keskusteluihin HAKA-tunnuksilla. Omia seuranta-asetuksia voi muuttaa kello-kuvakkeesta.
Ota seurantaan ainakin seuraavat keskustelut:
- Finnan versiopäivitykset
- Finnan hakutoimintoihin liittyvät muutokset
- Uudet aineistot ja muut tietolähteiden muutokset Finnassa
- Palvelukatkot Finnassa
Finna-posti
Yksittäisissä palvelupyynnöissä ja pulmatilanteissa kannattaa olla yhteydessä palvelupostiimme osoitteessa [email protected].
Finnan asiakaswiki
Asiakaswikiin keräämme Finnaan liittyvät ohjeet, tapahtumat ja uutiset. Osoite kannattaa lisätä omiin suosikkeihin, jotta sivu löytyy tarvittaessa nopeasti.
Finnan somekanavat
Asiakasorganisaatioihimme liittyviä asioita viestimme erityisesti Twitterissä ja LinkedInissä. Myös FB ja IG kannattaa laittaa seurantaan, sillä niissä jaamme vinkkejä Finnan käyttöön sekä viihteellisempiä, Finnan rikkaita aineistoja hyödyntäviä postauksia.
Muista myös Kansalliskirjaston uutiskirjeet ja Missä mennään -webinaarit, joissa Finnakin kertoo kuulumisistaan.
