Katja Hyvärinen - kuvailun asiantuntija Itä-Suomen yliopiston kirjastosta

Melinda-Alma-integraatiota on toteutettu kolmen toimijan, Ex Libriksen, Alma-kirjastojen ja Kansalliskirjaston kesken. Integraatio on saatu perustoiminnallisuuksien osalta kuntoon 1. aallon Alma-kirjastoissa, joista yksi on Katja Hyvärisen organisaatio, Itä-Suomen yliopisto. Katja on Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmän (KUMEA) jäsen ja on päätyönsä lisäksi osallistunut aktiivisesti integraation käytäntöjen ja ohjeiden kokoamiseen Melinda-Alma-toimintamallityöryhmässä ja pienemmässä Alma-kuvailijoista koostuvassa ryhmässä. Alma-toimintaohjeet löytyvät toistaiseksi Helsingin yliopiston wikistä Ohjeita kuvailijalle -sivuilta, josta ne siirretään Alma-kirjastojen omalle wikialueelle myöhemmin.

Katja Hyvärinen vastasi kysymyksiimme:

Kerro jotain itsestäsi, kuka olet ja mitä työtehtäviisi kuuluu Itä-Suomen yliopiston kirjastossa?

Olen ääneen pohtija, kyselijä (ehkä joskus kyseenalaistajakin), kirjallisuuden ja kirjojen ystävä, ”heppatyttö” ja raivaussahan käytön opettelija – siinäpä lyhyt läpileikkaus minusta. Vastaan kirjastossamme tietoaineiston käytännön kuvailutyöstä: siitä, että hankkimamme aineisto löytyy tietokannasta ja että noudatamme aineiston kuvailussa kuvailusääntöjä ja -formaattia.

Kertoisitko tarkemmin millaista kuvailutyö on Itä-Suomen yliopiston kirjastossa? Miten olette organisoineet aineiston kuvailun?

Tekeepä mieleni kehua, että laadukasta ja motivoitunutta, meillä on hyvä porukka töissä! Aika kauan olen ollut sitä mieltä, että luettelointi ei enää riitä kuvaamaan sitä työtä, mitä kuvailija tänä päivänä tekee. Meillä käytännön kuvailutyö on jaettu bibliografiseen kuvailuun, eli yksinkertaistaen aineiston perusmetadatan ja sijaintitietojen tallentamiseen, sekä sisällönkuvailuun eli asiasanoitukseen ja luokitukseen. Sisällönkuvailemme painetun aineiston lisäksi kirjaston kokoelmiin pysyvästi ostetut e-kirjat ja yliopiston omat UEF-julkaisut. Paketeissa tulevat e-kirjat, e-lehdet ja Open Access -aineistot eivät käy erikseen sisällönkuvailijan silmän alla, mutta pyrimme niidenkin kohdalla huolehtimaan, että metadata olisi mahdollisimman laadukasta.

Kuinka kauan olet kuvaillut metatietovaranto Melindaan, millaista työ on mielestäsi ollut?

Tulin kirjastoon harjoittelijaksi kesällä 2009 juuri ennen kuin Joensuun (ml. silloinen Savonlinnan kampus) ja Kuopion yliopistot yhdistyivät Itä-Suomen yliopistoksi. Sain seurata Lindan muotoutumista yhä kasvavaksi yhteiseksi metatietovarannoksi ja olen siis koko työurani ajan tehnyt kuvailua Melindaan. Kuvailutyö on kehittynyt mielestäni kymmenessä vuodessa avoimemmaksi, yhteisvastuullisemmaksi ja yhteentoimivammaksi. Kuvailusäännötkin ovat muuttuneet, joten tylsää ei ainakaan ole ollut. Puhe kuvailun ja metadatan laadusta on kansallisesti pinnalla enemmän ja esimerkiksi eri kuvailuryhmät tekevät koko ajan paljon työtä yhteisten käytäntöjen jalkauttamiseksi.

Itä-Suomen yliopisto otti ensimmäisten joukossa käyttöön täysin uudentyyppisen Alma-kirjastojärjestelmän, miltä Voyagerin ja Alephin käytöstä luopuminen on tuntunut? Miten pilvipalvelun käyttöönotto on vaikuttanut kuvailutyöhön ja muuhun kirjaston toimintaan?

Kirjastojärjestelmän vaihto sujui lopulta todella nopealla aikataululla ja monta hikikarpaloa on varmasti vuodatettu – silti Voyagerin käytöstä luopuminen on minun näkökulmastani ollut aika vaivatonta. Toki koulutusta on tarvittu ja sitä tarvitaan edelleen, Almassa on vielä monta testaamatonta toimintoa ja sehän kehittyy koko ajan. Alephin käytöstä emme toki ole vielä kokonaan luopuneet, etenkin sisällönkuvailussa se on edelleen toimiva työväline Alman toiminnallisuuksien kehittymistä odotellessa. Ehkäpä tämä korostunut jatkuvan kouluttautumisen ja oman ammattiosaamisen ylläpitäminen on se isoin kokonaismuutos yksilötasolla. On myös siedettävä erinäinen määrä epävarmuutta, testailua ja vastausten metsästämistä. Tänä keväänä Alma on osoittanut toiminnallisuutensa olevan hyvällä tasolla: sen käyttö ei vaadi konekohtaisia tai kiinteitä virityksiä, vaan jokainen on etäkonttorissaan saanut Alman toimimaan.

Melinda-Alma-toimintamallityöryhmässä on käsitelty monenlaisia Melinda-integraatioon liittyviä käytännön kuvailuasioita. Miltä työryhmään osallistuminen on tuntunut, onko se vaikuttanut työhösi jollain lailla?

Päähäni on yritetty iskostaa enemmän tietoa kuin olen osannut käsitellä Mutta vakavasti ottaen, työryhmä on ollut oikein hyvä tapa vaihtaa kokemuksia ja kysellä toisten Alma-kirjastojen toimintatapoja. Kaikki kansallinen yhteinen työ ja pohdinta ovat aina eduksi organisaatioille tavalla tai toisella. Siksi kannustan välittämään oman työyhteisön kokemuksia ja ajatuksia sekä ottamaan kantaa kuvailutyön kehitykseen esimerkiksi eri kuvailuryhmien kautta. Itsekin elän siinä uskossa, että kansallinen yhteistyö näkyy jollakin aikavälillä myös minun työni kautta kirjastossamme.

Kuinka kevään poikkeustilanne koronaviruksen vuoksi on vaikuttanut kuvailuun ja muuhun kirjaston toimintaan, miten olette pärjänneet tässä uudessa tilanteessa?

Koko kirjaston henkilökunta siirtyi etätyöhön maaliskuun 2020 puolivälissä. Kuvailun ja tietokantatyön kohdalla se tarkoitti sitä, ettei painettuun aineistoon päässyt käsiksi. Keskityimme siis e-aineiston kuvailuun ja sellaisiin tietokantatöihin, joita voitiin tehdä kotoa käsin. Esimerkiksi tietueita on korjattu tai muutettu Alman toiminnallisuuksiin sopiviksi. Kirjaston palvelut ovat kuitenkin koko ajan toimineet verkossa, joten työtä on kyllä riittänyt. Lisäksi kaikki koulutukset ja opastukset on pidetty verkon välityksellä, mutta se on ollut meidän työyhteisössämme arkipäivää jo aiemminkin kampusten välimatkan vuoksi. Kirjaston yhteiset kahviskypet tuovat kollegoiden äänet kotiin ja onnistuimmepa pitämään kesäkuun alussa oikein hyvät kehittämispäivätkin verkossa! Tällä hetkellä osa kirjastolaisista on jo palannut kampukselle töihin porrastetusti, joten painettua aineistoa on saatu myös asiakkaiden ulottuville.

Suurien muutosten vuoden katkaisee kesä ja lomat, haluaisitko kertoa miten olet ajatellut vapaapäivät käyttää?

Eiköhän tämä kesä mene mökkeilyn, lukemisen ja heppailun parissa. Raivaussahan otan esiin vasta syksyllä, sitä ennen nautin metsästä muuten. Oikein ihanaa kesää kaikille!