Aktörsuppgifter som öppen data

Aktörsuppgifter publiceras som öppen data. KANTO – Nationella aktörsnam är tillgänglig via Finto på adressen http://finto.fi/finaf/sv/. Aktörsuppgifter betyder i bibliotekssammanhang beskrivningar på personer och samfund som framkommer i det material som beskrivs i nationalbibliografin.

Uppgifterna i Kanto hämtas från namndatabasen Asteri. Asteri är en så kallad auktoritetsdatabas som upprätthålls av Nationalbiblioteket och innehåller beskrivningar på aktörer (personer och samfund) som framkommer i inhemska publikationer. Asteri innehåller även beskrivningar på en del utländska personer och samfund som förekommer i inhemska publikationer. Innehållet i Asteri produceras huvudsakligen på Nationalbiblioteket. Under de senaste åren har några universitetsbibliotek bidragit med information som anknyter till det egna universitets publikationer.

Aktörsbeskrivningstjänsten på Nationalbiblioteket ansvarar för beskrivningen av aktörer.

Svar på vanliga frågor hittar du nedan. Frågorna är indelade i följande grupperingar Allmänt, Behandling av uppgifter, Praxis för att föra in personuppgifter och Om korrigering och komplettering av uppgifter. Svar på frågor om dataskydd hittar du under rubriken Behandling av uppgifter.

KANTO - Nationella aktörsnamn:
https://finto.fi/finaf/fi/

finaf
Förkortningen finaf (http://www.loc.gov/standards/sourcelist/name-title.html) hänvisar till den information som finns i Kanto. Vi rekommenderar att använda förkortningen i informationssystem, även i system som inte baserar sig på MARC 21 -formatet.

Kontakt
Frågor angående namnformer för personer och organisationer, korrigeringar av bristfällig information och övrig respons kan skickas per e-post till
toimijakuvailu-posti@helsinki.fi.

Allmänt

Vad är Kanto? Och hur hör Nationalbibliotekets namndatabas samman med Kanto?

KANTO – Nationella aktörsnamn är en dataresurs, som innehåller riktgivande namnformer på de aktörer som har antingen varit upphov för, eller som har behandlats i, material som har publicerats i Finland och som förekommer därmed i nationalbibliografin. Kanto innehåller även till en viss del information om utländska personer och sammanslutningar. Kanto är en version av namndatabasen Asteri som publiceras på nätet.

Asteri är en namn- eller aktörsdatabas som innehåller beskrivningar på aktörer som förekommer i publikationsuppgifterna. Asteri upprätthålls av Nationalbiblioteket. De auktoriserade eller riktgivande namnformerna i Asteri binder å ena sidan samman varierande namnformer (till exempel olika stavningssätt eller stavning på olika språk) och hjälper å andra sidan att åtskilja personer eller sammanslutningar med samma namn från varandra.

Antalet publicerade personuppgifter i Kanto baseras på en uppskattning om vilka uppgifter som är nödvändiga för att kunna identifiera material och aktörer.

Vad är en aktör och aktörsbeskrivning?

Med aktör avses en person eller en sammanslutning som har anknytning till publicerat vetenskapligt eller konstnärligt material eller till exempelvis manuskriptmaterial eller arkivmaterial. Med person avses en verklig person eller en identitet skapad av en verklig person (ensam eller tillsammans med en eller flera andra personer). Med sammanslutning avses en organisation eller en grupp personer som är kända under ett visst namn och som agerar eller kan agera som en helhet. En aktör kan till exempel vara en författare, en kompositör, en musikensemble eller en förläggare. En aktör kan också vara ett ämne som behandlas i ett verk, till exempel en kunglig person, en politisk aktivist, en bataljon i krigstid eller ett lokalt företag.

Med aktörsbeskrivning avses beskrivningar av personer och sammanslutningar för bibliotekets namndatabas.

När beskrivs en aktör för bibliotekets namndatabas?

Till nationalbibliotekets lagstadgade uppgifter hör att spara, samla och göra data om material och samlingar tillgängliga. Aktörer beskrivs ur nationalbibliografins perspektiv i namndatabasen som upprätthålls av Nationalbiblioteket, vilket innebär att beskrivningarna i regel görs om personer och sammanslutningar som antingen skapat material eller som behandlats i material som publicerats i Finland. Utländska aktörer beskrivs om det är nödvändigt med tanke på informationssökning.

Aktörer beskrivs i namndatabasen:

  • då en publikation som hör till nationalsamlingen beskrivs i nationalbibliografin
  • om namnet förekommer i flera olika former
  • om det finns flera aktörer med samma namn
  • om ett namnbyte har förekommit eller om en person har flera olika identiteter
  • på begäran.
Enligt vilka standarder utför vi aktörsbeskrivningen?

Biblioteken följer bland annat följande internationella standarder och anvisningar vid beskrivning av aktörer:

Varför gör vi aktörsbeskrivning?

Beskrivning av aktörer anknutna till material utförs för att underlätta informationssökning och säkra kvaliteten på informationen i bibliotekens databaser. Beskrivningen av aktörerna underlättar också arbetet för den som beskriver det publicerade materialet.

  • Med hjälp av beskrivningen kan en aktör identifieras entydigt.
  • Genom beskrivningar av aktörer kan aktörer med samma namn skiljas åt.
  • I beskrivningarna sammanförs olika stavningssätt och versioner på olika språk för en och samma aktör.
  • Av de olika namnvarianterna, som förekommer i publikationer och som tillhör en och samma identitet, väljs ut en som används i beskrivningen. Enhetliga namnformer underlättar beskrivningen av materialet och gynnar kunden, som kan hitta material som förknippas med en identitet genom att göra sök på en aktör eller ett ämnesord.
Vad innehåller namndatabasen som upprätthålls av Nationalbiblioteket?

Namndatabasen Asteri som upprätthålls av Nationalbiblioteket innehåller aktörsbeskrivningar av nästan 155 000 personer och ungefär 49 500 sammanslutningar (Januari 2021).

Vilka uppgifter sparas i aktörsbeskrivningarna?

I beskrivningen av aktörer med anknytning till Nationalbibliotekets nationalsamling anses följande uppgifter viktiga att ta med:

  • aktörens namn (det verkliga namnet, fullständigt namn, olika namnformer, olika stavningssätt)
  • tidpunkter och platser med anknytning till aktören
  • personens yrke och bransch(er) där personen eller sammanslutningen verkar eller har verkat
  • relationen mellan aktörerna och de offentliga identiteterna
  • de standardbeteckningar och andra beteckningar (bland annat ISNI, ORCID) som identifierar aktören
  • de informationskällor som använts i beskrivningen.
Vilka informationskällor använder vi i beskrivningen av aktörer?

Som den generella informationskällan fungerar i huvudsak det material som införs i nationalsamlingen och beskrivs i nationalbibliografin. Som informationskälla utöver materialet används finländska uppslagsverk, matriklar, ordböcker och encyklopedier på nätet, aktörernas egna webbplatser, förläggarens webbplatser, dagstidningar eller dylikt. Ibland fås uppgifterna direkt av aktören. Vid beskrivningen av aktörerna används offentliga informationskällor.

Vid beskrivning av utländska aktörer används andra länders nationalbibliografier och databasen VIAF (http://viaf.org/) som informationsskällor. Uppgifterna hämtas från källor som är så aktuella som möjligt.

Tillförlitligheten av de informationsskällor som finns på nätet bedöms alltid från fall till fall.

Varför publiceras aktörsuppgifterna som öppna data?

Öppenhet för data som Nationalbiblioteket producerar eftersträvas alltid då det är möjligt.

  • Genom att ha data öppna säkerställs att uppgifterna om aktörer med anknytning till nationell publikationsproduktion finns öppna för att användas och nyttjas på alla bibliotek, även utanför biblioteksnätverket Melinda. Den öppna informationen finns tillgänglig även i andra organisationer inom arkiv, biblioteks och museisektorn samt i organisationer inom den offentliga förvaltningen.
  • Genom bibliotekets högkvalitativa arbete skapas synlighet och transparensen i arbetet förbättras.
  • Genom att öppet tillhandahålla namnuppgifterna minskas överlappande arbete för biblioteken och uppgifternas enhetlighet möjliggörs samt länkningen till andra databaser. Syftet med enhetliga namnuppgifter och öppenhet är att säkerställa att uppgifterna om finländska aktörer är korrekta i såväl inhemska som utländska databaser.
  • Att ha öppna data gör det möjligt att länka information i bland annat Wikidata och databasen ISNI och berikar aktörsbeskrivningen. Eventuell länkning av forskares ORDIC-identifikatorer kan också ha fördelar.
  • Genom att öppna data om aktörer inom finländsk publikationsproduktion deltar vi i uppbyggnaden av ett internationellt nätverk för metadata. På så vis effektiveras produktionen av öppna metadata och informationssökning internationellt.
Går det att granska uppgifter i Kanto på svenska?

Språket för aktörsbeskrivningarna är finska men texter och rubriker i vyn Kanto i Finto har översatts till svenska. Det går att byta användargränssnittets språk i menyn i övre högra hörnet i tjänsten Finto.fi (suomeksi/på svenska/in English).

Hur får jag kontakt med administratörerna för Kanto?

Om du har frågor, vill justera något eller annars ge respons, kontakta oss: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Behandling av uppgifter

Vi respekterar din integritet och rätten till skydd av personuppgifter. Var och en har rätt att få veta vilka uppgifter som sparats om hen och hur uppgifterna behandlas. I redogörelsen nedan preciseras bland annat vilka slags personuppgifter vi behandlar vid beskrivningen av aktörer, varför och på vilka grunder. För frågor angående behandling av uppgifter kontakta toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Vem är personuppgiftsansvarig för Kanto?

Nationalbiblioteket är den organisation som är personuppgiftsansvarig, det vill säga ansvarar för behandling av dina uppgifter.
Kontaktperson för den personuppgiftsansvariga är Nina Hyvönen.

Våra kontaktuppgifter är:

Nationalbiblioteket
PB 15
00014 Helsingfors universitet

Tjänsteadress (begäran om komplettering eller korrigering av personuppgifter): toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi
Kontaktuppgifter för den personuppgiftsansvariga: tietosuoja @ helsinki.fi

Vilka slags personuppgifter behandlar vi?

I bibliotekets namndatabas behandlar vi följande personuppgifter:

  • namn som är förknippade med personens offentliga identiteter (förnamn och efternamn, tidigare namn, pseudonymer, signaturer)
  • personens yrke och bransch
  • sammanslutning(ar) förknippad(e) med personen
  • personens examen och hederstitlar (om man känner till dem)
  • personens födelseår eller levnadsår
  • plats/platser som förknippas med personen
  • identifikatorer som hör samman med personen (bland annat ORCID- och ISNI-identifikatorer och andra motsvarande identifikatorer)
  • publikationer som personen skapat eller är föremål för.

Vi behandlar inte personers personbeteckningar eller kontaktuppgifter.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behövs i Nationalbibliotekets namndatabas för bland annat följande ändamål:

  • att personer entydigt ska kunna identifieras
  • att skilja åt personer med samma namn
  • att underlätta vid beskrivning av material och informationssökning
  • att säkerställa kvaliteten på informationen i bibliotekens databas
  • för att få en ISNI-identifikator.

Personuppgifter samlas in och sparas för att underlätta informationssökning, säkerställa kvaliteten på bibliotekens databaser och bevara kulturarv. För att kunna ha kontroll över samlingar förutsätts att både aktörer och resultaten av kreativt arbete går att identifiera och skilja åt från varandra, och att informationen om dessa bevaras så omfattat som möjligt och begripligt för kommande generationer.

Varför får vi behandla dina personuppgifter, med andra ord vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Behandlingen av personuppgifter i Kanto baseras speciellt på artikel 6 i EU:s dataskyddsförordning (2016/679) och följande punkt i 4 § i dataskyddslagen (1050/2018):

  • behandling av forskningsmaterial och kulturarvsmaterial som innehåller personuppgifter samt av personuppgifter som hänför sig till innehålls- och referensinformation som gäller sådant material behövs för arkivändamål och behandlingen står i proportion till det mål av allmänt intresse som eftersträvas och den registrerades rättigheter.

Huvudsakliga föreskrifter:

Vem behandlar dina uppgifter?

Uppgifter i namndatabasen Asteri (och uppgifter publicerade i Kanto) upprätthålls av Nationalbibliotekets sakkunniga inom aktörsbeskrivning. Som informationsleverantörer för Asteri fungerar förutom Nationalbiblioteket några universitetsbibliotek, som upprätthåller uppgifter om doktorsavhandlingars författare för det egna universitetet.

Varför informerade vi inte dig om att biblioteket gör beskrivningar om aktörer som ingår i materialet?

Informationen om personer med koppling till materialet har samlats in i biblioteket i åttionen. Att i efterhand informera varje enskild registrerad personer och be hen om tillstånd skulle kräva oskäligt mycket arbete med tanke på frågans natur och de risker som ingår i behandling av personuppgifter.

Varifrån kommer personuppgifterna, det vill säga var finns ursprunget till uppgifterna?

Registeruppgifterna sparas i samband med beskrivningen av materialet. Uppgifterna kommer i huvudsak från materialet som beskrivs. Uppgifterna om levnadsåren samlas från publicerade källor såsom matriklar eller fås från personen själv.

Hur länge förvarar vi dina personuppgifter?

De uppgifter om aktören som entydigt identifierar denne bevaras beständigt.

Begäran om komplettering eller korrigering av personuppgifter kan skickas till aktörsbeskrivningstjänsten: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi

Till vem överlåter vi dina uppgifter?

Innehålls- och referensinformationen i Nationalbibliotekets namndatabas finns i tjänsten Finto i Kanto. Informationen finns att hämta och använda fritt genom de öppna gränssnitt som Nationalbiblioteket tillhandahåller.

Vilka rättigheter har du?

Du har rätt till granskning av personuppgifterna och rättelse.

Du har rätt att få reda på om Nationalbiblioteket behandlar personuppgifter om dig.

Dessutom har du rätt få veta vilka personuppgifter som rör dig som behandlas.

Begäran om komplettering eller korrigering av personuppgifter kan skickas till aktörsbeskrivningstjänsten: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi

På personens begäran kan enskilda uppgifter om denne redigeras. Redigeringen ska dock genomföras så att principerna för entydig identifiering uppfylls även genom de uppgifter som blir kvar i namndatabasen.

Praxis för att föra in personuppgifter

Vilka uppgifter behövs för att kunna identifiera en person entydigt?

För att entydigt kunna identifiera aktörer även under årens lopp har följande uppgifter (om de är kända) fastställts som obligatoriska vid beskrivning av aktörerna:

  • personens namn och variationer av namnet (bland annat efternamn och förnamn/samtliga förnamn, förkortat namn, eventuella translitterationer av namnet)
  • personens födelsetid/levnadsår
  • bransch
  • yrke
  • land och/eller plats som förknippas med personen
  • sammanslutningar förknippade med personen.

Beskrivningarna genomförs med hjälp av de befintliga publikationerna eller genom att utnyttja olika uppslagsverk, matriklar eller informationskällor som finns på nätet. Tillförlitligheten av informationsskällorna bedöms alltid från fall till fall. Det är viktigt att spara alla uppgifter som finns tillgängliga då beskrivningen utförs så att personen även senare, om 50 år till exempel, kan identifieras med hjälp av dem.

Det finns ingen med samma namn i Finland. Varför sammanförs födelseåret till mitt namn?

En entydig namnform vid tidpunkten för beskrivningen kan vid ett annat tillfälle vara flertydig. Det kan hända att enbart namn inte räcker för identifiering i framtiden, och med hjälp av uppgiften om födelseår förbereder man redan i förväg inför en sådan situation.

Hur fastställs en persons yrke och bransch?

Yrkestermer som används i beskrivningen av aktörer hämtas från metadataordlistan, medan termer som beskriver branscher hämtas från ALLFO-ontologin.

Uppgifterna om en persons yrke och bransch baserar sig på de uppgifter som finns att tillgå vid beskrivningstillfället och grundar sig på det befintliga material som ska beskrivas och eller uppgifter i andra uppslagsverk, matriklar eller övriga informationskällor.

Ibland hittas dock ingen information om aktörens yrke. Då bedöms skribentens bransch utifrån temat i materialet.

Om du märker att det förekommer brister eller fel i uppgifterna, kontakta oss: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Vilka identifikatorer tas med i beskrivningen?

Aktörernas identifikatorer har en viktig ställning i beskrivningen.

För de aktörer som finns i Nationalbibliotekets namndatabas har det ordnats ISNI-identifikatorer. ISNI-identifikatorn (International Standard Name Identifier) identifierar personernas och sammanslutningarnas offentliga identiteter globalt, unikt och permanent. Nationalbiblioteket fungerar som registreringskontor i Finland. Du kan läsa mer om ISNI-identifikatorer på webbsidorna för informationspaketet om ISNI (på finska).

Forskaridentifikatorn ORCID läggs också till i beskrivningen, men sporadiskt. ORCID (Open Researcher and Contributor ID) är en internationell digital identifikator för forskare.

Företagets FO-nummer tas också med i beskrivningen. FO-numret, det vill säga företags- och organisationsnumret är en beteckning som beviljas av myndigheter för att specificera ett företag eller en sammanslutning. FO-nummer kan ansökas hos Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ).

Särskilt för utländska aktörer läggs även VIAF-identifikatorer med i beskrivningen. VIAF-identifikatorn (Virtual International Authority File) är ett internationellt bestämt identifikationsnummer för auktoritetsfiler där personuppgifter beskrivs. 

Om korrigering och komplettering av uppgifter

Hur ofta uppdateras uppgifterna i Kanto?

Uppgifterna om aktörerna granskas tidvis. Oftast görs en granskning då en ny publikation beskrivs. Uppgifterna uppdateras även på begäran.

Avsikten med beskrivningen av aktörer är att framställa överensstämmande information av hög kvalitet som håller med tiden. Beskrivningen görs utifrån beskrivningsstandarder, och principen är att aktören beskrivs på omfattande sätt och att allt som är väsentligt för identifiering ska tas med i beskrivningen. Beskrivningarna genomförs med hjälp av de publikationer som finns tillgängliga eller genom att utnyttja olika uppslagsverk, matriklar eller informationskällor som finns på nätet Tillförlitligheten av informationsskällorna bedöms alltid från fall till fall.

Det bör dock noteras att det i namndatabasen finns lagrade beskrivningar från olika tidsperioder och enligt olika praxis. Speciellt i gamla aktörsbeskrivningar finns det knappt med information. Om du märker att det förekommer brister eller fel i uppgifterna, kontakta oss: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Hur kan jag komplettera föråldrade eller bristfälliga uppgifter?

Om uppgifterna i Kanto är bristfälliga, felaktiga eller otydliga, kontakta oss: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Skriv i meddelandet vilka uppgifter du vill korrigera eller komplettera och vilka informationskällor dina uppgifter baseras på.

Varför har en publikation sammanförts med mitt namn, trots att jag inte har deltagit i att skapa den?

Ibland kan produktioner av personer med samma namn blandas ihop.

Om du märker att det finns fel i länkningen av material, kontakta oss: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Varför har en publikation som jag producerat registrerats i en annan persons namn?

Ibland kan produktioner av personer med samma namn blandas ihop.

Om du märker att det finns fel i länkningen av material, kontakta oss: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. Ange samtidigt grundläggande uppgifter om dig själv så att vi kan identifiera dig entydigt.

Varför syns endast en del av min publikation i materialuppgifterna i Kanto?

Uppgifter om material och dess upphov hämtas från nationalbibliografin, och därför kan Kantos materialförteckning verka bristfällig. I Kantos materialförteckning syns inte heller artiklar.

Hur kan jag komplettera ORCID till mina uppgifter?

Om du vill komplettera dina uppgifter med en ORCID-beteckning, kontakta oss: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Övrigt

Om du inte har hittat svar på din fråga på den här sidan, kontakta oss: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.






  • No labels