UKJ-ohjausryhmän kokous 5/2014 19.5.2014

 

Aika:             Maanantai 19.5.2014, klo 12 – 15.

 

Paikka:         Kansalliskirjasto, Teollisuuskatu 23 (kokoushuone Hemuli D326, 3. krs.), etäyhteysosoite https://connectpro.helsinki.fi/kk_ukj/

 

Jäsenet:         Sinikka Luokkanen, puheenjohtaja, Hämeen ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelut

                      Jarmo Saarti, varapuheenjohtaja, Itä-Suomen yliopiston kirjasto

Tuula Haapamäki, Kansalliskirjasto/Tutkimuskirjasto

Risto Heikkinen, Jyväskylän yliopiston kirjasto

Jyri Helakangas, Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelut

Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto/Kansalliset kirjastoverkkopalvelut

Ilmari Hyvönen, OKM/Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto

Jussi Kärki, Satakunnan ammattikorkeakoulun kirjasto

Ari Mäkiranta, Joensuun seutukirjasto, Liperin kunnankirjasto

Ritva Nurminoro, Kaarinan kaupunginkirjasto

Iris Tahvanainen, Lappeenrannan tiedekirjasto

Petri Tonteri, Tampereen kaupunginkirjasto - Pirkanmaan maakuntakirjasto

Eila Vainikka, Suomen Kuntaliitto

Sami Varjo, Vaasan kaupunginkirjasto

Pentti Vattulainen, Varastokirjasto

Kuno Öhrman, Svenska handelshögskolan (etänä)

 

Esittelijät:      Ari Ahlqvist, kehittämispäällikkö, UKJ-hanke,

                     Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja,

                     Minna Kivinen, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke,

                     Ari Muhonen, kirjastonjohtaja, Jyväskylän yliopisto

Sihteeri:        Minna Kivinen, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke

Esityslista

1 Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen

2 UKJ-ohjausryhmän tehtävän ja toimikauden tarkistaminen

Esittely: UKJ-ohjausryhmän sääntöjen mukaan sen toimikausi on ainakin vuode 2013 loppuun, ja mikäli jatkorahoitusta myönnetään, rahoituskauden ajan. UKJ-hankkeen vuoden 2014 rahoitus muodostuu edellisenä vuonna käyttämättä jääneestä OKM:n myöntämän erityisavustuksen osasta ja lisämyönnöstä vuodelle 2014, sekä Kansalliskirjaston omarahoituksesta. Lisää keskitettyä rahoitusta ei ole näköpiirissä.

Esitys. Kirjastosektoreille esitetään uuden ohjausryhmän nimittämistä vuoden 2015 alusta.

Päätös:

 

3 Uuden kirjastojärjestelmän hankinnan juridiset kysymykset

Esittely: Kustannustenjakoa ja hallintomallia valmistelemaan muodostettiin kansallinen työryhmä. Työryhmä on kokoontunut tiiviisti kevään aikana valmistellen oikeudenmukaista ja läpinäkyvää kustannustenjakomallia sekä hallintomallia. Osana työtään kansallinen kustannustenjakoa ja hallintomallia valmisteleva työryhmä on selvittänyt juridisia asioita, jotka liittyvät avoimen lähdekoodin ohjelmiston hankintaan ja kehittämiseen. Työryhmä Kristiina Hormia-Poutanen,  Ari Muhonen, Esko Ala-Peijari ja Sinikka Luokkanen ovat käyneet keskusteluja Procurement Training and Counseling Services (PTC) yrityksen juristien Tapio Lahtisen ja Saila Eskolan kanssa. Näiden keskustelujen pohjalta Eskola on laatinut muistion, jossa on ehdotus hankinnan toteuttamisesta yhteistyösopimukseen pohjautuen. Yhteistyösopimus perustuu oikeuskäytäntöön ja uuden hankintadirektiivin (2014/24/EU) linjauksiin. Yhteistyösopimuksen etuna voidaan pitää sitä, että sitä varten ei tarvitse perustaa erillistä yksikköä. Käytännössä tämä tarkoittaa todennäköisesti sitä, että tähän vaihtoehtoon liittyy vähemmän byrokratiaa ja hallinnollista työtä kuin muihin muistiossa esitettyihin vaihtoehtoihin. Yhteistyösopimusten sisältö on myös todennäköisesti joustavammin muutettavissa ja muokattavissa tilanteen mukaan. Kristiina Hormia-Poutanen esittelee.

Kustannustenjakoa ja hallintomallia valmisteleva työryhmä esittää, että hankinta toteutetaan Eskolan ehdotuksen mukaisesti yhteistyösopimusta käyttäen.

Esitys: Hyväksytään hankinnan toteuttaminen yhteistyömallia käyttäen. Selvityksen pohjalta lähdetään hakemaan yhteistyömallia ja sopimuksen pohjaa.

Päätös:

4 Kustannus- ja hallintomalli

Esittely: Kustannustenjakoa ja hallintomallia valmisteleva työryhmä on laatinut esitykset kustannustenjakomallista ja hallintomallista. Ari Muhonen esittelee.

Esitys: Hyväksytään esitetty kustannustenjako- ja hallintomalli yhteistyösopimuksen työskentelyn pohjaksi

Päätös:

5  Yhteistyösopimus

Esittely:  Tavoitteena on aikaansaada vuoden 2014 aikana yhteistyösopimus uuden kirjastojärjestelmän hankinnasta. UKJ-ohjausryhmä vastaa yhteistyösopimuksen valmistelusta. Tavoitteena on sopimuksen allekirjoittaminen loppuvuodesta tai tammikuussa 2015, allekirjoittajina kaikki mukaan tulevat kirjastot. Sopimukseen tulee olla kirjoitettu myös se, miten yhteistyösopimukseen voi myöhemmin liittyä mukaan.

Yhteistyösopimuksen rakenne kannattanee hankkia ostopalveluna juristilta esimerkiksi PTC:ltä. Yhteistyösopimuksessa tulee kirjata eri osapuolien vastuut.

Sinikka Luokkanen esittelee.

Esitys: Hyväksytään, että UKJ-ohjausryhmä ottaa vastuulleen yhteistyösopimuksen valmistelun. Ohjausryhmän seuraavassa kokouksessa 9.6. muodostetaan pienempi työryhmä valmistelemaan yhteistyösopimusta.

Päätös:

6 Vaiheistus

Esittely: UKJ-hankkeessa on alkuvaiheesta lähtien ollut tavoitteena keskitetty ratkaisu, jossa ovat kaikki kirjastosektorit mukana. Hankkeessa halutaan edelleen pitää mukana kaikki kirjastosektorit siten, että mukaan uuteen kirjastojärjestelmään voi liittyä mikä tahansa kirjasto.

Korkeakoulukirjastojen tarve järjestelmän vaihtamiseen on ajankohtainen lähivuosina johtuen mm palvelinympäristöjen vanhenemisesta sekä toimintatapojen muutoksesta. Linnea2- ja AMKIT -konsortioiden kirjastoilla on tällä hetkellä käytössään sama järjestelmä, samassa palvelinympäristössä ja tästä syystä näiden kirjastojen kannattaa ottaa uusi järjestelmä käyttöön mahdollisimman samanaikaisesti.

Yleisten kirjastojen järjestelmävaihdosten tarve on juuri nyt ajankohtainen. Tästä syystä yleisten kirjastojen tuleminen mukaan UKJ:hin tapahtunee myöhemmin kuin korkeakoulukirjastojen. Järjestelmän sovittaminen yleisten kirjastojen tarpeisiin kannattaakin aloittaa sen jälkeen, kun järjestelmä on ensin saatu käyttöön korkeakoulusektoreilla. Yleisten kirjastojen suurin mielenkiinto UKJ:n osalta tässä vaiheessa kohdistuu Melindaan.

Pienempien erikoiskirjastojen järjestelmätarpeet ovat moninaisia ja näiden kirjastojen tarpeet kannattaa ratkaista siinä vaiheessa, kun järjestelmä on käytössä.

Uuden kirjastojärjestelmän käyttöönotto edellyttää, että kirjaston aineistot ovat kansallisessa metatietovaranto Melindassa. Ari Ahlqvist esittelee.

UKJ vaiheistus sektoreittain:

 

 

 

Esitys: Lähetekeskustelu. Mikä on sektoreittaisten vaiheistussuunnitelmien ja yhteistyösopimuksen suhde. Missä vaiheessa vaiheistusta tulisi käsitellä ja suunnitella.

Päätös:

7 UKJ-hankkeen projektisuunnitelma 2014

Esittely: Kirjastojärjestelmän uudistamiseen ja eri vaihtoehtoihin liittyy tällä hetkellä hyvin paljon avoimia kysymyksiä, jotka tulee ratkaista ennen päätöksentekoa hankkeen etenemisestä.  Päätöksentekoa varten tarvitaan ratkaisuja mm seuraaviin kysymyksiin

Tässä vaiheessa on mahdotonta tehdä esitystä koko järjestelmän kehittämisestä tai kaupallisen järjestelmän hankinnan edellyttämästä rahoituksesta. Hankkeen jatko ja eteneminen vuonna 2015 voidaan suunnitella aikaisintaan elokuun strategiatyöpajojen jälkeen. Ari Ahlqvist esittelee.

UKJ-projektiryhmä esittää UKJ-ohjausryhmän hyväksyttäväksi hankkeen projektisuunnitelman muokkaamisen siten, että hankkeessa keskitytään vuonna 2014 edellä mainittujen asioiden selvittämiseen.

Esitys: Hyväksytään hankkeen eteneminen UKJ-projektiryhmän esityksen mukaisesti.

Päätös:

8  Strategiatyöpajat

Esittely: Linnea2- ja AMKIT -konsortioiden yhteiskokouksessa huhtikuussa päätettiin, että järjestetään elokuussa strategiatyöpajat, joissa pohditaan kirjastojen järjestelmästrategiaa sekä UKJ-hankkeen tulevaisuuden linjauksia. Strategiatyöpaja järjestetään Kokkolassa Centria ammattikorkeakoululla 28.8.-29.8. Keskustellaan siitä, ovatko työpajat avoimia kaikille kirjastosektoreille. Minna Kivinen esittelee.

Ehdotus strategiapäivien ohjelman rungoksi liitteenä.

Esitys: Hyväksytään strategiapäivien ohjelman runko. Päätetään lähetetäänkö avoin kutsu strategiatyöpajaan kaikille kirjastoille, ei pelkästään Linnea2- ja AMKIT –konsortioille.

Päätös:

9  Rehtorineuvostojen kokoukset

Esittely:  Arenen kokoukseen kesäkuussa ja Unifin kokoukseen elokuussa on varattu mahdollisuus esitellä UKJ-hanketta. Tilaisuuksissa on suunniteltu esiteltävän UKJ-hankkeen tilannekatsaus, hankintamalli sekä kustannustenjakomalli.

Esitys: Päätetään esittelijöistä ja esittelyn sisällöstä.

Päätös:

10  UKJ viestintä

Esittely: : UKJ-asioiden keskustelufoorumit käynnistetään mahdollisimman pian. Keskustelujen luotseiksi ovat lupautuneet Ari Muhonen, Kauko Maskulainen sekä Rebekka Pilppula.

Esitys: Tiedoksi

Päätös:

11 Muut asiat

12 Seuraavan kokouksen ajankohta ja asialista

Loppukevään kokousajat ovat:
ma 9.6. klo 14-16 (Hemuli)

-          Projektisuunnitelma

-          Yhteistyösopimuksen valmistelu

13 Kokouksen päättäminen