UKJ-ohjausryhmän kokous 5/2014 19.5.2014

 

Aika:             Maanantai 19.5.2014, klo 12 – 15.

Paikka:          Kansalliskirjasto, Teollisuuskatu 23 (kokoushuone Hemuli D326, 3. krs.), etäyhteysosoite https://connectpro.helsinki.fi/kk_ukj/

Jäsenet:          Sinikka Luokkanen, puheenjohtaja, Hämeen ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelut (läsnä)
Jarmo Saarti, varapuheenjohtaja, Itä-Suomen yliopiston kirjasto (etänä)
Tuula Haapamäki, Kansalliskirjasto/Tutkimuskirjasto (läsnä)
Risto Heikkinen, Jyväskylän yliopiston kirjasto (etänä)
Jyri Helakangas, Jyväskylän ammattikorkeakoulun tietohallinto (etänä)
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto/Kansalliset kirjastoverkkopalvelut
läsnä)
Ilmari Hyvönen, OKM/Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto (läsnä)
Jussi Kärki, Satakunnan ammattikorkeakoulun kirjasto (etänä)
Ari Mäkiranta, Joensuun seutukirjasto, Liperin kunnankirjasto (etänä 12.40 lähtien)
Ritva Nurminoro, Kaarinan kaupunginkirjasto (poissa)
Iris Tahvanainen, Lappeenrannan tiedekirjasto (etänä)
Petri Tonteri, Tampereen kaupunginkirjasto - Pirkanmaan maakuntakirjasto (poissa)
Eila Vainikka, Suomen Kuntaliitto (läsnä)
Sami Varjo, Vaasan kaupunginkirjasto (etänä 12.18 lähtien)
Pentti Vattulainen, Varastokirjasto (poissa)
Kuno Öhrman, Svenska handelshögskolan (etänä 14.50 asti)

Esittelijät:     Ari Ahlqvist, kehittämispäällikkö, UKJ-hanke
Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja
Minna Kivinen, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke
Ari Muhonen, kirjastonjohtaja, Jyväskylän yliopisto

Sihteeri:        Minna Kivinen, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke

Pöytäkirja

1 Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.09. Todettiin osallistujat ja hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi sillä lisäyksellä, että muihin asioihin lisättiin tiedotusasia.

2 UKJ-ohjausryhmän tehtävän ja toimikauden tarkistaminen

Esittely: UKJ-ohjausryhmän sääntöjen mukaan sen toimikausi on ainakin vuoden 2013 loppuun, ja mikäli jatkorahoitusta myönnetään, rahoituskauden ajan. UKJ-hankkeen vuoden 2014 rahoitus muodostuu edellisenä vuonna käyttämättä jääneestä OKM:n myöntämän erityisavustuksen osasta ja lisämyönnöstä vuodelle 2014, sekä Kansalliskirjaston omarahoituksesta. Lisää keskitettyä rahoitusta ei ole näköpiirissä.

Keskustelua: Keskusteltiin uuden ohjausryhmän nimittämisestä, onko tarvetta olla ohjausryhmä, joissa edustajat kaikilta sektoreilta. Jatkon toimintamallista riippuen päättävä organisaatio päättää siitä, miten hanketta ja palvelua ohjataan.

Esitys: Esitetään nykyinen ohjausryhmä jatkaa vuoden 2014 loppuun ja hankkeen ohjausjärjestelmä tarkennetaan syksyn 2014 päätösten mukaisesti.

Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti.

3 Uuden kirjastojärjestelmän hankinnan juridiset kysymykset

Esittely: Kustannustenjakoa ja hallintomallia valmistelemaan muodostettiin kansallinen työryhmä. Työryhmä on kokoontunut tiiviisti kevään aikana valmistellen oikeudenmukaista ja läpinäkyvää kustannustenjakomallia sekä hallintomallia. Osana työtään kansallinen kustannustenjakoa ja hallintomallia valmisteleva työryhmä on selvittänyt juridisia asioita, jotka liittyvät avoimen lähdekoodin ohjelmiston hankintaan ja kehittämiseen. Työryhmä Kristiina Hormia-Poutanen,  Ari Muhonen, Esko Ala-Peijari ja Sinikka Luokkanen ovat käyneet keskusteluja Procurement Training and Counseling Services (PTC) yrityksen juristien Tapio Lahtisen ja Saila Eskolan kanssa. Näiden keskustelujen pohjalta Eskola on laatinut muistion, jossa on ehdotus hankinnan toteuttamisesta yhteistyösopimukseen pohjautuen. Yhteistyösopimus perustuu oikeuskäytäntöön ja uuden hankintadirektiivin (2014/24/EU) linjauksiin. Yhteistyösopimuksen etuna voidaan pitää sitä, että sitä varten ei tarvitse perustaa erillistä yksikköä. Käytännössä tämä tarkoittaa todennäköisesti sitä, että tähän vaihtoehtoon liittyy vähemmän byrokratiaa ja hallinnollista työtä kuin muihin muistiossa esitettyihin vaihtoehtoihin. Yhteistyösopimusten sisältö on myös todennäköisesti joustavammin muutettavissa ja muokattavissa tilanteen mukaan. Kristiina Hormia-Poutanen esittelee.

Kustannustenjakoa ja hallintomallia valmisteleva työryhmä esittää, että hankinta toteutetaan Eskolan ehdotuksen mukaisesti yhteistyösopimusta käyttäen.

Keskustelua: Pitää varmistaa sopiiko yhteistyösopimus kehysorganisaatioille ja tulee varautua siihen, että asian käsittely paikallisissa elimissä vaatii aikaa. Olisi syytä mahdollisimman pian laatia esitys, jonka avulla voisi tiedustella organisaation mahdollisuutta toimia esitetyllä tavalla.

Sopimuspohjan tulee olla valmiina mahdollisimman pian syksyn alussa. Hankintavaiheen yhteistyösopimuksen olisi hyvä olla kevyt, jotta se sallia erilaisia vaihtoehtoja toimia ketterästi.

Esitys: Hyväksytään hankinnan toteuttaminen yhteistyömallia käyttäen. Selvityksen pohjalta lähdetään hakemaan yhteistyömallia ja sopimuksen pohjaa.

Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti. Yhteistyösopimusta käsiteltiin tarkemmin kokouksen kohdassa 5.

4 Kustannus- ja hallintomalli

Esittely: Kustannustenjakoa ja hallintomallia valmisteleva työryhmä on laatinut esitykset kustannustenjakomallista ja hallintomallista. Ari Muhonen esittelee. Kustannustenjakoa- ja hallintomallia valmistelevan työryhmän raportti.

Keskustelua:

Kustannustenjako

E-aineistojen hankintakulujen sisällyttäminen kustannustenjakoon aiheutti keskustelua. Haluttiin, että e-aineistot vaikuttaisivat kuluihin vasta sitten, kun e-aineiston käsittely on mukana järjestelmässä. Todettiin, että lukuja ja niiden painotuksia tulee vielä tarkentaa. Kustannustenjakoa tulee tarkistaa myös siinä vaiheessa, kun järjestelmä on tuotannossa tai kehityksessä on päästy sellaiseen vaiheeseen, että järjestelmäkokonaisuuden sisältö on selvillä.

Kustannustenjakokriteereillä on myös tarkoitus tehdä harjoituslaskelmia, joiden avulla tutkitaan miten kriteerit ja niiden painotukset vaikuttavat kirjastojen kustannuksiin. Ehdotettiin, että kustannustenjakoa tarkasteltaisiin rinnalla kirjastojen koon mukaan (asiakkaiden määrä, lainauksen määrä). Kustannuksia on hyvä verrata myös järjestelmien nykyisiin kustannuksiin.

Hallintomalli

Keskusteltiin siitä, että esitetty hallintomalli vaikuttaa hieman byrokraattiselta. Olisi hyvä olla malli, jossa päätöksiä voidaan tehdä joustavasti. Kirjastot haluavat olla mukana päättämässä siitä, mitä järjestelmä tekee. Yleiskokouksen tulee ottaa kantaa järjestelmän kehitystä koskeviin linjauksiin, kuten peruspaketin ja räätälöinnin suhteeseen. Hallintomalli ja päätöksenteko kirjataan yhteistyösopimukseen.

Esitys: Hyväksytään esitetty kustannustenjako- ja hallintomalli yhteistyösopimuksen työskentelyn pohjaksi.

Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti, että hyväksytään esitykset kustannustenjako- ja hallintomalleista jatkotyöskentelyn pohjaksi. Jatkotyöskentely on yhteistyösopimuksen työstämistä.

5  Yhteistyösopimus

Esittely: Tavoitteena on aikaansaada vuoden 2014 aikana yhteistyösopimus uuden kirjastojärjestelmän hankinnasta. UKJ-ohjausryhmä vastaa yhteistyösopimuksen valmistelusta. Tavoitteena on sopimuksen allekirjoittaminen loppuvuodesta tai tammikuussa 2015, allekirjoittajina kaikki mukaan tulevat kirjastot. Sopimukseen tulee olla kirjoitettu myös se, miten yhteistyösopimukseen voi myöhemmin liittyä mukaan.

Yhteistyösopimuksen rakenne kannattanee hankkia ostopalveluna juristilta esimerkiksi PTC:ltä. Yhteistyösopimuksessa tulee kirjata eri osapuolien vastuut.

Sinikka Luokkanen esittelee.

Keskustelua:

Yhteistyösopimukseen sisältyvät kustannustenjako- ja hallintomalli. Yhteistyösopimuksen pohja laitetaan laajasti kirjastokentän käsiteltäväksi riippumatta kirjastojen valmiudesta sitoutua sopimukseen.

Jotta juristi pystyy tekemään lopullisen sopimuksen, juristin olisi syytä olla mukana jo sopimuksen valmisteluvaiheessa. Sopimuksen suunnittelu tulee projektoida.

Ryhmän koko olisi 3-6 henkilöä ja juristia konsultoitaisiin koko ajan työn edistyessä. Kentän kuuntelu ja markkinointi ovat oleellinen osa työryhmän työtä. Pitää päättää, mitkä tahot ovat mukana työryhmässä. Kannattaisi pitää kaikki sektorit mukana, jottei mitään sektoria suljettaisi pois suunnitteluvaiheessa.

Konsutoidaan tiedossa olevista konsortioita, kuten UAF-konsortio (Univeristy Admissions Finland) ja kysytään mallia sopimuksiin.

Esitys: Hyväksytään, että UKJ-ohjausryhmä ottaa vastuulleen yhteistyösopimuksen valmistelun. Ohjausryhmän seuraavassa kokouksessa 9.6. muodostetaan pienempi työryhmä valmistelemaan yhteistyösopimusta.

Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti.

6 Vaiheistus

Esittely: UKJ-hankkeessa on alkuvaiheesta lähtien ollut tavoitteena keskitetty ratkaisu, jossa ovat kaikki kirjastosektorit mukana. Hankkeessa halutaan edelleen pitää mukana kaikki kirjastosektorit siten, että mukaan uuteen kirjastojärjestelmään voi liittyä mikä tahansa kirjasto.

Korkeakoulukirjastojen tarve järjestelmän vaihtamiseen on ajankohtainen lähivuosina johtuen mm palvelinympäristöjen vanhenemisesta sekä toimintatapojen muutoksesta. Linnea2- ja AMKIT -konsortioiden kirjastoilla on tällä hetkellä käytössään sama järjestelmä, samassa palvelinympäristössä ja tästä syystä näiden kirjastojen kannattaa ottaa uusi järjestelmä käyttöön mahdollisimman samanaikaisesti.

Yleisten kirjastojen järjestelmävaihdosten tarve on juuri nyt ajankohtainen. Tästä syystä yleisten kirjastojen tuleminen mukaan UKJ:hin tapahtunee myöhemmin kuin korkeakoulukirjastojen. Järjestelmän sovittaminen yleisten kirjastojen tarpeisiin kannattaakin aloittaa sen jälkeen, kun järjestelmä on ensin saatu käyttöön korkeakoulusektoreilla. Yleisten kirjastojen suurin mielenkiinto UKJ:n osalta tässä vaiheessa kohdistuu Melindaan.

Pienempien erikoiskirjastojen järjestelmätarpeet ovat moninaisia ja näiden kirjastojen tarpeet kannattaa ratkaista siinä vaiheessa, kun järjestelmä on käytössä.

Uuden kirjastojärjestelmän käyttöönotto edellyttää, että kirjaston aineistot ovat kansallisessa metatietovaranto Melindassa. Ari Ahlqvist esittelee.

UKJ vaiheistus sektoreittain:

 

Keskustelua:

Tulisi selventää vielä kaikille Melindan ja järjestelmän suhde. Esimerkiksi on epäselvää, miksi Melindassa mukana oleminen on edellytys UKJ:n käyttöönotolle. UKJ:n metatietovaranto on käytännössä Melinda eli uuden kirjastojärjestelmän toiminnoissa hyödynnetään suoraan Melindan kuvailutietueita. Melindan kuvailutietueita voivat kuitenkin hyödyntää myös sellaiset kirjastot, joilla on oma paikallinen kirjastojärjestelmänsä. Tällöin kuvailutiedoista on kopio omassa paikallisessa kirjastojärjestelmän tietokannassa.

Vaiheistusta kannatetaan, mutta halutaan kuitenkin jättää eri kirjastoille mahdollisuus tulla järjestelmään mukaan sektorista riippumatta. Mietittävä myös sitä, kannattaako vaiheistusta kovasti lyödä lukkoon ennen kuin yhteistyösopimusta ja maksajien sitoutumista odotetaan.

Kannattaisi miettiä myös sitä, miten kirjastot voisivat lähteä mukaan sopimukseen pystyäkseen vaikuttamaan järjestelmän kehittämiseen vaikka eivät heti ensimmäisiä olisikaan ottamassa järjestelmää käyttöönsä. Mikä olisi tällaisen kirjaston maksuosuus ja päätäntävalta.

Katve-ryhmään pyyntö selvittää erikoiskirjastojen mahdollisuutta liittyä mukaan Melindaan ja Prettylib -järjestelmän valmiudet MARC21 –formaattiin.

Esitys: Lähetekeskustelu. Mikä on sektoreittaisten vaiheistussuunnitelmien ja yhteistyösopimuksen suhde. Missä vaiheessa vaiheistusta tulisi käsitellä ja suunnitella.

Päätös: Päätettiin, että yhteistyösopimusta lähdetään rakentamaan kaikkien sektoreiden kirjastojen kanssa. Uuden järjestelmän käyttöönoton vaiheistaminen tuodaan mukaan keskusteluihin ja sopimuksiin tarvittaessa.

7 UKJ-hankkeen projektisuunnitelma 2014

Esittely: Kirjastojärjestelmän uudistamiseen ja eri vaihtoehtoihin liittyy tällä hetkellä hyvin paljon avoimia kysymyksiä, jotka tulee ratkaista ennen päätöksentekoa hankkeen etenemisestä.  Päätöksentekoa varten tarvitaan ratkaisuja mm seuraaviin kysymyksiin

Tässä vaiheessa on mahdotonta tehdä esitystä koko järjestelmän kehittämisestä tai kaupallisen järjestelmän hankinnan edellyttämästä rahoituksesta. Hankkeen jatko ja eteneminen vuonna 2015 voidaan suunnitella aikaisintaan elokuun strategiatyöpajojen jälkeen. Ari Ahlqvist esittelee.

UKJ-projektiryhmä esittää UKJ-ohjausryhmän hyväksyttäväksi hankkeen projektisuunnitelman muokkaamisen siten, että hankkeessa keskitytään vuonna 2014 edellä mainittujen asioiden selvittämiseen.

Esitys: Hyväksytään hankkeen eteneminen UKJ-projektiryhmän esityksen mukaisesti.

Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti.

8  Strategiatyöpajat

Esittely: Linnea2- ja AMKIT -konsortioiden yhteiskokouksessa huhtikuussa päätettiin, että järjestetään elokuussa strategiatyöpajat, joissa pohditaan kirjastojen järjestelmästrategiaa sekä UKJ-hankkeen tulevaisuuden linjauksia. Strategiatyöpaja järjestetään Kokkolassa Centria ammattikorkeakoululla 28.8.-29.8. Keskustellaan siitä, ovatko työpajat avoimia kaikille kirjastosektoreille. Minna Kivinen esittelee.

Ehdotus strategiapäivien ohjelman rungoksi liitteenä.

Esitys: Hyväksytään strategiapäivien ohjelman runko. Päätetään lähetetäänkö avoin kutsu strategiatyöpajaan kaikille kirjastoille, ei pelkästään Linnea2- ja AMKIT –konsortioille.

Päätös: Päätettiin, että strategiapäivät järjestetään nyt Linnea2- ja AMKIT-konsortioille (eli Voyager-kirjastoille), joiden yhteiskokouksessa tämä seminaari päätettiin järjestää. Lähetetään muille kirjastosektoreille tieto seminaarista ja tiedustellaan haluavatko sektorit järjestää vastaavan seminaarin omalla sektorillaan. Projektiryhmä huolehtii tiedon lähettämisestä. Strategiaseminaarin ohjelmasta keskustellaan tarkemmin seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa 9.6.

9  Rehtorineuvostojen kokoukset

Esittely:  Arenen kokoukseen kesäkuussa ja Unifin kokoukseen elokuussa on varattu mahdollisuus esitellä UKJ-hanketta. Tilaisuuksissa on suunniteltu esiteltävän UKJ-hankkeen tilannekatsaus, hankintamalli sekä kustannustenjakomalli.

Keskustelua:

Yhteistyösopimus ja siihen sitoutuminen tulisi markkinoida näillä käynneillä. Esitys tulisi valmistella etukäteen ja mahdollisesti käydä.  Etukäteismateriaali yksi A4 ja sen tueksi powerpoint -esitys.

Esitys: Päätetään esittelijöistä ja esittelyn sisällöstä.

Päätös: Päätettiin, että rehtorineuvostojen esittelijöinä ovat Kristiina Hormia-Poutanen sekä sektoria edustava kirjastonjohtaja. Unifin kokouksessa asiaa esittelevät Kristiina ja Jarmo Saarti tai Ari Muhonen. Arenen kokouksessa asiaa esittelevät Kristiina Hormia ja Sinikka Luokkanen tai Kauko Maskulainen.  Seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa käsitellään laadittu esitys. Kristiina laatii luonnoksen powerpnt esityksestä. Ari Muhonen ja Jarmo Saarti laativat A4 etukäteismateriaalin. Esitykset jaellaan koko ohjausryhmälle.

10  UKJ viestintä

Esittely: : UKJ-asioiden keskustelufoorumit käynnistetään mahdollisimman pian. Keskustelujen luotseiksi ovat lupautuneet Ari Muhonen, Kauko Maskulainen sekä Rebekka Pilppula.

Esitys: Tiedoksi

Päätös:

11 Muut asiat

Tiedoksi. Minna Kivinen siirtyy Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluissa suunnittelupäällikön tehtäviin 1.8. alkaen. UKJ-projektiryhmässä jatkavat loppuvuoden 2014 Ari Ahlqvist ja Petteri Kivimäki.

12 Seuraavan kokouksen ajankohta ja asialista

Loppukevään kokousajat ovat:
ma 9.6. klo 14-16 (Hemuli)

- Rehtorikokousten materiaalit
- Yhteistyösopimusta valmistelevan työryhmän kokoaminen ja sopimuksen valmistelun suunnittelu
- Elokuun strategiaseminaarin ohjelma
- Projektisuunnitelman hyväksyminen

13 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.56.