Aika: keskiviikko 20.5.2020, 13.00-14.30

Paikka: etäkokous, linkki kalenterivarauksessa

Etäyhteysohjeita: Zoom-kokous

Kutsutut: Pia Backman (ÅAB), Eevaliisa Colb (HULib), Tiina Eklund (UTU) Ilkka Haataja (UniArts), Tommi Harju (UniArts), Marja Hirn (HULib), Katja Hyvärinen (UEF), Antti Impivaara (UTU), Mari Koskimäki (TAU), Maria Kovero (HULib), Jussi Kärki (SAMK), Lea Levomaa (SAMK), Christel Lindfors (ÅAB), Riitta Lähdemäki (TAU), Ulla Nygrén (UTU), Jarmo Saarti (UEF), Anne-Mari Salmela (UTU), Pia Södergård (ÅAB), Kimmo Tuominen (HULib), Jaana Uurasjärvi (Eduskunnan kirjasto), Antti Virrankoski (Eduskunnan kirjasto), Minttu Hurme (KK), Nina Hyvönen (KK), Minna Kantanen (KK), Lassi Lager (KK), Minna Olkinuora-Tauru (KK), Tanja Vienonen (KK)

Puheenjohtaja: Lassi Lager, Kansalliskirjasto

Asialista

Ajankohtaisia asioita tiedoksi

• Toimintamallityöryhmän uusi jäsen: Jaana Uurasjärvi Eduskunnan kirjastosta
• Lea Levomaan seuraajasta odotetaan vielä tietoa
• Palautekysely 1. aallon Alma-kirjastoille
  • Avoinna toukokuun loppuun asti
  • Palautetta tullut tähän mennessä kymmenkunta, lisää toivotaan

Toimintamallityöryhmän kuulumiset (Tanja Vienonen, Kansalliskirjasto)

• Ryhmä on viime laajemman kokouksen jälkeen kokoontunut noin kerran kuussa, koska käsiteltäviä asioita ei ole ollut integraation pääasioiden valmistuttua yhtä paljon
• Kaikki käsitellyt asiat on kerätty aiheittain Yhteisesti sovittavat asiat -sivulle, sivua pyritään päivittämään sitä mukaa kuin asioita ratkeaa ja uusia selvitettäviä asioita ilmenee

Tilannekatsaus Alma-kirjastoilta (Mari Koskimäki, TAU ja Maria Kovero, HuLib)

Ensimmäisen aallon kuulumiset:

• Almaa käytetään, mutta Aleph on rinnalla edelleen käytössä
• Kuvailua tehdään erit. e-aineistoa nyt poikkeustilanteessa
• Low publishing -toiminto otettu käyttöön, toimii mutta poistoissa on vielä jotain selvitettävää
• Controlled vocabulary saatu käyttöön huhtikuun aikana, eli määrämuotoiset sisältövaihtoehdot
  • Kirjastot voivat lisätä sisältövaihtoehtoja, lähetetty lista ei ole lopullinen
• Kuvailutyön ohjeita koostettu erillisen ryhmän voimin, löytyy Alman wikialueelta
• Yhteinen kyselytunti Alma-kirjastoille: Research management -tilaisuus oli hyödyllinen ja siihen osallistui kirjastoja molemmista aalloista

Toisen aallon kuulumiset:

• Workshopit ja niihin liittyvät valmistelut käynnissä
  • Viime viikolla järjestettiin hankinnan workshopit
  • Workshopeissa kirjastot esittelevät työnkulkujaan ja niissä jaetaan ohjeistuksia miten asioita voi tehdä helpommin
• Ensi viikolla workshopit jatkuvat, lainaus- ja palautus, res. management
  • Nyt etsitään esittelijöitä tilaisuuksiin
• Workshopit tallennetaan, jotta niihin voi palata myöhemmin
• Myös sisäisiä koulutuksia järjestetty, korjattu metatietoa, esim. lisenssitietoja
  • Korjaukset pyritään tekemään mahdollisimman pienellä vaivalla
• Heinäkuun aikana Voyagerin sulku 3.7. ja Alman tuotantoonmeno 21.7. (Go Live), vaikuttaako kesän lomiin laajasti?
  • 3.7. kirjastoissa lopetetaan taustatyöt, kuten kuvailu ja hankinnat
    • 6.7. lainaus on auki vielä Helkassa, muiden kirjastojen kaikki palvelut suljetaan 3.7.
  • 15.7. saadaan metatieto tarkistettavaksi, 20.7. alkaa lainauksen tarkistus
  • Projektiryhmät 2. aallon kirjastoissa ovat paikalla koko heinäkuun, lomailevat myöhemmin (elo-syyskuu)
  • 21.7. jälkeen kirjastojen palveluja avataan sitä mukaa kuin kaikki saadaan tarkistettua → asiakaspalvelu aukeaa viimeistään elokuun alussa
  • Helka etenee eri tahtia, palvelut avataan nopeammin
  • Melinda-palveluista Alman varsinainen tuotantoomeno ei vaadi paljon resursseja juuri heinäkuussa, koska testi-melinda avataan jo kevään aikana
    • Toivotaan että yhteys saadaan testattua ja valmiiksi jo ennen Alman käyttöönottoa, jotta Go Live -vaiheessa voidaan keskittyä muihin kriittisiin asioihin

Melinda-integraation tilanne (Minttu Hurme, Kansalliskirjasto)

• Kuvailuintegraatio toiminut jo jonkin aikaa
• Low publishing -toiminnon käyttöönotto on tuoreempi
  • Tietokantatunnusten lisäys toimii, mutta poistojen kanssa on vielä viilattavaa (EL selvittää) → 20.5. iltapäivällä on teknisen työryhmän kokous, jossa saatiin lisätietoa, poistojen käsittely ollut päällä 19.5. alkaen, seurataan tilannetta.
• VST-toiminto eli Fennica-tietueiden replikointi paikalliskantaan on kesken, nyt testissä → Turun yliopiston kirjasto testaa
• Auktoriteettien tilanne vaatii EL:ltä toimia → kirjastot testanneet auktoriteetteihin liittyviä asioita, osa on toiminut, osassa vielä selvitettävää. $0-osakentälliset auktoriteetit odottavat latausta CZ:ään.
  • Alephin asetuksissa 6XX-kenttien auktorisoituihin toimijamuotoihin tehty pikafiksaus Melindan ja Alman välille, jotta tiedot vastaavat järjestelmien vaatimuksia
• Toisen aallon kirjastot tekevät integraation itse, tarvitsevat lisätietoa
  • Ohjeet saatu pääsääntöisesti kerättyä, mutta low publishingin osalta puutteelliset
    • Low publishingia varten tarvittava ssh-public key luodaan sftp-integraatioprofiilin luonnissa Alman asetuksissa.
• Sarianna Silvonen lähettää toisen aallon kirjastoille järjestelmätason käyttäjätunnukset  tuotanto- ja  testikantaan tämän viikon aikana
• Osakohdetukea ei ole tutkittu integraatiossa varsinaisesti, vaan niitä kohdellaan samanlaisina tietueina kuten yksittäisiä tietueitakin
  • Helkassa ei ole osakohteita, joten tässä jonkun muun kirjaston tulisi ottaa vetovastuu
  • Taideyliopistossa ja Eduskunnan kirjastossa on osakohteita, mutta ne eivät ole Melindassa
    • Eduskunnassa osakohteiden käsittely jatkuu samaan tapaan, tästä on sovittuna erillinen kokous EL:n kanssa → Melinda-yhteyttä ei ole suunniteltu
      • Päällekkäisyyksien välttämiseksi Melinda-yhteyttä olisi hyvä harkita
  • Tampereen yliopistossa on osakohteita Melindassa, mutta niiden määrä on vähenemässä konservatorion kirjaston irtautuessa yliopiston kirjastosta
    • Mari Koskimäki selvittää asian ennen seuraavaa pienemmän ryhmän kokousta 5.6.
    • EL:ltä kysyttävä ovatko tekniset toiminnot ja tuki olemassa ja kulkevatko ne integraatiossa järjestelmien välillä

Yhteisen tiedotteen laatiminen

• Viime kokouksessa mainittiin, ettei tiedotetta ole ajanpuutteen ja poikkeustilanteen vuoksi saatu tehtyä, mutta nyt asia etenee
• Alustavasti pyritään saamaan viesti lähtemään ennen toukokuun loppua

Seuraava Melinda-Alma-webinaari

• Webinaari 2. aallon Alma-käyttöönoton jälkeen, järjestetäänkö samansisältöinen kuin ensimmäinen vai erilainen?
  • Aiheet voisivat olla yksityiskohtaisempia kuin ensimmäisessä
  • Pohditaan aiheita toimintamallityöryhmän tulevissa kokouksissa
• Alustava ajankohta webinaarille syyskuun lopussa tai lokakuun alussa
• Kevään webinaari: Melinda-Alma-webinaari 2020-03-19

Muut asiat

• Melindaan liittyvä Alma-rajapintaliite lähetetään kirjastoille, kun se saadaan valmiiksi
• Toisen aallon kirjastoille lähetetään myös palautekysely syksyllä
  • Alustava aikataulu marraskuussa

Seuraava kokous

• Syksyllä toisen webinaarin jälkeen, sovitaan aika Doodlella kun webinaarin päivämäärä saadaan sovittu, Melinda-palveluista lähetetään kutsu