Organisaatio voi itse päättää, minkälaisia sisältöjä se haluaa Europeanasta haettavaksi. Kannattaa miettiä esimerkiksi, millainen sisältö kiinnostaisi kansainvälisiä käyttäjiä.Jokaiseen Europeanaan tarjottavaan tietueeseen tulee liittyä digitaalinen objekti, pelkkää viitetietoa ei oteta Europeanaan.
Metatieto välitetään Formulaan taustajärjestelmästä alkuperäisessä muodossaan, Formula muokkaa siitä Europeanan hyväksymää EDM-formaattia. EDM on Europeanan ensimmäisen datamallin ESE:n jälkeen kehitetty metadatamalli. Formula-palvelussa tuetaan muunnoksia MARC, Dublin Core, LIDO ja EAD-formaateista. Organisaation luovuttama data mapataan eli käännetään sen käyttämistä formaateista EDM:ksi.
Formulan kautta viedään vain aineiston kuvaileva metadata ja Europeana käy noutamassa digitaaliset objektit esim. esikatselukuvia varten suoraan organisaation tiedostopalvelimilta/kuvapalvelimilta HTTP/HTTPS-yhteydellä. Tätä varten metadatassa pitää olla mukana suorat linkit digitaalisiin objekteihin.
