Organisaatio voi itse päättää, minkälaisia sisältöjä se haluaa viedä Europeanaan. Valinnassa kannattaa ottaa huomioon esimerkiksi aineistojen laatu, käyttöoikeudet ja kansainvälinen kiinnostus. Jokaiseen Europeanaan tarjottavaan tietueeseen tulee liittyä digitaalinen objekti, kuten kuva-, video- tai äänitiedosto. Pelkkää viitetietoa ei siis oteta Europeanaan.
Metadatan on oltava haravoitavissa jossain Formula-palvelun tukemassa formaatissa. Tuetut formaatit ovat MARC, Dublin Core, LIDO ja EAD. Formula muuntaa metadatan näistä formaateista Europeanan käyttämään EDM-formaattiin. Kaiken Europeanaan vietävän metadatan on oltava CC0-lisenssin alaista Europeanan lisenssiviitekehyksen mukaisesti.
Formulan kautta viedään vain aineiston kuvaileva metadata ja Europeana käy noutamassa digitaaliset objektit esim. esikatselukuvia varten suoraan organisaation tiedostopalvelimilta/kuvapalvelimilta HTTP/HTTPS-yhteydellä. Tätä varten metadatassa pitää olla mukana suorat linkit digitaalisiin objekteihin.
Metadatassa on oltava mukana digitaalisten objektien käyttöoikeustiedot, ja käyttöoikeustiedon on oltava Europeanan tukema. Europeanaan vietävän aineiston pitää lisäksi täyttää Europeanan määrittelemät aineiston ja metadatan tasokriteerit.
