KANTO - Kansalliset toimijatiedot on tietovaranto, joka sisältää kansallisbibliografian kuvailun yhteydessä tuottamat ohjeelliset nimenmuodot Suomessa julkaistujen aineistojen tekijänä ja kohteena olevista toimijoista. Kotimaiseen julkaisutuotantoon liittyvien henkilöiden ja yhteisöjen kuvailujen lisäksi Kanto sisältää jonkin verran tietoja ulkomaalaisista henkilöistä ja yhteisöistä. Kanto on verkossa julkaistu versio Asteri-nimitietokannasta.

Asteri on Kansalliskirjaston ylläpitämä nimi- tai toimijatietokanta, jossa kuvataan julkaisutietojen sisältämiä toimijoita. Asterin auktorisoidut eli ohjeelliset nimenmuodot toisaalta sitovat yhteen erilaiset nimenmuodot (esim. erikieliset tai eri kirjoitusasut) ja toisaalta auttavat erottelemaan toisistaan samannimiset henkilöt tai yhteisöt.

Kantossa julkaistujen henkilötietojen määrä pohjautuu arvioon siitä, mitkä tiedot ovat välttämättömiä aineistojen ja toimijoiden tunnistamiseen.

Toimijalla tarkoitetaan henkilöä tai yhteisöä, joka liittyy julkaistuun tieteelliseen tai taiteelliseen aineistoon tai esimerkiksi käsikirjoitusaineistoon tai arkistomateriaaliin. Henkilö tarkoittaa todellista henkilöä tai todellisen henkilön (yksin tai yhdessä yhden tai useamman muun henkilön kanssa) luomaa identiteettiä. Yhteisö viittaa organisaatioon tai ryhmään henkilöitä, jotka tunnetaan tietyllä nimellä ja jotka toimivat tai voivat toimia yhtenä kokonaisuutena. Toimija voi olla esimerkiksi kirjailija, säveltäjä, yhtye tai kustantaja. Toimija voi olla myös kirjan aiheena oleva henkilö tai yhteisö, esimerkiksi kuninkaallinen henkilö, poliittinen aktivisti, sotien aikainen pataljoona tai paikallinen yritys.

Toimijakuvailulla tarkoitetaan henkilöiden ja yhteisöjen kuvailua kirjaston nimitietokantaan.

Kansalliskirjaston lakisääteisiin tehtäviin kuuluu tallentaa, kerätä ja saattaa saataville aineistoihin ja kokoelmiin liittyvää tietoa. Toimijoita kuvaillaan Kansalliskirjaston ylläpitämään nimitietokantaan kansallisbibliografian näkökulmasta eli kuvailua yleensä tehdään henkilöistä ja yhteisöistä, jotka ovat Suomessa julkaistuissa aineistoissa tekijöinä tai kohteena. Ulkomaalaisista toimijoista kuvailua tehdään, jos se on tiedonhaun kannalta tarpeellista.

Toimijoita kuvaillaan nimitietokantaan:

• kun kansalliskokoelmaan kuuluva julkaisu tulee kuvailuun
  
• jos nimi esiintyy useissa eri muodoissa
• jos on useita samannimisiä toimijoita
  
• jos nimi on vaihtunut tai henkilöllä on useita identiteettejä
• pyydettäessä.

Kirjastot noudattavat toimijoiden kuvailussa mm. seuraavia kansainvälisiä standardeja ja ohjeita:

• RDA Resource Description and Access (www.rdatoolkit.org)
  • suomenkielinen sovellusohje toimijoiden kuvailuun löytyy toimijakuvailupalvelun sivuilta
• ISNI International Standard Name Identifier (www.isni.org)
• European Comission, ISA Programme eGovernment Core Vocabularies (Person) (http://joinup.ec.europa.eu/site/core_vocabularies/Core_Vocabularies_v1.1/Core_Vocabularies_v1.1.htm)

Aineistoon liittyvien toimijoiden kuvailua tehdään, jotta tiedonhaku helpottuisi ja kirjastojen tietokannoissa olevan tiedon laatu varmistuisi. Toimijoiden kuvailu helpottaa myös julkaistun aineiston kuvailijan työtä.

• Kuvailun avulla toimija pystytään tunnistamaan yksiselitteisesti.
• Toimijoiden kuvailutiedoilla erotetaan samannimisiä toimijoita toisistaan.
• Kuvailutiedoissa yhdistetään samaan toimijaan liittyvät eri kirjoitusasut ja nimen erikieliset versiot.
• Julkaisuissa olevista yhteen identiteettiin liittyvistä eri nimen muodoista valitaan yksi, jota käytetään aineiston kuvailussa. Yhdenmukaiset nimenmuodot helpottavat aineiston kuvailijan työtä ja hyödyttävät asiakasta, joka löytää yhteen identiteettiin liittyvät aineistot yhdellä tekijä- tai asiasanahaulla.

Kansalliskirjaston ylläpitämä Asteri-nimitietokanta sisältää kuvailutietoja lähes 155 000 henkilöstä ja noin 49 500 yhteisöstä (tammikuu 2021).

Toimijoita kuvaillaan Kansalliskirjaston ylläpitämään nimitietokantaan kansallisbibliografian näkökulmasta eli kuvailua yleensä tehdään henkilöistä ja yhteisöistä, jotka ovat Suomessa julkaistuissa aineistoissa tekijöinä tai kohteena.

Kansalliskirjaston kansalliskokoelmaan liittyvien toimijoiden kuvailussa nähdään tarpeellisena merkitä seuraavat tiedot:

• toimijan nimet (todellinen nimi, täydellinen nimi, eri nimenmuodot, eri kirjoitusasut)
• toimijaan liittyvät ajankohdat ja paikat
• henkilön ammatti ja toimiala(t), jo(i)lla henkilö tai yhteisö toimii tai on toiminut
• toimijoiden ja julkisten identiteettien väliset suhteet
• toimijaa identifioivat standardi- ja muut tunnukset (mm. ISNI, ORCID)
• kuvailussa käytetyt tiedonlähteet.

Yleisenä tiedonlähteenä toimii pääasiassa kansalliskokoelmaan kuvailtava aineisto. Aineiston lisäksi tiedonlähteinä käytetään suomalaisia hakuteoksia, matrikkeleita, verkossa olevia sanakirjoja ja tietosanakirjoja, tekijöiden omia kotisivuja, kustantajan verkkosivuja, väitösilmoituksia, sanomalehtiä tms. Joskus tiedot saadaan itse tekijältä. Toimijoiden kuvailussa käytetään julkisia tiedonlähteitä.

Ulkomaisten toimijoiden kuvailussa käytetään tiedonlähteinä muiden maiden kansallisbibliografioita ja VIAF-tietokantaa (http://viaf.org/). Tiedot otetaan mahdollisimman ajantasaisesta lähteestä.

Verkossa olevien tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Kansalliskirjaston tuottaman datan avoimuus on tavoitteena aina kun mahdollista.

• Datan avaamisella varmistetaan, että kansalliseen julkaisutuotantoon liittyvien toimijoiden tiedot ovat avoimesti käytettävissä ja hyödynnettävissä kaikissa kirjastoissa, myös Melinda-kirjastoverkoston ulkopuolella. Avattu tieto on käytettävissä myös muissa KAM-sektorin organisaatioissa sekä julkishallinnon organisaatioissa.
• Kirjastossa tehdyllä laadukkaalla työllä saadaan näkyvyyttä ja työn läpinäkyvyys paranee.
• Asettamalla nimitiedot avoimeksi vähennetään kirjastojen tekemää päällekkäistä työtä ja mahdollistetaan tietojen yhtenäistäminen ja linkittyminen muihin tietokantoihin. Yhtenäisillä nimitiedoilla ja avoimuudella pyritään varmistamaan, että tiedot suomalaisista toimijoista ovat oikeat paitsi kotimaisissa myös ulkomaisissa tietokannoissa.
• Datan avaaminen mahdollistaa mm. Wikidatan ja ISNI-tietokannassa olevan tiedon linkittämisen ja toimijakuvailun rikastamisen. Myös ORCID-tutkijatunnisteiden mahdollisesta linkittämisestä voisi olla hyötyä.
• Suomalaiseen julkaisutuotantoon liittyvien toimijatietojen avaamisella osallistutaan kansainvälisen metatiedon verkoston rakentamiseen. Näin tehostetaan avoimena olevan metadatan tuotantoa ja tiedonhakua kansainvälisesti.

Toimijoiden kuvailun kieli on suomi, mutta Finton Kanto-näkymässä olevia tekstejä ja otsikoita on käännetty ruotsiksi.

Käyttöliittymän kielen saa vaihdettua Finto.fi-palvelun oikeassa yläkulmassa olevasta valikosta (suomi/på svenska/in English).

Jos sinulla on jotain kysyttävää, tarkennettavaa tai muuten haluat antaa palautetta, ota meihin yhteyttä: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Kansalliskirjasto. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Nina Hyvönen.

Yhteystietomme ovat:
Kansalliskirjasto
PL 15 (Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto
 
Palveluosoite (henkilötietojen täydennys- ja korjauspyynnöt): toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuoja @ helsinki.fi

Kirjaston nimitietokannassa käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• henkilön julkisiin identiteetteihin liittyvät nimet (etunimet ja sukunimi, aikaisemmat nimet, salanimet, nimimerkit)
  
• henkilön ammatti ja toimiala
• henkilöön liittyvä(t) yhteisö(t)
• henkilön tutkinnot ja arvonimet (jos tiedossa)
  
• henkilön syntymävuosi tai elinvuodet
• henkilöön liittyvä/-t paikka/paikat
  
• henkilöön liittyvät tunnisteet (mm. ORCID-, ISNI- ja muut vastaavat tunnisteet)
• julkaisut, joihin henkilö liittyy tekijänä tai kohdehenkilönä.

Emme käsittele henkilöiden henkilötunnuksia tai yhteystietoja.

Kansalliskirjaston nimitietokannassa tarvitaan henkilötietojasi muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

• henkilöiden yksiselitteisen tunnistamiseen
• samannimisten henkilöiden erottamiseen toisistaan
• aineiston kuvailun ja tiedonhaun helpottamiseen
• kirjastojen tietokannassa olevan tiedon laadun varmistamiseen
• ISNI-tunnuksen saamiseen.

Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan tiedonhaun helpottamiseksi, kirjastotietokantojen laadun varmistamiseksi ja kulttuuriperinnön säilyttämiseksi. Kokoelmien hallinta edellyttää, että sekä toimijat että luovan työn tulokset ovat tunnistettavissa ja erotettavissa toisistaan ja että niitä koskeva tieto voidaan säilyttää mahdollisimman kattavana ja ymmärrettävänä tuleville sukupolville.

Henkilötietojen käsittely Kantossa perustuu erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklaan ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n seuraavaan kohtaan:

• henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.
  

Pääasialliset säädökset:

• Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
• Tietosuojalaki (1050/2018)

Asteri-nimitietokannassa olevia (ja Kantossa julkaistuja) tietoja ylläpitävät Kansalliskirjaston toimijakuvailun asiantuntijat. 

Kansalliskirjaston lisäksi Asterin tiedontoimittajina toimii muutama yliopistokirjasto, joka ylläpitää omaan yliopistoonsa liittyvien väitöskirjatekijöiden tietoja.

Kansalliskirjaston lisäksi Asterin tiedontoimittajina toimii muutama yliopistokirjasto, joka ylläpitää omaan yliopistoonsa liittyvien väitöskirjatekijöiden tietoja.

Alla löydät linkkejä Asterin tiedontuottajina toimivien yliopistojen sivuille, joissa kerrotaan tarkemmin henkilötietojen käsittelyn periaatteista:

• Aalto yliopisto (henkilötietojen käsittely yleisellä tasolla): https://www.aalto.fi/fi/palvelut/tietosuoja-ja-henkilotietojen-kasittely-aalto-yliopistossa
• Turun yliopisto (kohta Väitösilmoituksen tietosuojailmoitus): https://www.utu.fi/fi/ajankohtaista/medialle/viestinnan-tietosuojailmoitukset
• Oulun yliopisto (osio Tietoaineistopalvelut): https://www.oulu.fi/fi/yliopisto/kirjasto/henkilotietojen-kasittely-oulun-yliopiston-kirjastossa

Tietoja aineistoon liittyvistä henkilöistä on kerätty kirjastossa useiden vuosikymmenten ajan. Jokaisen rekisteröidyn informointi ja suostumuksen pyytäminen jälkikäteen vaatisi kohtuuttoman paljon työtä verrattuna asian laatuun ja henkilötietojen käsittelyyn liittyviin riskeihin.

Rekisterin tiedot tallennetaan aineistojen kuvailun yhteydessä. Tiedot ovat pääosin peräisin kuvailtavasta aineistosta. Elinvuositiedot kootaan julkaistuista lähteistä kuten matrikkeleista, väitösilmoituksista tai saadaan henkilöiltä itseltään.

Toimijan yksiselitteisesti identifioivat tiedot säilytetään pysyvästi (Kansalliskirjaston lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi).

Henkilötietojen täydennys- ja korjauspyynnöt voi lähettää toimijakuvailupalvelun postiin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. 

Kansalliskirjaston nimitietokannan sisältämät kuvailutiedot ovat nähtävissä Kantossa Finto-palvelussa. Kuvailutiedot ovat vapaasti poimittavissa ja hyödynnettävissä Kansalliskirjaston tarjoamien avoimien rajapintojen avulla.

Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Kansalliskirjasto sinuun liittyviä henkilötietoja.

Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Henkilötietojen täydennys- ja korjauspyynnöt voi lähettää toimijakuvailupalvelun postiin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. 

Henkilön pyynnöstä voidaan häntä koskevia yksittäisiä tietoja muokata. Muokkaus on kuitenkin tehtävä siten, että yksiselitteisen identifioimisen periaatteet täyttyvät myös nimitietokantaan jäävillä tiedoilla.

Jotta toimijoita pystyttäisiin tunnistamaan yksiselitteisesti myös vuosien kuluessa, seuraavat tiedot on niiden kuvailussa määritelty pakollisiksi (jos ne ovat tiedossa):

• henkilön nimi ja nimeen liittyvät variaatiot (mm. sukunimi ja etunimi/etunimet, lyhennetty nimi, nimen mahdolliset translitteraatiot)
• henkilön syntymäaika/elinvuodet
• toimiala
• ammatti
• henkilöön liittyvä maa ja/tai paikat
• henkilöön liittyvät yhteisöt.

Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai hyödyntäen erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita, väitösilmoituksia tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti. On tärkeää tallentaa kaikki kuvailun hetkellä tiedossa olevat tiedot, jotta henkilö voidaan niiden avulla tunnistaa myös myöhemmin, vaikka 50 vuoden päästä.

Kuvailuhetkellä yksiselitteinen nimen muoto voi olla toisella ajanhetkellä moniselitteinen. Voi olla, että pelkkä nimi ei riitä identifiointiin tulevaisuudessa, ja tähän tilanteeseen varaudutaan jo etukäteen syntymävuositiedon avulla.

Toimijoiden kuvailussa käytettyjä ammattitermejä poimitaan metatietosanastosta, toimialaa kuvaavia termejä puolestaan YSO-ontologiasta.

Tiedot henkilön ammatista ja häneen liittyvästä toimialasta perustuvat kuvailuhetkellä saatavilla oleviin tietoihin ja pohjautuvat käsillä olevaan kuvailtavaan aineistoon tai muihin hakuteoksissa, matrikkeleissa tai muissa tiedonlähteissä oleviin tietoihin.

Joskus toimijasta ei kuitenkaan löydy ammattitietoa. Tällöin kirjoittajan toimiala päätellään aineiston aiheen perusteella.

Jos huomaat, että tiedoissa on puutteita tai virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Toimijoihin liittyvät tunnisteet ovat kuvailussa tärkeässä asemassa.

Kansalliskirjaston nimitietokannassa oleville toimijoille on hankittu ISNI-tunnukset. ISNI-tunnus (International Standard Name Identifier) identifioi globaalisti, ainutkertaisesti ja pysyvästi henkilöiden ja yhteisöjen julkiset identiteetit. Kansalliskirjasto toimii Suomessa rekisteröintitoimistona. Lisätietoja ISNI-tunnuksista löydät ISNI-tietopaketin sivuilla.

Myös ORCID-tutkijatunnukset lisätään kuvailuun, mutta satunnaisesti. ORCID (Open Researcher and Contributor ID) on kansainvälinen digitaalinen tutkijatunniste.

Kuvailuun merkitään myös yrityksen Y-tunnukset. Y-tunnus eli yritys- ja yhteisötunnus on yrityksen tai yhteisön yksilöimiseen käytetty, viranomaisten myöntämä tunnus. Y-tunnuksia voi hakea Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ).

Erityisesti ulkomaalaisten toimijoiden kohdalla kuvailuun lisätään myös VIAF-tunnisteet. VIAF-tunniste (Virtual International Authority File) on kansainvälisesti sovittu tunnistenumero henkilötietojen kuvailutiedostolle. 

Tietoja toimijoista tarkistetaan ajoittain. Useimmiten tarkistus tehdään siinä vaiheessa, kun uusi julkaisu tulee kuvailtavaksi. Tietoja päivitetään myös pyynnöstä. 

Toimijoiden kuvailun tavoitteena on tuottaa laadukas ja yhteneväinen tieto, joka kestää ajassa. Kuvailua tehdään kuvailustandardien mukaan, ja periaatteena on, että toimija kuvaillaan kattavasti ja kuvailuun sisällytetään kaikki tunnistamisen kannalta olennaiset asiat. Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai hyödyntäen erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita, väitöskirjailmoituksia tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

On kuitenkin huomattava, että nimitietokannasta löytyy eri aikakausien ja kuvailukäytäntöjen kerrostumia. Erityisesti vanhoissa toimijakuvailuissa tietoa on niukasti. Jos huomaat, että tiedoissa on puutteita tai virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Jos Kantossa olevat tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai epätarkkoja, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Kerro viestissäsi, mitä tietoja haluat korjata tai täydentää ja mihin tiedonlähteisiin perustat tietosi.

Joskus samannimisten henkilöiden tuotanto sekoittuu keskenään.

Jos huomaat, että aineistojen linkityksessä on virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Joskus samannimisten henkilöiden tuotanto sekoittuu keskenään.

Jos huomaat, että aineistojen linkityksessä on virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. Kerro meille samalla perustietoja itsestäsi, jotta voimme identifioida sinut yksiselitteisesti.

Tietoja tekijään liittyvästä aineistosta haetaan kansallisbibliografiasta, ja sen takia Kanton aineistoluettelo voi vaikuttaa puutteelliselta. Kanton aineistoluettelossa ei myöskään näy artikkeleita.

Jos haluat täydentää tietojasi ORCID-tunnuksella, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.