TP 7.1 1.1 US Hankintaehdotukset, PDA (käyttäjätarinat)

Asiantuntijaryhmän hyväksymä

Versiot / vaiheet
1.	Käyttäjätarinoiden luonti aloitettu 7.6.13 (KH)
2.	Ensimmäinen versio valmis 11.6.13 (KH)
3.	Lisätty e-aineistojen hankintaa koskeva kohta 20.6.13 (KH)
4.	Tarkennettu täydennys/uutuushankinta-kohtaa, samoin sitä, kohdistuuko ehdotus ekspressioon tai manifestaatioon, lisätty kausijulkaisujen hankintaehdotuksiin liittyvät kohdat 24.6.13 (KH)
5.	Viimeistelty katselmointia varten 26.6.13 (KH)
6.	Katselmointi tehty, kommentit kirjattu, yhdistäminen käyttäjätarinaan 1.3 PDA aloitettu 28.6.13 (KH)
7.	Käyttäjätarinat kirjoitettu uudestaan katselmoinnissa tulleet kommentit huomioiden, yhdistetty käyttäjätarinan 1.3 PDA sisällöt tähän, poistettu käyttäjätarina 1.3 PDA 2.7.13 (KH)
8.	Koska eri tahojen (asiakkaat, PDA, kirjaston ja kehysorganisaation henkilökunta) tekemiin hankintaehdotuksiin liittyvät käyttäjätarinat keskeisiltä osiltaan vastaavat toisiaan, ne kaikki on yhdistetty tähän samaan käyttäjätarinaan (1.1 US). Poistettu 1.3:n lisäksi käyttäjätarinat 1.2 US Kehysorganisaatioon kuuluvan tekemä hankintaehdotus ja 1.4 US Kirjaston henkilökunnan tekemä hankintaehdotus 4.7.13 (KH)
9.	Lisätty sopimukisista vastaavan virkailijan ja aineiston kilpailutuksista vastaavan virkailijan käyttäjätarinat, täsmennetty kohtia, jotka liittyvät aineistotoimittajien verkkokaupoista tehtyihin suorahankintoihin 11.7.13 (KH)
10.	Uusi katselmointi tehty 22.8.13, muutosten kirjaaminen aloitettu 23.8.13 (KH)
11.	Toisessa katselmoinnissa ehdotetut muutokset kirjattu, viimeistelty asiantuntijaryhmän katselmointia varten 31.8.13 (KH)
12.	Katselmoitu asiantuntijaryhmässä, ehdotettujen muutosten kirjaaminen aloitettu 4.10.13 (KH)
13.	Asiantuntijaryhmän katselmoinnissa tulleet muutosehdotukset on kirjattu käyttäjätarinoihin 8.10.13 (KH)
14.	Hyväksytty projektiryhmässä 22.8.13, asiantuntijaryhmässä 15.11.13

Kommentit kokonaisuudesta, katselmointi 28.6.13. Täydennetty katselmoinnissa 22.8.13 annetuilla kommenteilla.

Sovittiin, että yhdistetään käyttäjätarinat US 1.1 Asiakkaan hankintaehdotus ja US 1.3 PDA, patron driven acquistion yhdeksi kokonaisuudeksi sekä US 1.2 Kirjaston sidosryhmään kuuluvan hankintaehdotus ja US 1.4 Kirjaston henkilökunnan tekemä hankintaehdotus

Muita huomioita ja kommentteja:

Käytetään jatkossa termiä "kirjaston kehysorganisaation edustaja" "sidosryhmän edustajan" sijasta. Sidosryhmä on laajempi termi kuin kehysorganisaation edustaja.
Käyttäjätarinassa pitää ottaa paremmin huomioon aineiston yhteiskäyttöisyys.
Huomattava yhteydet järjestelmän muihin toimintoihin, kuten varauksen teko, asiakkaan valitsema ilmoituskäytäntö, varausten seuranta osana omia asiakastietoja, ei yksittäin tunnuksen perusteella
Hankintaehdotukset näkyvät jo ehdotusvaiheessa kaikille käyttäjille, jotta niitä on mahdollista kommentoida (kirjastokohtaisissa näkymissä mahdollisuus säätää kriteerejä, joiden mukaan ehdotukset näytetään)
Kaikki hankintaehdotukset tallentuvat järjestelmään, hankintaehdotuksen hylkääminen pitää perustella, perustelut oltava luettavissa järjestelmässä
Hankintaehdotusten käsittelyyn ja hankinnan arviointiin käytetään monipuolisesti järjestelmän tuottamaa tietoa, kuten käyttö- ja kokoelmanhallinnan tilastoja
Tarkennettava kuvausta siitä, miten toimitaan, jos jokin aineisto ei ole saatavana (loppuunmyyty tms.), viittaus tekijänoikeuslakiin ja kirjaston oikeuteen tehdä tarvittaessa lisäkappaleita
UKJ voi mahdollistaa joitakin toiminnallisuuksia, mutta ne toteutetaan viime kädessä Finnassa (esim. metatietojen poiminta muista palveluista). Kaikki loppukäyttäjää koskevat toiminnallisuudet vähintäänkin sivuavat Finnaa, koska muuta liittymää ei loppukäyttäjällä pitäisi olla. Koskee siis mm. PDA-toiminnallisuuksia, hankintaehdotuksia yleensä, aineiston saatavuutta jne.
Viitetietojen hallintajärjestelmä? Vai miten voitaisiin hallinnoida ja hakea viitetietoja verkon muista palveluista.
PDA-hankintoja käsiteltäessä käytetään yleistä termiä "aineistotoimittajan verkkopalvelu" (22.8.13)
Osa PDA-hankintoihin liittyvistä toiminnoista voivat olla reaaliaikaisia, osa eräajopohjaisia (22.8.13)
Pohdittava laajemminkin, mitä henkilökunta/asiakasnäkymissä voidaan tehdä eri rooleissa (22.8.13)

Kommentit 4.10.2013

Todettiin, että järjestelmän kaikkia ominaisuuksia ei tarvitse kaikissa kirjastoissa ottaa käyttöön. Toteutus vaiheistetaan. Järjestelmän osien toteutusjärjestys priorisoidaan: kirjastojen hankintatyön kannalta kriittisimmät toiminnallisuudet toteutetaan ensin.
Onko lähtökohta liian avoin - saavatko kaikki tehdä ehdotuksia, jotka toteutetaan automaattisesti. Kirjastolla oltava viimeinen sana siihen, mitä hankitaan niissä tilanteissa, kun maksetaan kirjaston aineistomäärärahoista. - Luettu tarinat tämä näkökulma huomioiden, varmistettu, että maininta kirjaston päätösvallasta on tarvittavissa kohdin.
Tieteelliset kirjastot: hankintaehdotuksiin tarvitaan "ranking" sen mukaan, kuka on esittänyt hankintaehdotuksen (vrt. professorit, tutkijat, opiskelijat, kulttuurihenkilö, täysin ulkopuoliset käyttäjät). Lisätty käyttäjätarinoihin.
Lisäys, että järjestelmä ilmoittaa asiakkaalle, että hänen toivomansa aineisto on jo kokoelmassa eri formaatissa
Kirjastojen "funktionaalinen", hankintaprosessia tukeva hankintapolitiikka, torjuu ei-toivotut hankintaehdotukset. Datamining apuna. Tiedoksi myös asiakkaille. LIsätty käyttäjätarinoihin.
Jatkuvat monografiasarjat: uudet osat eivät näy järjestelmässä, vaikka nimeke on tulossa automaattisesti kirjastoon - tuplahankintojen vaara. Ongelma asiakkaille ja osalle henkilökunnasta. - Voisiko tieto tulla Onix-lomakkeen kautta automaattisesti. Ulkomaisten osalta vielä ongelmallisempaa. - Siirretty jatkuvia julkaisuja käsittelevään työpakettiin, käsitellään varsinaisesti sen yhteydessä. TP 7.1 1.2 US Painettujen kausijulkaisujen tilausten uusinnan valmistelu (käyttäjätarinat)
Toimintojen peruuttamis- ja poistomahdollisuus. Hankintapaikan muutos tilaukseen tarvittaessa oltava mahdollista. - Siirretty tilausten seurantaa ja reklamointia koskevaan työpaketin yhteyteen, käsitellään varsinaisesti sen yhteydessä. TP 7.1 3.1 US Tilausten seuranta ja reklamointi (käyttäjätarinat)
Kurssiaineistojen hankintaan liittyviä kommentteja:
- Kurssikirjojen hankinta oma erillistapauksensa, hankala käsitellä osana muita hankintaehdotuksia. - täydennetty käyttäjätarinoita (lähinnä kehysorganisaation edustajan osalta), ei luotu uutta roolia tai muutenkaan erotettu omaksi kokonaisuudekseen
- Menevät usein eri budjetista. Huomioitu käyttäjätarinoissa
- Kurssikirjoja ei esim. kaukolainata. - Siirretty saapumisvalvontaan liittyviin käyttäjätarinoihin: TP 7.1 4.1 US Aineiston vastaanotto ja saapumismerkinnät järjestelmään (käyttäjätarinat)
- Erilaiset tavat suorittaa opintoja > vaikea ennustaa aineiston käyttöä, automaattinen tiedonsiirto ei aina helpota käytön ennakointia. - lisätty maininta käyttäjätarinoihin
- Loppuunmyytyjen kurssikirjojen ei pitäisi päästä tutkintovaatimuksiin asti. - lisätty maininta käyttäjätarinoihin
- Kurssikirjojen hankinnassa aikatauluongelmia, opettajat heräävät usein liian myöhään > voisiko opettajille olla jonkinlainen hälytys/muistutus kurssikirjojen hankintaan liittyen. - lisätty maininta käyttäjätarinoihin
- Opintomateriaalin hankkiminen e-kirjoina: voisiko järjestelmä tehdä aineistotyyppeihin liittyviä tarkistuksia ja priorisoida e-aineistoa. - Lisätty tilauksen tallennukseen ja tilaamiseen liittyviin käyttäjätarinoihin: TP 7.1 2.1 US Tilauksen tietojen tallentaminen, tilauksen lähettäminen (käyttäjätarinat)
- Systeemi, jonka avulla voidaan lähettää ehdotuksia aineistojen digitoinnista e-aineistojen välittäjille. - onko tämä kirjastojärjestelmän asia?
Minkä yhteyden varassa järjestelmät toimivat - EDIn kanssa ongelmia, ei tunnista esim. eri laitoskirjastoja toisistaan. - Vielä ei tiedossa se, mitä tiedonsiirtostandardeja käytetään UKJ:n hankintaosiossa. Liittyy myös aineistotoimittajien kilpailutuksiin: valittavien aineistotoimittajien tuettava määriteltyjä standardeja.
PDA-aineistoihin liittyviä kommentteja:
- Erilaiset rahoitusmallit: kirjasto hankkii, rahat ja päätösvalta valinnasta asiakkaalla (esim. ns. virkakirjat), toisaalta kirjaston rahasta päätösvalta kirjastolla. - Kirjastojärjestelmän pitäisi mahdollistaa erilaiset valinta-, hankinta- ja maksatusmallit. Toisaalta huomioitava se, mitkä käytännöt edellyttävät toiminnallisuuksia kirjastojärjestelmältä, mitkä hoidetaan kokonaisuudessaan aineistotoimittajan palvelussa. Käyty näihin liittyvät käyttäjätarinat läpi ja muokattu nämä näkökulmat huomioiden.
- vrt. PDA ostos tehdään heti (ÅAB), käyttäjäkohtaiset tilit mahdollisia
- E-kurssikirjoista voisi olla yhteisiä kokoelmia, pienet kirjastot mukaan isompien kirjastojen e-aineistojen sopimuksiin, voiko järjestelmä tukea tällaista yhteistyötä? Organisaatiorajat / osaorganisaatiorakenne esteenä? Kustantajien kanta voi myös olla esteenä. Pay per view -mahdollisuus ja PDA-systeemi siirtymässä lehtiin - ostetaan artikkeleita, ei tilata koko vuosikertaa. Nämä mahdollistavat pienten kirjastojen e-aineistohankinnat?
- PDA-aineisto voidaan ladata myös kirjastojärjestelmään, jolloin se löytyy kirjastojärjestelmään tehtävällä haulla. Maksetaan sen mukaan miten aineistoja käytetään. - tehty uudet käyttäjätarinat
- PDA-järjestelmä haastava viestien välityksen kannalta.
Järjestelmän tuki yhteishankinnoille? Yhteishankintojen edellytyksiä, huomioitava eri käyttäjätarinoissa:
- valintalistat: mahdollisuus tehdä valinnat hajautetusti, tilaus keskitetysti - TP 7.1 1.4 US Valintalistatoiminnot (käyttäjätarinat)
- tilausvaiheessa mahdollisuus määritellä tilaavat kirjastot ja niihin menevät kappalemäärät - TP 7.1 2.1 US Tilauksen tietojen tallentaminen, tilauksen lähettäminen (käyttäjätarinat)
- kirjastojärjestelmään tallennettu kutakin aineistotoimittajaa koskeviin tietoihin kirjastojen yhteystiedot, sopimus- ja tilausehdot - TP 7.1 7.1 US Aineistotoimittajiin liittyvän tiedon tallennus
- tilaus on kytkettävissä eri kustannuspaikkoihin - TP 7.1 2.1 US Tilauksen tietojen tallentaminen, tilauksen lähettäminen (käyttäjätarinat), TP 7.1 2.1 US Tilauksen tietojen tallentaminen, tilauksen lähettäminen (käyttäjätarinat)
jos virkailijalla on kirjastojärjestelmässä useampi rooli, ts. hän tekee useihin eri rooleihin liittyviä tehtäviä, hänellä on käytettävissään kaikkien roolien oikeudet. Näitä hallinnoidaan kirjastojärjestelmän käyttäjähallinan kautta.

Käyttöskenaariot

Esitiedot

1. Hankintaehdotukset

Asiakkaat ja kirjaston henkilökunta voivat ehdottaa kirjaston kokoelmiin aineistoa, joka sieltä puuttuu tai lisäkappaleita jo kokoelmassa olevaan aineistoon. Hankintaehdotus tehdään sähköisesti kirjaston asiakaskäyttöliittymässä (asiakkaat) tai kirjastojärjestelmässä (henkilökunta). Hankintaehdotukseen tallentuu tieto siitä, mikä ehdottajan rooli kirjastojärjestelmässä on. Järjestelmään voidaan määritellä eri rooleissa tehtyjen hankintaehdotusten painoarvoja, jotka vaikuttavat esim. hankintaehdotusten käsittelyjärjestykseen kirjastossa.

Kirjasto reagoi asiakkaan tekemään hankintaehdotukseen ensivaiheessa kirjastojärjestelmästä lähtevällä automaattisella, aineistotyypeittäin ja hankintaehdotuksen tehneen roolin mukaan räätälöitävällä vastaanottoilmoituksella. Myöhemmin ilmoitetaan, hankitaanko aineisto vai ei, kielteiset päätökset perustellaan asiakkaalle mahdollisuuksien mukaan. Osa aineistosta on sellaista, jonka hankkiminen edellyttää selvityksiä (e- ja av-aineistojen käyttöoikeudet) tai joita hankitaan vain kerran vuodessa (kausijulkaisut). Nämä aineistolajikohtaiset viiveet ilmoitetaan automaattisessa vastaanottoilmoituksessa.

Hankintaehdotukset näkyvät anonymisoituina kirjaston asiakaskäyttöliittymässä, missä niitä on mahdollista kommentoida. Kirjasto voi määritellä, millä kriteereillä hankintaehdotukset näkyvät sen omassa näkymässä asiakkaille, esim. tietty aineistotyyppi, tiettyyn kirjastoon hankittavaksi ehdotettu, tietyn ajan sisällä tehdyt ehdotukset, asiakkaiden/henkilökunnan tekemät hankintaehdotukset. Asiakas voi ilmoittaa, ettei hänen hankintaehdotuksensa saa näkyä asiakaskäyttöliittymässä.

Virkailijanäkymässä kaikki hankintaehdotukset näkyvät kaikille virkailijoille ja ovat virkailijoiden kommentoitavissa. Näin kirjastoissa saadaan kokonaiskuva siitä, millaista aineistoa ehdotetaan hankittavaksi, millaista selvitystyötä hankintaehdotuksiin liittyen kirjastoissa on tehty ja millaisin perustein on jätetty jokin ehdotettu aineisto hankkimatta. Kirjastot voivat tarvittaessa myös sopia keskinäisistä hankintalinjauksista. Myös henkilökunta voi tarkastella hankintaehdotuksia eri kriteerien mukaan, esim. kirjastosektoreittain (nähtävänä ovat vain yleisille kirjastoille tehdyt hankintaehdotukset), paikallisesti (nähtävänä ovat vain paikkakunnalla X toimivien yleisille kirjastoille ja korkeakoulujen kirjastoille tehdyt hankintaehdotukset).

2. Kehysorganisaation aineistohankinnat

Erityisesti korkeakoulukirjastojen kehysorganisaatiot tarvitsevat toiminnassaan erilaisia kirjaston tarjoamia ja välittämiä aineistoja. Osa näistä aineistotarpeista toistuu säännöllisesti, kuten pääsykoe- ja kurssikirjallisuuden hankinta. Tavoite on, että tieto näistä hankintaehdotuksista siirtyy sähköisesti kehysorganisaation ja kirjastojärjestelmän välillä. Kehysorganisaation henkilökunnalle voidaan myös antaa sovituissa raameissa oikeudet hankkia itse tarvitsemansa aineistot kirjastojärjestelmällä joko kirjaston tai kehysorganisaation kokoelmaan. Kirjastojärjestelmään on mahdollista määritellä, miltä kustannuspaikalta kehysorganisaation hankinnat maksetaan.

3. Kirjastojärjestelmästä tuleva täydennyshankintaehdotus

Kirjastojärjestelmään voidaan lisätä hankintaan liittyvää automatiikkaa: kun ekspressioon / manifestaatioon kohdistuu tietty määrä varauksia suhteessa lainattaviin kappaleisiin tai jos kirjastojärjestelmän laskema varauksen odotusaika ylittää järjestelmään määritellyn, järjestelmä ilmoittaa, että lisäkappaleita tarvitaan. Kirjastojärjestelmä voi tehdä tämän perusteella tilauksen automaattisesti aineistotoimittajan järjestelmään tai kirjastossa päätetään ilmoituksen pohjalta, tilataanko lisäkappaleet.

Täydennyshankintoja koskeva huomio: tekijänoikeuslain mukaan

yleisölle avoin kirjasto saa (Tekijänoikeuslaki 14.10.2005 / 821, 2. luku, 16 §)

valmistaa omissa kokoelmissaan olevasta vahingoittumiselle alttiista julkistetusta teoksesta kappaleita valokopioimalla tai vastaavalla menetelmällä ja saattaa ne yleisön saataviin lainaamalla, jos teosta ei ole saatavissa kaupallisen levityksen tai välittämisen kautta (16 a §, kohta 1)

kulttuuriaineistoja säilyttävät kirjastot voivat

valmistaa kokoelmiinsa liitettäväksi kappaleen sellaisesta julkaistusta teoksesta, jonka hankkiminen osaksi kirjaston kokoelmaa on tarpeen, mutta jota ei ole saatavissa kaupallisen levityksen tai välittämisen kautta (16 b §, kohta 4)

4. Asiakaslähtöinen hankinta (PDA)

PDA (patron driven acquisition) -toiminnallisuuden kautta asiakkailla on mahdollisuus suoraan kirjaston auktorisoimien aineistotoimittajien verkkopalveluiden kautta vaikuttaa siihen, mitä aineistoja kirjastoon pitäisi hankkia. PDA:n soveltaminen edellyttää kirjaston ja aineistotoimittajan välisiä sopimuksia ja järjestelmien yhteentoimivuutta.

Aineistotoimittajan verkkopalvelussa on sen koko tarjonta sopimuskirjaston asiakkaiden nähtävänä, jolloin asiakkaiden on mahdollista poimia ("peukuttaa", "tykätä") tarjonnasta aineistoja, jotka heidän mielestään pitäisi olla tarjolla kirjaston kokoelmassa . Kun jokin aineisto on saanut sovitun määrän ehdotuksia, se voidaan hankkia kirjaston kokoelmaan joko suoraan tai kirjaston hyväksymisen jälkeen. Kirjasto voi myös jättää aineiston hankkimatta.

Tyypillinen tapaus

1. Hankintaehdotukset

Asiakas tekee hankintaehdotuksen sähköisesti kirjaston asiakaskäyttöliittymässä. Hän kirjoittaa ehdottamaansa aineistoa koskevat tiedot tai poimii ne verkon muista palveluista (esim. verkkokaupat, muiden kirjastojen järjestelmät), mikäli tällainen poiminta on teknisesti mahdollista. Asiakas ilmoittaa, mihin kirjastoon hän ensisijaisesti ehdottaa aineiston hankittavaksi.

Asiakas merkitsee hankintaehdotukseen, mitä aineistotyyppiä (painettu aineisto, e-aineisto, ääni-, kuvatallenne...) ehdotus koskee, haluaako hän jonkin tietyn version, painoksen, laitoksen (manifestaation) teoksesta vai käykö hänelle mikä tahansa teoksen tietynkielinen versio (ekspressio). Asiakas ilmoittaa, tehdäänkö hänelle aineistoa koskeva varaus ja sen noutopaikan. Asiakas voi seurata hankintaehdotuksen käsittelyn vaiheita omassa asiakastietonäkymässään.

Halutessaan asiakas voi myös täyttää ja jättää kirjaston asiakaspalvelupisteeseen paperisen hankintaehdotuslomakkeen, jonka virkailija tallentaa sähköiseen muotoon.

Kirjautuneen käyttäjän hankintaehdotuksessa näkyy käyttäjän rooli kirjastojärjestelmässä. Järjestelmä voi sen perusteella vaikuttaa mm. hankintaehdotusten käsittelyjärjestykseen, ehdotuksessa voi olla tärkeysleima tms.

Kirjastotyön eri osa-alueilta karttuu tietoa siitä, minkälaista aineistoa kokoelmaan pitäisi hankkia. Virkailija tekee hankintaehdotuksen kirjastojärjestelmään.

Kaikissa tapauksissa hankintaehdotus tallentuu kirjastojärjestelmään ja se siirtyy järjestelmässä eri toimijoiden välillä: hankintaehdotusten käsittelijä, aineistoista vastaava virkailija, tilauksista vastaava virkailija. Kirjastossa selvitetään ehdotetun aineiston saatavuutta ja tarkistetaan mm., onko sitä jo omissa tai muiden kirjastojen kokoelmissa. Tarkistetaan myös, onko ehdotettua aineistoa jo jossain muussa formaatissa tai eri manifestaationa. Tarvittaessa niitä voidaan myös tarjota asiakkaalle uuden tilaamisen sijasta. Tarkistetaan ja tarvittaessa täydennetään hankintapäätöksen tueksi aineiston hinta ja bibliografisia tietoja.

Nimetty virkailija päättää, hankitaanko ehdotettu aineisto kirjaston kokoelmiin, vai pyydetäänkö se esim. kaukolainaksi toisesta kirjastosta. Päätöksestä tiedotetaan hankintehdotuksen tehneelle asiakkaalle tai virkailijalle. Kielteiset päätökset perustellaan mahdollisuuksien mukaan.

2. Kehysorganisaation aineistohankinnat

Oppiaine/laitos päättää tulevista opintovaatimuksista ja niihin liityvästä kurssiaineistoista ja laatii niistä sähköisen listauksen. Listaukseen voidaan poimia teoksiin liittyviä meta- ja hintatietoja verkon muista järjestelmistä (verkkokaupat, muiden kirjastojen järjestelmät). Listaus lähetetään kirjastojärjestelmään, samoin tiedot kehysorganisaation muusta tarvitsemasta aineistosta. Kirjastossa tarkistetaan aineistojen saatavuustiedot ennen kuin ne päätyvät opintovaatimuksiin asti, ettei vaatimuksiin tule aineistoja, jotka on loppuunmyyty tai joiden saatavuus on muuten huono. Kirjastojärjestelmän kautta voidaan lähettää kehysorganisaation edustajille muistutusviestejä, että listaukset tehtäisiin riittävän ajoissa.

Tämän jälkeen on mahdollista

joko

se, että joko kirjaston virkailija tai kehysorganisaation edustaja tallentaa tilauksen tiedot kirjastojärjestelmään. Ne päivittävät järjestelmän tietoja määriteltyjen ehtojen mukaisesti (esim. miltä kustannuspaikalta hankinta maksetaan. Kurssikirjoja hankitaan eri kustannuspaikoilta, jopa niin, että yksi kpl maksetaan kirjaston, yksi laitoksen rahoista). Tilaus siirtyy kirjastojärjestelmästä aineistotoimittajan järjestelmään, jos järjestelmät ovat yhteentoimivat.
tai
kirjastossa tarkistetaan aineiston tiedot, mm. hinnat, ja päätetään, mitä ja minkä verran kehysorganisaation tarvitsemaa aineistoa hankitaan. Kirjasto lähettää sähköisen tilauksen aineistotoimittajan järjestelmään. Tieto hankinnoista menee sähköisesti kirjastojärjestelmästä kehysorganisaation henkilökunnalle.

Kirjastojärjestelmän kannalta ei ole merkitystä sillä, tekeekö tilauksen kirjaston henkilökuntaan tai kehysorganisaatioon kuuluva, koska eri toimijoiden käyttöoikeudet määritellään käyttäjänhallinnassa. Kirjastojärjestelmään määritellään mm., miltä kustannuspaikoilta tehdyt hankinnat veloitetaan sekä se, miten tieto hankinnoista kulkee sähköisesti eri toimijoiden välillä.

Kehysorganisaation edustajan on mahdollista tilata aineistoa kirjastojärjestelmän kautta, vaikka sitä ei makseta kirjaston aineistomäärärahasta, vaan aineisto tulee esim. tutkimuksen tai projektin tarpeisiin. Kustannuspaikka ilmoitetaan tilaustan tallennettaessa.

3. Kirjastojärjestelmästä tuleva täydennyshankintaehdotus

Painettu uutuus- tai kurssikirja tai aineisto, johon joistakin muista syistä kohdistuu suuri kysyntä: varausten määrä suhteessa lainattaviin kappaleisiin tai kirjastojärjestelmän laskema varauksen odotusaika ylittää järjestelmään määritellyn, jolloin järjestelmästä lähtee

kirjaston henkilökunnalle ilmoitus tarpeesta hankkia lisäkappaleita tai
automaattinen tilaus aineistotoimittajan järjestelmään sen mukaan, miten kirjastojärjestelmään on määritelty. Tässä määrittelyssä sovitaan myös erilaisista tilauksen reunaehdoista, esim. hankinnan hinta ei saa ylittää sovittua. Jos hinta ylittää sovitun, siitä lähtee tieto aineistomäärärahasta vastaavalle virkailijalle ja se tehdään vain, jos tilaus vahvistetaan.

Jos kirjastojärjestelmän ilmoituksen perusteella todetaan, että johonkin varattuun ja kysyttyyn aineistoon ole enää mahdollista hankkia lisäkappaleita, voidaan harkita sen kopioimista, ks. viittaus tekijänoikeuslakiin yllä. Tässä on huomattava eri kirjastojen erilaiset oikeudet lisäkappaleiden tekemiseen liittyen.

4. Asiakaslähtöinen hankinta (PDA)

Asiakas löytää kirjaston auktorisoiman aineistotoimittajan verkkopalvelusta aineistoa, jota / jonka käyttöoikeutta ei ole kirjastossa. Asiakas ehdottaa teoksen / käyttöoikeuden hankkimista verkkopalvelussa olevan toiminnallisuuden kautta. Näissäkin ehdotuksissa voidaan huomioida se rooli, jossa ehdottaja kirjastojärjestelmässä on ja johon saattaa liittyä erilaisia ominaisuuksia, kuten tärkeysleima.

Kun näitä ehdotuksia on tullut kuhunkin järjestelmään sovittu määrä (myös yksi ehdotus voi riittää, jos näin on määritelty),

siitä voi lähteä ilmoitus kirjastojärjestelmään ja kirjastossa päätetään, hankitaanko aineisto. Virkailija vahvistaa tilauksen aineistotoimittajan järjestelmään.
tilaus voi lähteä automaattisesti aineistotoimittajan järjestelmään, jos niin on sovittu ja määritelty. Tässä määrittelyssä sovitaan myös erilaisista tilauksen reunaehdoista, esim. hankinnan hinta ei saa ylittää sovittua. Sovitun hinnan ylittävästä hankinnasta lähtee tieto kirjastojärjestelmään ja se tehdään vain, jos kirjastosta vahvistetaan tilaus.

Automaattisesta tai virkalijan tekemästä PDA-tilauksesta tulee tieto kirjastojärjestelmään, johon se tallennetaan ja tilauksen tiedot viimeistellään. Tieto automaattisesta hankinnasta tulee tarvittaessa myös nimetylle virkailijalle.

Myös kirjaston henkilökunta voi ehdottaa aineistoja hankittavaksi kirjaston auktorisoimien verkkopalveluiden kautta. Henkilökunta kirjautuu näihin palveluihin tunnuksilla, joissa on määritelty, että ehdotus on henkilökunnan tekemä.

Kirjaston kehysorganisaatioon kuuluvalle voidaan myöntää oikeus hankkia aineistoa kirjaston kokoelmaan sovituissa puitteissa niissä verkkopalveluissa, joiden kanssa kirjastolla on sopimus. Kehysorganisaatioon kuuluvalla voi olla tavallista asiakasta suurempi painoarvo / vahvemmat, kirjaston henkilökunnan oikeuksia vastaavat oikeudet aineiston valinnassa ja hankinnassa aineistotoimittajan verkkopalvelusta (vrt. rooli kirjastojärjestelmässä). Käytäntöjä säädellään erilaisilla sopimuksilla.

Kirjastolla voi myös olla sopimus aineistotoimittajan kanssa, että virkailijat voivat tehdä suorahankintoja aineistotoimittajan verkkopalvelussa. Tästä ks. tarkemmin TP 7.1 1.5 US Aineistotoimittajan verkkopalvelussa tehdyt hankinnat (käyttäjätarinat) Myös näihin hankintaoikeuksiin voidaan asettaa rajoituksia, esim. hankinnan summa, hankintojen tiheys.

Käyttäjätarinoihin liittyvä kuva:

hankintaehdotuksen tietosisällöt

Poikkeukset

Toimijoiden roolit

Hankinnan rooleista ks. hankinnan tietoarkkitehtuuriin listatut roolit

Yhdellä virkailijalla voi olla useita tässä mainittuja rooleja, toisaalta sama rooli voi olla useilla virkailijoilla riippuen yksikön koosta ja töiden organisointitavasta.

Kuhunkin rooliin liittyvät tarpeelliset ja riittävät toimintavaltuudet kirjastojärjestelmässä määritellään käyttäjähallinnan kautta.

Käyttäjätarinat	Katselmoinnin kommentit	Testit ja yleiset huomiot

Asiakkaana haluan
tarkastella aineistojen varaustilannetta / saatavuusennustetta kokonaisuutena ja/tai kirjastoittain/seutukunnittain, jotta voin päättää, ehdotanko uuden aineiston / lisäkappaleiden hankintaa
nähdä, onko tarkoittamani ekspressio / manifestaatio jo kokoelmissa jotta minun ei tarvitse turhaan lähettää hankintaehdotusta jotta voin kohdentaa lisäkappalepyynnön tarvitsemaani ekspressioon / manifestaatioon
nähdä, onko haluamani aineisto jo kokoelmissa jossain muussa formaatissa tai jonakin muuna manifestaationa kuin siinä, jota ensisijaisesti toivon, jotta voin harkita, voinko kuitenkin käyttää sitä sen sijaan, että tekisin hankintaehdotuksen uudesta manifestaatiosta
nähdä tiettyyn manifestaatioon / ekspressioon kohdistuvien varausten määrän ja kirjastojärjestelmän laskeman saatavuusennusteen, jotta voin arvioida, milloin aineisto on mahdollista saada käyttöön ja onko tarpeen ehdottaa lisäkappaleiden hankintaa
tehdä hankintaehdotuksen sähköisesti kirjaston asiakaskäyttöliittymässä ja hyödyntää mahdollisuuksien mukaan ehdotuksen tallennuksessa muissa järjestelmissä (verkkokaupat, muiden kirjastojen järjestelmät) olevia tietoja jotta minun ei tarvitse kirjoittaa niitä käsin jotta tieto välittyisi mahdollisimman virheettömästi hankintaa tekevälle virkailijalle		rajapintojen kautta, edellyttää sopimista muiden toimijoiden kanssa. Riippuu myös verkkokauppojen valmiuksista tarjota erilaisia palveluita/lomakkeita. Viitetietojen hallintajärjestelmä? Edellyttää myös asiakasliittymältä tiettyjä toiminnallisuuksia.
määritellä hankintaehdotusta tehdessäni, haluanko tietyn teoksen manifestaation vai ekspression jotta saan täsmälleen haluamani aineiston (manifestaatio) tai jotta saan aineiston nopeasti (ekspressio)
että virkailija voi kirjata hankintaehdotukseni kirjastojärjestelmään, jotta voin tehdä hankintaehdotuksen, vaikka en käytä kirjaston sähköisiä palveluita
ehdottaa kirjastoon hankittavaksi kirjaston aineistotoimittajan verkkopalvelusta löytyvää aineistoa, jotta voin vaikuttaa kirjaston kokoelmaan mahdollisimman vaivattomasti (PDA)
lisätä hankintaehdotukseen tiedon, mihin kirjastoon toivon ehdottamani aineiston hankittavaksi, jotta kyseinen kirjasto ottaa hankintaehdotukseni käsiteltäväkseen
määritellä ja perustella ehdotukseni kiireellisyyden, jotta kiireellisimmät ehdotukset käsitellään kirjastossa ensin
että kun teen hankintaehdotuksen kirjastojärjestelmään kirjautuneena, ehdotuksessa näkyy kirjastojärjestelmään määritelty roolini, jotta se voidaan ottaa huomioon ehdotusta kirjastossa käsiteltäessä
ilmoittaa ehdotuksessa ajankohdan, jonka jälkeen en tarvitse aineistoa, jotta sitä ei tilata turhaan, jos näyttää, että sen saatavuudessa on ongelmia / viivettä
ilmoittaa hankintaehdotuksessa, haluanko aineiston, vaikka se saapuisi vasta ilmoittamani ajankohdan jälkeen, jotta aineisto hankitaan, koska se on minulle tärkeä
että minulle tehdään hankittamaani aineistoon varaus määrittelemääni noutopaikkaan, jos se päätetään hankkia, jotta saan aineiston heti kun se tulee kirjastoon.		e-aineistojen varausmahdollisuus? palvelukohtainen ominaisuus
ilmoittaa hankintaehdotuksessa, mitä aineistotyyppejä ehdotukseni koskee tai ei koske, jotta ehdottamaani aineistoa ei hankita sellaisessa muodossa, jota en voi käyttää / johon minulla ei ole tarvittavia välineitä
ilmoittaa hankintaehdotuksessa, millaiset käyttöehdot (kotilaina, riittävä laina-aika, e-aineistoon liittyvät käyttöehdot) hankittavalla aineistolla tulee olla että voin sitä käyttää, jotta aineistoa ei hankita turhaan, jos se ei täytä tarpeellisia käyttöehtoja
lisätä hankintaehdotukseen perusteluita ja teokseen liittyviä lisätietoja, jotta hankintapäätös on helpompi tehdä kirjastossa
seurata, kuinka tekemäni hankintaehdotus etenee kirjastossa ja saada tiedon hankintaehdotuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä perusteluineen valitsemallani tavalla jotta tiedän, hankitaanko ehdottamani aineisto kirjastoon jotta voin ennakoida, milloin aineisto on käytettävissä		asiakastietojen tallennuksen yhteydessä asiakas määrittelee, millä tavalla hän haluaa viestiä kirjaston kanssa
tekemäni hankintaehdotukset säilyvät asiakastietonäkymässäni, jotta voin tarkastella tekemiäni ehdotuksia myöhemminkin joko itsenäisesti tai asiakaspalveluvirkailijan avustuksella
tarkastella tehtyjä hankintaehdotuksia kirjaston asiakaskäyttöliittymässä jotta voin nähdä, onko hankittavaksi ehdottamaa aineistoa ehdotettu jo aiemmin ja miten sitä on mahdollisesti kommentoitu jotta voin halutessani kommentoida ja kannattaa muiden asiakkaiden tekemiä hankintaehdotuksia
ilmoittaa hankintaehdotuksessa, saako tekemäni hankintaehdotus näkyä anonyyminä kirjaston asiakaskäyttöliittymässä, jotta voin tarvittaessa estää sen näkymisen

Asiakaspalvelu-, valintoja ja kokoelmatyötä tekevänä virkailijana haluan
tallentaa asiakkaan hankintaehdotuksen kirjastojärjestelmään, jotta hän voi ehdottaa aineistoa hankittavaksi, vaikka hänellä ei ole sähköiseen asiointiin tarvittavia valmiuksia tai välineitä
nähdä kirjastoille tehdyt kaikki hankintaehdotukset ja niihin liittyvät kommentit, selvitykset ja päätökset, jotta pystyn seuraamaan niiden käsittelyä ja hyödyntämään niitä omassa kirjastotyössäni
kommentoida hankintaehdotuksia, jotta voin vaikuttaa hankintapäätökseen (esim. "aihepiiriin liittyvää aineistoa kysytään asiakaspalvelussa paljon")
listata hankintaehdotuksia eri kriteerien mukaan esim. kannatus, aineistotyyppi, sijaintipaikkatoive yms., jotta hankintaehdotusten tarkastelu olisi helpompaa
tehdä ehdotuksen hankittavasta aineistosta sähköisesti kirjastojärjestelmässä, jotta minun ei tarvitse kirjoittaa ja lähettää paperisia hankintaehdotuksia
nähdä, mikä yksikköni aineistorahan tilanne on, jotta tiedän, onko sinne mahdollista hankkia ehdottamaani aineistoa (kannattaako hankintaehdotusta tehdä)
nähdä, kuinka ekspressioon / manifestaatioon liittyneet kappaleet ovat kiertäneet ja kuinka monta kertaa ne ovat olleet lainassa, jotta voin päättää, ehdotanko lisäkappaleita hankittavaksi
seurata kirjastojärjestelmässä hankintaehdotukseni vaiheita jotta tiedän, tilataanko ehdottamani aineisto jotta voin esim. ehdottaa vastaavan aineiston hankkimista, jos ehdottamaani aineistoa ei jostain syystä ole mahdollista saada

Kirjaston kehysorganisaatioon kuuluvana haluan
saada hälytyksen kirjastojärjestelmästä, jotta voin jättää kurssikirjallisuuteen liittyvät aineistotilaukset ajoissa
tallentaa tiedot kurssikirjallisuudesta sähköisesti kirjastojärjestelmään jotta minun ei tarvitse tehdä päällekkäistä työtä jotta kirjasto saa tiedot tarvittavista aineistoista mahdollisimman pian ja mahdollisimman oikeassa muodossa jotta saan tiedon aineiston saatavuudesta mahdollisimman hyvissä ajoin ja etsiä korvaavia aineistoja loppuunmyytyjen tilalle
että opintokokonaisuuksien ja pääsykokeiden aikatauluja voidaan synkronoida kirjastojärjestelmään, jotta aineistojen käyttöä voidaan ennakoida niissä tilanteissa kuin se on mahdollista		nykyinen monimuotoinen opiskelu: opiskelijoilla henkilökohtaiset aikataulut, kaikki eivät opiskele ja tarvitse aineistoja samassa rytmissä. Tämä vaikeuttaa aineistotarpeen ennakointia.
tarkistaa kirjastojärjestelmästä, paljonko yksikölläni on aineistomäärärahaa eri kustannuspaikoilla käytettävissä, jotta tiedän, minkä verran aineistoja yksikölleni voidaan hankkia
lisätä hankintaehdotuksiini / hankintoihini sen kustannuspaikan, jolta aineisto maksetaan (kirjaston, laitoksen, tiedekunnan, projektin...) jotta kirjastojärjestelmä osaa veloittaa oikeaa tiliä jotta aineistomäärärahatilanne on ajantasainen		yksiköllä voi olla useita budjetteja, joiden rahoista aineistoa hankitaan (kirjaston myöntämä, tutkimushanke, projekti...)
tilata sähköisesti kirjastojärjestelmän kautta yksikköni tarvitseman aineiston jotta saan tilauksen mahdollisimman pian eteenpäin jotta hankintaprosessia voidaan yksinkertaistaa (jos kirjaston kanssa on sovittu, että kehysorganisaatioon kuuluva voi tilata tarvitsemansa aineiston itse)
tehdä hankintaehdotuksia kirjaston aineistotoimittajan verkkopalvelussa, jotta hankintaehdotusten tekeminen on vaivatonta (jos on sovittu, että kehysorganisaatioon kuuluva ei voi tilata tarvitsemaansa aineistoa itse) (PDA)
että kaikista tekemistäni hankintaehdotuksista menee tieto kirjastojärjestelmän kautta kirjaston valinnoista vastaavalle virkailijalle, jotta tarvittavat hankintapäätökset voidaan tehdä (jos on sovittu, että kirjasto tilaa aineiston)
saada mahdollisimman pian sähköisessä muodossa tiedon siitä, pystyykö kirjasto hankkimaan tarvitsemani aineistot / käyttöoikeudet, jotta voin esim. tarvittaessa muuttaa kurssivaatimuksia (jos on sovittu, että kirjasto tilaa aineiston)
seurata sähköisesti tilaamani / kirjaston yksikölleni tilaaman aineiston vaiheita, jotta tiedän, onko aineisto saatavana ja jotta voin ennakoida, milloin aineisto on käytettävissä

Hankintaehdotuksia käsittelevänä virkailijana haluan
että kirjastojärjestelmässä on toiminnallisuuksia, jotka eri kriteerien mukaan analysoivat hankintaehdotuksia, jotta minun on helpompi priorisoida ehdotusten käsittelyä		järjestelmä "oppii", miten erityyppisiä hankintaehdotuksia on käsitelty ja seuloo ja järjestelee sen perusteella uusia ehdotuksia. Järjestelmä voi myös analysoida ehdotuksia tiedonlouhinnan menetelmiä soveltaen.
nähdä hankintaehdotusjonon koko kirjastojärjestelmän tasolla jotta saan kokonaiskuvan kaikista kirjastoille / tietyin kriteerein määritellyille kirjastoille tehdyistä hankintaehdotuksista jotta voin tarvittaessa sopia kollegoiden kanssa päällekkäisten hankintaehdotusten käsittelystä
valita omalle kirjastolleni kohdistetut hankintaehdotukset, jotta voin käynnistää ehdotuksen käsittelyn
listata hankintaehdotukset kiireellisyysjärjestyksessä, jotta voin käsitellä kiireellisimmät ensin
listata hankintaehdotuksia eri kriteerien mukaan esim. kannatus, aineistotyyppi, sijaintipaikkatoive, kurssikirjallisuus, ehdotuksen tehneen rooli kirjastojärjestelmässä yms. jotta hankintaehdotusten tarkastelu olisi helpompaa jotta voin ryhmitellä samantyyppiset hankintaehdotukset yhteen ja käsitellä niitä yhdellä kertaa jotta voin ottaa huomioon ehdottajan roolin ja sen vaikutuksen hankintaehdotusten käsittelyyn ja priorisointiin
muokata ja täydentää tarvittaessa hankintaehdotusten metatietoja, myös poimimalla tietoja muista järjestelmistä (verkkokaupat, muiden kirjastojen järjestelmät) jotta tiedot ovat mahdollisimman oikein jotta niiden pohjalta pystytään tunnistamaan ja yksilöimään teos
lisätä hankittavaksi ehdotetun aineiston tietoihin hankintapäätöksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten hinnan ja aineiston käyttöön liittyviä rajoituksia, jotta hankintapäätös voitaisiin tehdä		tiedot hankitaan järjestelmän ulkopuolelta (esim. aineistotoimittajalta), mutta ne pitää voida tallentaa tässä vaiheessa järjestelmään
siirtää hankintaehdotuksen lisätietoineen kirjastojärjestelmässä aineistovalinnoista vastaavalle virkailijalle, jotta hän voi hyväksyä tai hylätä ehdotuksen jos minulla ei ole siihen tarvittavia oikeuksia

Aineistovalinnoista vastaavana virkailijana haluan
saada sähköisesti kirjastojärjestelmän kautta tiedon kaikista niistä hankintaehdotuksista, joista päättäminen kuuluu tehtäviini jotta minun ei tarvitse itse seuloa niitä jotta voin hallinnoida kaikkia kirjaston tilauksia samalla työkalulla
että kirjastojärjestelmään on tallentunut hankintaehdotukseen liittyvä kommentointi ja selvitystyö, jotta voin hyödyntää jo tehtyä työtä tehdessäni hankintapäätöstä
saada kirjastojärjestelmästä taustatietoa (esim. tilastot, eri luokkien ja aineistot, aineistotoimittajien liittyvä toimintavarmuus), jotta voin päättää, sopiiko aineisto kirjaston kokoelmaprofiiliin ja onko sitä tarpeen / mahdollista hankkia
tietää, missä muissa kirjastoissa ja kuinka monina kappaleina hankittavaksi ehdotettu aineisto on, jotta voin päättää, hankitaanko se omaan kirjastoon vai ehdotetaanko asiakkaalle kaukolainausta
etsiä kirjastojärjestelmästä sellaiset teokset, joihin kohdistuu tietty määrä varauksia suhteessa lainattavissa olevien kappaleiden määrään tai joiden laskettu saatavuusennuste ylittää määritellyn, jotta voin tarvittaessa päättää lisäkappaleiden hankinnasta
saada kirjastojärjestelmän kautta tiedon, että järjestelmästä on lähtenyt automaattinen lisätilaus aineistotoimittajan järjestelmään, jotta tiedän sen vaikutukset kirjaston budjettiin ja kokoelmaan (jos on määritelty, että tilaus lähtee tiettyjen kriteerien täyttymisen jälkeen automaattisesti)		edellyttää, että aineistotoimittajan järjestelmään on tehty määritys, että tilaus lähtee automaattisesti kun varausten määrä suhteessa lainattavien kappaleiden määrään ylittyy. Hankinnan maksimiarvo on määritelty aineistotoimittajan järjestelmään, jos automaattinen tilaus ylittäisi sen, hankintaa ei tehdä, vaan siitä lähtee tieto kirjastojärjestelmän kautta asiasta vastaavalle virkailijalle
tarkistaa kirjastojärjestelmän budjettiohjelmasta aineistomäärärahatilanteen, jotta tiedän, onko hyväksymistä odottavalle hankinnalle taloudelliset edellytykset
hyväksyä kirjastojärjestelmässä asiakkaan aineistotoimittajan verkkopalvelussa tekemän aineistoehdotuksen, jotta minun ei tarvitse kirjautua erikseen verkkopalveluun (jos on määritelty, että hankinnan vahvistamiseen tarvitaan kirjaston hyväksyntä) (PDA)
saada tarvittaessa kirjastojärjestelmästä tiedon, jos hankintaehdotuksen perusteella on tehty automaattisesti tilaus aineistotoimittajan verkkopalveluun, jotta tiedän sen vaikutukset aineistomäärärahaan ja kokoelmaan (jos on määritelty, että tähän ei tarvita kirjaston päätöstä) (PDA)
saada tarvittaessa kirjastojärjestelmän kautta tiedon, mitä aineistoja kirjaston kehysorganisaatioon on tilattu ja millä summalla, jotta pystyn hallinnoimaan omalta osaltani kokoelmaa ja aineistorahaa (jos on sovittu, että kehysorganisaatio voi tilata itse kirjaston määrärahalla ja kirjaston kokoelmaan)
ilmoittaa hankintapäätöksen perusteluineen sähköisesti hankintaehdotuksen tekijälle hänen valitsemallaan viestintätavalla, jotta hän saa tiedon päätöksestä mahdollisimman nopeasti ja voi miettiä hankinnalle vaihtoehtoja
välittää kirjastojärjestelmän kautta tiedon hankintapäätöksestä aineistotilauksista vastaavalle virkailijalle, jotta aineisto voidaan tilata
että kaikki hankintaehdotukseen liittyvä kommentointi ja selvitystyö tallentuu kirjastojärjestelmään, jotta siihen voidaan myöhemmin palata ja sitä voidaan hyödyntää muissakin kirjastoissa, jos hankinta tulee uudelleen ajankohtaiseksi

Aineistomäärärahasta vastaavana virkailijana haluan
tarkistaa kirjastojärjestelmän budjettiohjelmasta reaaliaikaisen aineistomäärärahatilanteen, jotta tiedän, onko hankinnalle taloudelliset edellytykset
ottaa tarvittaessa kirjastojärjestelmästä listauksen hankintaprosessissa olevista kaikista hankintaehdotuksista ja niiden yhteenlasketun arvon, jotta tiedän ehdotusten kokonaistilanteen ja pystyn arvioimaan, onko ne mahdollista hankkia
saada kirjastojärjestelmässä tiedon yksittäisistä, hankittavaksi ehdotetuista aineistoista erityistapauksissa (tietyn hinnan ylittävät aineistot, tilanteet, joissa aineistomäärärahasta on käytetty määritelty euromääräinen tai prosentuaalinen osuus), jotta voin päättää, tilataanko aineisto
välittää sähköisesti tiedon hankintapäätöksestä aineistotilauksista vastaavalle virkailijalle, jotta aineisto voidaan tilata

Aineiston tilauksista vastaavana virkailijana haluan
saada kirjastojärjestelmästä sähköisesti tiedon kaikista hyväksytyistä, tilausta odottavista hankintaehdotuksista, jotta voin tilata aineiston
saada tiedon hankintaehdotuksen kiireellisyydestä ja ehdotuksen tekijän roolista kirjastojärjestelmässä, jotta voin tilata aineiston heti tai viedä sen valintalistalle odottamaan muiden osastojen mahdollisia tilauksia
lähettää kirjastojärjestelmästä tilauksen sähköisesti aineistotoimittajan järjestelmään, jotta tilaaminen hoituisi mahdollisimman nopeasti ja vaivattomasti

E-aineistoista vastaavana virkailijana haluan lisäksi
että kirjastojen lisensioimien ja käyttämien e-aineistojen sopimukset on tallennettu kirjastojärjestelmään, jotta voin hyödyntää niitä työssäni ja arvioida niiden pohjalta kunkin hankittavaksi ehdotetun e-aineiston sopivuutta omalle kirjastolleni (jos jonkinlainen konsortiosopimus on jo olemassa tai jos jollakin on kirjastolla sopimus ko. e-aineiston käytöstä)		yhteydet e-aineistojen toimittajien järjestelmiin sekä hankintakonsortioiden käytössä oleviin ja järjestelmiin, joissa on e-aineistojen hankinnan kannalta olennaista tietoa UKJ:ssa oma ERM? Konsortioiden ja yksittäisten kirjastojen ERMit?
nähdä kirjastojärjestelmästä, onko aineisto jo käytössä jossain kirjastossa, jotta voin kysyä kollegoilta aineiston käyttökokemuksista, käytön laajuudesta ja sopimuksen ehdoista oman hankintapäätökseni tueksi
saada kirjastojärjestelmän kautta tiedon, jos e-aineistoa on ehdotettu hankittavaksi kirjastolleni aineistotoimittajan verkkopalvelussa, jotta voin harkita aineiston/käyttöoikeuden hankkimista (jos on määritelty, että tähän tarvitaan kirjaston päätös) (PDA)		rajapinnat erilaisiin, kirjastojärjestelmän ulkopuolisiin palveluihin
hyväksyä kirjastojärjestelmän kautta aineistotoimittajan verkkopalvelussa tehdyn e-aineistohankinnan, jotta minun ei tarvitse kirjautua erikseen e-aineistopalveluun (jos on määritelty, että hankinnan vahvistamiseen tarvitaan kirjaston hyväksyntä) (PDA)
saada kirjastojärjestelmästä tiedon, jos e-aineistopalveluun lisätään uutta aineistoa/uusia käyttöoikeuksia tehtyjen ehdotusten pohjalta, jotta voin seurata kokoelman kehittymistä ja määrärahoja (jos on määritelty, ettei tähän tarvita kirjaston päätöstä) (PDA)
että kirjastojärjestelmään voidaan viedä tarjolla olevan e-aineiston metatiedot, vaikka aineisto ei ole kirjaston kokoelmissa, jotta asiakkaat voivat valita sitä kautta kiinnostavaa aineistoa (PDA)
että kirjastojärjestelmä seuraa em. aineiston käyttöä jotta asiakkaita kiinnostava aineisto voidaan liittää osaksi kirjaston elektronisen aineiston kokoelmaa jotta aineiston käyttöön liittyviä maksuja voidaan seurata kirjastojärjestelmässä
määritellä em. aineiston käyttöön liittyvän maksukaton kirjastojärjestelmään jotta aineistoon käytetään vain sille varattu summa jotta minun ei tarvitse seurata aineiston käyttöön liittyviä kuluja itse
määritellä kirjastojärjestelmään, missä vaiheessa (tietty euromäärä, varatusta summasta kulunut tietty prosenttiosuus) se hälyttää, että em. maksukatto on täyttymässä, jotta voin tarvittaessa kasvattaa maksukattoa

Kausijulkaisuista vastaavana virkailijana haluan
että kirjastojärjestelmään tallennetaan asiakkaiden tekemät, uusiin kausijulkaisuihin liittyvät hankintaehdotukset, jotta voin kausitilausten uusinnan yhteydessä päättää, hankitaanko ne kirjastoon		TP 7.1 1.2 US Painettujen kausijulkaisujen tilausten uusinnan valmistelu (käyttäjätarinat)

Kirjaston aineiston hankintoihin liittyvistä sopimuksista vastaavana virkailijana haluan
että kaikki hankintaan liittyvät, aineistotoimittajien kanssa tehdyt sopimukset löytyvät sähköisessä muodossa kirjastojärjestelmästä, jotta niihin on helppo tarvittaessa palata

Kirjaston aineistotoimittajana haluan
että saan tiedon, mitä tiedonsiirtostandardeja kirjaston edellyttämät rajapinnassa toimivat palvelut käyttävät, jotta voin varmistaa, että omat järjestelmäni tukevat niitä

.

Content

Space Tools

2 Comments

Unknown User ([email protected])

Unknown User ([email protected])